Sete Dicas de Produtividade Para Trabalho Remoto

A produtividade da sua equipe pode se manter alta mesmo no trabalho remoto. Confira essas 7 dicas e coloque-as em prática agora!

Tempo de Leitura: 8 minutos

Última atualização em 9 de novembro de 2021

A produtividade das equipes em trabalho remoto é um tema que continua a inquietar gestores.

Mesmo após meses e meses atuando em home office, muitos profissionais encontram dificuldade para administrar o tempo e as tarefas, enquanto outros sentem que são mais eficientes nesse modelo de trabalho.

Seja qual for o caso da sua equipe, vale a pena dedicar um tempo para ajudar os profissionais a otimizarem seus esforços e tornar as horas de trabalho mais produtivas.

Os escritórios estão cheios de atividade em conjunto e interação. Afinal, é muito mais fácil conversar quando se está no meio ambiente do que iniciar um assunto por meio de um chat, no qual parece que apenas assuntos importantes devem ser tratados.

Mas definir o que é importante já é um desafio, pois o contato cotidiano melhora o relacionamento e a confiança entre os integrantes de uma equipe, o que faz a diferença em aspectos como motivação e engajamento.

Por isso, para que o trabalho remoto seja produtivo, é essencial garantir que a comunicação sem ruídos e que ninguém se sinta isolado. A seguir, veremos algumas dicas e boas práticas para isso.

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Navegue pelo conteúdo:

  1. Planeje a colaboração
  2. Crie cronogramas para melhorar a colaboração e a produtividade da equipe remota
  3. Transparência e reuniões virtuais
  4. Incentive o feedback
  5. Invista em ferramentas
  6. Acompanhe o progresso dos projetos
  7. Aprimore o design das apresentações

1. Planeje a colaboração 

Um dos aspectos principais para aumentar a produtividade das equipes em trabalho remoto é estimular e facilitar a colaboração, já que pode ser difícil trabalhar como uma equipe coesa quando estamos fisicamente separados.

A colaboração entre equipes remotas, como qualquer outro processo de trabalho, precisa ser cuidadosamente planejada antes de ser colocada em prática.

Usar um mapa conceitual, como este exemplo abaixo, ajuda as empresas a apresentar visualmente aos funcionários uma visão ampla de qualquer estratégia, apontando metastáticas e atividades.

Produtividade

2. Crie cronogramas para melhorar a colaboração e a produtividade da equipe remota

Com equipes remotas trabalhando em locais separados e, às vezes, em fusos horários variados, a colaboração se torna um grande desafio.

Nem todos podem estar trabalhando ao mesmo tempo, pois até os feriados podem variar dependendo de onde o funcionário mora. Reúna essas informações usando formulários na intranet.

Os funcionários em trabalho remoto devem sentir que podem sair em horários convenientes. Se o trabalho está prejudicando o tempo de lazer das pessoas ou o tempo que elas passariam com sua família, isso pode gerar mal-estar, o que afeta sua produtividade.

Alguns funcionários podem trabalhar em horários diferentes por preferências pessoais, como no início do dia ou no final da tarde.

Se não for absolutamente necessário que eles estejam disponíveis em determinado horário, pergunte quais são os seus períodos mais convenientes para o trabalho e anote isso.

Após rastrear os diferentes horários, você pode criar agendas para quando os funcionários remotos podem se comunicar em aplicativos de mensagens.

3. Transparência e reuniões virtuais

Transparência é a chave para a eficiência, uma vez que os gerentes e membros da equipe não podem passar nas mesas uns dos outros para verificar como algo está progredindo ou se eles precisam de ajuda.

Você não quer que as pessoas gastem mais tempo catalogando suas atividades em vez de trabalhar, então os gerentes também podem dar às suas equipes espaço para apresentar o andamento das atividades em reuniões virtuais.

Por isso, realizar reuniões regulares é uma boa maneira de manter todos a par do que está acontecendo, verificar o que está funcionando e solucionar problemas.

4. Incentive o feedback 

O feedback é necessário para que a colaboração remota da equipe seja um sucesso. Os gerentes precisam perguntar aos membros da equipe regularmente com o que eles se sentem confortáveis ​​e o que está funcionando para eles.

Promova um ambiente onde as equipes se sintam capazes de relatar os problemas que estão enfrentando e esperar que isso seja resolvido.

Realizar pesquisas em sua equipe em períodos definidos ajuda a coletar feedback, mas é importante se comunicar com frequência para melhorar a eficiência do trabalho remoto.

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Mantenha os canais abertos para encorajar a comunicação – ou estabeleça horários e dias em que gerentes podem ser contatados.

5. Invista em ferramentas

Uma das maneiras de melhorar o engajamento e a produtividade é investir no software certo. Isso inclui ferramentas de gerenciamento de projeto como Trello.

Essas ferramentas ajudam as equipes a permanecer organizadas ao desenvolver projetos criando listas e cartões para aspectos que precisam ser concluídos primeiro, marcar membros da equipe e adicionar prazos para agilizar o processo.

Existem várias ferramentas de chat que tornarão a comunicação mais fácil para todos os membros da equipe – o Slack e o Microsoft Teams tornaram a comunicação remota mais imediata.

Embora nada possa simular a intimidade do local de trabalho, as ferramentas e aplicativos de comunicação garantirão que as equipes remotas obtenham as respostas de que precisam o mais rápido possível para o progresso de seu trabalho.

E a maioria das ferramentas disponíveis online é gratuita ou barata, o que coloca menos pressão sobre as pequenas empresas.

6. Acompanhe o progresso dos projetos

Para garantir que todos saibam o que está sendo feito e quais são as tarefas que devem ser cumpridas em um determinado período, gestores podem usar checklists, newsletters internas e ferramentas de gerenciamento de projetos.

Por exemplo, para apresentar à sua equipe quais são as atividades prioritárias da semana, uma checklist como esta abaixo é uma ótima opção, já que fornece a visão geral do que deve ser feito e permite a interação do funcionário, que pode editar a lista à medida que vai concluindo as tarefas.

Rastrear o andamento de projetos e representar visualmente o progresso das atividades evita que os membros das equipes tenham que ser constantemente atualizados e faz com que todos tenham mais segurança ao saber que as tarefas estão sendo cumpridas de acordo com o previsto.

Uma ótima maneira de fazer isso é criando gráficos de Gantt, um recurso visual que comunica cronogramas de uma maneira fácil de atualizar de acordo com as constantes mudanças nos projetos.

Outra vantagem de usar um gráfico de Gantt é que você pode, além de representar tarefas e cronogramas, indicar os responsáveis por cada atividade e permitir que os funcionários atualizem o gráfico de acordo com o andamento das suas atividades. Veja um exemplo abaixo:

7. Aprimore o design das apresentações

O número crescente de reuniões necessárias no modelo de trabalho remoto também justificará um aumento no número de apresentações que você fará.

As apresentações são uma ótima maneira de deixar sua equipe atualizada, sem ter que depender inteiramente da comunicação oral, que pode ser mal interpretada e facilmente esquecida.

Quando você deseja compartilhar novos conceitos, debater ideias, compartilhar estatísticas e definir metas, as apresentações são a melhor forma de transmitir o que você está tentando dizer.

Fazer apresentações para um grupo de pessoas que estão na sua presença física é diferente de criá-las para pessoas que as estão vendo a apresentação online.

Veja como as ideias de apresentação foram compartilhadas de maneira criativa na apresentação de slides a seguir:

Produtividade

Aqui estão algumas dicas que você pode tirar do exemplo acima:

  • Os slides são uniformes e fáceis de seguir;
  • O texto é reduzido ao mínimo necessário – dados importantes são colocados em negrito para chamar a atenção;
  • Os ícones são usados ​​para melhorar a legibilidade e tornar as informações memoráveis;
  • Os slides são visualmente interessantes, o que ajuda a manter o público atento.

Conclusão

O trabalho remoto pode causar dificuldades na comunicação e problemas com a produtividade, mas isso se torna ainda mais grave quando as equipes acostumadas a trabalhar no escritório precisam trabalhar em casa.

Os métodos acima delinearam como trabalhar de forma inteligente e produzir resultados quando o modelo de trabalho remoto é adotado.

Recapitulando, aqui estão as sete maneiras de melhorar a produtividade no modelo de trabalho remoto:

  • Planeje a colaboração
  • Crie cronogramas para melhorar a colaboração da equipe remota;
  • Aposte na transparência e em reuniões virtuais;
  • Incentive o feedback;
  • Invista em ferramentas;
  • Acompanhe o progresso dos projetos;
  • Aprimore o design das apresentações.

* Este artigo foi produzido pela equipe da Venngage.

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