Como armazenamento em nuvem ajuda empresas durante a quarentena?

O armazenamento em nuvem é uma ferramenta importante para garantir a segurança dos dados e o acesso remoto, questões importantes em momento de isolamento social.

O armazenamento em nuvem para as empresas não é novidade, mas em meio à pandemia ganhou popularidade à medida em que é preciso adaptar as operações para trabalhar remotamente.

Nessa situação, apareceram três tipos de empresas:

  1. Empresas que já utilizavam o armazenamento em nuvem para guarda de documentos e processos, portanto tiveram pouca ou quase nenhuma dificuldade para continuar operando remotamente;
  2. Empresas que não utilizavam o armazenamento em nuvem e viram na tecnologia a possibilidade de salvar a sua operação, mas precisaram se adaptar às pressas. 
  3. Empresas que começaram ou ainda estão aprendendo como trabalhar com o armazenamento em nuvem e, nesse caso, correndo o risco de comprometer o desempenho do ano inteiro.

Seja qual for a situação da sua empresa, neste artigo oferecido pela SimbioX, você vai aprender como o armazenamento em nuvem pode ajudar empresas a encontrar, quando e onde estiver,  qualquer documento ou informação sem precisar consultar gavetas, armários nem mesmo planilhas perdidas do Excel, mesmo trabalhando em home office. Confira!

Antes de mais nada, o que é armazenamento em nuvem?

Armazenamento em nuvem

Armazenamento em nuvem é o ato de armazenar uma informação ou documento em um sistema online com disponibilidade para consulta e download sempre que necessário.

Na prática, é como se você guardasse todas as informações e pastas de arquivos da sua empresa dentro de um “Google particular”. Ou seja, sempre que alguém precisar de uma informação, basta fazer uma pesquisa para encontrá-la.

Sendo assim, o armazenamento em nuvem pode substituir a guarda de informações em dispositivos como HD, armários, gavetas e outros espaços físicos de armazenamento. 

Qual é o problema de armazenar documentos e informações apenas fisicamente?

Claro, não há problema no processo em si, mas se sua empresa valoriza a produtividade, segurança e organização de dados e informações, ela deve considerar as seguintes questões: 

  • Degradação natural do papel: os arquivos da sua empresa podem literalmente desaparecer com o passar do tempo;
  • Aumento de custos para manutenção e armazenamento: mesmo se a sua empresa não paga um fornecedor para guarda externa de documentos, provavelmente eles estão ocupando um lugar dentro do escritório que poderia ser melhor aproveitado.

Ainda há outro problema, mas este merece um parágrafo à parte.

Por que a dificuldade em encontrar um documento é um dos grandes vilões das empresas?

Imagina a situação: você está visitando um dos seus principais clientes e de repente você precisa fazer uma apresentação da empresa. Então, você gasta algum tempo vasculhando seu computador à procura da apresentação. 

Depois de procurar pasta por pasta, conferir e-mails e até mandar mensagens para alguns de seus colegas, você finalmente encontra a apresentação, porém, o arquivo está totalmente desatualizado. 

Logo você se questiona se deve ou não fazer a apresentação – correndo o risco de compartilhar informações que podem gerar conflitos com o cliente. 

Você até pode pensar em uma desculpa, mas convenhamos, não vai soar nada bem.

Essa situação poderia muito bem ter acontecido dentro do escritório, mas o resultado não seria muito diferente. 

Claro, este é apenas um dos exemplos que mostram como a dificuldade em encontrar um documento pode ser prejudicial a sua empresa. 

Nesse sentido, uma pesquisa da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD) sobre os impactos de manter arquivos não digitalizados nas empresas, chegou a conclusão que:

  • A cada 12 segundos um documento é perdido nas empresas;
  • 4 semanas do ano é o tempo gasto por gestores procurando informações não digitalizadas.

Quais os benefícios do armazenamento em nuvem para empresas na quarentena?

Se por um lado a falta de um sistema para armazenar documentos e informações gera problemas de busca, segurança e produtividade; por outro, o armazenamento em nuvem permite manter a produtividade do escritório. 

Uma pesquisa realizada pelo Google com executivos brasileiros, apontou que 94% deles acreditam que a computação em nuvem será um forte impulsionador de receita em 2029.

Confira os principais benefícios:

  • Facilidade para encontrar documentos e informações rapidamente: boa parte dos sistemas de armazenamento em nuvem usam a tecnologia de metadados, que permitem localizar uma informação de um documento que está no título ou dentro dele;
  • Segurança de informações sigilosas: obviamente você não vai querer suas informações sigilosas disponíveis para pessoas não autorizadas. Neste caso, sistemas de armazenamento em nuvem contam com tecnologia para definir o perfil de acesso do usuário, podendo dividir por departamentos ou grupos;
  • Versionamento de documentos: o armazenamento em nuvem permite que pessoas trabalhem em um mesmo documento ao mesmo tempo. Dessa forma, a versão final ficará sempre atualizada.
  • Rastreabilidade: permite criar um rastro do documento identificando datas e autores. Portanto, essa tecnologia ajuda sua empresa a se preparar para auditorias, além de se adaptar a leis de proteção de dados, como a LGPD e GDPR

Tipos de armazenamento em nuvem

Como se trata de uma forma de armazenar documentos ou informações em sistemas online, o armazenamento em nuvem se aplica a diversos aspectos de um negócio. Veja os dois principais:

1. Armazenamento em nuvem de documentos

Trata-se da forma de digitalizar e guardar documentos em sistemas como o GED e Google Drive. Esses sistemas permitem a guarda, controle de versão e facilidade de busca através de tecnologias de indexação e Optical Character Recognition (OCR).

Neste cenário, é possível armazenar documentos de vários do RH, departamento Jurídico, Financeiro e Comercial.

Além disso, você pode armazenar documentos ativos ou que não estão em uso, como no caso do arquivo morto.

1. Digitalize
2. Salve na Nuvem
3. Gerencie pelo Computador
4. Encontre

Existem opções de armazenamento em nuvem grátis e paga. Sendo assim, a escolha para sua empresa vai depender de alguns fatores, por exemplo:

  • quantidade de documentos digitalizados;
  • necessidade de customização;
  • orçamento;
  • integrações com outros sistemas.
  • número de usuários, entre outros…

Por isso, vale estudar as características de cada produto para entender qual faz mais sentido para sua organização.

2. Armazenamento em nuvem de processos internos

Armazenamento de documentos não é a única opção para empresas organizarem informações. Atualmente, há uma série de plataformas que permitem executar um processo interno totalmente online. 

O próprio Tangerino possui uma ferramenta completa capaz de organizar, gerenciar  e executar de forma totalmente digital os processos relacionados ao controle de jornada de trabalho.

Dessa forma, todos os documentos relacionados ao controle de ponto ficam armazenados em uma plataforma online de fácil acesso. 

Mas, claro, não há apenas ferramentas para controle da jornada do trabalho. Existem opções para executar o processo de admissão de um colaborador, fazer gestão de tarefas de equipes e muito mais. 

A grande vantagem desse tipo de ferramenta é a capacidade de criar e trafegar documentos sem a necessidade de imprimi-los. Portanto, o documento já nasce digital.

Vantagens do armazenamento em nuvem

Como toda escolha envolve vantagens e desvantagens, o armazenamento em nuvem não é diferente, mas já adianto: o saldo costuma ser positivo. Veja só:

VantagensDesvantagens

Apresenta melhor custo-benefício em comparação a guarda e gestão de documentos físicos, considerando: custos para guarda interna e externa, manutenção entre outros.

Dependendo do volume e importância de um documento ou processo é necessário realizar um mapeamento para identificar se toda informação está correta e atualizada antes de enviá-los à nuvem. Isso pode levar um tempo considerável


Em alguns casos, permitem a customização da ferramenta para adaptação  às regras de negócio da empresa.

Para não correr o risco de que usuários sem permissão acessem documentos importantes, para controlar a segurança da informação é recomendado ter acompanhamento de um profissional de tecnologia. Se sua empresa não tem um departamento de TI, o investimento inicial será maior.

São fáceis de utilizar, pois o método de procura de informações se assemelha a sites de busca como o Google. Assim, não apresentam dificuldade para usuários menos experientes.

Você também precisará investir em um programa de adoção da ferramenta. Isso significa que, para a ferramenta entregar os resultados esperados, todos os colaboradores precisam incorporar novos processos em suas rotinas – o que pode ser uma tarefa difícil. Então, além da ferramenta, será preciso alocar recursos para tirar dúvidas dos colaboradores, ao menos na fase inicial. 

Conclusão

Trabalhar com armazenamento de documentos ou processos em nuvem pode salvar a produtividade, organização e segurança da sua empresa. Afinal, como manter a produtividade se não é possível acessar informações necessárias à execução do trabalho?

Para finalizar, veja uma dica bônus caso você esteja pensando em iniciar um projeto de armazenamento em nuvem:  antes de escolher a tecnologia, faça uma lista com os problemas que sua empresa tem com relação ao acesso e gestão de informações. Feito isso, escolha qual problema deve ser priorizado. 

Na sequência, pesquise e invista em uma tecnologia adequada e, se possível, faça uma análise de retorno do investimento (ROI). Dessa forma, será mais fácil vender o projeto internamente.

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