Comunicação Interna para Empresas: Entenda as Vantagens e Como Otimizar

Nas empresas, a comunicação interna tem o objetivo de transmitir informações relevantes entre setores e, posteriormente, aos colaboradores sobre valores da organização, objetivos, feedbacks, estratégias e outras questões importantes para o time.

Tempo de Leitura: 10 minutos

Última atualização em 2 de setembro de 2021

A comunicação interna em empresas deve ser vista como fator essencial para que os processos sejam executados com rapidez e agilidade. Se esse diálogo falhar, é bem provável que, em algum ponto, o desempenho da empresa seja impactado. 

Para evitar esse tipo de transtorno, é  necessário que a comunicação interna seja eficaz e clara entre todos os setores.

Diante desse cenário, empresários e gestores buscam melhorar e otimizar a transmissão de informações.

Assim, permitem que seus colaboradores mantenham um trabalho em conjunto, alinhado e, consequentemente, promovendo o aumento da sua  produtividade dentro da empresa.

Quer saber as melhores técnicas para melhorar a comunicação interna para empresas? Vamos explicar neste artigo, acompanhe!

O que é a comunicação interna para empresas?

Comunicação interna para empresas

A comunicação interna para empresas é um conjunto de ações cujo objetivo é transmitir informações relevantes entre setores, e posteriormente aos colaboradores que fazem parte de uma empresa.

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Essas ações têm como objetivo transmitir a informação de uma maneira que ela seja compreendida por todos os colaboradores.

As informações passadas podem ser: valores da empresa, objetivos, feedbacks, estratégias, reconhecimento e outras questões que venham a ser importantes para os colaboradores. E ela pode ser transmitida através de diferentes canais de transmissão. 

O importante é que essa comunicação seja transparente, de maneira que os colaboradores, mesmo de setores diferentes, sintam que estão conectados e que fazem parte da empresa.

A ideia é que eles saibam que desempenham um papel importante dentro dos processos da organização através da sua participação em iniciativas, tomadas de decisões e também das mudanças que ocorrem dentro da empresa.

A comunicação interna para empresas também faz com que os colaboradores se mantenham em um padrão organizacional que condiz com os interesses da organização em dado momento, além de manterem o foco em seus serviços. 

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Como otimizar a comunicação interna para empresas?

Na busca por otimizar a comunicação interna da sua empresa, você precisa compreender que qualquer ação vai afetar os colaboradores, independentemente da posição que eles ocupam.

Isso porque a comunicação interna é vista em sua totalidade, e para que ela seja efetiva é necessário trabalhar em algumas otimizações. Veja as principais a seguir!

Transmitir mensagens com clareza e objetividade

Quanto maior a empresa, mais difícil se torna a comunicação interna. Isso ocorre por causa do número de setores, colaboradores e também da posição desses colaboradores, que pode ir do estagiário ao sênior.

Entendeu a complexidade? Mensagens muito técnicas ou complexas podem confundir os receptores, e se elas forem mal interpretadas correm o risco de gerar boatos e fofocas.

Essas dispersões atrapalham a transmissão da informação, e consequentemente a comunicação.

Por isso é importante que a ideia seja repassada de maneira clara, evitando ruídos na comunicação.  

Opte por transmitir mensagens diretas e objetivas, pensando na hierarquia profissional de quem vai receber a mensagem para que todos possam entender o seu conteúdo.

Vale lembrar que é papel do gestor da empresa verificar se a mensagem recebida foi compreendida por todos. 

Escolha os canais de comunicação

Toda a comunicação precisa de um canal, e é pensando sobre isso que você deve escolher os canais que facilitam essa comunicação, já que a mensagem precisa atingir todos os funcionários da empresa.

Por isso, invista em diferentes canais de transmissão e não esqueça de dar preferência aos veículos que promovam a  interação entre os colaboradores.

O e-mail pode ser um bom canal para você transmitir avisos importantes, mas é muito difícil que ocorram interações com muitas pessoas por meio dele.

Com a tecnologia atual, utilizar chat online ou ferramentas de mensagens instantâneas dá mais liberdade para que os colaboradores tirem as dúvidas que surgirem com mais rapidez, eliminando dificuldade na comunicação.

Utilizar chat online faz com que a comunicação seja uma via de mão dupla, permitindo a interação entre os colaboradores e estabelecendo uma relação mais próxima entre eles.  

Seu uso também pode contribuir com o acesso à informação por supervisores durante a execução de processos.

Para aquelas empresas que permitem que seus colaboradores trabalhem pela internet, utilizar chat online é uma grande vantagem na comunicação. 

Pesquise sobre os canais que costumam ser utilizados para o seu tipo de negócio. Neste conteúdo, mostramos as principais ferramentas usadas no trabalho remoto.

Reconheça seus profissionais

A comunicação interna também é importante no sentido de reconhecer aqueles profissionais que exercem um bom trabalho dentro de uma empresa. 

Por isso, é importante identificar aqueles funcionários que estão cumprindo as metas e os objetivos da empresa. Esse é um feedback muito importante, capaz de motivar ainda mais o colaborador

Além de melhorar a imagem da empresa, ela passa a ser vista como uma organização que apoia e encoraja seus funcionários, o chamado employer branding.

Permita que seus funcionários interajam entre si

Promova conversas entre seus colaboradores, faça com que eles se conheçam. Para isso, realize encontros fora do ambiente de trabalho ou coffee break em seus horários de intervalo, para que a comunicação possa fluir mais naturalmente.

É muito importante que os profissionais interajam, assim é mais fácil criar uma comunicação que seja acessível a todos.

Desenvolvimento de lideranças

Mantenha sua equipe engajada sempre utilizando frases motivacionais no ambiente de trabalho, criando um local mais agradável e que incentive a comunicação. 

Receba feedbacks

Assim como o gestor deve reconhecer seus colaboradores e motivá-los através do feedback, para melhorar a comunicação interna em empresas esse gestor deve estar aberto a receber os feedbacks de seus funcionários.

Feedbacks são uma maneira muito simples de saber se a comunicação para empresas está funcionando, pois é a partir deles que você será informado de falhas, problemas e também ações de sucesso.

Estimule uma relação próxima com o seu colaborador para que ele sinta a vontade de expressar suas opiniões, e consequentemente mais valorizado.

Mantenha um nível organizacional

Durante a execução de processos dentro de uma empresa, é natural que, durante a comunicação, seja realizado o envio de arquivos ou até mesmo de documentos.

Se sua empresa não possui organização, é comum que alguns arquivos sejam duplicados ou acabem se perdendo entre os emails. 

Para facilitar esse processo de comunicação, você pode utilizar bancos de armazenamento de dados online. 

Esses locais podem guardar os arquivos de toda a empresa e evitar que eles se percam ou sejam enviados várias vezes. A segurança da informação não pode ser negligenciada.

Também utilize plataformas online que ajudem seus colaboradores a identificar tarefas importantes. Algumas dessas plataformas permitem que você fixe avisos, notas etc.

Com certeza, essa estratégia é um facilitador para quem recebe muitas demandas diárias. Assim, a troca de informações entre os setores fica mais ágil e segura.

Vantagens de otimizar a comunicação interna para empresas

Vantagens da comunicação interna para empresas

Manter os colaboradores alinhados com os interesses da empresa é apenas uma das vantagens que essa estratégia oferece. Confira 4 outras!

1. Os colaboradores se sentem mais motivados

A comunicação acontece de maneira recíproca entre os líderes da empresa e os colaboradores, e isso faz com que os profissionais se sintam estimulados a manter um diálogo.

Além disso, há o sentimento de valorização, pois eles se sentem verdadeiramente ouvidos e seguros ao expor suas ideias.

A partir daí, a empresa pode sair ganhando, pois é possível que essas ideias sejam inovadoras e passem a integrar os processos internos.

Por isso, é importante permitir que os colaboradores tenham voz dentro da empresa, independentemente se a comunicação acontece no formato vertical (liderança e subordinados) ou no formato horizontal (entre os próprios colaboradores do mesmo nível hierárquico).

Cada funcionário passa a entender melhor seu papel dentro da empresa, sua importância e o impacto que seu trabalho gera nos resultados globais da companhia.

2. Redução da rotatividade

Estar por dentro dos acontecimentos da empresa faz com que os colaboradores se sintam mais participativos e criem mais vínculo com o local onde desempenham seu trabalho.

Isso faz com que se sintam inseridos no contexto da empresa, tornando-os mais satisfeitos com o local em que trabalham.

Automaticamente, eles passam a desconsiderar possíveis mudanças de empresa em suas carreiras, diminuindo o índice de rotatividade.

3. Melhor gerenciamento de crises

A boa comunicação interna também pode conduzir a empresa para uma melhor gestão em momentos de crise.

Quando o funcionário está a par do que está acontecendo dentro da empresa, é mais fácil compreender certas atitudes ou situações que possam vir a ser mal interpretadas. Informações incompletas são minimizadas e boatos deixam de ser uma preocupação. 

Os colaboradores ficam mais confiantes ao compreender que informações distorcidas não fazem parte do funcionamento da empresa.

Mesmo em cenários onde mudanças são necessárias e os colaboradores podem parecer desmotivados e estressados, manter uma boa comunicação interna é uma das maneiras de fazer com que esses funcionários voltem a se sentir motivados, reduzindo a tensão.  

4. Trabalho em equipe

O grande senso de compartilhamento gerado pela comunicação interna para empresas motiva seus funcionários a trabalharem em conjunto.

Não apenas com sua equipe, mas com outros setores, passando a enxergar a empresa como um organismo unificado, aumentando a produtividade e também a solução de conflitos. Dessa forma, a produtividade é refletida para o serviço externo.

Temos alguns materiais interessantes sobre o assunto, confira:
📚 Guia prático sobre comunicação interna
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📚 Entenda como desenvolver lideranças e tenha uma equipe de sucesso!
📚 Como engajar colaboradores para diminuir as taxas de absenteísmo e turnover?

Reestruture a comunicação interna para empresas se precisar

É natural que você encontre alguns erros na comunicação interna da sua empresa. Mas lembre-se que você pode reestruturar e começar a aplicar algumas práticas que facilitem os processos.

Comece olhando para os seus funcionários. Algum setor apresenta comunicação falha? Inicie as mudanças a partir desse ponto. 

Implemente novidades, invista em chat online, como o JivoChat, para que seus funcionários interajam entre eles e eliminem as dúvidas com mais rapidez.

Procure pelos funcionários que se destacam, mostre que você reconhece o esforço e a dedicação que eles oferecem à empresa.

Deixe claro quais são os objetivos da empresa e inclua seus colaboradores mostrando que eles são reconhecidos e valorizados pela empresa.

Gostou de entender como a comunicação interna para empresas traz benefícios para todas as esferas organizacionais? 

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