Como Usar Recursos Visuais para Otimizar a Comunicação Interna?

O diálogo entre os membros de uma equipe é fundamental, principalmente quando a empresa adota o trabalho remoto ou o modelo híbrido. Para otimizar a comunicação interna, nada melhor do que usar recursos visuais.

Tempo de Leitura: 8 minutos

Última atualização em 12 de outubro de 2021

Para que o local de trabalho seja confortável e produtivo, a comunicação precisa ser uma prioridade. Mas esse é um aspecto que costuma ser deixado em segundo lugar: se o trabalho está sendo feito, por que o RH ou os gerentes devem se preocupar em otimizar a comunicação interna?

Essa é uma postura equivocada, e se a sua estratégia é essa, o seu plano de negócios precisa ser atualizado. Especialmente no momento atual, quando muitas empresas adotam o home office para contratar profissionais de locais distantes ou ainda não retornaram totalmente ao modelo presencial, uma estratégia de para otimizar a comunicação interna é mais necessária do que nunca.

Como garantir que as técnicas e ferramentas de comunicação estão adequadas? Veja a seguir seis dicas para atingir uma comunicação interna eficaz!

Esclareça os objetivos

Estabelecer objetivos é crucial para qualquer organização, e esses objetivos devem ser comunicados para todas as equipes e funcionários. 

Se há algo que pode prejudicar a harmonia e criar animosidade entre colegas é a falta de metas claras.

Comunicar objetivos é algo que deve começar do topo da hierarquia: executivos devem determinar as metas e comunicá-las a gerentes, que devem passá-las às suas equipes, já que nem todos os objetivos afetarão todos os empregados.

Desenvolvimento de lideranças

Essa comunicação hierarquizada evita que as pessoas fiquem sobrecarregadas com informações desnecessárias, o que é um fator para tornar o ambiente de trabalho mais produtivo e objetivo. 

Uma maneira de ter uma visão abrangente e clara das várias etapas que compõem um projeto é criar mapas mentais

Eles ajudam a organizar, entender e comunicar conceitos e ideias complexas, mostrando relações e desdobramentos.

Outro aspecto importante para tornar a comunicação eficaz e eliminar ruídos é deixar claros os cronogramas, as metas e os KPIs, ou indicadores-chave de desempenho, envolvidos em um projeto.

Isso significa que criando um mapa mental para gerenciamento de projetos você ajuda a sua equipe a visualizar o papel de todos os envolvidos e como as atividades de cada equipe colaboram com o todo. Veja um exemplo abaixo:

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Forneça feedbacks

Seja em relação aos objetivos ou a um ciclo de vida de um projeto específico, a comunicação não pode ser unidirecional

Ou seja, ainda que os gerentes tenham mais informações ou experiência, ouvir as pessoas que integram as equipes é essencial para um ambiente de trabalho agradável e produtivo.

É importante levar em conta que os empregados estão envolvidos diretamente nas tarefas diárias e podem fornecer feedbacks valiosos, ideias para melhorar processos ou mesmo ajustar expectativas que estejam fora do alcance.

Para isso, o ideal é ter encontros individuais, presenciais ou remotos, com cada membro da equipe em uma periodicidade adequada, para que todos sintam que os líderes estão interessados no que os empregados têm a dizer.

Promova reuniões virtuais

Enquanto conversas e feedbacks individuais são importantes para entender como as pessoas se sentem e tendem a ser mais confortáveis para cada empregado falar, as reuniões com todos os membros de uma equipe fortalecem o senso de colaboração e comunidade.

Com pessoas trabalhando em salas separadas ou mesmo em trabalho remotos, os colegas nem sempre têm a chance de interagir como gostariam. 

Essa oportunidade para interação e troca de experiências é enriquecedora e pode fornecer insights para todos.

Esse tipo de encontro pode gerar novas ideias, troca de dicas sobre como executar tarefas de forma mais eficaz e, eventualmente, substituir relatórios de atividades semanais. 

Assim, mesmo sem um documento formal, todos os membros de uma equipe conhecem o andamento de cada etapa necessária para a conclusão de um projeto.

Elabore job aids

Job aid é uma instrução sobre como realizar uma tarefa específica. Ao contrário do manual do funcionário ou de treinamentos mais abrangentes, um job aid é focado em tornar uma atividade mais simples de ser concluída, fornecendo passos que devem ser repetidos com nenhuma ou quase nenhuma variação.

Os job aids funcionam como um apoio ao treinamento e como um material de consulta, fazendo com que os funcionários sejam mais produtivos e realizem as tarefas com mais segurança e autonomia.

Os job aids de processos, por exemplo, são ótimos para apoiar tarefas que exigem tomada de decisão baseadas em opção “sim” ou “não” e ajudar empregados a concluírem tarefas com confiança.

Veja este exemplo de gráfico de tomada de decisão:

Gráfico de tomada de decisão

Além de serem excelentes apoios para o treinamento e atualizações, os job aids otimizam a comunicação interna, podendo ser compartilhado rapidamente através de newsletters, materiais impressos, posters ou disponibilizado para consulta em diversas ferramentas de comunicação. 

Veja abaixo como criar um job aid eficiente:

Job aid para otimizar a comunicação interna

Crie avaliações de desempenho motivadoras

As avaliações de desempenho são uma grande oportunidade para reforçar ou modificar hábitos. 

Além disso, elas são o momento ideal para motivar os funcionários e ajudá-los a ter uma visão dos seus próprios esforços em um determinado período, comparando os seus resultados com as metas definidas.   

É importante deixar claro que as avaliações não são um julgamento, mas uma maneira de alinhar expectativas e realidade. 

Por isso, o feedback deve focar em soluções para os pontos que precisam ser melhorados, ao mesmo tempo em que destaca os objetivos atingidos.

Veja um exemplo de avaliação de desempenho que atinge esses objetivos:

Otimizar a comunicação interna por avaliação de desempenho

Esse modelo de avaliação de desempenho tem seções para conquistas e áreas que precisam ser melhoradas, destacando aspectos positivos e negativos, o que o torna uma análise construtiva.

Um modelo de autoavaliação também é uma opção a ser considerada. Assim, os próprios funcionários podem fazer uma análise das suas atividades, além de ser outra boa oportunidade para receber feedbacks sobre os objetivos e tarefas que foram designados a ele. 

Nesse caso, usar um modelo de avaliação de desempenho online é fundamental para facilitar a participação de todos e a uniformidade dos pontos abordados. 

Talvez você descubra que está sobrecarregando alguns empregados, enquanto outros sentem que poderiam assumir mais responsabilidades.

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Elabore relatórios visuais

Transformar dados brutos em um material fácil de entender e atraente é fundamental para otimizar a comunicação interna. 

Colegas precisam conhecer o panorama da equipe a que pertencem, os resultados e os ajustes necessários. 

Relatórios internos ajudam funcionários a tomar decisões com segurança, já que contam com o apoio de dados confiáveis.

Relatórios altamente visuais são a melhor ferramenta para proporcionar a todos os interessados uma visão geral, além de promover uma competição saudável, porque as conquistas de cada equipe se tornam uma referência para medir performances e estabelecer novas metas.

Os recursos visuais facilitam a compreensão ampla do desempenho de uma equipe ou funcionário. 

Usar nada além de textos e números, por outro lado, pode deixar os empregados confusos e estressados. 

Para tornar essa tarefa mais eficiente e interativa, opte por usar modelos personalizáveis para criar relatórios online com recursos visuais seguindo alguns princípios de design:

  • equilibre texto com imagens;
  • não use palavras quando puder apresentar informações visualmente;
  • transforme textos em recursos visuais para um relatório mais fácil de digerir;
  • use uma única cor de destaque ao chamar a atenção para os dados principais;
  • torne sua comunicação mais visual com tabelas e gráficos;
  • deixe o espaço em branco para um visual mais claro e agradável;
  • use cores para agrupar dados relacionados;
  • repita elementos, motivos e cores em todo o seu relatório por uma questão de consistência.

Conclusão

Há muitas formas de otimizar a comunicação interna e ajudar os funcionários a se tornarem ainda mais produtivos. Se você deseja usar os recursos visuais para apoiar as suas equipes e facilitar a troca de informações, aproveite as ferramentas disponíveis na internet para criar job aids, cronogramas, mapas mentais e gráficos que vão tornar a comunicação mais eficiente e atraente.

Este artigo é um guest post produzido pela Venngage, empresa que oferece a criação de infográficos gratuitos.

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