Auditoria: entenda o que é e como conduzir

A auditoria é uma atividade sistemática que visa avaliar os registros da empresa, assim como diversos fatores de sua operações tais como sistemas, financeiro, eficiência da gestão etc.

Seja você um empresário ou um gestor, auditorias certamente estão inseridas no seu dia a dia ou, pelo menos, deveriam.

Apesar disso, nem todo mundo está por dentro do que é uma auditoria e qual o seu propósito dentro de uma corporação.

Claro, vemos esse termo aplicado a grandes empresas e mesmo a órgãos públicos, muitas vezes relacionando-os a fraudes e corrupção. Contudo, isso pode ser aplicado a qualquer empresa e em diversas situações.

Esse é um processo necessário para o crescimento saudável do seu negócio, expondo possíveis erros nos processos e atuando em todos os níveis com a devida transparência e segurança.

Sendo assim, para ser competitivo, é necessário realizar auditorias e acompanhar as atividades desenvolvidas, realizar ajustes estratégicos e monitorar as mudanças.

Curioso para saber mais sobre o mundo da auditoria nas empresas? Neste texto, falaremos o que é a auditoria, os seus objetivos e como realizar esse trabalho. Vamos lá?

Neste artigo abordaremos os seguintes tópicos:

O que é uma auditoria

Auditoria: entenda o que é e como conduzir

Antes de discutir questões mais avançadas sobre esse tema, precisamos entender o conceito de auditoria.

A auditoria é uma avaliação cuidadosa e sistemática das atividades desenvolvidas dentro de uma empresa ou órgão.

O principal objetivo dessa operação é entender se os processos estão sendo desenvolvidos de acordo com o esperado em sua concepção.

É comum que o ato de realizar uma auditoria esteja associado a ações ilícitas, afinal de contas, somos constantemente expostos a esse cenário nos noticiários por exemplo. Contudo, não é bem assim.

No dia a dia, essa atividade tem um objetivo muito alinhado ao da própria empresa: otimizar processos a fim de aumentar a sua eficiência, sua lucratividade e corrigir erros.

A identificação de fraudes também é algo fundamental dentro dessas empresas. Contudo, realizar uma auditoria com esse fim acaba sendo algo menos rotineiro.

Aproveite que está por aqui e confira também estes conteúdos:
👉 Impostos e despesas legais estabelecidas ao MEI
👉 Missão, visão e valores: definindo os conceitos da sua empresa
👉 Como implantar um plano de cargos e salários estratégico na sua empresa
👉 Certidões trabalhistas: entenda o que são e como emiti-las

O que faz uma auditoria?

Um auditor, ao desenvolver suas atividades, verifica ações, documentos e processos a fim de obter alguma informação ou certificação.

Explorando o significado da palavra, temos uma noção mais clara sobre essa atividade: auditar significa examinar, ajustar, corrigir etc.

Trata-se de uma revisão completa dos registros financeiros — também chamada de auditoria contábil — e/ou operacionais de uma entidade. 

Também é possível que seja realizada uma auditoria em algum projeto específico que foi ou está sendo realizado na empresa.

No fim, o papel da auditoria é conceber credibilidade por meio da completa transparência.

Não somente, a identificação de deficiências no controle interno e sistema financeiro permite um melhor ajuste por parte da empresa a essas adversidades. 

Dessa forma, também podemos afirmar que a auditoria é algo fundamental para que as empresas possam crescer de maneira saudável.

Resumindo o papel da auditoria dentro de uma empresa:

funções da auditoria nas empresas
  • avaliar os controles da empresa;
  • conferir padrões metodológicos;
  • verificar se a empresa está seguindo as normas contábeis;
  • conferir transparência aos dados e segurança aos usuários que dependem desses dados.

4 motivos para fazer uma auditoria em sua empresa

motivos para fazer uma auditoria em sua empresa

O cenário perfeito é aquele em que uma empresa é criada com os melhores processos já definidos. Contudo, isso não existe.

Todos os procedimentos devem ser revistos e o desempenho do processo pode ser sempre otimizado. 

Não somente, a auditoria é um processo que prepara a empresa para o futuro por meio da identificação e correção de problemas atuais.

Se você duvida disso, separamos alguns dos principais motivos pelo qual a auditoria pode ser uma excelente ideia para a sua empresa. Veja abaixo!

1. Fornecer uma visão objetiva

Muitos gestores cometem o erro de pensar que o seu próprio ponto de vista é objetivo. 

Quando se está dentro dos processos — ou melhor, ao fazer parte da equipe que desenhou tais processos — é praticamente impossível ter uma visão clara.

Sendo assim, o auditor deve estar fora daquele contexto para ter insights objetivos e, de certa forma, fora da caixa.

E é aqui que os problemas começam a aparecer. Isso porque empresas menores afirmam não ter verba para contratar um auditor externo. Contudo, isso não é necessário. 

Uma dica é escolher determinado colaborador e treiná-lo pontualmente para auditar diferentes departamentos. Dessa forma, é possível ter essa visão “externa”.

2. Aumentar a eficiência das operações

Ao planejar os procedimentos internos, é comum pensar que tudo ocorrerá como foi colocado no papel. 

Contudo, isso dificilmente acontece. Não raro, no meio do caminho os gestores se deparam com processos que precisam de ajustes.

Aqui a auditoria faz toda a diferença. Dissemos acima que é impossível ter uma visão objetiva ao estar inserido na operação. Nesse caso a situação é a mesma.

Por não ter objetividade, é importante contar com o ponto de vista de terceiros a fim de identificar gargalos e garantir que a organização corporativa esteja desenhada com base em processos e não em pessoas.

Um cenário muito comum é um indivíduo-chave se desligar da empresa e deixar todos andando de um lado para o outro perdidos. 

É nessas horas que um processo bem desenhado faz toda a diferença para o andamento da empresa.

3. Verificar os números do financeiro

Uma empresa que não conta com um financeiro organizado minimamente está com uma bomba-relógio nas mãos.

Então, se o seu caixa não bate com os demonstrativos financeiros, esse é um problema que merece a atenção de todos.

O processo de organização pode levar meses, mas é um trabalho necessário. Algo que pode ajudar nessa atividade é, sim, a auditoria! 

Por meio de uma análise sistemática dos documentos contábeis da sua empresa, é possível identificar onde estão os erros e procurar formas de resolvê-los definitivamente.

Claro, realizar uma auditoria financeira não é uma tarefa simples. Provavelmente, nesse caso, será necessário contar com um profissional para realizar essa atividade.

4. Preparar a empresa para o futuro

Um dos pontos positivos de colocar processos à prova é deixá-los prontos para o futuro. 

Escalar um processo cheio de falhas é a receita certa para uma verdadeira dor de cabeça. 

Sendo assim, tentar identificar previamente os possíveis problemas que serão encontrados no futuro é uma excelente forma de evitar essas contrariedades.

Não somente, o processo de auditoria é algo que deve estar profundamente impregnado na cultura organizacional do negócio. 

Afinal, os próprios colaboradores devem estar abertos à ideia de estarem sempre sob análise.

Quem precisa fazer uma auditoria

Quem precisa fazer uma auditoria

Auditoria não é somente uma atividade desenvolvida para interesses próprios das organizações. 

Empresas de grande porte são obrigadas a contratar auditorias externas e independentes periodicamente.

De acordo com a Lei nº 11.638, de 28 de dezembro de 2007, que trata sobre as elaboração e divulgação de demonstrações financeiras:

Art. 3º. Aplicam-se às sociedades de grande porte, ainda que não constituídas sob a forma de sociedades por ações, as disposições da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, sobre escrituração e elaboração de demonstrações financeiras e a obrigatoriedade de auditoria independente por auditor registrado na Comissão de Valores Mobiliários.”

É importante salientar que, para essa lei, é considerada empresa de grande porte a organização que tiver, “no exercício social anterior, ativo total superior a R$ 240 milhões ou receita bruta anual superior a R$ 300 milhões.”

Ainda há casos específicos:

  • instituições financeiras, onde se enquadram bancos e fundos de investimentos que devem submeter-se a auditoria a cada seis meses;
  • empresas de capital aberto, que devem ser auditadas todos os anos.

Empresas que não se encaixam nesses casos também podem contratar uma auditoria externa.

Você pode até pensar que isso é um verdadeiro desperdício de verba, uma vez que a equipe interna é capaz de validar todos os dados.

Mas se coloque por um momento no papel de um investidor. Você confiaria mais em dados financeiros autodeclarados ou nos relatórios emitidos por uma auditoria externa?

Pois é, ao colocar os próprios dados à prova, a empresa ganha credibilidade! E esse bônus n ão para somente em investidores. Bancos e fornecedores também tendem a conferir maior confiabilidade a essas empresas.

A importância de uma auditoria

A importância de uma auditoria

A auditoria é a análise de demonstrações e registros administrativos. Trata-se de um trabalho de alta complexidade, mas que traz diversos benefícios para a empresa.

As pequenas e médias companhias, por não terem obrigação de realizar a auditoria, acabam por deixar essa atividade de lado. 

Contudo, essa decisão, muitas vezes, é derivada da falta de entendimento a respeito da atividade em si. 

Isso porque é muito comum sermos expostos ao conceito de auditoria contábil. Porém, como já falamos, vai muito além desse aspecto da empresa.

Uma auditoria bem feita ajuda a levantar os erros cometidos pela organização e remediá-los a tempo, evitando que eles se tornem uma bola de neve descendo a ladeira.

Problemas como gastos excessivos e incapacidade de finalizar projetos podem ser evidências de que a empresa precisa, sim, de uma avaliação mais criteriosa.

Mas esses indícios não param por aí. Podemos incluir alto índice de turnover, queda no número dos clientes, gastos excessivos, resultados fora do esperado etc. 

Todos esses são problemas que podem ser identificados e, consequentemente, resolvidos por meio de uma auditoria.

Claro, ela por si só não será a resolução de todas as questões. Mas é um passo fundamental para começar a entender quais são os reais problemas e endereçá-los apropriadamente.

Essa é a primeira parte de um plano muito mais elaborado, é a etapa que levanta os dados necessários, alimentando, assim, a tomada de decisão, a disseminação de boas práticas, a eliminação de pequenos problemas rotineiros e muito mais.

É importante deixar claro que esse é um processo que engloba toda a empresa e não só a parte fiscal ou financeira. 

Todas as engrenagens precisam de atenção para garantir que a máquina — a empresa — seja capaz de operar a todo vapor sem perder o controle.

Os modelos de auditoria

Os modelos de auditoria

Neste conteúdo, falamos bastante que existem diversos tipos de auditoria. Finalmente chegou a hora de falar um pouco mais sobre esse tópico.

Começaremos diferenciando os modelos de auditoria e mostrando para que serve cada um deles. 

Tratam-se de dois modelos que você certamente já ouviu falar: a auditoria interna e a externa.

Para saber quando utilizar cada uma dessas, é importante compreender os seus objetivos. Veja mais sobre isso abaixo!

O que é a auditoria externa

A auditoria externa é realizada por auditores independentes, ou seja, por profissionais que não têm nenhum tipo de vínculo com a empresa sendo avaliada.

Esse tipo de avaliação é normalmente utilizado quando os resultados devem ser livres de qualquer viés, ou seja, livre os interesses ou influência da empresa.

eBook: Guia Prático sobre Comunicação Interna

Aqui é comum contratar auditores externos para avaliar as demonstrações contábeis, possibilitando encontrar fraudes e erros que, se avaliadas por colaboradores do próprio negócio, seriam mais difíceis de encontrar.

Isso valida a segurança da empresa tanto para investidores quanto para acionistas, validando registro contábeis, fiscais e muitos outros. 

Isso é especialmente importante para empresas que negociam suas ações na bolsa de valores.

O principal objetivo da auditoria externa é conceder uma certificação para a área auditada, garantindo que a empresa segue todas as boas práticas de governança.

O que é a auditoria interna

Do outro lado da moeda temos a auditoria interna, como o nome já demonstra, ela é realizada por uma equipe de colaboradores que foi treinada para desenvolver essa tarefa.

Diferente da auditoria externa, o objetivo não é atestar a fidedignidade dos dados apresentados pela empresa, mas sim atuar como uma aliada da gestão da empresarial, assegurando o cumprimento das normas e políticas internas.

Além dessa avaliação, a auditoria interna também avalia os controles internos da empresa, evidenciando as possíveis fragilidades dos processos. Assim, servindo como base para uma série de melhorias.

Sendo assim, a principal diferença entre essas modalidades de auditoria é que uma delas, a externa, está preocupada em comprovar os dados enquanto a outra deseja identificar erros e gerar os dados para ações de Business Intelligence, por exemplo.

Para que as diferenças fiquem ainda mais claras, confira um resumo abaixo.

auditoria interna x auditoria externa

Os tipos de auditoria

tipos de auditoria

Agora falaremos mais a fundo sobre os tipos de auditoria em si, que podem ser realizadas por profissionais internos e externos. 

Confira abaixo as diversas áreas da sua empresa que podem ser auditadas e como funciona cada modalidade.

Auditoria contábil

A auditoria contábil talvez seja a mais conhecida, especialmente por conta da obrigatoriedade de grandes empresas comprovarem os seus demonstrativos financeiros.

O principal objetivo é atestar a precisão dos registros contábeis, identificando possíveis falhas e até mesmo fraudes e outras irregularidades. 

O auditor deve levar em consideração os documentos contábeis, realizar inspeções internas e apurar dados externos a fim de produzir um relatórios.

O resultado desse processo é uma maior segurança e transparência, uma vez que será possível identificar quais são os problemas contábeis da empresa, suas causas e consequências.

Auditoria financeira

Muitos podem pensar que a auditoria financeira e a contábil são sinônimos, mas não é bem assim. 

A primeira visa avaliar os controles financeiros que também podem ser operacionais. 

Já uma análise contábil visa verificar se os documentos da contabilidade estão corretos.

O foco nesse tipo de auditoria está na gestão financeira, avaliando se os recursos da empresa estão sendo aplicados de maneira eficiente e rentável.

Ademais, por meio desse tipo de avaliação, os extratos bancários são confrontados com os registros contábeis e o fluxo de caixa. É aqui que possíveis fraudes são expostas.

É importante compreender a fundo a diferença entre a auditoria contábil e a financeira. Fizemos um pequeno resumo para que você não se esqueça nunca mais:

auditoria financeira x auditoria contabil
  • auditoria contábil: avalia as demonstrações contábeis: balanço patrimonial, demonstração do fluxo de caixa e demonstração do resultado do exercício;
  • auditoria financeira: responsável por validar a aplicação dos recursos do empreendimento.

Auditoria fiscal e tributária

Ter inconsistências fiscais é um pesadelo para diversos empreendedores, afinal de contas, a Receita Federal é um dos órgãos mais eficientes do Brasil.

Nesse sentido, a auditoria fiscal e tributária é completamente voltada a analisar se o contribuinte cumpriu com todas as suas obrigações tributárias nas esferas municipais, estaduais e federais.

O responsável por auditar a empresa vai avaliar se todos os impostos foram pagos nas datas corretas, se erros foram cometidos nesses processos e, caso tenha acontecido, como corrigir esse problema de uma vez por todas.

Os principais impostos avaliados na auditoria são:

  • COFINS: Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social;
  • CSLL: Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
  • IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados;
  • IRPJ: Imposto de Renda de Pessoa Jurídica;
  • ISS: Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza;
  • PIS: Programa de Integração Social;
  • SPED ECF: Escrituração Contábil Fiscal
  • SPED ICMS: Escrituração Fiscal Digital.

Também vale a pena diferenciar a auditoria fiscal e contábil. Aqui surge a pergunta: é realmente necessário separar? Afinal de contas, os impostos estão detalhados nos demonstrativos financeiros.

O principal objetivo da auditoria fiscal é avaliar se as obrigações fiscais estão sendo pagas em dias — em outras palavras, avalia o planejamento tributário da empresa. 

Por outro lado, a auditoria contábil tem como objetivo a avaliação das informações relativas ao patrimônio empresarial.

Auditoria ambiental

Empresas de diversos ramos devem realizar a auditoria ambiental. Trata-se de um processo que avalia os procedimentos destinados à proteção ambiental de uma companhia.

A avaliação também é uma etapa fundamental para obtenção da certificação ISO 14001

Essa é uma regulamentação da ABNT que versa sobre a estrutura para manejar o impacto no meio ambiente e construir um sistema de resposta às mudanças ambientais.

Dentro da empresa, a auditoria mostra em quais pontos o negócio deve mudar para se adequar às normas técnicas e às leis vigentes. 

Mas não é preciso se limitar às regras do governo. Uma empresa pode querer otimizar os seus processos a fim de diminuir seus impactos negativos no planeta.

Nesses casos, a auditoria ambiental é uma ótima forma de comprovar as ações ambientalmente corretas por meio de relatórios sem vieses e com credibilidade.

Um exemplo é a Apple, que se comprometeu a ter emissões de carbono neutras até 2030. 

Através de auditorias independentes, é possível comprovar se a empresa está realmente cumprindo com a sua palavra ou não.

Auditoria operacional

Quando falamos em operacional, estamos nos referindo aos dados relacionados à produtividade e rentabilidade de uma empresa. 

Sendo assim, na auditoria operacional entram as seguintes avaliações:

  • custos operacionais;
  • crescimento;
  • patrimônio;
  • situação financeira;
  • projeções para ampliação;
  • viabilidade financeira dos projetos etc.

Um dos propósitos de submeter-se a essa avaliação é identificar se os recursos da empresa estão sendo aproveitados eficientemente. 

Isso permite que possíveis gargalos e erros sejam devidamente endereçados pela gestão.

Vale ressaltar que não somente os recursos materiais e financeiros da empresa são avaliados. Os recursos humanos também têm o seu desempenho considerado.

Portanto, a auditoria operacional é uma excelente forma de fazer um verdadeiro check up no estado de saúde da empresa. 

Essa modalidade visa identificar aqueles problemas com maior probabilidade de virarem doenças sérias.

Auditoria de compliance

A auditoria de compliance é a ferramenta correta para toda e qualquer empresa que deseje estar em conformidade com as leis vigentes e com práticas empresariais mais modernas.

Acabamos de descrever toda e qualquer empresa que tenha o mínimo de vontade de crescer, não é mesmo?

Compliance é um termo moderno que nunca foi tão utilizado quanto hoje em dia nas organizações. 

Esse conceito é importante não só para garantir que a empresa cumpra as leis, mas para que os colaboradores respeitem o próprio código de ética e conduta do negócio.

Esse é um aspecto especialmente importante para a companhia. De forma indireta, os colaboradores são os representantes da empresa, e suas ações tendem a refletir diretamente nela.

Para realizar esse controle e ser capaz de avaliar os seus colaboradores, uma empresa deve ter um código de conduta disponível a todos e cujas normas internas estejam claras.

Auditoria de qualidade

A auditoria de qualidade é um instrumento normalmente previsto em empresas que têm um sistema de controle de qualidade muito bem desenhado.

Esse tipo de análise é realizado com o objetivo de identificar não conformidades por meio de achados do processo de auditoria e implementar mecanismos de aperfeiçoamento.

Com isso em mente, podemos afirmar que a auditoria de qualidade tem um caráter muito mais preventivo que de correção de problemas. 

Dessa forma, ela ajuda a preparar a empresa para o futuro. Por isso mencionamos esse ponto como um dos motivos para realizar auditorias na sua organização.

Qualquer empresa que procura o maior nível de excelência dos seus produtos e serviços realiza auditorias de qualidade.

Auditoria de sistemas e TI

O principal objetivo da auditoria de sistemas e TI nas empresas é avaliar a adequação das tecnologias implementadas no dia a dia da organização.

Aqui são avaliados:

  • o desempenho;
  • o desenvolvimento de sistemas; 
  • a infraestrutura; 
  • as operações;
  • os controles;
  • os procedimentos de TI;
  • a segurança da informação.

Dessa forma é possível criar evidência para atestar ou não a efetividade dos sistemas adotados pela empresa. 

Esse tipo de auditoria é especialmente indicado para empresas altamente tecnológicas, que utilizam integrações com as mais diversas ferramentas e que trabalham com um grande fluxo de informações.

Não somente, com a modernização da legislação que rege a gestão de dados digitais, é mais importante do que nunca garantir que a sua empresa lide com esses dados de acordo com o que a lei prevê.

Como preparar a sua empresa para uma auditoria

Como preparar a sua empresa para uma auditoria

Agora que você já sabe como a auditoria pode ajudar a sua empresa e as principais áreas que podem ser auditadas, vamos falar um pouco sobre como deixar a sua empresa pronta para receber os auditores.

1. Insira no planejamento anual

Uma forma bastante eficiente de não deixar de auditar os diversos setores da sua organização é inserir a atividade no planejamento anual. 

Assim, todos ficam sabendo de antemão quais são as intenções da gestão da empresa.

2. Tenha objetivos claros

É muito importante envolver todos os colaboradores nesse processo. Uma forma de fazer isso é dividir com todos os motivos que impulsionaram a auditoria e quais questões espera-se que sejam respondidas.

3. Formalize os processos

Além de envolver os colaboradores, deve-se deixar claro o papel de cada um dentro da empresa

Sendo assim, investir em capacitações, estar sempre disponível para dialogar e oferecer feedbacks construtivos faz toda a diferença!

4. Saiba o que é melhor: auditoria interna ou externa

Durante o texto, falamos muito sobre o objetivo das auditorias. Sendo assim, antes de contratar uma empresa ou preparar uma equipe para auditar a companhia, saiba qual resultado se espera dela.

Reforçando os conceitos: auditoria interna serve para avaliação e levantamento de dados, enquanto a externa vai atribuir credibilidade.

Esperamos ter respondido todas as suas dúvidas sobre auditoria e por que essa é uma atividade importante para a sua empresa, não importando o tamanho.

Continue acompanhando o nosso blog para mais discussões como essa. Assine nossa newsletter e não perca as novidades. Até a próxima!

teste grátis 14 dias

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado.