Como lidar com uma declaração de comparecimento

Você sabe quando o funcionário deve apresentar uma declaração de comparecimento? E sabe como a empresa precisa lidar com essa situação? Esse é um assunto que interessa tanto ao setor de Recursos Humanos (RH) quanto ao Departamento Pessoal (DP) de uma empresa.

Uma declaração é um documento que atesta a existência de um compromisso para justificar a falta ou a ausência de um funcionário ao trabalho. RH e DP precisam conhecer as principais situações em que esse documento pode ser apresentado e, claro, saber como proceder.

Siga em frente com a leitura do post para tirar suas dúvidas sobre o assunto!

O que é e para quê serve uma declaração de comparecimento

Declaração de comparecimento: pessoa entregando documentos para outra

A Consolidação das Leis do Trabalho, em seu artigo 473, elenca os motivos pelos quais um trabalhador pode se ausentar do trabalho sem prejuízo de salário. Em alguns casos, a apresentação de uma declaração de para comprovar a situação se faz necessária.

A declaração nada mais é do que um documento que indica que uma pessoa, no caso, o trabalhador de sua empresa, compareceu a determinado local, em determinado horário ou durante certo período de tempo.

É de responsabilidade desse trabalhador solicitar onde esteja que essa declaração seja emitida para, posteriormente, apresentá-la ao RH ou ao DP da empresa em que atua. Isso significa que o funcionário não pode, por conta própria, criar o documento, já que isso lhe tiraria a credibilidade.

Há casos em que a declaração de comparecimento abona falta ― como na eventualidade de o funcionário ser convocado para ser testemunha em uma audiência. Há outros em que o documento justifica as horas de ausência, evitando que essas sejam descontadas da remuneração ― como é o caso de uma declaração médica.

Entretanto, há situações em que a declaração não passa de uma mera formalidade administrativa, o que faz com que o abono seja uma decisão da empresa e não uma determinação legal.

Principais declarações de comparecimento

Antes de apresentarmos as principais situações em que uma declaração de comparecimento ao trabalho é emitida, uma ressalva: é sempre importante verificar o texto da convenção coletiva ou do acordo coletivo de trabalho vigente.

Isso porque, tais acordos têm prevalência sobre a CLT e podem apresentar outras condições que a empresa precisa conhecer para saber como agir em cada situação.

A atenção a isso garante que a empresa cumpra corretamente seus deveres quanto ao abono de faltas para fazer valer seus direitos quando a situação resultar em descontos na remuneração.

Sabendo disso, vamos às considerações gerais da legislação trabalhista para situações mais comuns de uso das declarações de comparecimento:

Comparecimento ao Enem ou vestibular

Entre os motivos para a falta justificada elencados no já mencionado artigo 473 da CLT está o seguinte: “nos dias em que estiver comprovadamente realizando provas de exame vestibular para ingresso em estabelecimento de ensino superior”.

Pessoas que trabalham no dia das provas e vão fazer o exame devem apresentar a seus empregadores uma declaração de comparecimento ao Enem ou ao vestibular em questão.

Para conseguir esse documento, o interessado deve checar o edital da prova ou entrar em contato com a organização. No caso do Enem, o Inep ― entidade responsável pelo exame ― informa que disponibiliza a declaração apenas pelo site http://enem.inep.gov.br/participante.

É responsabilidade do trabalhador que presta o vestibular acessar o site para ter acesso ao documento e levá-lo impresso no dia da prova para que seja assinado pelo aplicador.

O Enem é realizado em dois dias e isso faz com que o trabalhador precise apresentar duas declarações distintas. Cada uma vai ser devidamente preenchida com data e assinatura nos dias do exame. O mesmo vale para outros vestibulares que aconteçam em mais de uma data.

Não é permitido alterar o texto do documento ou incluir uma observação por conta própria para dizer que uma só declaração vale para dois ou mais dias de exame. A necessidade de apresentar mais de um documento só cai se, porventura, um dos dias realização da prova não seja dia de trabalho para o funcionário.

Ao seguir corretamente as regras, o trabalhador comprova sua presença em todos os dias da prova. Assim, pode apresentar ao empregador uma declaração de comparecimento que abona faltas e, portanto, evita qualquer desconto na remuneração.

Para tanto, o profissional da empresa que recebe a declaração de comparecimento tem a missão de verificar datas e atestar que coincidem com as da prova em questão. E, claro, lançar as informações no sistema utilizado para registrar a jornada de cada trabalhador.

Comparecimento ao médico

Entre os direitos previstos pela legislação trabalhista estão aqueles relacionados aos cuidados com a saúde e ao comparecimento a uma consulta médica ou exame. São eles:

  • ausência por “até dois dias para acompanhar consultas médicas e exames complementares durante o período de gravidez de sua esposa ou companheira”;
  • e ausência por “um dia por ano para acompanhar filho de até seis anos em consulta médica”.

Em situações como as descritas acima, o trabalhador precisa de um documento que comprove que sua ausência aconteceu enquanto esse estava na condição de acompanhante.

Outra circunstância em que a declaração de comparecimento ao médico pode ser utilizada é quando o próprio trabalhador passa por uma consulta ou exame, mas não tem a necessidade de se ausentar o dia inteiro. O mesmo vale para quando a situação não resulta na necessidade de afastamento do trabalho.

Em todo caso, a declaração de comparecimento deve ser solicitada ao próprio médico ou à secretária. Um documento precisa ser devidamente preenchido, datado e assinado pelo médico ou responsável na clínica para que tenha validade.

Se o compromisso ocupou algumas horas da jornada do trabalhador, a declaração garante que tais horas não sejam descontadas do salário. Se ocupou um dia inteiro de trabalho, o documento evita que o episódio seja registrado como falta injustificada.

Cabe ao RH ou ao DP conferir qual das circunstâncias a declaração indica tomando por base os horários registrados na declaração. Assim, pode tomar uma decisão quanto à forma correta de agir.

Quanto a isso, é importante ressaltar que, conhecendo os limites da legislação, a empresa pode optar por abonar ou não a ausência do trabalhador. Trata-se de algo que deve ser definido em sua política interna.

Em outras palavras, se o funcionário já tiver se ausentado uma vez no ano para acompanhar o filho em uma consulta médica, por exemplo, uma segunda ausência só é abonada se a empresa assim estabelecer.

Atestado médico é outra coisa!

Apenas para evitar que você presuma que declaração de comparecimento ao médico e atestado médico são a mesma coisa, vamos a um esclarecimento.

Como você deve ter entendido, a declaração é um documento que o funcionário deve apresentar ao empregador quando acompanha alguém a uma consulta ou quando ele próprio é atendido, mas não precisa se afastar do trabalho.

O atestado médico, em geral, é concedido quando o funcionário precisa justificar seu afastamento do trabalho. Existe a possibilidade da concessão de um atestado de horas que funciona de forma similar à declaração, indicando o horário do atendimento e possibilitando que o paciente retorne ao trabalho no mesmo dia.

Em todo caso, a principal diferença está no fato de que um atestado garante o abono da falta ou impede qualquer desconto proporcional na remuneração do trabalhador.

Comparecimento à audiência

Um funcionário pode, eventualmente, ser convocado para ser testemunha em uma audiência civil, criminal, trabalhista e outras. Essa convocatória pode acontecer, inclusive, em razão de uma ação trabalhista envolvendo a própria empresa em que trabalha.

Seja como for, frente a essa situação, é novamente o artigo 473 da CLT que prevê a possibilidade de falta sem prejuízo ao salário. É importante saber que o texto legal não define um tempo, deixando claro que o abono pela ausência deve ser concedido pelo tempo que for necessário.

Sendo assim, basta que o trabalhador providencie a declaração de comparecimento em audiência que deve ser devidamente assinada por uma autoridade que ateste sua presença.

O papel do RH e do DP, portanto, é registrar a situação para abonar as horas ou dias de ausência, a depender de como se dá cada caso de convocação para participação em audiência.

É importante frisar que o trabalhador convocado tem o dever de comparecer à audiência. Por essa razão, nem o empregador nem qualquer supervisor tem o direito de tentar coagi-lo a não se apresentar para evitar impactos em sua rotina de trabalho.

Doação de sangue

Outra situação que pode levar um funcionário a se ausentar do trabalho é a doação voluntária de sangue. Muita gente sabe que, se doar sangue, tem direito a um dia de “folga”.

Os termos da lei que reforçam esse entendimento dizem que o trabalhador pode se ausentar “por um dia, em cada 12 meses de trabalho, em caso de doação voluntária de sangue devidamente comprovada”.

A necessidade de comprovação é que nos leva à emissão da declaração de comparecimento que o trabalhador deve conseguir junto a um responsável pela unidade onde realizou a doação. Vale lembrar, é crucial que o documento seja datado e devidamente assinado.

Em circunstâncias como essa, a empresa não tem opção que não seja abonar a falta do trabalhador. Ao RH e ao DP cabe a responsabilidade de conferir o intervalo entre as doações já que um período inferior a 12 meses pode acarretar em desconto no salário do funcionário.

A comunicação sobre a ausência justificada pela declaração

Agora que você já sabe quais são as principais situações que levam à existência de uma declaração de comparecimento, podemos falar sobre a comunicação da ausência por parte do trabalhador.

Em alguns casos, como no do Enem ou outra prova de vestibular, o funcionário sabe com antecedência em quais datas vai precisar se ausentar. Por isso, também pode comunicar com antecedência a situação ao empregador.

O mesmo vale para a participação em audiências e, em muitos casos, até mesmo para a doação de sangue. É o comparecimento a uma consulta ou exame médico ― seja como acompanhante ou na situação de paciente ― que tende a ser mais imprevisível.

Seja como for, o trabalhador não é obrigado a avisar a empresa previamente quando precisar se ausentar de suas atividades. Entretanto, sempre que essa possibilidade existir, em nome do bom relacionamento, é aconselhável que a comunicação seja feita.

Com isso em mente, pode ser interessante que a empresa inclua essa orientação em seu manual do colaborador ou que essa seja apresentada por meio de outras formas de comunicação interna adotadas.

É certo que algumas horas ou um dia de ausência podem não afetar muito a rotina da empresa, mas a comunicação prévia tende a evitar gargalos porque permite que o gestor e o setor se planejem para lidar com a situação.

Além disso, afasta eventuais preocupações com um funcionário que não apareceu para o trabalho e não deu notícias para ninguém, confiando apenas na entrega da declaração de comparecimento no dia seguinte.

A importância de um bom sistema de controle de jornada

Como você pode ver, há situações em que uma declaração de comparecimento resulta em abono e situações em que não.

Remunerar corretamente cada trabalhador está entre as questões importantes com as quais uma empresa precisa lidar todos os meses para garantir direitos e evitar processos trabalhistas.

Por essa razão, é muito importante que o RH e o DP tenham um bom sistema de controle de jornada e de eventuais ausências. Dessa forma, a empresa consegue registrar devidamente cada período de abono ou cada falta que precisa ser descontada do salário por não ter uma justificativa legal.

Desde setembro de 2019, quando a Lei de Liberdade Econômica passou a valer ― lei n° 13.874 ―, somente empresas com mais de 20 funcionários têm a obrigação de contar com uma solução de controle de ponto.

Apesar disso, é certo que qualquer empresa pode se beneficiar da implementação de um sistema cuja finalidade seja tornar mais seguro o registro das jornadas de cada trabalhador. Isso porque, no fim das contas, fica muito mais fácil garantir que não há erros de cálculos considerando os eventuais descontos ou acréscimos.

A boa notícia é que, graças à Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego, sua empresa pode optar por sistemas de controle alternativos que são bem práticos. É o caso do aplicativo Tangerino que pode ser instalado do smartphone ou no tablet de cada funcionário, facilitando assim qualquer marcação.

Todos os lançamentos feitos pelo app são automaticamente atualizados no sistema da solução. Além do mais, os gestores de RH ou DP podem registrar devidamente as ausências passíveis de desconto na remuneração ou os abonos de eventuais faltas com base nas declarações de comparecimento apresentadas.

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