Confira os erros mais comuns no fechamento de folha de ponto

Fazer o fechamento correto da folha de ponto é fundamental para que a jornada de trabalho esteja de acordo com o que foi cumprido pelo colaborador. Além disso, qualquer erro interfere diretamente no lançamento da folha de pagamento, implicando em remunerações indevidas.

Conferir os registros na folha de ponto é uma tarefa de extrema importância, como você deve saber. Porém, ela também pode ser bastante desafiadora.

Isso porque, no caso de empresas que desempenham essa função manualmente, o tempo e a atenção despendida para executar essa atividade são enormes.

Como consequência, é comum vermos falta de marcações, rasuras e até documentação incompleta nos casos de pedido de abono. E os efeitos disso são sentidos pela equipe do DP no momento de fechar a folha de pagamento.

Por isso, neste artigo vamos mostrar os erros mais comuns no fechamento de folha de ponto e o que fazer para evitá-los. Acompanhe!

Neste artigo, abordaremos os seguintes tópicos:

O que é fechamento da folha de ponto?

O que é fechamento da folha de ponto

Podemos dizer que o fechamento do ponto é a verificação e conclusão de todos os registros de jornada de trabalho que um colaborador fez em determinado mês dentro da empresa.

Normalmente, os empregadores adotam práticas que chamamos de implementação de datas de corte. Essas datas servem para marcar o início do período a ser apurado.

Dessa forma, o RH tem tempo hábil para fazer o levantamento das horas extras trabalhadas e corrigir problemas que tenham surgido na marcação do ponto.

Contudo, com a implantação do eSocial, a apuração da folha de ponto passou a ser realizada do dia 1º até o último dia corrente do mês vigente. Mas vamos falar mais sobre o eSocial mais à frente.

O que mudou com o eSocial

fechamento de folha de ponto e eSocial

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um projeto do Governo Federal.

Ele tem a finalidade de integrar os dados gerados pelas empresas no que se refere às obrigações acessórias trabalhistas, fiscais e previdenciárias, como pagamento de INSS, FGTS e auxílio-doença, entre outras.

Com o eSocial, dados que antes eram enviados separadamente e por diferentes meios, como papel ou digital, para diferentes órgãos, agora são unificados.

Isso significa que as empresas terão que enviar dados trabalhistas, previdenciários e tributários em ambiente digital, por meio do eSocial, em prazos que variam de acordo com o tipo de obrigação.

A admissão de funcionários, por exemplo, deve ser sinalizada em até um dia antes da data de admissão. Desligamentos e avisos-prévios, por sua vez, devem ser enviados pelo sistema em até 10 dias a partir da data de desligamento ou de comunicação do aviso prévio.

Além da mudança na data de corte para o fechamento da folha de ponto, com o eSocial todas as informações relativas à jornada dos colaboradores precisam estar corretas, pois a folha de pagamento precisa ser enviada por meio do sistema.

É por isso que erros no fechamento da folha de ponto não podem ser admitidos, e quem sofre com isso tudo é o DP.

Quais são os 5 erros mais comuns no fechamento de folha de ponto

erros no fechamento de folha de ponto

Todas as empresas que dispõe de mais de 20 colaboradores são obrigadas a fazer o registro de ponto. Quem acompanha nosso blog há mais tempo conhece as modalidades de registro: manual, eletrônico e alternativo.

Contudo, as empresas tendem a eleger o modelo de acordo com os critérios que mais fazem sentido naquele momento — na maioria dos casos o aspecto financeiro fala mais alto. Por isso, elas acabam se esquecendo de levar em conta a praticidade e confiabilidade do sistema.

Confira abaixo quais são os erros mais comuns no momento de fechar a folha de ponto.

1. Perda dos documentos

Lidar com um sistema de controle de ponto manual implica em gerenciar e armazenar uma quantidade muito grande de documentos impressos.

Essa rotina em 2020 pode parecer impensável, mas muitas empresas não só adotam esse sistema, como se adaptaram bem a essa realidade.

Contudo, é preciso ter muita atenção. Todas as informações de entrada e saída de colaboradores da empresa precisa ter um backup. Isso quer dizer que os registros precisam estar salvos em outros locais para evitar o risco de perda.

E, no caso de anotações manuais, não haveria a possibilidade de backup. Já pensou se, de um dia para o outro, todas as fichas dos funcionários desaparecessem? A perda para a empresa seria imensurável.

Não é possível confiar nem nos computadores, porque falhas técnicas podem acontecer a qualquer momento. A melhor saída, nesse caso, seria contar com um sistema de armazenamento em nuvem, no qual as informações seriam mantidas diretamente na web.

2. Não recolhimento dos atestados médicos

Como sabemos, determinadas faltas podem ser abonadas mediante a apresentação do atestado médico.

Esse documento precisa ser recolhido pelo DP e armazenado para que o lançamento do abono seja feito corretamente. Contudo, se o documento não for entregue ou for perdido, não será possível corrigir as horas na folha de ponto.

O lançamento indevido dessas horas faltantes pode prejudicar o banco de horas do trabalhador ou ainda levar ao pagamento indevido do salário, porque poderá haver descontos.

Nesse caso, é de extrema importância lembrar de recolher os atestados médicos e armazená-los em local seguro para que não haja perdas ou danos.

3. Problemas com as fórmulas

Muitas organizações fazem o controle de entrada e saída de seus colaboradores pode meio de planilhas do Excel. Embora seja um meio barato, definitivamente não é o mais seguro.

Isso porque a inserção dos dados ainda é feita de modo manual e, como sabemos, trabalhos mecânicos como esse tendem a abrir brechas para erros.

Por mais competente que o seu RH seja, lidar com números é uma tarefa minuciosa, e qualquer adversidade, por menor que seja, pode se tornar um grande problema no fechamento da folha de pagamento.

Existem várias fórmulas para planilhas de controle de ponto, e normalmente elas são bem eficientes. Porém, se houver qualquer erro em sua configuração, a folha de ponto de todos os colaboradores apresentará inconsistências.

Como sabemos, isso reflete diretamente no valor recebido pelo colaborador referente àquele mês. É por isso que, embora sejam baratas, as planilhas não são 100% confiáveis.

4. Falta de registro de ausência e atrasos

Esse ponto tem relação com o recolhimento dos atestados médicos. Se um colaborador perdeu um dia de trabalho, independentemente de ser uma falta justificada ou não, essa informação precisa ser registrada.

Assim, os dias não trabalhados podem ser devidamente descontados dos salários dos funcionários quando for o caso.

O mesmo vale para os atrasos. Quando o mês é encerrado e a folha de ponto é fechada, os atrasos precisam estar registrados para que as horas faltantes sejam descontadas ou entrem no banco de horas — como horas negativas.

Como a adição dessas informações precisa ser feita de forma manual, é normal que haja esquecimento por parte do colaborador, do seu gestor imediato e do RH. Porém, isso implica em pagamentos indevidos.

É por essa razão que o registro precisa ser feito de maneira automática, de preferência via web, para que todos consigam fazer as consultas em tempo real e acompanhem sua jornada de trabalho.

5. Não acompanhamento das horas extras

Novamente, empresas que fazem o controle de horas por meio de planilhas ou manualmente correm o risco seríssimo de pagar a mais pelas horas dos colaboradores.

Isso, por suas vez, faz com que a organização gaste muito mais do que estaria previsto para aquele mês.

Além de trazer prejuízos para o financeiro da empresa, errar o lançamento das horas extras pode levar a processos na justiça do trabalho.

Do ponto de vista dos gestores, erros desse tipo impossibilitam o acompanhamento das horas excedentes realizadas pelo colaborador. Assim, não é possível entender os seus motivos e traçar planos de ação para acabar com essa cultura de horas extras.

A melhor forma de fazer esses lançamentos sem erro é por meio de um sistema digital, no qual as horas sejam contabilizadas automaticamente.

Como eliminar os erros no fechamento da folha

Como eliminar os erros no fechamento da folha

Como sabemos, todas as empresas com mais de 20 colaboradores precisam fazer o registro da jornada, e o modelo manual não é a melhor opção.

Ele pode ser rasurado ou preenchido de acordo coma vontade do colaborador. Isso gera retrabalho, porque os dados precisam ser passados manualmente para uma planilha. Como vimos, esse processo é demorado e muito arriscado.

Atualmente, já é possível contar com tecnologias de ponto eletrônico que fazem os registros de forma automatizada no sistema.

Como as informações são atualizadas na hora, colaborador, gestor e DP sabem quem faltou ou não registrou seu ponto. Dessa forma, etapas do processo são facilmente eliminadas.

Além disso, existe a possibilidade de o colaborador inserir justificativas para seus atrasos e suas faltas, além de anexar os atestados médicos.

Isso faz com que o RH não precise procurar o trabalhador para se justificar sempre que faltar alguma marcação no sistema.

As horas excedentes, os adicionais e outras informações são sinalizadas diretamente pelo sistema.

Fica a cargo do RH apenas compartilhar as informações do espelho de ponto para a conferência e assinatura do colaborador. Inclusive, a folha pode ser assinada eletronicamente dentro do próprio sistema.

Essa gestão do ponto ajuda na realização das tarefas do DP, que consegue administrar as informações com mais agilidade e detectar as inconsistências mais facilmente.

Quais os benefícios da folha de ponto online

benefícios da folha de ponto online

Já foi possível entender que erros no fechamento da folha de ponto podem ser evitados facilmente. Para isso, é necessário abandonar os registros manuais e dar lugar a soluções tecnológicas e inovadoras.

Inicialmente pode parecer uma tarefa difícil, afinal, a maioria das empresas só conhece esse método manual. Contudo, implementar um sistema de fechamento de folha de ponto online é mais fácil do que se imagina.

Controle a qualquer momento

Nos últimos anos, diversas empresas passaram a adotar o trabalho remoto como uma alternativa. Contudo, elas precisam de um meio para registrar a jornada de trabalho dos colaboradores para manter o controle da folha de ponto.

Com um aplicativo de controle de ponto eletrônico, o funcionário pode dar início e encerrar o dia de trabalho em qualquer lugar que estiver.

Essa solução também permite criar checklists, enviar ordens de serviços e registrar relatórios de visitas, tornando-se uma ferramenta completa para equipes externas de trabalho.

Esse mesmo conceito pode ser aplicado para profissionais que trabalham com transporte, pois a geolocalização indica onde os colaboradores estão.

Transparência e confiabilidade

Como vimos, um dos erros mais comuns no fechamento de folha de ponto é a marcação indevida.

Com o antigo sistema de ponto, era comum que os colaboradores fossem para casa mais cedo ou saíssem da empresa para resolver questões pessoais durante o horário de comercial sem que isso fosse devidamente registrado.

A partir do sistema de ponto biométrico, por exemplo, é impossível que os funcionários tenham essa má conduta. Além da necessidade de registrar a interrupção da jornada, justificativas podem ser enviadas dentro do próprio sistema.

Assim que o funcionário faz o registro de ponto online, a informação já fica disponível para consulta por parte do RH e do próprio funcionário.

O acompanhamento da jornada de trabalho se torna diária, em vez de mensal, permitindo que tanto o colaborador quanto o departamento de RH tirem dúvidas em tempo real.

No momento do fechamento da folha de ponto, é só conferir, transmitir os dados para o sistema de folha de pagamento e pronto. Nada de trabalho adicional ou incertezas sobre a veracidade das informações.

Facilidade no cálculo da folha de pagamento

É possível calcular a folha de pagamento online fazendo uso de softwares que ficam hospedados na web. Esse sistema costuma ser ofertado como um serviço.

Ou seja, sua empresa paga uma assinatura mensal para fazer uso dele, que fica disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, bastando ter acesso à internet para operá-lo.

Normalmente, essas ferramentas podem ser integradas ao sistema de ponto da sua empresa, facilitando a exportação dos dados de um software para o outro.

A partir dessa integração, o cálculo da folha de pagamento se torna mais rápido e seguro, pois os dados do registro de ponto são enviados diretamente para o software de folha de pagamento, sem necessidade de intervenção humana.

Calcular descontos em folha de pagamento também se torna bem mais fácil, afinal, o sistema de controle de ponto consolida o total de horas trabalhadas e compara automaticamente com a carga horária registrada para cada colaborador. Você nunca mais terá problemas com desconto de atrasos e faltas!

Conclusão

sistema de ponto online

Deu um trabalhão calcular a folha de ponto manualmente. Fazer isso para todos os dias do mês, para cada funcionário demanda um tempo enorme, que poderia ser usado de maneira mais estratégica.

É por esse motivo que as empresas têm optado pela folha de ponto online, seja por meio de relógios de ponto ou então aplicativos de ponto online.

Os relógios de ponto online são equipamentos que permitem a marcação de ponto por meio de biometria, por exemplo.

Uma vez que o trabalhador faz o registro, os dados são enviados para um sistema de controle de ponto que faz todos os cálculos necessários, desde o saldo de horas diário até o saldo mensal.

Já os aplicativos de controle de ponto, como o Tangerino, permitem que o trabalhador faça a marcação de ponto onde quer que esteja, mesmo sem acesso à internet.

Quando o dispositivo móvel, seja um smartphone, tablet ou notebook, for conectado à internet, ele faz a transmissão dos dados para o mesmo sistema de controle de ponto integrado ao relógio alocado na sua empresa.

Dessa forma, você fica isento de ter que fazer todos aqueles cálculos e ainda ganha um tempinho para acelerar outras atividades indispensáveis para a gestão de pessoas.

Assista ao vídeo no qual ensinamos como fechar a folha de ponto de forma rápida e muito prática:

Esses erros mais comuns no fechamento de folha de ponto acontecem, mas podem ser facilmente evitados, bastando contar com um sistema seguro, simples e eficiente para fazer o acompanhamento da jornada.

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