Ponto digital: o que é necessário para implementá-lo com sucesso na sua empresa?

Aposentar o caderno de ponto ou o Excel é fundamental para as empresas que investem no RH estratégico e querem melhorar as atividades burocráticas do departamento pessoal.

Atualizar o método de registro de ponto e investir na tecnologia como ferramenta de automação, sem dúvidas, é a melhor opção para otimizar os processos.

O sistema de controle de ponto digital agiliza o fechamento da folha mensal, acaba com as incoerências na marcação das horas trabalhadas e também possibilita mensurar a produtividade dos colaboradores, entre outros benefícios. 

Mas, antes de implementar essa solução e disponibilizá-la aos funcionários, é preciso criar um ambiente propício para o sucesso. 

Quer saber o que fazer para garantir o êxito do Tangerino na sua empresa? Continue a leitura e descubra!

1. Defina em quais dispositivos os pontos serão registrados

Um sistema digital pode ser acessado via web ou aplicativo. Portanto, os usuários têm a opção de registrar ponto pelo computador, tablet, celular pessoal ou da empresa.

Antes de implementar a solução o empregador deve analisar quais serão os dispositivos autorizados para o registro de ponto.

No caso de uso dos equipamentos da empresa, eles devem estar posicionados em local estratégico, como na entrada, para lembrar o colaborador de marcar seus horários de chegada e saída.

Outra possibilidade é o registro pelo smartphone do próprio funcionário, opção que favorece a mobilidade e gestão das equipes externas. Antes de tomar essa decisão, converse com a sua equipe e explique que será necessário baixar o aplicativo no celular, a fim de evitar desentendimentos.

2. Preencha os dados do colaborador corretamente

Ao cadastrar um novo usuário no sistema você terá que preencher os dados pessoais, como nome completo, data de nascimento, número da carteira de trabalho, PIS, CPF e outros informações.

É preciso ter muita atenção ao inserir os dados cadastrais, a data de início da vigência do colaborador no Tangerino e também na hora de  configurar as escalas de trabalho e regras de ponto. 

Dessa forma, o sistema fará os cálculos corretamente, com base nas informações concedidas pelo administrador ou gestor. 

3. Disponibilize tempo para conhecer o sistema

A melhor maneira de entender o sistema, suas ferramentas e funcionalidades é dedicando tempo para conhecê-lo. Por isso, o Tangerino oferece um grande diferencial: todos os nossos clientes têm direito ao onboarding completo do sistema.

O onboarding é o processo de integração do usuário. Nessa ocasião o time de sucesso do cliente faz contato por chamada de vídeo para apresentar a solução integralmente. Assim, os nossos especialistas esclarecem as dúvidas, ajudam com os primeiros passos e o cliente é capacitado a usar o Tangerino.

4. Delegue responsáveis para a gestão de ponto

Embora o sistema de ponto digital automatize muitos processos, a gestão continua sendo um processo indispensável. É preciso monitorar a jornada dos colaboradores e observar se todos estão usando a ferramenta corretamente. 

Para isso, o empregador tem a possibilidade de cadastrar administradores e gestores na conta. Essa opção é interessante para subdividir a gestão dos funcionários, principalmente quando a empresa tem muitos colaboradores. 

No Tangerino existem dois níveis de acesso: administrador e gestor. O primeiro tem permissão total ao sistema, já os gestores acessam somente as funcionalidades que lhe forem concedidas. Desse modo, ambos podem criar escalas de trabalho, controlar o banco de horas ou horas extras e verificar se os pontos estão sendo registrados conforme as regras. 

5. Acompanhe os registros periodicamente

Um bom sistema de controle de ponto deve oferecer ferramentas de gestão a fim de que os responsáveis possam acompanhar os pontos registrados e outras métricas, como as atividades executadas por ponto, banco de horas, horas extras, faltas, atrasos e outras.

Gerar relatórios periódicos é importante para verificar se os colaboradores estão fazendo as marcações da forma certa e também para extrair dados importantes para o seu negócio, por exemplo, informações sobre produtividade e absenteísmo

6. Trabalhe a importância do registro de ponto na comunicação interna 

De nada adianta investir em tecnologia se não houver adesão dos funcionários, certo? Por esse motivo, é importante fazer uma campanha de comunicação interna para incentivar o registro de ponto correto.

É interessante mostrar que o registro de ponto resguarda os direitos tanto da empresa quanto do colaborador. 

O histórico das marcações são disponibilizados para todos os colaboradores no painel administrativo, via web, e pelo app. Quando permitido pelo gestor, os relatórios de folha de ponto e banco de horas também podem ser consultados, garantindo a  transparência no processo de gestão de jornada de trabalho.

Portanto, conscientize a todos sobre a obrigatoriedade determinada pelo Ministério do Trabalho e os seus benefícios, como segurança e visualização dos próprios horários de entrada e saída da empresa.

Outra maneira de incentivar o registro de ponto é usar o aplicativo para enviar mensagens aos funcionários. Além disso, ao completar cinco minutos de atraso, o próprio sistema emite lembretes automáticos para os usuários que se esquecerem de fechar o ponto.

Agora que você já conhece as condições que favorecem o bom desempenho do ponto digital na sua empresa, entre em contato com os nossos especialistas para otimizar  gestão e ter maior controle da jornada de trabalho!

Checklist de implementação do ponto digital

Você já sabe o que é preciso fazer para garantir um bom resultado na implantação do ponto digital na sua empresa, não é mesmo?  Então, preparamos um checklist para organizar as suas atividades.

Se preferir, você pode imprimir o checklist para acompanhar o status de execução de cada tarefa com mais facilidade.    

Antes de começar

Defina um responsável pelo projeto;
Apresente a novidade para gestores e demais partes interessadas;
Crie um planejamento de implementação;
Defina uma meta para implementação total da solução;

Para começar bem

Faça o onboarding para conhecer a plataforma;
Configure a plataforma corretamente;
Cadastre os colaboradores individualmente ou em lote;
Defina os locais de interesse;
Configure as escalas corretamente;
Envie um e-mail apresentando a solução para colaboradores com o link para download do aplicativo, caso necessário;
Ofereça um treinamento rápido para os colaboradores.

Para melhorar a comunicação

Crie lembretes para registro de ponto, como adesivos ou mensagens no quadro de avisos;
Envie mensagens pelo próprio Tangerino;
Apresente o Ajuda Tangerino e as videoaulas para os gestores.

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