Qual a Importância da Comunicação Clara para as Empresas?

A comunicação virtual nunca foi tão usada nas organizações como hoje e, por isso, é essencial que as informações sejam transmitidas de forma direta e eficaz, para garantir a integração do seu time.

Na situação mundial em que vivemos, onde boa parte das pessoas têm se comunicado virtualmente por conta da pandemia do coronavírus, estabelecer uma comunicação clara e eficiente é fundamental!

Do ponto de vista empresarial, onde há diferentes públicos a serem atingidos e envolvidos, a necessidade de comunicação é ainda mais latente e, quanto mais clara a comunicação na empresa, melhor será a integração das áreas, os processos e o resultado da equipe.

É aí que entra em cena a comunicação estratégica empresarial, para alinhar e integrar a forma como nos comunicamos com todos nossos públicos, sejam eles interno, externo, parceiros, clientes, etc.

Uma comunicação clara é vital para se relacionar bem com diferentes públicos. Trabalhando essa questão entre os colaboradores melhora a integração entre os times, o que por consequência traz bons resultados e sucesso nas empreitadas conjuntas.

Neste conteúdo você vai conferir:

Por que a comunicação deve ser clara?

Por que a comunicação deve ser clara?

A comunicação interna começa entre líderes e colaboradores, enquanto a externa envolve fornecedores, parceiros e clientes.

Além disso, a comunicação está presente em interações que vão de entrevistas a redes sociais. Assim, ela permeia todas as situações que norteiam o dia a dia das pessoas envolvidas na organização.

Portanto, a chave do negócio é saber se comunicar: dizer as coisas certas de forma simples para que todos compreendam.

Ser prolixo, ou seja, dar atenção aos detalhes em cada frase, nem sempre prende a atenção de quem o ouve, mesmo que você acredite que quanto mais detalhada a informação melhor será a absorção. Isso vale para comunicados internos com funcionários também.

Nosso cérebro quer adivinhar as coisas rapidamente para entender o todo. É como se navegássemos por um texto buscando as partes mais relevantes ー títulos e subtítulos ー e ignorasse o resto.

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Conheça os tipos de comunicação organizacional

Existem três tipos de comunicação organizacional: comunicação interna, mercadológica e institucional. Vamos falar um pouco de cada uma a seguir.

Comunicação interna

A comunicação interna é a área que tem como objetivo trabalhar todo fluxo de informações administrativas e promover uma boa interação entre os funcionários, para que o clima organizacional seja agradável e amistoso

Comunicação mercadológica

A comunicação mercadológica é desenvolvida pela área de marketing para construção de marca ou venda dos produtos da empresa.

Assim, este tipo de comunicação tem o objetivo de posicionar a empresa no mercado. É ela quem cria o elo entre os consumidores e potenciais clientes.

Comunicação institucional

A comunicação institucional da empresa é desenvolvida normalmente pela assessoria de imprensa, propagandas institucionais ou qualquer veículo que posicione a empresa positivamente perante à sociedade.

Qual o papel da comunicação no momento atual?

Qual o papel da comunicação no momento atual?

Agora que boa parte dos colaboradores estão trabalhando em home office, imagine se as informações fossem transmitidas por meio de recados imprecisos ou equivocados. No mínimo, essa situação vai gerar confusão, retrabalho e, talvez ,um grande problema a ser resolvido. 

As falhas na comunicação organizacional geram desalinhamentos, atrasos pela falta de clareza na atividade e no final, desmotivam os colaboradores.

O papel da comunicação organizacional é envolver o público interno e externo para planejarem e buscarem o objetivo em conjunto.

Para isso, é essencial manter todos alinhados com os acontecimentos internos, a estratégia, missão, visão e valores, estratégia de curto e médio prazo, plano de ação e muito mais.

Como parte da comunicação interna, a intranet é uma das diversas ferramentas que auxiliam na comunicação empresarial. Ela tem o poder de construir uma nova cultura dentro de uma empresa, engajando departamentos que antes pouco interagiam.

A nova cultura implementada pelo uso da intranet é fundamentada na troca de informações e colaboração. 

A comunicação em uma empresa rege um ciclo que integra todas as áreas organizacionais de forma que todas busquem os mesmos objetivos. O que for feito internamente consequentemente refletirá no público externo e também influenciará a imagem da empresa ao mercado.

Como aplicar uma comunicação clara no seu negócio?

A comunicação interna deve trabalhar os valores que gerem identificação com os colaboradores e que justamente são a motivação para o trabalho. A comunicação deve traduzir ao funcionário o quanto ele é uma peça importante para engrenagem do negócio.

É importante usar ferramentas de comunicação que além de armazenar informações, tenham recursos de compartilhamento, organizem os conteúdos postados, comunicados e seja segura do ponto de vista tecnológico.

A intranet compõe esse leque de ferramentas de comunicação interna que uma empresa necessita para apoiar seu planejamento estratégico.

Por meio das redes sociais corporativas, consegue-se também engajar o público externo, compartilhando seus valores e buscando em conjunto entregar o melhor produto ou serviço, que atinja a expectativa de todos.

A comunicação deve ser olhada como um todo. É essencial que o desejo que os clientes externos buscam esteja próximo a vontade do público interno.

Por atingir vários níveis e pessoas diferentes, com personalidades e crenças distintas, a comunicação deve trabalhar se adequando aos diferentes públicos, para aumentar a eficiência da mensagem e os resultados com ela almejados.

8 dicas para ter uma comunicação clara e eficiente

Dicas para ter uma comunicação clara e eficiente
  1. Analise a mensagem como se você a recebesse, e avalie o quanto consistente e assertivo está para quem irá recebê-la;
  2. estabeleça uma conexão entre as pessoas, passando confiança e cultivando o espírito de cooperação entre os colaboradores;
  3. considere a percepção dos outros, ajudando o receptor a perceber nossa mensagem, entendendo quais são as motivações ligadas ao receptor;
  4. selecione as palavras adequadas, transmitindo a mensagem com clareza e cortesia. Tão importante quanto a mensagem é a forma de entregá-la, pois o colaborador vai replicar à sua maneira para o seu cliente;
  5. saiba lidar com as diferenças, inclusive de temperamento. Ser capaz de analisar os contrastes e orientar a mensagem da maneira correta será o grande diferencial da comunicação;
  6. oriente de forma precisa, principalmente se estiver em uma posição de liderança, e saiba corrigir caso seja necessário. Se o feedback for corretivo, foque no comportamento e não na pessoa;
  7. segmente a comunicação para diferentes receptores, sempre considerando o perfil comportamental dos colaboradores para criar sinergia;
  8. pratique o feedback, seja de melhoria ou positivo e acompanhe os resultados. Caso não sejam atingidas as expectativas, chame atenção individual e reservadamente e ofereça soluções para melhorias.

Fique atento!

Todo mal-entendido começa numa falha ou falta de comunicação e normalmente é resolvido se comunicando.

No mundo empresarial, a falha ou falta na comunicação gera problemas como desmotivação, insatisfação dos clientes e até outros problemas, como alto índice de turnover, inconsistência nos times e no desenvolvimento das estratégias internas.

É a comunicação que promove essa integração em prol dos objetivos, mas só é bem-sucedida quando quem recebe a mensagem a interpreta e compreende o recado.

É a comunicação eficiente que constrói pontes, inclusive no mundo corporativo.

Conclusão

Em um mundo globalizado, a vida muda rapidamente e o cenário muda inesperadamente. Portanto, precisamos estar sempre preparados para essas dinâmicas empresariais e para a vida como um todo.

Enxergar a importância da comunicação na empresa e buscar desenvolvê-la é uma forma muito produtiva de conseguir lidar com as mudanças do cotidiano e, ainda assim, manter os times alinhados e de acordo com a cultura da empresa.

A comunicação é tão essencial quanto buscar os objetivos de negócio. Se os funcionários estiverem engajados em resolver as questões internas, mas não forem bem conduzidos sobre os objetivos da companhia, é bem provável que o resultado atingido não seja o esperado. 

Ter um plano estruturado de comunicação melhora os processos, dá mais credibilidade e segurança aos colaboradores e por consequência, traz melhores resultados. 

A sua empresa realiza uma comunicação clara com todos os públicos?

Este guest post foi produzido pela SimbioX Digital Solutions, empresa especializada em entregar resultados acima da média em comunicação interna, gestão de documentos e rotinas de RH para médias e grandes empresas.

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