Assinatura eletrônica: melhorando os processos da sua empresa

A assinatura eletrônica é uma forma totalmente legal que facilita a gestão de contratos e formulários dentro de empresas, agilizando processos e conferindo mais eficiência.

Não é novidade nenhuma que a tecnologia mudou a forma como as empresas funcionam. Correr de um lado para o outro de uma empresa coletando assinaturas parece ser um trabalho bastante tedioso e burocrático, não é mesmo?

Soluções atuais, como a assinatura eletrônica, permitem muito mais controle e eficiência sobre um processo que antes envolveria duas partes e um cartório. Agora, assinar um documento importante é tão complexo quanto clicar duas vezes no trackpad do seu notebook.

E então, vai deixar a sua empresa na idade da pedra ou vai trazer mais agilidade e modernidade para os processos internos?

Se você é do time que topou não ter mais dor de cabeça com a assinatura de documentos, basta continuar a leitura deste texto!

Afinal de contas, o que é uma assinatura eletrônica?

Assinatura eletronica

Antes de entendermos o que é uma assinatura eletrônica, precisamos ter em mente a definição de assinatura de modo geral, já que firmar documentos é uma atividade comum na rotina administrativa de uma empresa.

Em linha de regra, ao assinar um documento, estamos autenticando aquele conteúdo, ou seja, comprovando que tudo que está escrito ali é verdadeiro e íntegro. Então, o signatário (a pessoa que assina, seja física ou jurídica), fornece essa garantia de autenticidade.

Pensando dessa forma, vemos que a assinatura tem em si um caráter legal, porque o assinante declara livremente que as informações em questão são verídicas e críveis. 

Hoje em dia, as pessoas podem firmar documentos por meio da assinatura à caneta ou de forma eletrônica, já que ambas servem como artefato jurídico.

A tecnologia da assinatura eletrônica é utilizada a fim de autenticar documentos eletrônicos utilizando chaves criptografadas, algo como um certificado digital de legitimidade.

Assim, empreendedores, funcionários e até mesmo clientes podem assinar contratos, listas e documentos em geral de forma simples, econômica e eficiente, garantindo a total segurança do registro e dos envolvidos. 

Como funciona a assinatura eletrônica?

Agora que você já sabe que pode assinar digitalmente qualquer documento, entenda um pouco sobre como essa tecnologia funciona.

Existem tipos diferentes de assinatura eletrônica e, por isso, diferentes formas de firmar um registro. Hoje, contamos com plataformas que se encarregam de transmitir, armazenar e emitir a assinatura nos mais variados documentos.  

É importante frisar que todo esse processo, antes realizado de forma manual, agora é feito 100% online, por meio do upload e envio de documentos em PDF ou Word.

Quais problemas ela corrige

Para imaginar como essa era uma mudança necessária, antes, para que duas empresas firmassem um acordo, um colaborador de cada uma delas deveria se deslocar até um cartório a fim de fazer todo o procedimento.

Com essa nova possibilidade, há diversas economias para a empresa: a hora de trabalho do colaborador, seu deslocamento e serviços cartoriais de registro de assinatura.

Como a solução moderna funciona

A assinatura eletrônica é um mecanismo no qual se garante a autenticidade, confidencialidade e integridade das informações eletrônicas. Como falamos acima, é um certificado que contém os dados de um indivíduo.

Esse mecanismo serve, inclusive, para comprovar a identidade de uma pessoa, uma vez que é possível validar as credenciais ao assinar o documento eletrônico. Afinal de contas, dados como nome, CPF, data de nascimento, RG (para pessoa física) e Razão Social e CNPJ (para pessoa jurídica) estão associados a uma chave criptografada.

Caso você não esteja familiarizado com o conceito de criptografia, é importante que entenda o seguinte: as informações trocadas são codificadas em textos incompreensíveis e somente podem ser lidas por quem possuir a chave de descriptografia.

É desta forma que a assinatura eletrônica tira a burocracia da assinatura de documentos sem deixar a segurança dos cartórios tradicionais de lado!

Vale mencionar que essa modalidade de firma engloba qualquer forma de autenticação que envolva os meios computacionais. Dessa forma, a assinatura pode ser feita por meio de login e senha, leitura biométrica, reconhecimento do IP, firma digitalizada e assinatura digital. Vamos falar sobre essa última mais à frente. 

Quem pode usar a assinatura eletrônica?

Por ser uma solução tão moderna e prática, fica parecendo que há restrições para sua utilização. No entanto, qualquer empresa pode empregá-la, independentemente de sua área de atuação ou tamanho. 

É possível, contudo, identificar certos segmentos nos quais a presença dessa modalidade é mais comum. 

Empresas como financeiras, imobiliária, escolas e universidades, seguradoras, bem como áreas jurídicas e de telecomunicações costumam usar a assinatura digital para desburocratizar os processos o oferecer uma ótima experiência aos envolvidos. 

E, dentro das organizações, essa solução auxilia — e muito — a rotina do RH e do DP.

Quais tipos de documentos podem ser assinados?

A assinatura eletrônica é excelente, e sua tecnologia permite que os seguintes tipos de documentos sejam assinados:

  • contrato de prestação de serviços;
  • contratos de locação ou de compra e venda;
  • matrícula escolar;
  • assinatura de serviços essenciais como internet, água etc.;
  • documentos jurídicos;
  • proposta de seguro;
  • contrato de empréstimos;
  • relatórios emitidos por empresas;
  • cédula de crédito bancária;
  • contratos de plano de saúde e odontológico;
  • ata de reunião;
  • formulários trabalhistas etc.

Esses são os principais documentos para os quais a assinatura eletrônica serve. É importante não confundi-la com a assinatura digital; esta forma de verificar um documento serve para contratos em geral, laudos, prontuários médicos, petições e outros serviços mais especializados.

Quais as diferenças entre assinatura eletrônica e assinatura digital? 

É normal surgir uma pequena confusão quando falamos sobre assinar um documento pelos meios computacionais. Embora pareçam a mesma modalidade, como mencionamos, a assinatura digital é uma forma de assinatura eletrônica.

Ambas apresentam validade jurídica e falaremos mais sobre isso nos próximos parágrafos. Aqui é importante entender que a assinatura digital envolve outro tipo de tecnologia, com complexas fórmulas matemáticas para gerar a autenticação de identidade.

A assinatura digital é utilizada para criptografar documentos com alto nível de segurança por meio de uma chave privada, PKI (que serve para codificar e identificar o autor daquele documento) e um chave pública (para dar validade à assinatura). 

Esse certificado digital é emitido por uma autoridade certificadora, controlada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação. Essa entidade é responsável pela ICP Brasil —  Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras, que dá respaldo judicial à autenticação das assinaturas. 

Para que não reste dúvida sobre a diferença entre as modalidades, confira o seguinte esquema:

assinatura eletronica X assinatura digital

A assinatura eletrônica é segura e tem validade jurídica?

Em 2001, foi criada a ICP Brasil, instituída pela Medida Provisória nº 2.200-2 que passou a dar validade ao uso de documentação digital, ou seja, o papel passou a ser completamente desnecessário, somente a informação.

Contudo, para que esses dados fossem realmente válidos, deveriam estar acompanhados de uma assinatura eletrônica.

Além disso, a legislação brasileira não deixa determinada qualquer formalidade instrumental para a assinatura de documentos e, podemos ver isso nos artigos 104 e 107 do Código Civil.

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“Art. 107. A validade da declaração de vontade não dependerá de forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir.”

Ou seja, o certificado digital tem sim validade jurídica e resguarda todos os negócios realizados por empresas e indivíduos através da internet. Contudo, não é exigido o certificado digital para que uma assinatura eletrônica tenha validade, como pode ser observado no seguinte trecho:

“o disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for proposto.”

Vemos que o certificado digital é um meio seguro para validar um documento, mas não é o único. A certificação privada é outro meio juridicamente válido, desde que as partes signatárias estejam em acordo sobre sua utilização.

4 benefícios da assinatura eletrônica para o seu negócio

Como falamos antes, a assinatura eletrônica permite o desembaraço dos processos internos, eliminando tarefas que desperdiçam o tempo de um funcionário altamente capacitado e fazendo com que tudo ocorra mais rápido.

Mas esses são as vantagens mais claras, existem alguns outros benefícios da assinatura eletrônica que não podem passar despercebidos.

1. É uma solução para qualquer tipo de negócio

Já mencionamos isso, mas é muito importante frisar: não importa qual o nicho, as empresas necessitam criar e assinar documentos todos os dias. Até mesmo as micro e pequenas empresas, onde a gestão costuma ser mais horizontal, precisam emitir documentos.

Utilizar arquivos digitais traz vantagens para a empresa como um todo, porque otimiza a rotina de diversos setores.

2. Diminuir o consumo de papel

Algumas empresas produzem muito lixo e sequer percebem isso. O alto consumo de papel, seja para impressão ou para dar suporte ao trabalho desenvolvido, é algo que não combina com empresas do século XXI.

Isso porque a busca pela eficiência está fazendo com que todos os serviços sejam migrados para a internet, e os documentos, digitalizados.

Dessa forma, a empresa ganha ao economizar com impressões e contribui para o seu crescimento e desenvolvimento a partir de práticas sustentáveis. 

3. Centralização

Ao contar com uma solução para fazer a gestão da assinatura de todos os documentos da empresa, o fluxo pode ser efetivado de maneira digital, podendo, inclusive, integrar os dados a outros sistemas.

Também é possível construir templates para que todos os registros fiquem padronizados, facilitando a criação e o entendimento de todos os documentos. 

Além disso, por ser criptografada, a assinatura eletrônica não pode ser falsificada ou alterada.

4. Agilidade e eficiência

No fundo, no fundo, todo gestor quer ver os processos da empresa funcionando de forma redonda e sem gargalos. Pensando nisso, soluções que facilitam atividades essenciais tendem a agilizar o dia a dia e gerar maior eficiência.

Com a assinatura eletrônica, é possível gerar documentos de forma automática, assiná-los e armazenar tudo na nuvem, diminuindo a lentidão e facilitando o processo — já que a assinatura pode ser feita pelo celular, em qualquer lugar. 

Como usar a assinatura eletrônica na sua empresa?

Claro que este texto não ficaria sem alguns exemplos de como você já pode implementar uma plataforma de assinatura eletrônica em sua empresa.

Assinatura de contratos

A assinatura de um serviço contratado remotamente — por exemplo, quando um cliente de São Paulo transaciona com uma empresa de Brasília — é uma das atividades mais frustrantes e arcaicas.

Normalmente, o fluxo da assinatura do contrato se dá desta forma:

fluxo de assinatura de contrato

Utilizando a assinatura eletrônica:

fluxo de assinatura eletronica

Muito mais simples, não é mesmo? E é uma alternativa para quem está geograficamente separado, independentemente da distância. É o caso dos funcionários que trabalham em casa, por exemplo. 

Assinatura de folha de pagamento

Aqui é mais uma daquelas cenas que ninguém mais quer ver dentro de uma empresa: uma fila gigantesca na porta do Departamento Pessoal (DP) para assinar a folha de pagamento.

Outra cena comum é um colaborador do DP indo na mesa de cada pessoa para que ela assine o documento.

Não importa o cenário, todos eles podem ser evitados com uma solução simples que preserva o tempo de todos os envolvidos.

Nada mais desmotivante que realizar tarefas mecânicas quando há soluções muito mais eficiente. Ainda mais se tratando do DP, que tem uma rotina especialmente atribulada.

Assinatura de folha de ponto para funcionários em home office

assinatura eletronica

Mais uma vez, não há sentido para uma empresa que deseja ser cada dia mais moderna e eficiente investir em soluções como relógio de ponto local.

Isso remonta modelos antigos de trabalho, quando o funcionário não estava envolvido nas decisões. Hoje em dia, as empresas tendem a apontar para um modo de gestão mais humanizado e centrado nas pessoas.

E aqui cabe falamos sobre a solução do Tangerino e como ela otimiza a rotina administrativa das organizações.

Além de outras facilidades, por meio do app Tangerino é possível realizar o controle de ponto através do smartphone e onde estiver. Essa é uma vantagem importante nesses tempos de distanciamento social, em que o home office se tornou a melhor alternativa para as empresas.

Mas, o que isso tem a ver com assinatura eletrônica? Nós respondemos!

A solução permite que o funcionário consiga assinar a folha de ponto facilmente, mesmo trabalhando em home office. Os problemas com a falta de assinatura acabaram, seu RH e DP agradecem.

Quando o assunto é agilizar processos, a melhor saída é oferecer uma plataforma completa para que a sua equipe não precise utilizar diversas soluções ao mesmo tempo para receber uma simples assinatura.

Esperamos ter ajudado você a ver como as soluções de assinatura eletrônica permitem que a sua empresa funcione de forma mais ágil e eficiente.

Não somente, trata-se de uma solução completamente amparada pela legislação brasileira. Portanto, o que falta para você dar o primeiro passo e trazer essa modernidade para a sua empresa?

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