Ponto Eletrônico: Desvende as 10 Maiores Dúvidas Sobre o Assunto

O ponto eletrônico é um sistema informatizado usado para registrar a jornada de trabalho dos colaboradores por meio de um equipamento eletrônico. Contudo, seu uso pode trazer grandes dúvidas para aqueles que estão implementando o sistema pela primeira vez.

A legislação do ponto eletrônico foi criada em 2009, mas ainda hoje gera dúvidas para os empregadores. 

Faça um teste rápido e descubra qual é o modelo de controle de ponto ideal para a sua empresa.

Com tecnologias cada vez mais avançadas no controle das jornadas de trabalho, as empresas conseguem se modernizar e agilizar processos internos, mas é preciso ter cuidado com as regras.

Confira o que é o ponto eletrônico e o que a legislação trabalhista determina sobre essa modalidade. E, se ficar até o final, você confere as principais dúvidas sobre o assunto. Vamos lá?

Afinal, o que é ponto eletrônico?

o que é ponto eletrônico

O ponto eletrônico é um importante aliado de gestores e gerentes de RH. Ele se mostra como a melhor alternativa para o controle de jornada, já que pode ser integrado a softwares de gestão que facilitam o controle de banco de horas, fechamento da folha e muitos outros benefícios.

Ele nada mais é do que um sistema onde os colaboradores registram sua jornada de trabalho por meio de um equipamento eletrônico, normalmente instalado na entrada das empresas.

Porém, é importante não confundir o ponto eletrônico com os demais sistemas de registro de horas que também podem ser instalados na entrada das empresas. Por isso, queremos frisar aqui que o modelo do qual estamos falando é eletrônico, funcionando por meio de um sistema informatizado.

Vários tipos de equipamentos podem ser usados, desde os mais simples, que registram a jornada dos colaboradores em um cartão de ponto, até os mais sofisticados e tecnológicos, que usam a leitura biométrica para realizar as marcações.

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Como usar o sistema de ponto eletrônico?

Todos os estabelecimentos com mais de 20 funcionários devem fazer o controle de ponto, que pode ou não ser eletrônico.

Observe que a lei usa a palavra “estabelecimento”, e não empresa. Ou seja, se determinada organização tem funcionários divididos em vários estabelecimentos, não há obrigatoriedade de registro de ponto para uma equipe de até 19 empregados.

A forma como o colaborador usa esse sistema é bem simples. Ele precisa, apenas, registrar o ponto assim que chegar na empresa e logo antes de ir embora, bem como no início e término de seus intervalos. 

A legislação que determina como funciona o ponto eletrônico exige que a cada registro seja emitido um comprovante com nome do funcionário, CPF, número do PIS, local, data e horário. 

Para o empregador fica a necessidade de acompanhar as marcações e, principalmente, a ausência delas por meio de um software integrado ao aparelho de ponto eletrônico. Vamos falar mais sobre isso à frente.

Por hora, antes de mostrarmos a você como escolher o melhor sistema de ponto eletrônico, queremos deixar claro o que diz a lei sobre essa modalidade. 

O que é a Lei do Ponto Eletrônico?

Na Consolidação das Leis do Trabalho, mais precisamente no artigo 74, há a determinação de que realizar o controle de jornada é obrigatório para as empresas com mais de 20 funcionários.

Além disso, o texto menciona a possibilidade de usar três formas de fazer essa marcação: por meio do ponto manual, mecânico e eletrônico.

Ainda, no caso do sistema eletrônico, os equipamentos escolhidos pelas empresas precisam seguir as recomendações técnicas exigidas pelos órgãos responsáveis pela fiscalização.

Portaria 1510 do MTE

Contudo, a fim de regulamentar a implantação e o uso do ponto eletrônico, foi criada, em 2009, a Portaria 1510 do MTE. Ela é a responsável, então, por determinar as regras de registro eletrônico das jornadas de trabalho. 

Entre os  objetivos dessa lei está a realização de um controle de ponto cada vez mais seguro e contra fraudes.

Legalmente, ainda é permitido usar o controle de ponto manual, mas cada vez mais empresas informatizam esse registro como forma de poupar tempo e recursos, além de garantir a veracidade das informações.

A Portaria, então, impôs regras para a utilização dos Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) e para os aparelhos propriamente ditos, os Registradores Eletrônicos de Ponto (REP).

Dessa forma, o registro passou a ser padronizado para todas as empresas, de modo que todas as adotantes desse método precisam necessariamente seguir as determinações da Portaria.

Dois anos após a Lei do Ponto Eletrônico ser aprovada, houve mais um avanço tecnológico para beneficiar tanto empresas quanto empregados.

Para ser aprovado, o REP precisa:

  • ser usado, exclusivamente, para a marcação do ponto;
  • conter um relógio interno em tempo real, com capacidade de funcionamento ininterrupto por, no mínimo, 1040 horas caso não haja energia elétrica;
  • apresentar um relógio de tempo real, mostrando horas, minutos e segundos;
  • ter um sistema de armazenamento permanente de modo que os dados não possam ser alterados ou excluídos;
  • emitir o comprovante de ponto a cada marcação feita pelo colaborador — e cuja impressão deve durar, no mínimo, 5 anos;
  • independer de qualquer tipo de conexão a outros equipamentos externos para executar a função de registrar o ponto;
  • ter um padrão de porta USB externa para o recolhimentos dos dados armazenados por um auditor fiscal de trabalho.

Além desses, a Portaria traz 31 artigos para definir todas as funcionalidades atribuídas ao relógio de ponto eletrônico e ao sistema de ponto.

Portaria 373 do MTE

A Portaria 373 do MTE regulamentou o uso de softwares mais sofisticados para o controle de ponto, permitindo a emissão de relatórios e o uso de dispositivos móveis, por exemplo.

Ela surgiu algum tempo após a Portaria 1510 e, por meio dela, foi permitido às empresas adotar sistemas de controle de jornada online, ou sistemas de controle de ponto alternativos.

De maneira prática, isso quer dizer que agora os empregadores podem escolher outros sistemas, diferentes dos métodos tradicionais — controle manual, mecânico e eletrônico.

Contudo, é preciso cautela: é necessário contar com a aprovação em Convenção Coletiva de Trabalho para adotar esse tipo de ferramenta. 

Assim como no caso do REP, há algumas restrições quanto à forma como as empresas devem usar o sistema de ponto. Portanto, não é permitido:

  • fazer a marcação automática do ponto;
  • restringir a marcação do ponto;
  • modificar ou apagar alguma marcação;
  • exigir uma autorização para marcações de horas extras.

Veja, abaixo, as principais diferenças entre as Portarias 1510 e 373:

Diferenças entre as Portarias 1510 e 373

Principais dúvidas sobre o ponto eletrônico

Já deu para notar que adotar um sistema de controle de ponto na sua empresa não é uma tarefa tão complicada, apenas requer alguns cuidados para andar sempre dentro da lei.

Para facilitar a sua vida, elencamos as maiores dúvidas que os empregadores têm sobre o ponto eletrônico e respondemos de forma simples e rápida. Confira!

Qual o modelo de controle de ponto perfeito?

1. Quando o controle de ponto é opcional?

Para todos os estabelecimentos com menos de 10 empregados, o registro da jornada é opcional.

A vantagem de usar o ponto eletrônico para empresas mesmo sem essa obrigação é a prevenção contra futuros processos trabalhistas por parte dos empregados e a facilidade no controle dos horários de cada um.

2. Quais tipos de ponto eletrônicos são permitidos?

A portaria 373, de 2011, não cita exatamente quais tecnologias podem ser usadas para instalar um relógio de ponto na empresa, explica apenas quais exigências precisam ser cumpridas por elas.

Dessa forma, além dos tradicionais relógios de ponto, também podem ser usados dispositivos de identificação biométrica, computadores e aplicativos de controle de ponto em smartphones ou tablets.

3. O que é o ponto eletrônico biométrico?

Esse é um sistema de marcação que usa a biometria para identificar o colaborador e registrar sua entrada ou saída da empresa.

A ferramenta normalmente mapeia pontos físicos da pessoa que são únicos, exclusivos — como os pontos da face, a impressão digital, a retina etc.

Por considerar características físicas e individuais, o ponto eletrônico biométrico é livre de fraudes, sendo muito empregado por várias organizações. Dentre as possibilidades, a leitura da impressão digital é a mais comum.

4. Quais são os pré-requisitos para esse equipamento?

Para que o ponto eletrônico seja aprovado pelo Ministério do Trabalho ele não pode contar com nenhum tipo de marcação automática de presença e também não pode permitir a alteração ou exclusão de dados já cadastrados.

Além disso, o dispositivo deve estar em local de fácil acesso ao empregado e ter saída USB, para o caso da coleta de dados em uma eventual fiscalização. Podem usar o mesmo equipamento apenas funcionários de um mesmo CNPJ.

5. O ponto eletrônico precisa ser aprovado pelo MTE?

Todos os dispositivos de ponto eletrônico precisam passar por uma vistoria de uma empresa credenciada pelo Ministério do Trabalho, com o objetivo de certificar o cumprimento de todas as exigências legais.

Por isso, antes de escolher um sistema de ponto eletrônico, é importante verificar sua autorização legal.

6. O que acontece se a empresa não seguir a legislação?

Se o controle de ponto de funcionário não for realizado em um sistema de acordo com todas as especificações do Ministério do Trabalho, a empresa fica vulnerável a reclamações trabalhistas por parte dos colaboradores.

O motivo é que os dados armazenados por um software de controle de horas trabalhadas irregular não têm validade legal.

Dessa forma, a empregadora não terá como comprovar o pagamento correto de horas extras, adicionais noturnos ou os descontos por faltas, por exemplo.

7. Existem multas para o ponto eletrônico irregular?

Sim, existem multas para quem não adotou um sistema de ponto dentro da empresa e também para quem tem um sistema de ponto eletrônico irregular.

Para não arcar com a multa administrativa, a empresa deve estar sempre preparada para uma fiscalização. O valor pago varia conforme a infração e o tamanho da empresa.

8. Quais são as vantagens do ponto eletrônico?

O ponto eletrônico tem duas enormes vantagens, em relação aos registros manuais e mecânicos da jornada de trabalho.

A primeira é que a coleta de dados é muito mais fácil e completa, facilitando muito o controle de folha de ponto e o trabalho do setor de Recursos Humanos. Com processos automatizados, sobra mais tempo para o RH estratégico.

A segunda grande vantagem do ponto eletrônico é que ele impede fraudes e não permite alterações. Ou seja, é uma forma segura de registrar os horários de cada funcionário, que não dá espaço para contestação judicial.

9. O sistema de ponto eletrônico pode ser online?

Sim! Ao usar um sistema de ponto online, a empresa garante a segurança e disponibilidade dos dados, que ficam salvos na nuvem.

Além disso, o ponto virtual poupa recursos da empresa, pois não exige uma máquina específica com essa função: podem ser usados tablets, computadores ou smartphones, inclusive pertencentes ao próprio funcionário.

10. Qual o valor de um ponto eletrônico?

Essa é uma questão que pode variar muito de acordo com o aparelho escolhido. Contudo, é interessante notar que, além do valor referente à aquisição do equipamento, há também gastos com a manutenção.

Como você viu, o REP precisa funcionar ininterruptamente, por isso fica à cargo do empregador se atentar para as manutenções preventivas — sempre executadas por pessoas devidamente credenciadas.

Além disso, cada marcação deve emitir um comprovante. Dessa forma, as bobinas precisam estar sempre à disposição para que todos os funcionários tenham seus comprovantes impressos e em mãos.

Embora pareçam pequenos em um primeiro momento, a longo prazo pode ser uma despesa considerável para o caixa da empresa. Por isso, pense bem antes de implementar esse sistema. 

Bônus: qual o melhor sistema de ponto eletrônico?

qual o melhor sistema de ponto eletrônico

Escolher o melhor sistema de ponto eletrônico não é uma tarefa tão fácil como se imagina — e você pôde perceber isso ao longo deste artigo.

Há inúmeros fatores a serem considerados antes de bater o martelo e adotar um sistema na empresa.

Em um mundo ideal, a melhor maneira de registrar a jornada de trabalho dos colaboradores seria por meio de uma junção do REP ao sistema alternativo de controle de ponto, certo? Bom, talvez você não saiba, mas isso já é possível!

Hoje, as empresas já conseguem usar sistemas online para o registro de ponto dos funcionários considerando as marcações feitas no relógio de ponto biométrico.

Além disso, para equipes externas, o sistema alternativo é ideal, pois faz a marcação totalmente via web. 

Para esclarecer suas dúvidas sobre o controle de ponto online, veja o que um de nossos clientes tem a dizer em relação ao Tangerino app.

Usar um ponto eletrônico para registrar a jornada de trabalho dos funcionários traz uma série de vantagens para a empresa. Venha conhecer nossas funcionalidades, agende uma demonstração!

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