Cálculo do FGTS: aprenda a fazer com este passo a passo [2020]

O FGTS é um fundo de garantia que funciona como uma espécie de poupança mandatória. Todo trabalhador com CLT tem o direito ao benefício e é obrigação da empresa manter tudo em dia.

O cálculo do FGTS é um dever do setor de Departamento Pessoal, que cuida dos interesses financeiros da empresa e do trabalhador, sendo uma obrigação acessória.

O cálculo do FGTS é uma das rotinas do Departamento Pessoal, que deve obedecer aos critérios da legislação trabalhista, a fim de evitar multas e sanções à empresa e garantir os direitos fundamentais dos colaboradores.

Aprender como executar o cálculo do FGTS não é uma tarefa complicada. Este  guia completo vai ajudar você a entender mais sobre o assunto. 

Aqui, mostraremos como fazer o cálculo do FGTS mensal, como calcular o valor em atraso e como agir em caso de rescisão de contratos.

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O que é e como funciona o FGTS?

Cálculo do FGTS passo a passo

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) é um benefício concedido aos trabalhadores e tem o objetivo de ser um patrimônio para momentos difíceis ou de grandes decisões econômicas.

Ele pode ajudar pessoas nas mais diversas situações, como em casos de doenças graves, demissão sem justa causa ou mesmo adquirir a tão sonhada casa própria.

Ele surgiu como uma solução para a “estabilidade decenal”, o plano de seguridade social que estava em vigor. A grande diferença entre eles é que os empregados somente tinham segurança em seus trabalhos após dez anos de serviço.

Isso fazia com que empresas não pudessem mais demitir empregados após esse período. Contudo, essa era uma solução que causava inúmeras outras dores de cabeça.

Eram os casos de empregadores que demitiam funcionários pouco antes de completar os dez anos de serviço ou, ainda, daqueles que se viam presos a um funcionário cujo desempenho já não atingia o nível esperado.

Ambas parecem situações ruins, não é mesmo? Foi para remediar isso que o FGTS surgiu, veja abaixo.

Entenda o cálculo do FGTS

Todos os meses, o empregador realiza o cálculo do FGTS no valor de 8% do salário bruto do colaborador. No caso de menor aprendiz, a alíquota é de 2%.

Neste exemplo, imagine que o empregador fez os repasses corretamente ao FGTS pelo período de 12 meses. Esse trabalhador tem o salário de R$ 1.500,00, sendo assim:

cálculo do FGTS
R$ 1.500,00 x 0,08 (8%) = R$ 160,00 depósito mensal

Para determinar o valor total de contribuição, basta multiplicar pelos meses contribuídos:

 R$ 160,00 x 12 meses = R$ 1.920,00.

Contudo, o valor retido pelo benefício sofre reajuste de 3% ao ano, é como se fosse uma espécie de poupança da Caixa Econômica Federal. Dessa forma, o valor final devido ao trabalhador é de R$ R$ 1.974,00.

Ficou curioso para saber mais sobre o benefício e as minúcias desse cálculo? Basta continuar lendo este texto, iremos falar sobre tudo o que você precisa saber!

Quem tem direito ao FGTS?

Todos os funcionários contratados sob as regras da CLT têm direito ao FGTS, isso inclui:

  • funcionários rurais e urbanos;
  • trabalhadores avulsos;
  • atletas profissionais;
  • empregados domésticos;
  • funcionários temporários

A empresa é responsável por abrir uma conta vinculada ao empregado na Caixa Econômica Federal logo após a assinatura da carteira de trabalho.

Isso fica disposto no artigo 7° da Constituição Federal que diz que:

São direitos dos trabalhadores urbanos e rurais, além de outros que visem à melhoria de sua condição social:

III – fundo de garantia do tempo de serviço; […]”

Ou seja, esse é um direito trabalhista resguardado pela lei e uma obrigação do empregador.

Esse dever é regulamentado pela Lei n° 8.036/90 que também determina que os empregadores devem realizar o pagamento até o dia 7 de cada mês. Por exemplo, o FGTS de setembro deve ser pago até o dia 7 de outubro.

Condições para o saque do FGTS

O valor do FGTS pode ser sacado pelo trabalhador em algumas situações específicas. A principal é no caso de demissão sem justa causa, em que o funcionário tem direito a sacar o valor depositado em sua totalidade, além da multa de 40% sobre o valor total paga pelo empregador.

Outro caso comum é se o trabalhador optar pelo saque-aniversário do FGTS. Dessa forma, ele pode retirar uma porcentagem do dinheiro anualmente, mas deve abdicar da possibilidade de saque total no caso de demissão. Mesmo assim, se o funcionário for demitido sem justa causa, a multa de 40% ainda é depositada na conta aberta já vinculada.

Os demais casos que permitem o saque do FGTS incluem aposentadoria, fim de contrato por tempo determinado, falecimento etc. A lista completa está no site oficial da Caixa Econômica Federal (e há um resumo bem completo no fim desta seção).

Existem situações extraordinárias em que o FGTS pode ser sacado, por exemplo, perante uma determinação do Governo Federal. Assim, uma parte ou a totalidade é liberada aos trabalhadores, dependendo do que for definido pelas autoridades responsáveis.

Além disso, o FGTS também pode ser usado pelo trabalhador para financiamento de casa própria e para a amortização ou liquidação de dívidas. Isso é permitido porque o Fundo de Garantia foi criado para ajudar as pessoas a construírem um patrimônio próprio.

Abaixo segue um resumo de todas as situações nas quais é possível sacar o FGTS:

  • após 3 anos em que a conta de FGTS não receba contribuição;
  • aposentadoria;
  • caso o trabalho avulso seja suspenso;
  • demissão sem justa causa (ou por culpa recíproca);
  • aquisição de imóveis e amortização ou quitação de dívidas;
  • desastres naturais;
  • em casos de enfermidade como câncer, HIV e estado terminal;
  • em casos de nulidade do contrato de trabalho;
  • óbito do empregado;
  • rescisão contratual para empresas que encerrem suas atividades; 
  • ter idade igual ou maior que 70 anos.

São diversos casos nos quais o trabalhador pode recorrer ao auxílio do Governo. Assim sendo, para que tudo ocorra da melhor forma, é preciso que o setor de Departamento Pessoal saiba como fazer o cálculo do FGTS do jeito certo, e que o empregador esteja comprometido com os recolhimentos mensais.

Dessa forma, o trabalhador tem todos seus direitos assegurados, enquanto a empresa evita problemas com a legislação trabalhista.

Veja abaixo os desafios de fazer o cálculo do FGTS na folha de pagamento.

Fazendo o cálculo do FGTS na folha de pagamento

Quem está habituado às rotinas do Departamento Pessoal sabe que a empresa é responsável por fazer o recolhimento do FGTS a cada mês. Como você já sabe, o valor depositado pela empresa deve ser equivalente a 8% sobre o salário bruto de cada colaborador ou 2% no caso de menor aprendiz.

Quais os valores que podem incidir sobre o FGTS?

O cálculo do FGTS incide sobre outras verbas remuneratórias além do salário do colaborador, sendo elas:

  • comissões e gratificações;
  • horas extras;
  • adicional noturno, de insalubridade e periculosidade;
  • 13º salário;
  • férias;
  • rescisão de trabalho, independentemente de o aviso prévio ser indenizado ou trabalhado.

Ou seja, o cálculo do FGTS deve levar em consideração o salário bruto registrado na folha de pagamento de cada mês, sem os descontos habituais.

Exemplo do cálculo do FGTS com adicionais

Se um de seus funcionários tem um salário bruto de R$ 2.000,00 e vai receber R$ 100,00 de horas extras, a conta fica da seguinte forma:

2000 + 100 = 2100
2100 x 0,08 = 168

Sendo assim, neste mês, devem ser depositados R$ 168,00 na conta vinculada ao funcionário.

De fato, o que dá mais trabalho é fazer a apuração do FGTS em situações que fogem ao cálculo da folha de pagamento, como no caso de FGTS em atraso (quando a empresa não faz o depósito dos valores na data correta) e também no cálculo de rescisão com FGTS e multa, ou seja, quando o trabalhador é demitido sem justa causa.

Cálculo do FGTS em atraso

Precisamos deixar claro que o FGTS serve para proteger o trabalhador. É por essa razão que ele precisa ser depositado obrigatoriamente pela empresa, sem atrasos. Caso contrário, ela estará cometendo um delito.

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Como falamos acima, o recolhimento do FGTS deve ser feito até o dia 7 do mês subsequente ao do recolhimento. Caso o dia 7 caia no fim de semana ou feriado, é necessário fazer o pagamento antecipado, senão será contabilizado o atraso.

Mas, se for o caso, como pagar o FGTS atrasado?

Primeiramente, é fundamental saber que o atraso no pagamento do FGTS é considerado ato ilícito e pode gerar multa por parte da Secretaria do Trabalho.

O cálculo do FGTS em atraso pode ser feito manualmente, em uma agência da Caixa. Lá, após apresentar os dados necessários, será emitido um boleto referente às parcelas em atraso. Contudo, esse método é pouco prático e requer tempo.

A melhor forma de regularizar a situação é online, por meio do aplicativo SEFIP — Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, disponibilizado pela Caixa Econômica Federal. 

Veja abaixo o passo a passo para quitar o FGTS em atraso:

  • baixe o índice do mês em que você efetuará o recolhimento do FGTS;
  • acesse o SEFIP;
  • acesse o menu ferramentas > carga manual de tabela > índice > FGTS;
  • faça o upload do índice salvo no computador;
  • selecione a opção “importar arquivo do FGTS” do seu sistema de folha de pagamento;
  • selecione “abrir novo movimento” e em seguida “FGTS em atraso”;
  • informe a data do pagamento e transmita o arquivo;
  • imprima o protocolo e a GRF para pagamento.

A GRF será gerada considerando os valores atualizados, com juros e mora pelo pagamento do FGTS em atraso.

Taxa de juros do FGTS em atraso

Ao fazer o cálculo do FGTS em atraso, a empresa precisa estar ciente de que deverá arcar com valores referentes a multas.

Essa penalidade é aplicada mês a mês, acrescentando 0,5% ao valor inicial. Contudo, há ainda outra multa fixa, correspondente a 5% do valor que deve ser pago ao funcionário. 

Cálculo de rescisão com FGTS e multa

No caso da demissão sem justa causa é preciso calcular o FGTS correspondente ao total das verbas rescisórias mais a multa de 40% sobre o Fundo de Garantia, a título de indenização pela dispensa sem justa causa.

Caso a empresa esteja em atraso com os recolhimentos do FGTS dos meses anteriores, é necessário fazer o cálculo do FGTS em atraso mês a mês e proceder com os devidos recolhimentos antes da formalização da rescisão do contrato de trabalho.

Vale lembrar que, caso o colaborador constate que a empresa não vem fazendo o recolhimento do FGTS mensalmente, ele pode solicitar rescisão indireta do contrato de trabalho. 

Em outras palavras, é o funcionário quem dá uma “justa causa” à empresa, solicitando seu desligamento e obrigando a organização a pagar todas as verbas indenizatórias. 

FGTS atrasado na demissão, e agora?

Caso a empresa não faça os depósitos do FGTS em dia, ela deve resolver esse problema o quanto antes.

Especialmente porque não pagar o FGTS por conta de problemas financeiros pode deixar a empresa em uma situação ainda pior caso demita o funcionário em questão.

Isso se dá porque a entidade pode ser obrigada a fazer o pagamento integral e corrigido de uma única vez.

Como recolher o FGTS

De nada adianta entender como o FGTS funciona e não saber como recolher o benefício.

Após feito o cálculo com base na folha de pagamento, é a hora de emitir a Guia de Recolhimento do FGTS (o GRF). Isso é realizado no aplicativo SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social).

Para realizar a comunicação com o Governo é necessário ter um certificado digital no padrão ICP-Brasil. Para conseguir esse certificado, será preciso contatar uma autoridade certificadora credenciada do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Fique atento porque se o certificado digital expirar, o acesso à plataforma também cessará.

Essa plataforma é quem comunica os dados inseridos no Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP). 

Dessa forma, a Guia de Recolhimento do FGTS deve ser emitida pelo SEFIP. O aplicativo (ou programa) está disponível gratuitamente no site da Caixa.

A MP 927/20 e a possibilidade de adiar o pagamento do FGTS em 2020

A pandemia do Covid-19 afetou, e muito, as empresas de diversos ramos do país. Por conta disso, o Governo Federal precisou intervir e criar a MP 927/20 a fim de manter o bem-estar social.

Algumas das medidas adotadas para tentar diminuir os impactos do afastamento social foi adiar o pagamento desse fundo de garantia.

Desta forma, todas as guias referentes aos meses de março, abril e maio de 2020 foram parceladas em 6 vezes com primeira parcela para julho do mesmo ano.

Tudo isso sem cobrar nenhum tipo de encargo por atraso, contudo, o mesmo não vale para as parcelas que começam em julho. Ademais, também é necessário declarar as informações até o dia 7 de cada mês.

O empreendedor deverá acessar o site Conectividade Social da Caixa a fim de procurar mais informações sobre a situação do próprio parcelamento.

A própria Caixa deixou uma cartilha completa sobre o parcelamento do FGTS, recomendamos a leitura do documento por completo.

Como sacar o FGTS

Esta seção do texto é direcionada aos trabalhadores que têm o direito de sacar o benefício do FGTS.

Primeira questão que você deve responder é: você se enquadra em uma das situações que foram explicadas acima? Se sim, você precisará preparar toda a documentação.

Em resumo, para a demissão sem justa causa serão necessários os seguintes documentos:

  • RG ou outro documento de identificação pessoal;
  • um destes números: PIS; PASEP; NIS; NIT;
  • apresentar CTPS original e cópia das páginas CTPS;
  • termo da conciliação ou da audiência da Justiça do Trabalho homologado pelo juiz do processo que reconheça a dispensa sem justa causa.

Para ter acesso a toda a documentação necessária para o saque do benefício, acesse o site e veja o que a Caixa exige do beneficiário.

Como consultar o FGTS

Existem quatro formas de consultar o FGTS:

  • carta: neste método, a própria Caixa envia uma carta para a casa do trabalhador bimestralmente;
  • SMS: você pode aderir a essa modalidade indo a uma agência da Caixa. A partir dessa mudança, você deixará de receber as cartas e passará a receber a informação por SMS;
  • site da Caixa: para ter acesso aos seus dados, é preciso apenas informar o CPF, NIS, PIS e/ou PASP e criar uma conta;
  • aplicativo para smartphone: nos dias de hoje, não poderia faltar um aplicativo para ter acesso a esses dados, sendo assim, basta baixar o app na loja do seu celular Android ou iPhone.

Ficou claro como deve ser o processo de cálculo do FGTS? Embora seja uma tarefa comum, ela é passível de erros, por isso é necessário ter bastante atenção para que a empresa e o colaborador não sejam prejudicados. 

Aproveite que está por aqui e veja nosso artigo sobre como calcular o INSS na folha de pagamento. Aproveite!

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