Cálculo da folha de pagamento: tudo o que você precisa saber!

O cálculo de folha de pagamento tem muitos detalhes e, por esse motivo, pode criar grandes dúvidas nos funcionários responsáveis. É importante entender tudo que esse processo envolve para não cometer erros no controle de jornada.

Sem dúvida, o cálculo da folha de pagamento é indispensável quando falamos nas ocorrências mensais de cada um dos colaboradores de uma empresa.

Por ser uma tarefa recorrente — recebemos nossos holerites todos os meses — não nos damos conta da complexidade por trás do fechamento de uma folha de pagamento. Porém, basta perguntar para qualquer pessoa do RH para saber quão minucioso é esse trabalho.

São tantos detalhes que é comum nos perguntarmos se há maneiras mais rápidas e fáceis de fazer o cálculo da folha de pagamento online — o que já é uma realidade no mercado, como vamos explicar neste artigo.

Pensando em listar quais informações são essenciais para o fechamento da folha, criamos este superguia. Continue a leitura e veja como fazer uma folha de pagamento sem erros. Não vai perder, não é?

Você pode navegar pelo conteúdo através do menu abaixo:

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento, também conhecida como holerite, é um documento mensal no qual estão todas as informações referentes ao valores pagos aos colaboradores, bem como as quantias descontadas. 

A função da folha de pagamento é servir como um demonstrativo aos gestores de quais custos incidem sobre a manutenção de um trabalhador. E, como estamos lidando com valores numéricos, dá para perceber a seriedade e importância dessa atividade, certo?

É nesse documento que estão as horas extras, as faltas e os atrasos, adicionais noturnos etc. Ou seja, tudo relacionado à jornada do trabalhador durante aquele período. 

Fazer o cálculo da folha de pagamento exige conhecimentos técnicos sobre leis trabalhistas, Recursos Humanos e contabilidade — já que envolve matemática financeira. 

Obrigatoriedade da folha de pagamento

Talvez você não saiba, mas elaborar a folha de pagamento é uma obrigação legal de todas as empresas. Isso quer dizer que a legislação exige que as organizações elaborem e emitam o documento para seus funcionários e prestadores de serviço.

De acordo com o artigo 225 do Decreto nº 3048/99:

“As empresas sejam obrigadas a elaborar mensalmente a folha de pagamento e remuneração paga a todos os colaboradores pelos serviços prestados, sendo que uma via da respectiva folha deve ser guardada por cada uma das partes”.

Para fazer cumprir as determinações legais, é crucial adotar um sistema de gestão eficiente que ajude os setores responsáveis por essa atividade, evitando, assim, processos trabalhistas e complicações futuras.

Já ficou claro que fazer o cálculo da folha é uma grande responsabilidade, principalmente porque esse documento é uma espécie de histórico do colaborador. É um registro com função operacional, fiscal e contábil.

O trabalhador pode usar o documento como comprovante de renda para o financiamento de imóveis e veículos, por exemplo. Ele é, inclusive, fundamental para dar entrada na aposentadoria, comprovando que a pessoa em questão contribuiu devidamente ao longo da vida. 

É por esses motivos (e tantos outros que não caberia aqui citar) que é crucial manter um sistema organizado e de fácil utilização.

Embora tenhamos frisado a importância desse documento, fazer efetivamente uma folha de pagamento não é uma tarefa tão difícil. É necessário, apenas, ter atenção às informações que precisam estar discriminadas. Vamos a elas?

Quais informações são obrigatórias na folha de pagamento?

Antes de mais nada, precisamos ter em mente que não existe um modelo predeterminado de folha de pagamento. Cada empresa cria e adota critérios específicos de acordo com suas especificidades e necessidades. 

Como não existe um modelo oficial a ser seguido, listamos algumas informações obrigatórias para que seu documento fique completo e padronizado:

  • nome completo do colaborador, seja ele empregado, prestador de serviço, autônomo etc.;
  • função, cargo ou serviços prestados;
  • frequência, incluindo faltas, atrasos e afastamentos;
  • descontos dos encargos sociais;
  • valor líquido a ser recebido pelo funcionário;
  • forma de pagamento e data em que o valor estará disponível.

Como classificar um funcionário?

Já vimos em outros conteúdos aqui no blog que as modalidades de trabalho têm evoluído conforme as estruturas sociais mudam e a tecnologia avança.

Por essa razão,é fundamental determinar na folha de pagamento qual é a classificação e a ocupação de cada pessoa. 

As regras para o cálculo variam de acordo com cada categoria, por isso é muito importante observar se o funcionário está registrado em sua devida função. Essa categoria, por sua vez, é regulamentada pelo que chamamos de Convenção Coletiva, que determina as normas para calcular os valores da folha.

Como analisar as horas trabalhadas?

Como listamos, a segunda etapa consiste em analisar e calcular as horas trabalhadas. Para isso, precisaremos dos registros da folha de ponto de cada funcionário. 

Na folha de ponto deverão estar as horas trabalhadas, horas extras, horas adicionais e descanso remunerado (se houver). 

Além disso, é crucial contabilizar as faltas durante o mês e se elas foram justificadas. Para fazer essa verificação, basta avaliar se houve entrega de atestado médico por parte do trabalhador para que a falta seja devidamente abonada.

Caso contrário, se não houver justificativa médica para a ausência, as horas deverão ser descontadas no pagamento bruto.

Aqui é necessário ter um cuidado especial: todas as informações precisam estar corretas para que o pagamento seja feito de acordo com a jornada cumprida pelo colaborador. E, para evitar erros, nada melhor que contar com um sistema de controle de ponto eficiente e preciso.

Feito isso, agora chegou o momento de tratarmos dos encargos sociais que incidem sobre a folha de pagamento. Acompanhe!

Principais descontos na folha de pagamento

Saber tudo sobre folha de pagamento envolve conhecer os impostos e descontos mais praticados e que são previstos em lei.

Os benefícios legais, aqueles valores pagos aos colaboradores referentes a vale-transporte, vale-alimentação, contribuição sindical etc., também são deduzidos do salário e, por isso, devem aparecer discriminados na folha de pagamento. 

INSS

Antes de mais nada, é fundamental entendermos para que serve o INSS. Esse desconto é obrigatório e feito mensalmente do salário do colaborador e depositado na Previdência Social. Quando ele se aposentar ou precisar ser afastado por alguma doença, receberá de volta o montante recolhido.

Você não precisa saber de cabeça como fazer o cálculo do INSS na folha de pagamento, basta parametrizar o sistema, atualizando-o anualmente com os valores informados pelo Instituto Nacional da Previdência Social (INSS).

A contribuição previdenciária é descontada mensalmente sobre todos os vencimentos do funcionário. Quanto ao percentual, esse vai de acordo com os ganhos do funcionário, horas extras efetuadas, 13º salário e adicionais. 

Quando o trabalhador ganha mais que o teto estabelecido, é descontado o valor limite de acordo com a tabela da previdência. Essa tabela é divulgada pelo próprio INSS a cada início de ano.

O recolhimento do INSS é feito no mês de referência e o repasse da empresa acontece até o dia 15 do mês subsequente ao recolhimento. 

FGTS

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) não é descontado do trabalhador, pois se trata de uma obrigação da empresa. A alíquota a ser recolhida é de 2% sobre o salário bruto do jovem aprendiz e de 8% sobre o salário bruto de qualquer outro colaborador.

Por mais que não seja descontado ou creditado ao funcionário, o valor do FGTS recolhido deve sempre figurar no holerite, a título de conhecimento. As empresas devem efetuar o depósito até o dia 7 de cada mês.

Vale lembrar também que funcionários contratados que já sejam aposentados têm o direito de sacar o FGTS todos os meses, portanto, cabe à empresa fazer o devido recolhimento para garantir esse direito ao trabalhador.

Imposto de Renda Pessoa Física (IRRF)

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é um imposto obrigatório sobre o rendimento do colaborador, determinado pelo Governo Federal. 

A alíquota é calculada com base nos vencimentos de cada colaborador, respeitando-se a tabela divulgada pela Receita Federal anualmente. Dessa forma, nem todo trabalhador contará com esse desconto, já que depende do valor do seu salário.

Vale-refeição

Entre os benefícios concedidos pelas empresas está o vale-refeição, que se destina à alimentação do trabalhador em seu horário de almoço, janta ou intervalo.

Para todos os efeitos legais, o vale-refeição faz parte da remuneração do trabalhador desde que seja previsto em Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho, ou seja, mencionado no contrato de trabalho.

Do contrário, a empresa não é obrigada a conceder o benefício, porém, deve destinar um local apropriado para que os trabalhadores possam realizar suas refeições, sejam levadas de casa ou compradas em estabelecimentos comerciais.

Quando há o pagamento do benefício, o empregador pode cadastrar-se no PAT — Programa de Alimentação do Trabalhador e, assim, descontar até 20% do salário do colaborador a título de remuneração pela concessão do benefício.

Vale-transporte

Desde 1987 ficou estabelecido por lei que as empresas são obrigadas a conceder o benefício para todos os trabalhadores, independentemente da distância entre sua residência e o local de trabalho.

O vale-transporte concedido pela empresa deve, obrigatoriamente, ser descontado na folha de pagamento. A alíquota comumente usada é de 6% sobre o salário bruto, exceto se o valor total do benefício for menor do que esse percentual. Nesse caso, o valor integral do benefício é descontado em folha de pagamento.

Contribuição sindical 

Antes de falarmos sobre a contribuição sindical mensal e anual, vale a pena explicarmos como funciona esse tributo. 

Cada trabalhador, segundo nossa legislação, pertence a uma determinada categoria trabalhista, por isso ele é obrigado a contribuir com o sindicato que representa sua categoria.

A contribuição sindical permite que os trabalhadores tenham todos os seus direitos dispostos na Convenção Coletiva garantidos, inclusive os reajustes salariais. 

Contribuição mensal

Após a reforma trabalhista que entrou em vigor em novembro de 2017, esse desconto só é aplicado ao contracheque do trabalhador que opta pelo vínculo ao sindicato e autoriza o desconto. Assim, a empresa recolhe o valor da mensalidade integral e repassa à organização sindical.

Ou seja, só será cobrado aquele funcionário que se filiar ao sindicato de sua categoria. O valor é descontado mensalmente, e o valor é estipulado pela Convenção Coletiva de Trabalho. 

Contribuição sindical anual

Aqui, é obrigação da empresa realizar o recolhimento, sempre no contracheque do mês de março — para pagamento em guia de arrecadação até o último dia de abril. Quanto ao valor, é de um dia de trabalho do empregado, o mesmo que é descontado no holerite dele.

Contudo, a partir da reforma essa contribuição também passou a ser facultativa, cabendo ao trabalhador manifestar sua vontade e autorizar o desconto na folha de pagamento.

Faltas e atrasos

A empresa também pode descontar faltas e atrasos dos trabalhadores no cálculo da folha de pagamento, a fim de remunerá-los de forma adequada e também educá-los quanto à necessidade de cumprir com o que prevê o contrato de trabalho.

O desconto por atrasos é feito com base no salário-hora do trabalhador e proporcional à quantidade de minutos de ausência. Já as faltas injustificadas possuem um cálculo mais complexo, pois deve-se considerar a perda do descanso semanal remunerado (DSR).

Assim, se o trabalhador ganha R$ 2.000,00 e trabalha 22 dias, divide-se o salário pelo total de horas, descontando-se o dia não trabalhado mais um dia de DSR.

Adicionais e remunerações extras

O cálculo da folha de pagamento também compreende o lançamento de adicionais noturno, de insalubridade e periculosidade, além de pagamento de horas extras, premiações e comissões, entre outros.

Para entender melhor as diferenças entre insalubridade e periculosidade, confira este vídeo curtinho sobre o assunto:

Horas extras

O cálculo de horas extras deve ser feito com base na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria em que o colaborador está inserido. Isso significa que uma mesma empresa pode ser obrigada a remunerar as horas extras de dois trabalhadores de forma diferente.

Por exemplo: em uma indústria, o funcionário que atua na produção pode estar enquadrado em uma CCT diferente de quem trabalha no administrativo.

As CCTs também costumam diferenciar a remuneração de horas extras trabalhadas em dias de semana, sábados, domingos e feriados, a fim de compensar o trabalhador pelo tempo dedicado à empresa.

As horas extras realizadas em domingos e feriados são remuneradas em 100%, o que significa que o trabalhador ganha em dobro. As de sábado, costumam ser pagas com 50% a mais, enquanto as trabalhadas durante a semana podem ser remuneradas a 20% ou 30%, por exemplo.

Adicional noturno

Antes de tudo, é preciso deixar claro que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) classifica como expediente noturno apenas o período entre 22 horas e 5 horas da manhã seguinte.

Como se percebe, esse período compreende apenas 7 horas. Mas, como as horas noturnas são computadas a cada 52 minutos e 30 segundos, o período abrange 8 horas de trabalho na prática trabalhista.

Quanto ao percentual de adição, este é de 20% sobre a remuneração básica do empregado noturno.

Horas extras noturnas

Na hipótese de o funcionário não ter expediente noturno e trabalhar entre 22 e 5 horas, ele recebe ambos os adicionais: o noturno e o de hora extra. E os dois incidem apenas sobre o valor da hora, e separadamente.

Por exemplo: se o trabalhador recebe R$ 10 por hora, ele terá direito a mais R$ 2 pelo horário noturno e R$ 5 pelo expediente adicional. No fim das contas, são R$ 17 por hora trabalhada à noite e fora de expediente normal.

Descanso Semanal Remunerado (DSR)

O Descanso Semanal Remunerado (DSR) é um direito trabalhista e consiste em garantir ao trabalhador um dia de descanso na semana, no qual ele não precise realizar suas atividades, mas ainda seja remunerado

Para os mensalistas, o DSR já está incluso no salário básico. Já para os horistas, é necessário realizar um cálculo específico para pagar o descanso.

É simples: basta contar o número de domingos e feriados do mês, sendo que cada um vale 7,33 horas. Depois disso, multiplica-se as horas de DSR pelo valor da hora de trabalho do funcionário.

Se o mês contar com quatro domingos e um feriado, por exemplo, são 5 x 7,33 — o que resulta em 36,65 horas de descanso. Agora, multiplicando-as pelo salário do funcionário do nosso exemplo acima, o vencimento do DSR é de R$ 366,50.

DSR sobre horas extras

O descanso reflete sobre as horas extras, caso o trabalhador as tenha feito. Para chegar ao DSR sobre elas, o cálculo é o seguinte:

  • dividir o valor total gerado em horas extras pelo número de dias úteis do mês;
  • multiplicar o resultado obtido pelo número de domingos e feriados do período.

Para ficar mais claro, vejamos um exemplo com 10 horas extras em um mês de 24 dias úteis e 5 dias de DSR:

R$ 15 x 10 = R$ 150
R$ 150 ÷ 24 = R$ 6,25
R$ 6,25 x 5 = R$ 31,25

Salário-família

O salário-família é um benefício concedido às famílias de baixa renda que possuem filhos menores de 14 anos e obedece a uma tabela estipulada pelo INSS.

O trabalhador empregado em regime CLT deve solicitá-lo à empresa, enquanto o trabalhador avulso deve fazer o pedido junto ao sindicato ou órgão de classe ao qual está vinculado.

Beneficiários de aposentadoria por invalidez ou afastamento pelo INSS devem requisitar o salário-família junto a este mesmo órgão.

Férias

O cálculo de férias é feito com base no salário do trabalhador acrescido de um terço deste valor, chamado de adicional de férias. Nessa conta, o IRRF e o INSS incidem da mesma forma que no cálculo da folha de pagamento mensal.

O trabalhador pode optar por “vender” 10 dias de férias e receber o valor correspondente, que é chamado de abono pecuniário. Para entender como ele funciona, assista ao nosso vídeo:

13º salário

Por fim, o 13º salário é pago sempre nos dois últimos meses do ano, independentemente do tempo de contratação que o colaborador tem. Por isso, se ele tiver sido contratado após janeiro, deve receber o proporcional ao tempo de atividade na empresa.

A base de cálculo do 13º também é a remuneração-base, dividida em 12 partes. Assim, se o funcionário tiver oito meses de trabalho, por exemplo, vai receber a soma de oito frações.

E, para o empregador, há duas possibilidades de pagamento. Ele pode quitar, integralmente, até o dia 30 de novembro, ou pagar a primeira parcela nesse mesmo dia e a segunda até 20 de dezembro.

Para fazer o adiantamento do 13º salário, a empresa precisa:

  • verificar as horas extras trabalhadas pelo funcionário ao longo do ano;
  • fazer um levantamento da data de contratação do trabalhador.
  • calcular os descontos por falta ou afastamento;
  • programar o pagamento para não haver atrasos.

3 passos para preparar o cálculo da folha de pagamento

O cálculo da folha de pagamento começa muito antes das contas propriamente ditas. Exige organização e olhar detalhista por parte da equipe de gestão de pessoas, que deve estar atenta às movimentações de funcionários ao longo do mês.

1. Confira o registro de admissões e demissões

Uma rotina importante do RH no que tange à folha de pagamento é conferir se há novos colaboradores na empresa ou se alguém foi desligado. O envio equivocado de valores para quem já não faz mais parte da equipe pode gerar alguns contratempos desnecessários.

Da mesma forma, um novo colaborador que deixa de receber o salário porque ainda não está registrado no sistema da folha de pagamento pode se sentir insatisfeito e perceber a desorganização do setor.

Cabe também conferir se o colaborador que acaba de entrar está enquadrado na categoria correta, se os valores de adicionais noturno, de insalubridade e periculosidade correspondem aos informados na Convenção Coletiva de Trabalho e se a remuneração de horas extras também está configurada da forma correta.

O registro de benefícios, comissões e outras formas de remuneração também devem estar em dia para que não haja problemas no momento de rodar a folha de pagamento.

2. Faça o fechamento do controle de ponto

O registro de ponto é parte crucial do cálculo da folha de pagamento, pois é por meio deste controle que a equipe de gestão de pessoas sabe exatamente quantas horas foram trabalhadas por cada colaborador e se há necessidade de pagamento de horas extras ou  descontos por faltas e atrasos.

Nessa hora, um sistema de controle de ponto digital ou biométrico pode facilitar (e muito) todo o processo, pois você pode consolidar os dados em questão de minutos e agilizar o lançamento das informações na folha de pagamento.

A grande vantagem é que você não precisa esperar o fim do mês para fazer esse levantamento. Os dados são lançados no software de controle de ponto em tempo real e podem ser consultados a qualquer hora.

3. Consolide os benefícios e remunerações variáveis

Muitas empresas concedem benefícios diferenciados para os colaboradores, dependendo do desejo de adesão de cada um. Também existe a remuneração variável, aplicada a equipes de vendas, por exemplo.

Se a sua empresa trabalha desta maneira, é importante ter todos os dados atualizados para não realizar descontos indevidos no pagamento dos funcionários ou então deixar de descontar algo necessário.

A título de exemplo, podemos citar os descontos de vale-transporte e plano de saúde, bem como gastos em farmácias conveniadas ou adiantamentos salariais.

Exemplo de como calcular a folha de pagamento

Bom, agora que já mostramos o que deve ser levado em conta antes de determinar a remuneração e quais descontos considerar, vamos mostrar na prática como realizar o cálculo da folha de pagamento

Para tanto, vamos usar o exemplo de um trabalhador que recebe R$3.000,00 e trabalha apenas um dia na semana, das 22h às 5h.

É necessário, portanto, incluir o adicional noturno no nosso cálculo. Se ele trabalha 8 horas, 4 dias no mês, terá um total de 32 horas noturnas trabalhadas.

Depois disso, precisamos descobrir quanto vale a hora desse trabalhador para, então, incluir o adicional. O cálculo para isso é bem simples, basta dividir o montante por 220, levando em conta, claro, quantas horas foram trabalhadas no mês. 

R$3.000,00 / 220 = R$ 13,63 por hora.

Aplicando os 20% sobre esse valor, temos 2,72, totalizando R$ 87,27, considerando 32 horas.

Agora é o momento de adicionar o DSR. Ele equivale ao adicional noturno (R$ 87,27) dividido pelos dias úteis do mês e multiplicado pelos dias não úteis. Considerando o mês de abril de 2020, seria o total de R$ 21,82. Dessa forma, o montante de recebimentos deve ser de R$ 3.109,09. 

Agora, vamos listar quais valores devem ser descontados da folha de pagamento desse trabalhador:

  • INSS: R$ 294,73 (alíquota de 12% na tabela em 04/2020);
  • Imposto de Renda: R$ 68,28;
  • Val- transporte: R$ 211,40;
  • remuneração funcionário: R$ 2.534,68.

É possível automatizar o processo?

Como você viu, fazer o devido cálculo da folha de pagamento requer o levantamento de muitas informações, e fazer isso de forma eficiente e organizada pode ser um desafio para muitas empresas.

Embora estejamos na era da tecnologia, não é raro encontrar organizações que optam por realizar o cálculo da folha manualmente. 

Fazer o cálculo à mão é vantajoso?

Já que os salários variam de acordo com uma série de critérios, é impossível aplicar o mesmo cálculo para a empresa inteira. Porém, considerar todas as particularidades de cada contratação é uma atividade muito propícia a erros.

E, como você pôde perceber, qualquer erro no cálculo pode resultar em prejuízos para a empresa ou para o colaborador — nesse último caso dando brechas para processos trabalhistas.

Além disso, o setor encarregado de gerar a folha de pagamento à mão estará em um nível de sobrecarga elevadíssimo todos os meses.

Para solucionar esses problemas, talvez seja a hora de repensar o modelo usado na sua empresa e optar pela automatização.

Vale a pena automatizar a folha de pagamento?

Hoje em dia existem softwares que realizam o cálculo da folha, fazem a integração com o sistema de folha de ponto e ainda podem ser usados em conjunto com outras soluções da empresa.

Adotando essa funcionalidade, será possível observar o que é gasto com cada colaborador, facilitar os processos internos e tornar o setor de DP mais estratégico, facilitando sua rotina.

Bem, diante de tudo isso, o cálculo da folha de pagamento pode mesmo gerar muitas dúvidas a empregadores e empregados. Mas, como vimos, não é nada tão complicado.

Agora que você já sabe tudo sobre folha de pagamento e pode calcular quanto seus colaboradores têm a receber, que tal aprender a receber feedback da equipe e melhorar sua capacidade de gestão de pessoas?

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