Onboarding digital: integrando novos funcionários durante a pandemia

O onboarding digital se baseia em novas tecnologias e estratégias para promover a integração de novos funcionários às suas equipes e à empresa em um processo que acontece remotamente.

O onboarding digital é o processo de integração de novos funcionários feito remotamente. Uma estratégia ideal para situações como a pandemia do novo coronavírus ou qualquer outra que empresa e profissionais estejam distantes.

Muito se falou, inclusive por nós aqui no blog e em outros canais do Tangerino, sobre questões como redução de jornada ou suspensão temporária de contrato por causa da Covid-19. Essa, porém, não é a única perspectiva existente diante desse cenário.

Há empresas que têm feito ou que esperam fazer novas contratações durante o isolamento social e que ainda não sabem como conduzir a integração de funcionários online. Você tem essa dúvida? Siga em frente com a leitura e veja como adaptar o processo de onboarding em tempos de pandemia!

O que é o processo de onboarding digital

Onboarding digital: integrando novos funcionários

O onboarding é o “processo de integração de novos funcionários por meio de técnicas que reduzam seu tempo de adaptação ao novo trabalho”.

É com base nessa definição que podemos falar sobre o que é o onboarding digital que, como você verá ao longo do texto, mantém a essência do processo convencional, mas conta com algumas mudanças para que funcione adequadamente.

Dito isso, esclarecemos que o onboarding digital é um processo que se apoia em estratégias, comunicação clara e ferramentas tecnológicas para promover a integração de novos funcionários de maneira remota.

Em qualquer situação, presencial ou digital, o onboarding vai além de um movimento de boas-vindas informal. Falamos de algo que é bem mais estruturado e que resulta em um processo documentado que orienta ações de integração de funcionários online.

Em especial, por ser o setor responsável pela gestão de pessoas, é o RH que conduz o onboarding digital desde o seu planejamento até o acompanhamento de resultados e a realização de ajustes para tornar o processo cada vez mais acertado.

Assim como acontece no convencional, o principal objetivo do onboarding digital é garantir que novos contratados se sintam adaptados ao trabalho e às suas equipes o mais rápido possível. Isso porque, sem essa adaptação, profissionais dificilmente conseguem ser tão produtivos quanto, de fato, podem ser.

Acrescentamos ainda que o onboarding digital tem a missão de derrubar barreiras e promover a aproximação entre os funcionários, ainda que estes não se encontrem presencialmente. Algo fundamental, sobretudo entre aqueles que compõem uma mesma equipe.

Para tanto, o RH precisa se valer de recursos diversos para vencer o obstáculo que a distância pode representar. Algo que você descobrirá como pode ser feito ao longo da leitura deste post.

A importância do onboarding digital

A comparação com o um contexto de integração presencial é bem-vinda, porque nos ajuda a compreender melhor a existência de desafios em uma integração feita remotamente.

O processo de inserção é algo que pode acontecer naturalmente, mas deixar que as coisas fluam por si mesmas pode consumir tempo e não garantir os resultados esperados.

Quando o RH participa do processo, estrutura e conduz o onboarding da empresa, os resultados aparecem mais rápido e isso é benéfico para todos os envolvidos.

Os recém-chegados ganham porque levam menos tempo para se sentirem aptos a entregar o seu melhor; a equipe ganha porque as trocas necessárias para o trabalho passam a fluir mais naturalmente; e a empresa se beneficia porque consegue tirar o máximo proveito de seu quadro de funcionários.

Quando o RH não participa do processo, funcionários novos e antigos têm que se virar para, por conta própria, conseguirem se adaptar ao jeito de trabalhar uns dos outros e, assim, tentar manter os padrões de qualidade da empresa. Além, claro, da boa convivência e de um clima organizacional positivo.

Percebe como não investir em onboarding pode ser negativo? Agora, leve tudo isso para um contexto virtual, em que a conexão entre as pessoas pode ser ainda mais difícil de se estabelecer. Percebe também como o onboarding digital é essencial para promover um alinhamento entre profissionais, equipes e a própria empresa?

Com isso em mente, siga a leitura para compreender melhor a importância do onboarding online com base em alguns dos principais desafios relacionados ao trabalho remoto.

O onboarding e os desafios do trabalho remoto

O trabalho realizado remotamente se tornou uma realidade para muitos em razão da pandemia. Para algumas empresas e profissionais, ocorreu uma mudança forçada que pode ser interpretada por um viés puramente negativo. Porém, é fácil encontrar pesquisas que indicam que o home office traz uma série de vantagens para o empregador e também para os trabalhadores.

As próprias empresas que viveram ou estão vivendo essa transição, uma vez que dedicadas a comparar dados financeiros, de produtividade e outros que sejam relevantes, também podem ser capazes identificar pontos positivos atrelados ao trabalho remoto ou híbrido.

Não é sem motivo que 74% das empresas no Brasil tenham dito que planejam manter essa modalidade mesmo quando as restrições impostas pela pandemia se forem.

Em contrapartida, desafios existem. Para que não percamos o foco no onboarding digital, vamos indicar alguns desses desafios mostrando como podem ser mais facilmente superados a partir de um processo de integração online bem estruturado. Veja só!

Comunicação

Considere que, em uma situação normal, se o funcionário não se sente acolhido e não recebe as orientações necessárias para realizar seu trabalho, pode se sentir inadequado para o novo trabalho.

Com isso, pode desistir logo e contribuir para a alta rotatividade na empresa ou manter uma situação de desmotivação simplesmente por não saber o que fazer para se adaptar à sua nova realidade.

No trabalho remoto, sobretudo no caso daqueles que nunca lidaram com essa situação, esse desafio de se sentir acolhido ― e de realmente ser acolhido pela empresa ― pode ser ainda maior.

  • Como um trabalhador que não convive com seus superiores e colegas consegue definir se está ou não se encaixando na equipe?
  • Como pode saber, sem uma comunicação clara e constante, se está seguindo pelo caminho certo?
  • Como sente que pode estar à vontade para perguntar e tirar todas as suas dúvidas sem ver a cara de ninguém?

Esses questionamentos nos levam a algo que você já deve saber bem: o entendimento da comunicação como elemento-chave para o sucesso de uma empresa.

Ao longo dos últimos anos, assumindo um papel cada vez mais estratégico, o RH tem sido convidado a atuar de forma mais próxima às necessidades dos funcionários para orientar uma comunicação mais clara e efetiva entre eles e suas lideranças. Algo fundamental para melhor alinhar a atuação e as expectativas da empresa.

Se esse é um desafio que existe em relações presenciais de trabalho, quando falamos em um cenário de interações virtuais, a comunicação tem papel ainda mais importante e pode demandar ainda mais cuidado para que seja bem-feita e bem-sucedida.

Com isso, um onboarding digital devidamente estruturado é um dos primeiros passos para vencer uma das principais barreiras do trabalho remoto: a comunicação precária ou inadequada ao ambiente virtual.

Ao conseguir, desde o início, promover uma conexão entre os novos funcionários e suas equipes, o RH pode criar pontes que favorecem a execução adequada do trabalho.

Trabalho em equipe

Em um cenário normal, uma equipe já pode enfrentar dificuldades na realização de um trabalho que depende de colaboração e sinergia por diversos problemas. A própria comunicação, já mencionada, está entre os problemas, junto com a falta de afinidade e até de capacidade para o trabalho em equipe.

Se presencialmente o problema para integrar times existe, que dirá no home office, contexto em que nem todas as pessoas se habituaram a interagir virtualmente para garantir o bom andamento dos processos da equipe.

Esse tipo de situação pode ser resolvido com o apoio de ferramentas para manter a produtividade no trabalho remoto, mas não somente. A gestão de pessoas, que engloba o processo de onboarding online, é fundamental para que novos funcionários cheguem já se adaptando às tecnologias a serem utilizadas e, muito importante, contando com um acompanhamento feito pelo RH e por suas lideranças.

A chegada de novos profissionais deve contar com um esforço adicional de integração para que trabalhar remotamente não seja sinônimo de não ter afinidade com a própria equipe.

A distância pode fazer com que colegas se comuniquem pouco, especialmente com os recém-chegados com os quais ninguém teve a chance de ter contato presencial.

Assim, se o RH não intervier, novos contratados podem ser vistos como estranhos que chegaram para fazer parte da empresa, mas que ninguém sabe ao certo quem são, o que fazem e como trabalham.

Gestão do tempo

Quando alguém chega a uma empresa, recebe informações sobre suas atribuições e suas metas, mas pode ter dificuldades para dar conta de tudo em um primeiro momento.

É natural que um contexto de trabalho novo, com processos diferentes, requeira adaptação, fazendo com que o profissional demore um pouco mais que o ideal para realizar cada tarefa.

Em outras palavras, o início de uma jornada profissional nem sempre é marcado por uma boa gestão do tempo, algo que os funcionários tendem a aprimorar com alguns meses exercendo a nova função. Para que isso aconteça, porém, alguém precisa estar os acompanhando de perto e passando orientações.

Com isso, o onboarding digital também inclui a coleta de feedbacks dos novos contratados para saber como cada um está administrando o próprio trabalho e com o home office.

Uma apresentação de estratégias para que os profissionais se adaptem mais rápido ao ritmo de trabalho esperado também são bem-vindas, sobretudo considerando que estar em casa pode ser um desafio para a produtividade durante a fase de adaptação.

Benefícios do onboarding digital

Com tudo isso, você deve ter compreendido a importância da integração de funcionários online. Como consequência, já consegue identificar os principais benefícios do onboarding digital.

Em todo caso, listamos esses benefícios abaixo apenas para que não restem dúvidas. Caso você já tenha familiaridade com um processo de onboarding tradicional, vai perceber que ambos os casos promovem conquistas similares à empresa. Veja.

Integração real

Colocar os novos funcionários em uma sala de videoconferência com seus colegas de equipe, dar espaço para uma breve apresentação e pronto. Se você chegou a este post imaginando que um onboarding digital se resume a isso, que bom que está tendo a oportunidade de ampliar seu entendimento.

Sem dúvida, ferramentas como os aplicativos de chamada de vídeo podem fazer parte da integração de funcionários online, mas o onboarding vai além de uma simples apresentação entre os envolvidos.

A integração real diz respeito a um processo contínuo do RH que deve atuar para facilitar o contato entre os profissionais, pela disseminação de um clima organizacional que seja acolhedor.

Isso é algo que certamente não termina tão logo apresentações tenham sido feitas e revela a importância do acompanhamento dos recém-chegados, considerando que a integração pode durar alguns meses.

Melhora da motivação

Funcionários integrados se sentem mais motivados a fazer parte da empresa, de suas equipes e, consequentemente, a fazer melhor o seu trabalho.

Quando têm a oportunidade de vivenciar o dia a dia da empresa presencialmente, funcionários novos podem ter mais facilidade para encontrar pontos de identificação.

Como consequência, podem ter mais facilidade para alinhar seu trabalho às expectativas do empregador, assim como suas próprias expectativas em relação ao trabalho.

Quando o relacionamento se dá a distância, essa conexão que gera motivação é mais desafiadora. Assim, um onboarding digital bem estruturado tem o poder de promover a aproximação entre os envolvidos, fazendo com que os novos funcionários se sintam mais motivados e sejam mais produtivos.

Redução do turnover

O turnover elevado é um problema que custa caro às empresas, porque envolve o pagamento de verbas rescisórias e a destinação de recursos para novas contratações.

Não se adaptar a uma empresa ou a uma equipe de trabalho é um motivo que pode estar por trás da decisão de um profissional em buscar a rescisão de seu contrato. Algo que também pode ser maléfico para a imagem da empresa.

Assim, sabendo que o onboarding digital favorece a adaptação de novos contratados, o processo também reduz as chances de que os profissionais queiram sair por não se sentirem parte da empresa. Algo que, dito de outra forma, promove a tão desejada retenção de talentos.

Capacitação profissional

Por fim, um onboarding digital bem estruturado também considera a realização de ações de capacitação.

Essa estratégia torna os profissionais ainda mais bem preparados para a execução de suas tarefas, dando-lhes mais confiança para exercer suas funções e reconhecer seu papel dentro da empresa e de suas equipes.

O que muda do convencional para o onboarding digital

Boa parte do processo de onboarding envolve a criação de conexões entre os novos contratados e aqueles que já fazem parte do quadro de funcionários da empresa. Com isso, é possível pensar que basta criar oportunidades para que essa interação aconteça online e pronto, mas não é bem assim.

Para que você entenda o que muda do processo convencional para o onboarding digital, vamos passar pelas etapas da integração de novos funcionários, já adaptando-as a essa nova realidade. Acompanhe!

Alinhamento desde o anúncio da vaga

Algo que você talvez ainda não saiba é que o onboarding digital começa ainda com a atenção ao anúncio da vaga que está sendo aberta pela empresa.

É nesse momento que o RH tem a primeira oportunidade de promover o alinhamento entre profissionais e a empresa. Algo que se segue durante o processo de seleção e que soma pontos positivos para a integração, porque a adaptação de alguém que se identifica com as funções a serem desempenhadas e com o empregador é mais fácil.

Sendo assim, é recomendável que a descrição da vaga seja objetiva, mas também bastante clara quanto à função e sobre como é a empresa. Convém pensar que uma contratação é uma via de mão dupla, há dois lados interessados e o profissional também merece saber em que tipo de lugar está se candidatando para trabalhar.

Preparação para a chegada dos contratados

A próxima etapa do onboarding digital envolve o RH ou o líder da equipe a qual os novos contratados farão parte. A ideia é o envio de um e-mail de boas-vindas que seja acompanhado de informações relevantes para o dia a dia de trabalho.

É de bom grado que o comunicado transmita aos profissionais a ideia de que a empresa ou a equipe está feliz por recebê-los e que deseja acolhê-los da melhor forma possível. Um gesto simples como esse pode ajudar a minimizar tensões e fazer com que funcionários entendam que há alguém preocupado com sua adaptação e seu bem-estar.

Além disso, o e-mail também pode conter o manual do funcionário ou outro conteúdo desenvolvido pela empresa que apresente regras, normas e outras informações a que os recém-contratados devam ter acesso.

Seguir essa estratégia vai fazer com que os funcionários se sintam mais preparados e seguros para o seu primeiro dia de trabalho. Algo que contribui para a sua motivação, além de outros benefícios.

Realização de uma apresentação virtual da empresa

Em um onboarding presencial, a etapa seguinte do processo é a realização de um tour pela empresa para que os novos funcionários conheçam seu ambiente de trabalho.

eBook: Guia Prático sobre Comunicação Interna

A ideia é usada porque é mais fácil se sentir à vontade e acolhido em um ambiente conhecido. Mas isso se torna um desafio quando todos estão trabalhando remotamente, não é mesmo?

Com isso, se possível, é interessante ter um vídeo de apresentação da empresa e de seus setores. Assim, os novos funcionários ainda podem conhecer o espaço físico e serem apresentados a um local que, futuramente, pode lhes servir de ambiente de trabalho.

Se não for possível contar com esse vídeo ou se a apresentação não fizer sentido para o contexto de trabalho da empresa, essa introdução pode ser feita de outra forma.

Um material educativo ainda pode ser usado para mostrar os principais departamentos da empresa, sendo o mais importante, porém, que os novos funcionários sejam apresentados a profissionais-chave.

Isso pode ocorrer por meio de chamadas de vídeo agendadas para que lideranças se apresentem e os trabalhadores saibam a quem procurar em caso de alguma necessidade.

Essa apresentação nos leva a lembrar que o RH tem o dever de orientar as lideranças para que cumpram seu papel no onboarding digital. As apresentações podem ser breves, mas cada líder deve ser receptivo e informar como pode ajudar os funcionários, além de indicar por qual canal (e-mail, WhatsApp ou outra ferramenta) devem ser encontrados.

Recepção virtual dos novos funcionários

A recepção dos novos contratados é um dos momentos em que o RH pode deixar a criatividade solta ao estruturar o onboarding digital.

Em um contexto de integração presencial, falaríamos de uma pausa para o café entre os recém-chegados e suas novas equipes. O que fazer em um contexto de pandemia?

Tenha em mente que ainda é possível organizar algum tipo de evento. Em seu primeiro dia, novos funcionários podem receber em casa uma cesta de café da manhã, com mensagens de boas-vindas por exemplo. O presente também pode ir acompanhado de um convite para uma reunião descontraída online, em que os colegas de equipe sejam apresentados e as conversas possam acontecer livremente.

O momento leve é interessante porque ajuda a quebrar o gelo e a aliviar tensões. Pensar em algo como a cesta de café da manhã também cai bem, considerando que o onboarding tradicional sugere algo que demonstre um esforço da empresa em bem receber quem chega.

Paralelo a isso, o momento também pode ser usado para que orientações e recomendações práticas sobre o trabalho sejam passadas. Fica o alerta, porém, para evitar o excesso de informações já que não é fácil absorver um volume alto de novidades logo no primeiro dia na empresa.

Adequação do ambiente de trabalho

Contratos de trabalho a distância têm suas particularidades. Em alguns casos, a empresa tem a responsabilidade de fornecer a cada trabalhador os insumos para que este trabalhe de sua casa. Em outros, a questão pode ser acordada para que cada profissional assuma essa responsabilidade.

Caso sua empresa tenha se responsabilizado por adequar o ambiente de trabalho dos funcionários que estão em home office, deve considerar questões relativas à qualidade dos equipamentos a serem usados, assim como de ergonomia.

É isso o que vai orientar a empresa no momento de montar um kit que deve ser enviado à casa de cada novo funcionário que esteja trabalhando remotamente. Além dos materiais, manuais contendo instruções de uso e até regras para o manuseio dos equipamentos podem ser enviados.

O importante é que tão logo precise começar sua rotina de trabalhos, os novos contratados disponham das ferramentas que se façam necessárias. E isso inclui providenciar, antes que a necessidade surja, um e-mail corporativo e senhas de acesso aos softwares usados.

Aplicação de treinamentos em plataformas de aprendizagem

Treinamentos não precisam acontecer no primeiro dia, mas é conveniente que não demorem a ser realizados. Como haveria de ser, em um processo de onboarding online, qualquer estratégia de capacitação também deve ocorrer em meio digital.

Assim, pode ser que a empresa tenha um desafio adicional aqui, porque talvez seja preciso montar um curso online, com vídeos gravados, ou encontrar alguém apto a passar as orientações remotamente.

Algo que pode demandar algum tipo de preparo, considerando que a comunicação remota e o ensino de algo prático à distância requer mais paciência e até a adoção de estratégias diferentes das usadas em um ensino presencial.

É interessante ressaltar que o onboarding digital deve ter uma estrutura padrão definida, mas ser flexível para a personalização de treinamentos online. O processo de capacitação de novos funcionários pode variar em razão de sua função e até de seu perfil.

Se sua empresa usa o aplicativo Tangerino para o controle de ponto, por exemplo, um profissional pouco habituado a novas tecnologias pode precisar de um treinamento mais atencioso. Já outro mais familiarizado com soluções digitais pode aprender a usá-lo intuitivamente, sem dificuldades.

No contexto de um onboarding digital, é válido buscar plataformas de aprendizagem para fazer a capacitação de novos funcionários.

Escolha de uma madrinha ou padrinho

Já chegou a uma situação nova e desejou ter uma pessoa mais próxima para ajudar em sua adaptação? Acontece com quem muda de escola, de cidade e, claro, de trabalho.

Sabendo disso, em um processo de onboarding digital, o RH pode designar um funcionário da equipe para acompanhar outro que acabou de chegar. Alguém que, por um tempo, receba a missão de auxiliar o recém-contratado no uso de ferramentas e tirar dúvidas mais básicas que não precisam da intervenção das lideranças.

Isso pode ser importante inclusive para que o RH tenha insumos para aprimorar o onboarding online futuramente.

Um funcionário que já está habituado a realizar seu trabalho, ao ter contato próximo com um novato, consegue repassar ao RH e aos líderes quais são as dificuldades que o ambiente virtual apresenta para quem acabou de chegar.

Com isso, não só o onboarding pode ser melhorado como a empresa pode considerar a adoção de novas estratégias e ferramentas para facilitar a rotina de todos e melhorar seus resultados.

Acompanhamento do processo de integração

Um processo de integração de novos funcionários pode levar meses para ser concluído. Ainda que seja mais breve, demanda um acompanhamento para que ajustes sejam feitos e eventuais problemas sejam identificados antes que se tornem graves.

Assim, é interessante que o RH tenha recursos para medir o desempenho de cada funcionário novo, assim como para avaliar sua adaptação. Além da produtividade, o bem-estar e o senso de pertencimento à suas equipes e à empresa devem ser considerados.

Para tanto, além de definir métricas, o RH pode se valer de conversas regulares por meio de ligações ou até chamadas de vídeo semanais. O objetivo é colher informações sobre como tem sido o processo de adaptação, aproveitando a oportunidade para fornecer feedbacks úteis.

Como estruturar um processo de onboarding digital

Agora que você sabe o que é onboarding digital e quais são suas etapas, vamos aos quatro Cs do onboarding para que você saiba como estruturar o processo em sua empresa.

Análise dos quatro Cs do onboarding

O processo de integração de novos funcionários pode ser compreendido a partir de quatro fatores que foram batizados de The Four Cs. São eles:

Os quatro Cs do onboardingConformidade, clarificação, cultura e conexão

Considerando esses quatro Cs, a Dra. Talya Bauer, da Fundação SHRM (Society for Human Resource Management) desenvolveu um guia de boas práticas que nos permite avaliar qual o sucesso esperado para uma empresa, com base no quão envolvido seu RH está com os fatores relativos ao onboarding.

Basicamente, Bauer indica que as empresas incluem a parte do compliance quase que naturalmente em seus processos de onboarding. Entretanto, se o RH não está engajado em estruturar e conduzir um processo efetivo, as partes de cultura e conexão acabam sendo deixadas de lado.

Esse é um problema de empresas que enxergam o onboarding digital ou até mesmo o convencional como uma checklist e não como um processo estratégico cujos pontos estão relacionados.

O melhor dos cenários é aquele em que os quatro fatores são ativamente considerados pelo RH e compreendidos de forma não isolada.

Entender, por exemplo, que a conexão com um funcionário com mais tempo de casa pode ser fundamental para a conformidade e a clarificação, assim como para disseminar a cultura, é ter uma visão mais madura do onboarding.

Criação de um cronograma para o onboarding

Com base nos quatro Cs e nas demais informações que você viu até aqui, o RH consegue entender o que precisa fazer parte de um processo de onboarding digital.

Para facilitar sua realização e gestão, é interessante estruturá-lo por meio da criação de um cronograma que defina quando cada ação deve começar a ser executada. Por exemplo, a empresa pode precisar encomendar um notebook novo com X dias de antecedência para entregá-lo ao funcionário antes mesmo de seu início efetivo.

Coleta de dados sobre o onboarding

Lembra-se de que dissemos que o RH precisa acompanhar o processo de onboarding digital para saber como os novos contratados estão se saindo?

Para tanto, é interessante definir indicadores de performance ou KPIs que avaliem seu desempenho, além de se apoiar em outros recursos como coletas de feedback e pesquisas de satisfação.

A ideia é gerar dados não só sobre a produtividade, mas sobre como cada etapa do processo de integração está contribuindo ou não para gerar resultados. Algo que deve considerar tanto o bem-estar dos funcionários quanto as metas de empresa.

Documentação do processo

Assim como acontece com o desenvolvimento do onboarding convencional, o processo de onboarding digital também deve ser documentado.

Dessa forma, a empresa consegue definir uma estrutura padrão a ser seguida para assegurar a integração de novos contratados, garantindo ainda a manutenção de um padrão de qualidade.

Ajustes feitos ao longo do tempo também devem ser documentados para que a empresa evite cometer erros ou seguir estratégias que não são as mais adequadas para o onboarding digital.

Ferramentas para conduzir a integração de funcionários

A comunicação clara e eficiente é a peça central de um processo de onboarding online. Sendo assim, as principais ferramentas que podem auxiliar na condução do processo de integração de novos funcionários são voltadas para a criação de conexões e para torná-las mais simples.

E-mail

Difícil imaginar a vida sem o uso de e-mails, não é mesmo? Essa é uma ferramenta muito usada, sobretudo no universo corporativo, e não há necessidade de descrevê-la.

Por meio do e-mail, a empresa pode enviar diferentes materiais que façam parte do processo de onboarding, direta ou indiretamente. Mencionamos anteriormente o e-mail de boas-vindas, mas o canal também serve para o envio de jornais internos e outros informes.

Ainda que destinados a todos e não somente a quem está chegando agora à empresa, materiais de comunicação interna também podem contribuir para que contratados conheçam cada vez melhor a cultura e as lideranças da empresa. Algo que faz parte de sua integração.

Zoom, Hangouts e similares

Depois do início da pandemia e do “boom” das reuniões em vídeo, não tardou para que especialistas fossem chamados para explicar por que as videochamadas podem ser tão cansativas.

Há alguns fatores associados à forma como nosso cérebro interpreta a comunicação em vídeo — em comparação com a comunicação face a face — que estão por trás do problema. Isso não inviabiliza as videochamadas, mas serve de alerta para que sejam estrategicamente utilizadas.

Em um processo de onboarding digital, é bem interessante que os primeiros contatos dos novos funcionários com o RH, com seus colegas e com as lideranças sejam em vídeo.

As pessoas se conectam melhor quando podem se ver e também têm melhores chances de assimilar a forma de comunicar uns dos outros; algo que evita ou minimiza ruídos.

Assim, é interessante que a empresa esteja pronta para usar ferramentas como o Zoom ou o Google Hangouts, ou alguma outra das várias opções que existem. O mais importante, além da qualidade nas chamadas, é a escolha de uma ferramenta segura.

Slack e similares

Atualmente, é bem normal o uso do WhatsApp como mensageiro utilizado também no ambiente de trabalho. Se sua empresa não tem um grupo no aplicativo, é bem provável que você conheça várias que o tenham!

Apesar disso, há quem prefira não usar essa ferramenta tão popular para questões corporativas por se tratar de um mensageiro também usado para assuntos pessoais. Assim, entende-se que há uma chance de que os trabalhadores se distraiam com algum assunto e acabem atrasando suas entregas.

O Slack é uma das ferramentas que podem ser usadas como alternativa ao WhatsApp, sendo muito comum que seu uso seja exclusivamente profissional. É uma opção interessante, porque permite que as conversas sejam separadas em diferentes canais, dividindo áreas da empresa e equipes.

Trello e similares

Já imaginou como pode ser difícil aguardar o retorno de vários membros para saber em que etapa do processo de produção a equipe está? Se fazer isso presencialmente já é difícil, trabalhando a distância pode ser ainda mais desafiador.

Acontece que entender as etapas de um processo é importante para quem está chegando. Novos contratados precisam saber quem está envolvido com o que, como o seu trabalho afeta o trabalho dos colegas de equipe e por aí vai.

Para isso, existem ferramentas como o Trello, que permitem que cada demanda seja estruturada com base nos responsáveis pelas etapa, nos prazos de entrega e em outros detalhes do processo.

No desenvolvimento do onboarding digital, cabe ao RH mostrar a ferramenta e explicar seu funcionamento, além de pedir feedbacks sobre a experiência.

Por que não deixar o onboarding para depois

Empresas podem ter a sensação de que a integração deve ser feita quando a rotina de trabalho presencial for retomada. De fato, essa mudança favorece conexões, mas não convém esperar que esse momento chegue.

O onboarding digital pode ser um desafio até mesmo para os funcionários de RH que não estão acostumados às ferramentas ou à condução do processos de gestão de pessoas em ambiente virtual.

Apesar disso, relações de trabalho estabelecidas a distância tendem a se tornar cada vez mais comuns e, ainda que o retorno à rotina presencial seja esperado, aguardar até que isso aconteça prejudica a adaptação dos contratados.

Sendo assim, se sua empresa quer colher e garantir aos funcionários todos os benefícios que o onboarding digital pode trazer, é melhor estruturá-lo e aplicá-lo desde já. E foi para ajudar você e todo o RH a executar essa missão que desenvolvemos este conteúdo.

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