Subsistemas de RH: entendendo as principais vantagens

Subsistemas de RH é a divisão das atividades do setor. Muitas empresas não se atentam para essa necessidade, mas a fragmentação influencia todo o sucesso organizacional.

Quem trabalha com Recursos Humanos sabe bem que a área trata de várias atividades, mas talvez ainda não tenha se dado conta da dimensão que existe por trás do conceito de RH, sendo até necessário dividi-lo em partes estratégicas. Essas partes são chamadas de subsistemas de RH e, apesar de tratarem de funções diferentes, são interligadas.

Subsistemas de RH é a definição da divisão das tarefas do setor, que são diversas. Ou seja, quando ouve-se sobre sistemas e subsistemas de RH pode-se entender que o Recursos Humanos é um guarda-chuva principal (o sistema), subdividido em ações estratégicas voltadas para a gestão de pessoas (seus subsistemas).

Não foi à toa que a expressão surgiu, afinal, quando o assunto são as pessoas, o recurso mais valioso e complexo de qualquer empresa, várias questões devem ser consideradas. Atento a isso, o escritor e professor Idalberto Chiavenato criou este conceito com o objetivo de promover melhorias para os colaboradores e para as instituições. Continue e saiba mais!

Quais são os subsistemas de RH e suas funções

Subsistemas de RH

Tantas atividades ligadas ao gerenciamento de pessoas não poderiam ficar reunidas em um só escopo, segundo Chiavenato. Desde o processo de encontrar o profissional para ocupar um cargo até o de desligamento, tudo deve ser pensado estrategicamente. E isso só seria possível se as atividades fossem separadas em 5 pilares complementares, que são eles:

1. Provisão de pessoas

A provisão é o primeiro subsistema e representa a busca por profissionais para ocupar os cargos na empresa. É o ato de “prover”, encontrar as pessoas para fazer parte do time. Mas isso só é feito com sucesso quando o setor de RH entende quais são as necessidades de cada área e qual é o perfil desejado para que a contratação seja a mais efetiva possível.

Esta categoria fica responsável por elaborar os processos de recrutamento e seleção e por pensar na forma como cada etapa se desenvolverá. Nesta fase, é fundamental que o RH  entenda qual é a realidade do setor, identifique e mapeie o perfil do colaborador ideal e, a partir disso, conseguir traçar o formato mais adequado para iniciar o processo seletivo.

Neste caso, perguntas do tipo abaixo devem ser levadas em consideração para que os procedimentos de R&S sejam mais inteligentes, estratégicos e a contratação não seja em vão:

  • há algum colaborador internamente que atenda a esse perfil?;
  • devemos buscar talentos externamente?
  • qual será o custo dessa nova posição?
  • quais habilidades e capacitações técnicas o novo profissional deve ter?
  • qual é o formato ideal para primeira entrevista: vídeo, dinâmica em grupo?
  • o que o setor que procura pelo profissional espera do RH?

Esta é a principal fase e que deve ser bem estruturada para que as outras possam seguir com o mesmo padrão de qualidade, afinal, é no recrutamento que a empresa e o colaborador têm o primeiro contato. A partir dela, segue-se o desenvolvimento de aplicar ou alocar o profissional adequadamente.

2. Aplicação de Pessoas

A aplicação é o segundo tipo de subsistema, pois representa a fase em que o novo colaborador é inserido na empresa. Neste momento, devem ficar claras para ele todas as informações sobre o seu papel na companhia, quais serão as suas funções, onde será sua posição de trabalho, o seu salário, os benefícios, entre outros.

Além disso, a fase de ambientação, de conhecimento da equipe e de integração à cultura organizacional se dá nesta etapa. Podemos dizer que este estágio é como a primeira impressão que ambas as partes terão quando o trabalho tiver início, efetivamente. 

Por isso, é muito importante motivar o colaborador e mostrar as vantagens de fazer parte do time para que ele já entre engajado na empresa. Muitas companhias investem em treinamentos de ambientação ou dinâmicas de apresentação neste momento.

Outra atividade do RH durante a aplicação é avaliar se o colaborador está se adaptando aos processos e ao funcionamento da instituição de maneira geral. É essencial entender como está o desempenho inicial dele, promover um diálogo aberto para feedbacks e informar que o setor está à disposição para auxiliá-lo sempre que necessário.

3. Manutenção de Pessoas

Esta é a fase da retenção de talentos, muito importante para reduzir os percentuais de turnover da empresa. Aqui, vale o entendimento: identificamos o melhor profissional; ele foi inserido e está apresentando bons resultados. Agora é o momento de reter esse colaborador na organização e para mantê-lo, é necessário oferecer meios para isso. 

Para o trabalhador, a empresa deve continuar sendo atrativa e competitiva, caso contrário, as chances de ele se desmotivar e procurar outra oportunidade são grandes. Para medir a satisfação dos funcionários o RH pode desenvolver pesquisas de clima e investir na prática de team building

Essa estratégia visa a unificar as equipes, promover um ambiente para troca de experiências e melhorar a relação de confiança entre os colaboradores por meio de várias atividades interativas. Ao manter a motivação em alta, certamente a empresa está diminuindo as chances de seus trabalhadores buscarem outras ofertas.

Saiba que a cultura organizacional tem sido um dos principais pontos mais valorizados pelos profissionais no mercado de trabalho, ficando à frente, inclusive, de salários e benefícios. Além disso, é possível investir em outras ferramentas para valorização e engajamento visando à manutenção de seus talentos:

  • elaborar planos de carreira;
  • oferecer pacotes de benefícios atraentes;
  • bonificar por produtividade, cumprimento de metas ou assiduidade;
  • propor reajuste salarial de acordo com o tempo de empresa;
  • conceder bolsas de estudos para especializações ou capacitações técnicas.

4. Desenvolvimento de Pessoas

Para manter os profissionais satisfeitos e produtivos também é preciso desenvolvê-los. Assim, tanto os colaboradores quanto a organização saem ganhando, pois poderão aproveitar de qualificações importantes para o desenvolvimento do trabalho no dia a dia. 

Times capacitados elevam o potencial de desenvolvimento da empresa e a torna mais competitiva no mercado de trabalho e, principalmente, no seu segmento de atuação. Por isso, nesta fase, o trabalho do RH é identificar quais são as capacitações necessárias para o crescimento do trabalhador, quais são as lacunas existentes e como solucioná-las.

As qualificações, neste caso, não se resumem apenas às hard skills, que são habilidades técnicas. As soft skills, competências comportamentais, também podem ser oferecidas como forma de aprimoramento profissional. Exemplos disso são treinamento para despertar o senso de liderança e a capacidade de lidar com as emoções no ambiente corporativo.

5. Controle (ou monitoramento) de Pessoas

Esta é a fase crucial para que a empresa saiba exatamente quais são os perfis das pessoas que trabalham ali. E como ela pode fazer isso? Por meio da organização, do controle e monitoramento das informações dos seus colaboradores via banco de dados. Neste sentido, vale ordenar currículos, banco de horas, documentos pessoais, entre outros.

Uma gestão bem feita por este subsistema otimiza o trabalho das outras áreas, facilita o acesso às informações dos colaboradores — inclusive quando solicitado pelo seu gestor direto — e permite um trabalho mais integrado em toda a companhia.

Além do catalogamento de dados, outro ponto muito importante desta etapa é o controle de resultados de cada funcionário. Aqui, entenda o seguinte: o colaborador foi bem inserido, foram oferecidas a motivação e a capacitação necessárias para o seu desenvolvimento? Sim! E ele está produzindo mais, menos ou o que foi esperado dele?

Porém, esse tipo de métrica só pode ser feita com eficiência se a empresa investir corretamente em recursos e ferramentas como o People Analytics, sistemas de monitoramento de performances, avaliações de desempenho e outras estratégias de um RH digital que facilitem a mensuração de resultados para o setor.

Como a organização por subsistemas pode ser vantajosa para a empresa 

A desintegração dos subsistemas de RH afeta o bom andamento de toda área de RH e, consequentemente, de toda a empresa, pois essa tem o Recursos Humanos como um dos setores que mais influenciam diretamente em seus resultados. Pode parecer óbvio enxergar assim, mas na prática não é.

Muitas empresas não se atentam para essa necessidade ou não entendem que os processos podem ser estruturados e divididos de forma inteligente. Assim, grande parte dessas companhias tende a implantar as etapas em partes, sem levar em consideração que um subsistema deve estar integrado ao outro e todos serem complementares.

Quando as atividades do grande sistema que é RH são fragmentadas e conversam entre si a organização consegue aproveitar vantagens como:

  • gestão de pessoas mais estratégica e com ações mais inteligentes;
  • diminuição de doenças causadas pela sobrecarga de trabalho, devido ao fato de as tarefas serem melhor distribuídas;
  • processos de recrutamento e seleção mais focados nos objetivos de cada departamento e alinhados com as necessidades da companhia;
  • mais agilidade e menos burocracia na contratação de pessoal;
  • mais engajamento dos times;
  • funcionários mais produtivos;
  • aumento do sentimento de pertencimento dos colaboradores em relação a empresa;
  • melhor monitoramento do desempenho dos trabalhadores;
  • redução da rotatividade;
  • diminuição da taxa de absenteísmo;
  • controle mais eficiente do perfil dos colaboradores.

Dicas para integrar os subsistemas de RH na sua empresa

Quando um RH é integrado, o resultado de um processo potencializa o resultado do outro ou permite que o próximo estágio seja realizado com mais eficiência. A tecnologia é a melhor ferramenta para otimizar essas atividades. 

Atualmente, é impossível pensar em crescimento e expansão de um negócio sem levar em conta a relevância que a tecnologia tem para as empresas e como ela agiliza todos as tarefas. Em todos os subsistemas de RH ela está presente. Imagine como seria viável, na fase de provisão, fazer uma reunião online com os candidatos?

Ou promover treinamentos mais focados, na fase de desenvolvimento de pessoas, e ainda, monitorar os resultados, na última etapa. Seria complicado se não tivéssemos a inovação a nosso favor, certo? Aproveite todo o potencial que os recursos inteligentes oferecem!

Além disso, para que o departamento de RH consiga desenvolver suas tarefas com sucesso, é necessário ter uma base de organização fundamental para cada pessoa que atua no setor tenha condições de desenvolver seus processos de maneira interligada com as demais.

Neste caso, é essencial que cada profissional entenda quais são suas atividades, o que a companhia espera deles, qual a importância do papel de quem desempenha determinada função, como o trabalho de um impacta no trabalho do outro e ter uma comunicação clara e acessível. 

Para exemplificar, imagine que um colaborador da área está preocupado com uma atividade que já está sendo desenvolvida por outro funcionário, pois não houve uma definição clara de suas tarefas e, no final do contas, as duas pessoas investiram tempo para realizar a mesma atividade. Isso deve ser evitado com um diálogo transparente.

Percebeu como o Recursos Humanos é realmente um sistema e como é fundamental para a empresa atuar com os subsistemas de RH? Tenha em mente que a maneira como a companhia organiza suas equipes impacta diretamente na forma como é feita a gestão de pessoas. Ou seja, ela pode ser eficaz ou não. 

Por isso, entender de que maneira se dá essa divisão — e que ao mesmo tempo, representa uma integração necessária entre os trabalhos — , é essencial para conseguir definir as estratégias de forma correta para promover o sucesso da empresa. 

Conhecer como o RH se divide e se desenvolve é fundamental para todo profissional da área, certo? Mas tão importante quanto isso é ficar por dentro das tendências do setor. Já conferiu o nosso artigo sobre esse assunto? Não perca a leitura!

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