Workflow: o que é e como utilizar em sua empresa

O workflow, ou fluxo de trabalho, é uma representação gráfica da ordem em que as atividades de um setor ou da empresa são realizadas, com as possibilidades de execução detalhadas.

É comum que palavras do inglês passem a fazer parte da realidade do universo corporativo brasileiro. Uma delas é workflow e talvez você até a tenha ouvido por aí, mas já sabe o que significa? E mais, sabe para quê serve e como aplicar em sua empresa?

Em uma simples tradução para o português, workflow quer dizer fluxo de trabalho. Na prática, trata-se de um conjunto de atividades e ferramentas que podem ser usados com o objetivo de melhorar a eficiência das tarefas e dos processos que fazem parte da rotina da empresa.

A ideia de tornar a rotina de trabalho mais eficiente e buscar a otimização de processos é frequente entre os gestores. Por essa razão, preparamos este post para contar a você exatamente o que esse processo tem a ver com tudo isso e quais as vantagens de adotá-lo. Confira!

O que é workflow

O que é Workflow e como utilizar

O fluxo de trabalho nada mais é do que o modus operandi de uma empresa, ou seja, a forma com que ela faz que cada tarefa seja cumprida ou que cada processo seja executado.

Ter um fluxo presume a existência de etapas interligadas e interdependentes. Assim, se não há agilidade ou qualidade na execução de uma delas, todas as posteriores são afetadas, assim como o resultado final.

Por essa razão, gestores não atuam somente em busca do aumento da capacidade produtiva, mas buscam simultaneamente por algo que mantenha ou eleve a qualidade daquilo o que a empresa oferece. É essa combinação de fatores que define a capacidade de entregar resultados e o potencial de alcançar metas para se destacar no mercado.

Todas essas questões explicam melhor o porquê de soluções pelo aumento da produtividade e da eficiência serem buscadas por gestores constantemente. Uma dessas soluções é o workflow.

O sistema workflow é um conjunto de regras e maneiras de fazer segundo as quais os funcionários de uma empresa realizam seu trabalho e que se baseiam em sequências interdependentes. 

Podendo ser manual ou automatizado ― como veremos adiante ―, esse processo se apoia no uso de ferramentas e tecnologias que permitem que informações e procedimentos sequenciais sejam facilmente transmitidos dentro da empresa. 

Considerando, portanto, que um funcionário, equipe ou setor deve interagir com outro para dar andamento aos processos da rotina de trabalho, esse sistema pode tornar essa interação mais simples, rápida e efetiva.

A automação é uma característica comum dessa prática, embora não seja fator obrigatório. Em geral, é mais importante para a empresa saber como utilizar as tecnologias de que dispõe do que simplesmente possuí-las operá-las sem aproveitar ao máximo suas funcionalidades. É por essa razão que se faz necessário combinar a tecnologia a ferramentas como regras que orientam cada etapa do fluxo de trabalho.

Workflow manual x automatizado

A automação está muito presente na utilização do workflow porque já é reconhecida no universo corporativo como uma solução que contribui justamente para alcançar maior produtividade e melhor eficiência.

Isso, porém, não faz com que o uso da tecnologia seja regra, tampouco que seja uma opção sempre possível para as empresas. O envio de e-mails para comunicar e dar andamento a algo importante, como uma solicitação de reembolso, é uma situação em que o processo é manual e tem um ser humano responsável por fazer o fluxo acontecer.

Seguindo o exemplo apresentado pela Kissflow, o funcionário que solicita o reembolso ao cliente precisa enviar a solicitação a um superior, como um gerente encarregado de analisar e aprovar a operação. Por sua vez, o superior repassa a aprovação ao departamento financeiro, que executa o reembolso e avisa o solicitante.

Diferente disso, em um workflow automatizado, um sistema é utilizado para que após o preenchimento da solicitação, o funcionário possa simplesmente apertar o botão de “concluído”, fazendo com que uma notificação chegue automaticamente ao responsável pela etapa seguinte até a conclusão. 

Além de mais prática, a tecnologia também torna mais fácil que todos saibam em que etapa do processo o pedido de reembolso está porque basta checar o status da ferramenta, que também atualizado automaticamente. Assim, não é necessário que o solicitante tenha que entrar em contato com o gerente para saber se este já comunicou ou não o financeiro sobre a operação.

Em ambos os casos, o manual e o automatizado, temos um fluxo de trabalho estabelecido, sendo a diferença entre eles o que costuma justificar a opção pela adoção de ferramentas mais avançadas.

Porque o workflow foi criado

Como já mencionado, a existência do workflow está relacionada à necessidade que as empresas têm de melhorar sua produtividade e eficiência. Para tanto, buscou-se uma solução capaz de fazer com que a execução de tarefas e processos internos fosse otimizada.

O workflow, aliás, existe em razão dos processos de uma empresa e tem por objetivo estruturá-los melhor com base em análises, planejamento e automação. Isso porque os processos, por si só, podem ser definidos de forma natural e ainda que essa forma natural se traduza em uma dinâmica já habitual e característica da rotina de trabalhos local, pode não ser a mais indicada para gerar melhores resultados.

Por essa razão, o sistema workflow surge como forma de garantir que os processos existentes sejam os mais adequados possíveis, considerando os recursos e ferramentas de que a empresa e seus colaboradores dispõem.

É preciso haver conexão

Para ter uma ideia prática do que estamos dizendo, considere a rede de fast-food Subway e sua pequena linha de atendimento. O primeiro funcionário aborda o freguês e lhe pergunta sobre o pão, o tamanho e o queijo e, em seguida, coloca o pão no forno. O segundo assume a tarefa de acrescentar os demais condimentos. E, por fim, o terceiro funcionário faz a cobrança e entrega o alimento ao cliente.

A cena descrita acima, que poderia ser ainda mais detalhada, revela o workflow do Subway. A empresa poderia ter cada funcionário sendo responsável por todo o processo de atendimento de um cliente. Porém, teve suas razões para dividir o processo entre etapas e entre os funcionários para torná-lo mais eficiente.

Outro ponto importante que o exemplo mostra e que precisa acontecer para que um fluxo de trabalho exista é a comunicação ou a conexão entre as etapas ou entre processos. Tarefas isoladas e que não se relacionam não constituem um fluxo de trabalho. 

Por isso, quando fluxo de fato existe, um ganho consequente é a melhoria da comunicação interna porque dela depende o sucesso de toda a proposta de otimização.

As principais vantagens do uso do workflow

A otimização de tarefas e processos é a premissa para o uso do workflow. E para que você entenda melhor porque investir nesse sistema vale a pena, elencamos abaixo algumas de suas principais vantagens. Acompanhe:

Simplifica e agiliza os processos

Quando processos são criados naturalmente, suas etapas podem ser criadas conforme a necessidade apresentada a cada momento ou em cada situação. A adoção de um fluxo de trabalho é como ter alguém de fora que, além de capacitado, é capaz de trazer uma nova visão sobre a forma como a empresa cumpre suas tarefas.

Profissionais imersos na execução diária das atividades da empresa podem até detectar falhas, mas nem sempre saber o que fazer para corrigi-las e otimizar sua rotina. Por outro lado, por se basear em uma análise da situação, o workflow resulta na descoberta de formas de simplificar e agilizar os processos.

Reduz erros e eventuais custos

Erros ao longo dos processos podem resultar em atrasos e em retrabalhos que custam dinheiro à empresa. A estruturação promovida pela utilização do sistema workflow contribui para minimizar as situações que geram falhas e suas consequências.

Além disso, ao tornar os processos mais eficientes ― sobretudo com o uso de tecnologias de automação ―, um fluxo de trabalho tira das mãos dos funcionários a responsabilidade de cumprir com etapas burocráticas do processo. Assim, o talento desses trabalhadores passa a ser melhor utilizado dentro da empresa, resultado em um melhor aproveitamento de seus recursos.

Garante o respeito ao processo e o cumprimento de prazos

Quando um processo não está devidamente estruturado ou ajustado à realidade da empresa, etapas desnecessárias podem ser incluídas enquanto outras fundamentais são eventualmente esquecidas. Além de afetar a qualidade daquilo o que se oferece ao cliente, essas situações tendem a comprometer prazos.

A adoção de um sistema de workflow, mais do que simplificar os processos, torna imperativo o respeito a cada uma das etapas definidas. O mesmo vale para a atribuição de responsáveis e para o fluxo de comunicação entre funcionários, equipes e setores.

Com tudo isso, o modus operandi e o ritmo de trabalho criam condições para que atrasos não façam parte da rotina da empresa porque permite que gestores tenham mais controle sobre a situação. Como consequência, a satisfação e a confiança dos clientes tende a aumentar.

Como utilizar o workflow

O workflow é um sistema que pode ser utilizado em diferentes áreas e processos. Vale tanto para operações mais simples como a publicação de um post no blog da empresa quanto para outras de mais complexidade, como a solicitação e realização de um pedido de reembolso como a que vimos anteriormente.

Isso indica que o fluxo de trabalho pode ser usado em diferentes situações e também de diferentes formas, sendo centrado na ação humana ou na automação pela tecnologia. Em todo caso, uma análise ampla que permita aos gestores contar com o embasamento de uma visão global para entender os trabalhos realizados e identificar seus gargalos e as possibilidades de corrigi-los é necessária.

Por vezes, basta esquematizar o fluxo de trabalho com base na definição de regras e contar com um software de gestão para acompanhar o processo e garantir o respeito às regras. Algo que também permite que o gestor tenha maior controle de cada etapa e, consequentemente, do resultado final. 

Em outros casos, é preciso recorrer a uma tecnologia mais específica, como um software de workflow para ter mais do que um checklist digital de tarefas e melhor atender as necessidades da empresa.

Seja como for, é interessante que a empresa documente o processo para torná-lo oficial e para, diante de eventuais dificuldades, ter melhores condições de apontar em que parte dos processos falhas acontecem e demandam atenção especial para tornar o workflow mais efetivo. 

Criando um workflow para a sua empresa

Se retomarmos o exemplo da rede de fast-food Subway fica mais fácil entender que a utilização de um sistema de workflow, seja ele manual ou automatizado, depende da já referida análise do cenário.

É essa análise que mostra os recursos ― inclusive os humanos ―, as tarefas e o entendimento de como o fluxo de trabalho deve ser realizado. Algo que, inclusive, permite determinar quais tipos de ferramentas e tecnologias a empresa precisa buscar.

Com tudo isso, para se chegar a um resultado e implementar um fluxo de trabalho, é necessário:

  • identificar como o processo é feito atualmente e elencar os recursos disponíveis para aprimorá-lo

Para corrigir ou aprimorar um fluxo de trabalho, é necessário antes entender como ele é feito no momento. Esse processo envolve descrever suas etapas e ouvir os funcionários que atuam no cumprimento das tarefas relacionadas diariamente.

Falar com os profissionais envolvidos permite que o gestor tenha um feedback prático de quais as falhas ou características que geram problemas, atrasos e outras dificuldades e que, portanto, precisam ser resolvidas com o novo workflow.

É interessante lembrar que, como fluxos de trabalho passam de um funcionário, equipe ou setor ao outro, é necessário ouvir também aqueles que estão nas próximas etapas do processo. Junto a eles, é possível entender o que falta na etapa anterior para que seu trabalho seja melhor realizado;

  • identificar e listar as tarefas que precisam ser realizadas

Parte da ideia de entender como o fluxo atual de trabalho acontece e de torná-lo mais eficiente é ter clareza de quais tarefas precisam ser realizadas a cada etapa. O que vale também para descobrir se são tarefas lineares ou se existe alguma que é realizada de forma paralela às demais.

Tudo isso ajuda a entender a complexidade do trabalho e o tipo de informação que é ou que deveria ser repassada adiante para que erros sejam evitados e para que a eficiência seja alcançada em todo o fluxo de trabalho.

É possível que, a partir desse entendimento, o gestor identifique a necessidade de adicionar ou até de subtrair etapas do processo para torná-lo mais simples e prático;

  • eleger responsáveis por cada função ou etapa do processo

A definição de um workflow também depende dos profissionais com ele envolvidos. Quem é responsável por qual tarefa? Qual das tarefas pode ter prosseguimento automaticamente e quais precisam ser aprovadas antes de avançar à próxima etapa? Quem deve fazer essa aprovação?

Saber o papel de cada funcionário e definir suas funções ajuda a estabelecer de forma clara as conexões que devem ser feitas, bem como os responsáveis por assegurar que fluidez ― considerando a execução, a agilidade e a qualidade ― de todo o processo;

  • criar um diagrama que permita a todos visualizar o workflow

Para que seja mais fácil visualizar o novo fluxo de trabalho, tanto para o entendimento inicial quanto para consulta posterior visando o respeito às regras, um diagrama deve ser desenhado.

Um diagrama nada mais é do que um esquema de representação gráfica que, no caso, serve como um esquema simplificado do novo fluxo de trabalho definido. Nele, setas indicam o sentido das operações e a evolução das etapas indicando conexões e o caminho para se chegar ao resultado final do processo;

  • testar a efetividade do fluxo criado e corrigir eventuais falhas

Antes de ser implementado, o fluxo de trabalho criado deve ser testado para que falhas sejam corrigidas antes que o sistema seja oficializado. Essa etapa é importante porque, na prática, os resultados podem ser diferentes dos esboçados em teoria.

Para chegar ao melhor resultado possível, é importante envolver os profissionais ligados ao processo em questão no teste. Eles têm melhores condições de avaliar seu sucesso e sua viabilidade no dia a dia;

  • apresentar as regras e treinar a equipe para seguir o workflow

Com tudo definido, o workflow deve ser devidamente documentado, assim como suas regras. Essas devem ser apresentadas à equipe ou setores envolvidos no fluxo de trabalho, dando oportunidade para que dúvidas sejam esclarecidas com o objetivo de garantir o sucesso em sua execução. Com esse mesmo objetivo, um treinamento também pode ser realizado para que o processo de aprendizagem não aconteça justamente em uma demanda real, sujeitando-a a falhas e atrasos.

Abaixo você pode conferir o exemplo de um workflow pronto, para uma empresa dentro do modelo e-commerce:

Exemplo de workflow
Exemplo de workflow

Como você pode perceber, o fluxo de trabalho deve levar em consideração todas as principais etapas do funcionamento da empresa, além da forma como elas se comunicam e as possibilidades de resultados.

Ainda, quando tecnologias forem adotadas para o workflow, suas funcionalidades devem ser consideradas para o desenvolvimento do novo fluxo. As soluções também devem ser testadas e os funcionários capacitados para lidar com elas em sua rotina de trabalho.

Pronto para utilizar o workflow? Leia também sobre como encarar mudanças organizacionais e lidar com as transformações de seu negócio!

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