Vantagens da admissão digital: conheça 7 motivos para automatizar esse processo!

Já parou para pensar quantos dias de produtividade você perde preenchendo formulários com dados dos novos colaboradores e organizando toda a documentação para a admissão? Certamente, você desperdiça um bom tempo nesse processo analógico e anacrônico.

Se a sua vontade é tornar esse procedimento digital, automatizando as atividades e agilizando a contratação, você chegou ao lugar certo. Neste artigo, vamos mostrar as vantagens da admissão digital. Confira! 

Por que automatizar o processo de admissão?

Coletar assinaturas, preparar contratos, organizar documentos e fazer cópias são algumas das atividades necessárias para que a empresa realize a contratação de acordo com todas as leis trabalhistas

A contratação de novos colaboradores é um processo muito burocrático e demanda bastante tempo de trabalho do RH. Felizmente, a tecnologia nos proporciona facilidades  e, agora, já é possível realizar a admissão de um novo funcionário de forma 100% digital, processo que adianta a vida tanto do empregador quanto do novo colaborador. 

Além de gerar diversos benefícios para a empresa, já que com os avanços tecnológicos também há aumento da produtividade, emprego de menos recursos nas atividades e desburocratização do setor de RH.

O que é admissão digital?

A admissão digital é a mais recente evolução tecnológica nos setores de RH, capaz de colocar o departamento em um novo patamar de excelência e otimização de tempo.

A ferramenta de admissão digital possibilita que os documentos e dados de novos funcionários sejam recebidos e organizados em pouquíssimo tempo e oferece uma experiência mais valiosa tanto para os seus colaboradores como também para a empresa. 

De forma simples e funcional, o software permite realizar todo o processo de admissão de colaboradores e controle de documentos dentro do mesmo sistema.

 Entre os diferenciais para a admissão tradicional, o processo digital permite que:

  • o próprio colaborador preencha a sua ficha cadastral;
  • documentos sejam anexados e enviados diretamente pelo smartphone ou notebook;
  • o setor de RH faça o monitoramento de todo processo de forma online;
  • dados e documentos sejam acessados pela contabilidade;
  • documentos sejam digitalizados e fiquem arquivados em segurança;
  • os dados sejam analisados para criar estatísticas e gerar relatórios eficientes. 

Sabe o que isso significa? Que aquela pilha de documentos sobre as mesas do RH e o entra e sai de colaboradores levando mais papelada estão com os dias contados! 

Quais são as vantagens da admissão digital?

As vantagens da admissão digital são inúmeras, mas, principalmente, ela proporciona um processo de gestão mais funcional, eficaz e ágil. Conheça algumas delas: 

1. Agiliza o processo de admissão

Normalmente o processo admissional, desde a solicitação dos documentos para o futuro colaborador até a assinatura final dos documentos, pode ser bem demorado. São muitas fichas com informações pessoais, financeiras, exames médico, entre outros dados.

Com a admissão digital essa demora no processo não ocorre. Empregador e empregado fazem sua parte digitalmente e a admissão é concluída em poucos cliques, sem a presença física do funcionário.

2. Mantém o entusiasmo e aumenta o engajamento do novo funcionário

No processo tradicional de admissão o tempo entre a resposta positiva para o novo colaborador e a data inicial na empresa costuma demorar um pouco. E este período, geralmente é de grande ansiedade para os aprovados no processo seletivo.

Reduzindo o tempo de espera, a admissão digital ajuda a manter o entusiasmo do funcionário pelo novo trabalho, além de deixar os contratados engajados durante esta parte burocrática do processo.

3. Ajuda na gestão de documentos

Com a organização do departamento e a digitalização dos documentos, qualquer informação pode ser facilmente encontrada. 

No processo digital não é mais necessário que os profissionais do RH gastem horas pesquisando em pastas e arquivos. O espaço de trabalho e os documentos bem organizados ajudam a aumentar a produtividade do setor. 

4. Economia de tempo e aumento de produtividade dos gestores

No processo tradicional de admissão, gestores do RH precisam, constantemente, fazer a organização de documentos e pastas. No processo digital o tempo que seria gasto com essa arrumação pode ser melhor utilizado, deixando os gestores com mais prazo para se dedicarem ao planejamento de ações estratégicas,  melhorando o clima organizacional de toda a empresa.

5. RH sustentável

Manter os processos digitalizados, deixando de lado a necessidade de impressão de documentos causa menos impacto negativo ao meio ambiente. Com o fim das papeladas espalhadas pelas salas do RH, a empresa segue a tendência sustentável, muito bem vista por clientes e parceiros.

6.Garante a conformidade das informações

O departamento de RH tem a enorme responsabilidade de lidar com as regras que regem as leis trabalhistas e garantir que a empresa esteja em conformidade com elas. Um dos principais desafios do processo de admissão tradicional é manter a conformidade das fichas cadastrais e assegurar que todo funcionário esteja com o seu cadastro completo e atualizado, evitando o risco de um processo. 

 Digitalizar este processo é sinônimo de:

  • mais tranquilidade durante uma auditoria, pois todos os dados passam a estar integrados em um único repositório;
  • menos processos trabalhistas, já que é mais fácil garantir que as fichas de cada funcionário estejam completas e que todas as exigências da lei estão sendo cumpridas;
  • menor risco de vazamento de informação, uma vez que apenas pessoas autorizadas podem acessar o sistema.

Mais segurança

Outra vantagem da admissão digital é manter os dados dos funcionários seguros e evitar riscos de vazamento, pois, apenas pessoas autorizadas podem acessá-lo. Além do mais, os líderes têm controle sobre as ações realizadas no sistema, podendo identificar as ações que cada usuário realizou.

Isso assegura a confidencialidade das informações, diminui o risco de vazamento dos dados e proporciona uma política de governança da informação mais eficiente. 

Quais ferramentas fazem admissão digital?

Todas essas vantagens da admissão digital só podem ser obtidas com a utilização de uma ferramenta de processo admissional que permita a digitalização de documentos e a automatização dos processos do RH. 

A admissão de colaboradores é um dos processos que mais tomam tempo dos profissionais de RH. E aí, o que você acha de desburocratizar os processos e aumentar a produtividade da sua empresa com essa solução?

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