Workflow: o que é e como utilizar em sua empresa

É comum que palavras do inglês passem a fazer parte da realidade do universo corporativo brasileiro. Uma delas é workflow e talvez você até a tenha ouvido por aí, mas já sabe o que significa? E mais, sabe para quê serve e como aplicar em sua empresa?

Em uma simples tradução para o português, workflow quer dizer fluxo de trabalho. Na prática, trata-se de um conjunto de atividades e ferramentas que podem ser usados com o objetivo de melhorar a eficiência das tarefas e dos processos que fazem parte da rotina da empresa.

A ideia de tornar a rotina de trabalho mais eficiente e buscar a otimização de processos é frequente entre os gestores. Por essa razão, preparamos este post para contar a você exatamente o que o workflow tem a ver com tudo isso e quais as vantagens de adotá-lo. Confira!

O que é workflow

O fluxo de trabalho nada mais é do que o modus operandi de uma empresa, ou seja, a forma com que ela faz que cada tarefa seja cumprida ou que cada processo seja executado.

Ter um fluxo presume a existência de etapas interligadas e interdependentes. Assim, se não há agilidade ou qualidade na execução de uma delas, todas as posteriores são afetadas, assim como o resultado final.

Por essa razão, gestores não atuam somente em busca do aumento da capacidade produtiva, mas buscam simultaneamente por algo que mantenha ou eleve a qualidade daquilo o que a empresa oferece. É essa combinação de fatores que define a capacidade de entregar resultados e o potencial de alcançar metas para se destacar no mercado.

Todas essas questões explicam melhor o porquê de soluções pelo aumento da produtividade e da eficiência serem buscadas por gestores constantemente. Uma dessas soluções é o workflow.

O sistema workflow é um conjunto de regras e maneiras de fazer segundo as quais os funcionários de uma empresa realizam seu trabalho e que se baseiam em sequências interdependentes. 

Podendo ser manual ou automatizado ― como veremos adiante ―, o workflow se apoia no uso de ferramentas e tecnologias que permitem que informações e procedimentos sequenciais sejam facilmente transmitidos dentro da empresa. 

Considerando, portanto, que um funcionário, equipe ou setor deve interagir com outro para dar andamento aos processos da rotina de trabalho, o workflow é o que vai tornar essa interação mais simples, rápida e efetiva.

A automação é uma característica comum do workflow, embora não seja fator obrigatório. Em geral, é mais importante para a empresa saber como utilizar as tecnologias de que dispõe do que simplesmente possuí-las operá-las sem aproveitar ao máximo suas funcionalidades. É por essa razão que se faz necessário combinar a tecnologia a ferramentas como regras que orientam cada etapa do fluxo de trabalho.

Workflow manual x workflow automatizado

A automação está muito presente na utilização do workflow porque já é reconhecida no universo corporativo como uma solução que contribui justamente para alcançar maior produtividade e melhor eficiência.

Isso, porém, não faz com que o uso da tecnologia seja regra, tampouco que seja uma opção sempre possível para as empresas. O envio de e-mails para comunicar e dar andamento a algo importante, como uma solicitação de reembolso, é uma situação em que o workflow é manual e tem um ser humano responsável por fazer o fluxo acontecer.

Seguindo o exemplo apresentado pela Kissflow, o funcionário que solicita o reembolso ao cliente precisa enviar a solicitação a um superior, como um gerente encarregado de analisar e aprovar a operação. Por sua vez, o superior repassa a aprovação ao departamento financeiro, que executa o reembolso e avisa o solicitante.

Diferente disso, em um workflow automatizado, um sistema é utilizado para que após o preenchimento da solicitação, o funcionário possa simplesmente apertar o botão de “concluído”, fazendo com que uma notificação chegue automaticamente ao responsável pela etapa seguinte até a conclusão. 

Além de mais prática, a tecnologia também torna mais fácil que todos saibam em que etapa do processo o pedido de reembolso está porque basta checar o status da ferramenta, que também atualizado automaticamente. Assim, não é necessário que o solicitante tenha que entrar em contato com o gerente para saber se este já comunicou ou não o financeiro sobre a operação.

Em ambos os casos, o manual e o automatizado, temos um workflow estabelecido, sendo a diferença entre eles o que costuma justificar a opção pela adoção de ferramentas mais avançadas.

Porque o workflow foi criado

Como já mencionado, a existência do workflow está relacionada à necessidade que as empresas têm de melhorar sua produtividade e eficiência. Para tanto, buscou-se uma solução capaz de fazer com que a execução de tarefas e processos internos fosse otimizada.

O workflow, aliás, existe em razão dos processos de uma empresa e tem por objetivo estruturá-los melhor com base em análises, planejamento e automação. Isso porque os processos, por si só, podem ser definidos de forma natural e ainda que essa forma natural se traduza em uma dinâmica já habitual e característica da rotina de trabalhos local, pode não ser a mais indicada para gerar melhores resultados.

Por essa razão, o sistema workflow surge como forma de garantir que os processos existentes sejam os mais adequados possíveis, considerando os recursos e ferramentas de que a empresa e seus colaboradores dispõem.

É preciso haver conexão

Para ter uma ideia prática do que estamos dizendo, considere a rede de fast-food Subway e sua pequena linha de atendimento. O primeiro funcionário aborda o freguês e lhe pergunta sobre o pão, o tamanho e o queijo e, em seguida, coloca o pão no forno. O segundo assume a tarefa de acrescentar os demais condimentos. E, por fim, o terceiro funcionário faz a cobrança e entrega o alimento ao cliente.

A cena descrita acima, que poderia ser ainda mais detalhada, revela o workflow do Subway. A empresa poderia ter cada funcionário sendo responsável por todo o processo de atendimento de um cliente. Porém, teve suas razões para dividir o processo entre etapas e entre os funcionários para torná-lo mais eficiente.

Outro ponto importante que o exemplo mostra e que precisa acontecer para que um workflow exista é a comunicação ou a conexão entre as etapas ou entre processos. Tarefas isoladas e que não se relacionam não constituem um fluxo de trabalho. 

Por isso, quando fluxo de fato existe, um ganho consequente é a melhoria da comunicação interna porque dela depende o sucesso de toda a proposta de otimização.

As principais vantagens do uso do workflow

A otimização de tarefas e processos é a premissa para o uso do workflow. E para que você entenda melhor porque investir nesse sistema vale a pena, elencamos abaixo algumas de suas principais vantagens. Acompanhe:

Simplifica e agiliza os processos

Quando processos são criados naturalmente, suas etapas podem ser criadas conforme a necessidade apresentada a cada momento ou em cada situação. A adoção do workflow é como ter alguém de fora que, além de capacitado, é capaz de trazer uma nova visão sobre a forma como a empresa cumpre suas tarefas.

Profissionais imersos na execução diária das atividades da empresa podem até detectar falhas, mas nem sempre saber o que fazer para corrigi-las e otimizar sua rotina. Por outro lado, por se basear em uma análise da situação, o workflow resulta na descoberta de formas de simplificar e agilizar os processos.

Reduz erros e eventuais custos

Erros ao longo dos processos podem resultar em atrasos e em retrabalhos que custam dinheiro à empresa. A estruturação promovida pela utilização do sistema workflow contribui para minimizar as situações que geram falhas e suas consequências.

Além disso, ao tornar os processos mais eficientes ― sobretudo com o uso de tecnologias de automação ―, o workflow tira das mãos dos funcionários a responsabilidade de cumprir com etapas burocráticas do processo. Assim, o talento desses trabalhadores passa a ser melhor utilizado dentro da empresa, resultado em um melhor aproveitamento de seus recursos.

Garante o respeito ao processo e o cumprimento de prazos

Quando um processo não está devidamente estruturado ou ajustado à realidade da empresa, etapas desnecessárias podem ser incluídas enquanto outras fundamentais são eventualmente esquecidas. Além de afetar a qualidade daquilo o que se oferece ao cliente, essas situações tendem a comprometer prazos.

A adoção de um sistema de workflow, mais do que simplificar os processos, torna imperativo o respeito a cada uma das etapas definidas. O mesmo vale para a atribuição de responsáveis e para o fluxo de comunicação entre funcionários, equipes e setores.

Com tudo isso, o modus operandi e o ritmo de trabalho criam condições para que atrasos não façam parte da rotina da empresa porque permite que gestores tenham mais controle sobre a situação. Como consequência, a satisfação e a confiança dos clientes tende a aumentar.

Como utilizar o workflow

O workflow é um sistema que pode ser utilizado em diferentes áreas e processos. Vale tanto para operações mais simples como a publicação de um post no blog da empresa quanto para outras de mais complexidade, como a solicitação e realização de um pedido de reembolso como a que vimos anteriormente.

Isso indica que o workflow pode ser usado em diferentes situações e também de diferentes formas, sendo centrado na ação humana ou na automação pela tecnologia. Em todo caso, uma análise ampla que permita aos gestores contar com o embasamento de uma visão global para entender os trabalhos realizados e identificar seus gargalos e as possibilidades de corrigi-los é necessária.

Por vezes, basta esquematizar o fluxo de trabalho com base na definição de regras e contar com um software de gestão para acompanhar o processo e garantir o respeito às regras. Algo que também permite que o gestor tenha maior controle de cada etapa e, consequentemente, do resultado final. 

Em outros casos, é preciso recorrer a uma tecnologia mais específica, como um software de workflow para ter mais do que um checklist digital de tarefas e melhor atender as necessidades da empresa.

Seja como for, é interessante que a empresa documente o processo para torná-lo oficial e para, diante de eventuais dificuldades, ter melhores condições de apontar em que parte dos processos falhas acontecem e demandam atenção especial para tornar o workflow mais efetivo. 

Criando um workflow para a sua empresa

Se retomarmos o exemplo da rede de fast-food Subway fica mais fácil entender que a utilização de um sistema de workflow, seja ele manual ou automatizado, depende da já referida análise do cenário.

É essa análise que mostra os recursos ― inclusive os humanos ―, as tarefas e o entendimento de como o fluxo de trabalho deve ser realizado. Algo que, inclusive, permite determinar quais tipos de ferramentas e tecnologias a empresa precisa buscar.

Com tudo isso, para se chegar a um resultado e implementar um workflow, é necessário:

  • identificar como o processo é feito atualmente e elencar os recursos disponíveis para aprimorá-lo

Para corrigir ou aprimorar um fluxo de trabalho, é necessário antes entender como ele é feito no momento. Esse processo envolve descrever suas etapas e ouvir os funcionários que atuam no cumprimento das tarefas relacionadas diariamente.

Falar com os profissionais envolvidos permite que o gestor tenha um feedback prático de quais as falhas ou características que geram problemas, atrasos e outras dificuldades e que, portanto, precisam ser resolvidas com o novo workflow.

É interessante lembrar que, como fluxos de trabalho passam de um funcionário, equipe ou setor ao outro, é necessário ouvir também aqueles que estão nas próximas etapas do processo. Junto a eles, é possível entender o que falta na etapa anterior para que seu trabalho seja melhor realizado;

  • identificar e listar as tarefas que precisam ser realizadas

Parte da ideia de entender como o fluxo atual de trabalho acontece e de torná-lo mais eficiente é ter clareza de quais tarefas precisam ser realizadas a cada etapa. O que vale também para descobrir se são tarefas lineares ou se existe alguma que é realizada de forma paralela às demais.

Tudo isso ajuda a entender a complexidade do trabalho e o tipo de informação que é ou que deveria ser repassada adiante para que erros sejam evitados e para que a eficiência seja alcançada em todo o workflow.

É possível que, a partir desse entendimento, o gestor identifique a necessidade de adicionar ou até de subtrair etapas do processo para torná-lo mais simples e prático;

  • eleger responsáveis por cada função ou etapa do processo

A definição de um workflow também depende dos profissionais com ele envolvidos. Quem é responsável por qual tarefa? Qual das tarefas pode ter prosseguimento automaticamente e quais precisam ser aprovadas antes de avançar à próxima etapa? Quem deve fazer essa aprovação?

Saber o papel de cada funcionário e definir suas funções ajuda a estabelecer de forma clara as conexões que devem ser feitas no workflow, bem como os responsáveis por assegurar que fluidez ― considerando a execução, a agilidade e a qualidade ― de todo o processo;

  • criar um diagrama que permita a todos visualizar o workflow

Para que seja mais fácil visualizar o novo fluxo de trabalho, tanto para o entendimento inicial quanto para consulta posterior visando o respeito às regras, um diagrama deve ser desenhado.

Um diagrama nada mais é do que um esquema de representação gráfica que, no caso, serve como um esquema simplificado do novo fluxo de trabalho definido. Nele, setas indicam o sentido das operações e a evolução das etapas indicando conexões e o caminho para se chegar ao resultado final do processo;

  • testar a efetividade do fluxo criado e corrigir eventuais falhas

Antes de ser implementado, o workflow criado deve ser testado para que falhas sejam corrigidas antes que o sistema seja oficializado. Essa etapa é importante porque, na prática, os resultados podem ser diferentes dos esboçados em teoria.

Para chegar ao melhor resultado possível, é importante envolver os profissionais ligados ao processo em questão no teste. Eles têm melhores condições de avaliar seu sucesso e sua viabilidade no dia a dia;

  • apresentar as regras e treinar a equipe para seguir o workflow

Com tudo definido, o workflow deve ser devidamente documentado, assim como suas regras. Essas devem ser apresentadas à equipe ou setores envolvidos no fluxo de trabalho, dando oportunidade para que dúvidas sejam esclarecidas com o objetivo de garantir o sucesso em sua execução. Com esse mesmo objetivo, um treinamento também pode ser realizado para que o processo de aprendizagem não aconteça justamente em uma demanda real, sujeitando-a a falhas e atrasos.

Ainda, quando tecnologias forem adotadas para o workflow, suas funcionalidades devem ser consideradas para o desenvolvimento do novo fluxo. As soluções também devem ser testadas e os funcionários capacitados para lidar com elas em sua rotina de trabalho.Pronto para utilizar o workflow? Leia também sobre como encarar mudanças organizacionais e lidar com as transformações de seu negócio!