Aprenda a Calcular a Folha de Ponto dos Funcionários Sem Erros

Calcular a folha de ponto de funcionários é uma tarefa complicada e, ao mesmo tempo, extremamente importante. Por esse motivo é imprescindível que o processo ocorra sem erros.

Tempo de Leitura: 11 minutos

Última atualização em 25 de julho de 2018

Calcular a folha de ponto dos funcionários é uma das rotinas mais comuns para o setor de Departamento Pessoal.

Seja para um, dez ou cem colaboradores, é preciso dedicar bastante atenção no fechamento da folha de ponto manual para que não haja erros na contabilização das horas e, por conseguinte, no pagamento dos trabalhadores.

Quem trabalha com folha de ponto online desfruta de algumas facilidades, como a integração das informações em sistemas informatizados e a otimização de todo o processo, já que a maior parte dele é feita de forma automatizada.

Porém, em ambos os casos é preciso saber como calcular a folha de ponto dos funcionários tanto manual quanto eletronicamente, certo? Então siga com mais esta leitura e aprenda, na prática, como calcular a folha de ponto!

O que é uma folha de ponto

Como calcular a folha de ponto

De maneira simples, a folha de ponto, ou livro ponto, é o documento que mostra os horários em que os colaboradores registraram o ponto, ou seja, os horários de entrada e saída da empresa, bem como o intervalo para descanso. 

Só pela definição já deu para entender o quanto esse documento é importante, não é? Nele ficam registradas as principais informações para o cálculo da folha de pagamento, por isso nada pode ser registrado errado.

Além disso, a folha de ponto mostra dados como atrasos, ausências e até horas extras, tudo que o RH e o DP precisam para agir dentro das normas trabalhistas.

Confira estes conteúdos que separamos para você:
👉 Hora extra: tudo que você precisa saber sobre o assunto
👉 As principais escalas de trabalho de acordo com a CLT
👉 Como calcular a hora de trabalho dos funcionários
👉 Planilha de horas trabalhadas assegura horas extras?
👉 Horas extras no trabalho externo: como monitorar?

CLT e folha de ponto

Fazer o registro da jornada de trabalho dos colaboradores é obrigatória, segundo a CLT, para empresas com 20 funcionários ou mais. Confira:

Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.

Lei nº 13.874, de 2019

Se a organização não fizer uso da folha de ponto, ela está sujeita a processos trabalhistas. Por isso é essencial fazer uso desse recurso, já que ele resguarda empresa e colaborador, simultaneamente.

E o que é o fechamento da folha de ponto?

O fechamento da folha de ponto é o registro para confirmar que houve uma conclusão e uma conferência das informações referentes à jornada de trabalho dos colaboradores.

Ou seja, é o ato de validar todas as marcações de ponto de cada trabalhador durante determinado período.

Por envolver a contabilização das horas trabalhadas e, consequentemente, o pagamento adequado dos funcionários, fazer o fechamento corretamente é de suma importância para manter a organização afastada de problemas trabalhistas.

Normalmente, as empresas estabeleciam o período ideal para a apuração dos registros de ponto, bem como correções de possíveis falhas no cálculo da folha de ponto.

Contudo, após a chegada do eSocial, isso passou a ser feito sempre do primeiro ao último dia do presente mês.

4 dados para ter em mãos antes de fazer o cálculo

dados para calcular folha de ponto

Como já mencionamos, qualquer erro no cálculo da folha de ponto interfere diretamente no lançamento da folha de pagamento, implicando em remunerações indevidas e até processos trabalhistas.

É por isso que fazer o fechamento correto da folha de ponto é fundamental para que a jornada de trabalho a ser paga esteja de acordo com o que foi cumprido pelo colaborador.

Mas antes de fazer o cálculo propriamente dito, é necessário fazer o levantamento de alguns dados. Veja!

1. Tenha conhecimento da jornada de cada funcionário

Quem acompanha o blog sabe que existem vários tipos diferentes de jornadas de trabalho. Há quem trabalhe 44 horas semanais, 40 ou mesmo 30, a depender da empresa e da atividade exercida.

Além disso, de acordo com o horário de trabalho e o tipo, é necessário contabilizar certos adicionais, como o noturno. 

Por conta disso, tenha sempre em mente que o primeiro passado para calcular a folha de ponto adequadamente é conhecer a jornada de trabalho do colaborador.

2. Analise o horário que o profissional chega na empresa

A próxima etapa é observar a primeira marcação do ponto, ou seja, o horário que o colaborador dá início à sua jornada diária.

Você consegue acesso a essa informação pela folha de ponto manual, caso a sua empresa ainda faça uso desse método.

Contudo, quem optou pelo equipamento de controle de ponto esses dados à disposição pelo sistema integrado ao relógio de ponto.

Com essas informações em mãos, basta colocá-las na folha para seguir com o cálculo corretamente.

3. Discrimine o intervalo para almoço

Outro dado que deve aparecer para que você consiga calcular a folha de ponto adequadamente é o horário de saída para almoço e retorno, também conhecido como intervalo intrajornada.

A Reforma Trabalhista de 2017 alterou muitos pontos da lei. A principal mudança diz respeito à duração desse direito. 

É obrigatória a concessão de um intervalo, de no mínimo 1h e no máximo 2h, para os trabalhadores que cumprem jornadas com mais de 6h de extensão.

A Reforma, por sua vez, trouxe a possibilidade de redução do horário mínimo da intrajornada.

Enquanto anteriormente era necessária a intervenção do Ministério do Trabalho, hoje a redução desse intervalo é permitida através de convenções coletivas, desde que respeitado o tempo mínimo de 30 minutos.

Contudo, é importante ter em mente que o horário de almoço não conta como hora trabalhada, por isso ele deve ser reduzido do tempo total da jornada diária.

4. Contabilize o horário de saída

Por fim, adicione na folha de ponto o horário que o colaborador bateu o último ponto do dia, ou seja, o ponto de saída.

Dependendo do horário, a empresa precisa contabilizar horas noturnas, por isso é crucial prestar atenção na hora de levantar esses dados.

Agora, sim, você tem condições para começar a calcular a folha de ponto dos funcionários da sua empresa. Continue com a gente, vamos ensinar como fazer isso.

Como calcular a folha de ponto manual

Como calcular a folha de ponto manual

O controle de ponto manual pode ser feito tanto em documentos impressos pelo RH quanto em livros ponto adquiridos pela empresa.

Para que você entenda melhor como fazer a contabilização das horas, vamos imaginar que cada colaborador tem uma folha de ponto manual a ser preenchida, certo?

Os dados que devem constar na folha de ponto de funcionários são:

  • data;
  • hora da entrada;
  • hora da saída;
  • saldo de horas.

Caso sua empresa faça o controle de ponto na hora do almoço também, basta inserir duas vezes a hora de entrada e hora de saída na folha de ponto manual.

O documento final deve ficar parecido com este modelo de folha de ponto:

DataEntradaSaídaEntradaSaídaSaldo
02/07/201807:4312:1513:1218:0509:25
03/07/201807:5912:1013:0018:1009:21
04/07/201808:0812:2013:1017:5909:01
05/07/201808:0112:0013:0518:0408:58
06/07/201807:5513:00  05:05

Para chegar ao saldo de horas trabalhadas no dia, divida a jornada em dois períodos e deduza a hora da entrada da hora da saída. Por exemplo:

12:10 – 07:59 = 4:11
18:10 – 13:00 = 5:10

Depois, some os dois resultados e você terá o saldo de horas trabalhadas no dia.

Supondo que o colaborador em questão tenha uma jornada de trabalho de 44 horas semanais, você deve somar o saldo de horas diário da semana para verificar se ele cumpriu com todas as horas.

No nosso exemplo, o colaborador trabalhou meio expediente na sexta-feira para assistir ao jogo do Brasil nas quartas de finais da Copa, portanto, ficou devendo horas. Todavia, ele fez 50 minutos de horas extras nos outros dias da semana.

O saldo negativo dele é de 2:10, as quais poderão ser compensadas como banco de horas ou então descontadas em folha de pagamento, a depender da sua política de controle de ponto.

Como calcular a folha de ponto online

Deu um trabalhinho calcular a folha de ponto manual, não é? Agora imagine fazer isso para todos os dias do mês, para cada funcionário!

É por esse motivo que as empresas têm optado pela folha de ponto online, seja por meio de relógios de ponto online ou então aplicativos de ponto online.

Os relógios de ponto online são equipamentos que permitem a marcação de ponto por meio de biometria ou etiquetas RFID, por exemplo.

Uma vez que o trabalhador faz o registro, os dados são enviados para um sistema de controle de ponto que faz todos os cálculos necessários, desde o saldo de horas diário até o saldo mensal.

Já os aplicativos de controle de ponto, como o Tangerino, permitem que o trabalhador faça a marcação de ponto onde quer que esteja, mesmo sem acesso à internet.

Quando o dispositivo móvel, seja um smartphone, tablet ou notebook, for conectado à internet, ele faz a transmissão dos dados para o mesmo sistema de controle de ponto integrado ao relógio alocado na sua empresa.

Dessa forma, você fica isento de ter que fazer todos aqueles cálculos e ainda ganha um tempinho para acelerar outras atividades indispensáveis para a gestão de pessoas.

Como escolher o melhor modelo de folha de ponto

Existem diferentes modelos de folhas de ponto: manuais, em planilha, cartão de ponto e em meios digitais.

Para escolher o melhor modelo, principalmente depois de ter nosso artigo, veja qual traz mais facilidade e segurança na hora de calcular a folha de ponto dos funcionários.

Um cálculo correto envolve dados verdadeiros, informações que não foram alteradas para beneficiar nenhuma das partes. 

Pensando nisso, se você ainda usa os modelos manuais ou em planilhas, verifique a possibilidade de mudar para uma solução mais segura.

Isso porque os métodos antigos admitem rasuras, adulteração e, claro, erro de cálculo. Então, veja algumas questões que você precisa verificar antes de contratar um sistema de controle de ponto digital:

  • o sistema atende às regras do MTE para soluções alternativas de controle de ponto?
  • A empresa que oferece a tecnologia tem planos que cabem no seu orçamento?
  • A empresa que oferece a tecnologia conta com onboarding e um bom serviço de suporte e atendimento ao cliente?
  • A solução de controle de ponto digital conta com diferentes formas de identificação dos trabalhadores?
  • O sistema escolhido tem função de geolocalização no ponto mobile para melhor gestão de equipes externas ou funcionários remotos?
  • A tecnologia é compatível com quais sistemas operacionais?
  • A solução de controle de ponto permite integração com outros softwares em uso pela sua empresa?
  • O sistema fornece relatórios automatizados?
  • A empresa que oferece a tecnologia exige algum plano de fidelidade?

No fim das contas, você tem que ter certeza de que a solução de controle de ponto digital atenda às suas expectativas e às necessidades da sua empresa.

As perguntas que fizemos podem orientar sua análise, porque indicam fatores que podem ser decisivos para a escolha da tecnologia ideal.

Como o Tangerino pode ajudar a calcular a folha de ponto na sua empresa

Um aplicativo de controle de ponto é cheio de benefícios que, além de evoluir sua estratégia atual, ajuda no controle de fraudes e ao automatizar muitos processos da sua empresa, como o cálculo da folha de ponto. 

Além de estar em conformidade com a legislação trabalhista, o Tangerino oferece:

  • maior transparência no ambiente de trabalho;
  • segurança das informações;
  • facilidade para calcular a folha de ponto;
  • agilidade no fechamento da folha de pagamento;
  • eficiência para o setor de RH e DP;
  • menor investimento e máximo retorno.

Ainda em dúvida sobre essa série de benefícios? Tudo bem, trouxemos aqui um dos nossos parceiros, a Sólides, para ilustrar as vantagens que o Tangerino trouxe para a empresa.

Tudo isso com apenas um aplicativo instalado no celular. Muito fácil, não é mesmo? Gestores e empregadores conseguem acompanhar a jornada dos colaboradores, entender como é a rotina de cada um, apurar os índices de produtividade e avaliar o desempenho de toda a equipe.

Quer poupar tempo e ainda calcular a folha de ponto de funcionários sem erros? Experimente o Tangerino por 14 dias grátis

1 comentário em “Aprenda a Calcular a Folha de Ponto dos Funcionários Sem Erros”

  1. Equipe Tangerino,

    Muito obrigada pelas informações dos posts, tenho aprendido bastante em cada leitura .
    Obrigada!!

Os comentários estão encerrado.

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