Calcular Horas Online: Veja Como Ficar Livre das Planilhas!

Calcular horas online pode ser a forma mais simples de evitar erros que podem trazer problemas financeiros e judiciais no fechamento da folha de pagamento de seus funcionários.

Tempo de Leitura: 8 minutos

Última atualização em 15 de julho de 2021

Já passou da hora de deixar de lado as planilhas de controle de horas. Calcular horas online facilita muito a rotina de quem trabalha no departamento pessoal e ainda traz diversas vantagens para a gestão da empresa. 

Pode parecer muito fácil falar, já que calcular a hora de trabalho dos colaboradores é uma das tarefas mais importantes do RH e DP. 

Qualquer erro pode desencadear sérias consequências para o profissional e para a empresa.

É pensando nisso que muitas organizações têm desenvolvido formas mais seguras de fazer o controle de ponto dos funcionários, abandonar os métodos manuais e, com isso, lidar com dados verídicos e confiáveis.

Um dos métodos mais adotados é o digital, que consistem em calcular horas online por planilhas e aplicativos. Continue a leitura e veja todas as vantagens desse modelo!

Qual a importância de controlar as horas trabalhadas?

Qual a importância de controlar as horas trabalhadas

Fazer o controle e, consequentemente, o cálculo das horas trabalhadas é, talvez, a tarefa mais importante em se tratando da relação patrão-empregado.

Planilha de controle de férias

Isso porque é a partir da contabilização das horas que é definido o salário a ser recebido pelo colaborador. 

Além disso, podemos listar pelo menos três razões primordiais para calcular as horas trabalhadas. Acompanhe!

Transparência

Sempre mencionamos que o recurso mais importante e valioso de uma empresa é, sem dúvidas, o capital humano

São as pessoas que fazem as engrenagens girarem e a empresa caminhar rumo ao crescimento e à excelência.

Por essa razão, nada mais justo do que manter uma relação transparente com os responsáveis pelo desenvolvimento operacional da organização.

Se os colaboradores sentem confiança na empresa e no empregador, não terá dúvidas quanto ao cálculo final das horas trabalhadas. 

E essa confiança é conquistada não só pela cultura da empresa e seus valores, mas também por meio de um sistema de controle de jornada eficiente e seguro.

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Legalidade

Outro fator que motiva o cálculo correto das horas trabalhadas é a legislação trabalhista. Segundo a CLT, a jornada de trabalho mais comum deve ser de 8 horas diárias, não ultrapassando 44 horas semanais.

No entanto, sabemos que é possível estender a jornada em até 2 horas diárias, as chamadas horas extras.

Para não ultrapassar o limite estabelecido por lei, é fundamental controlar e calcular as horas trabalhadas. 

Caso contrário, o colaborador pode abrir uma ação trabalhista contra a organização, prejudicando consideravelmente o caixa da empresa.

Produtividade

Pode não parecer, mas o controle das horas trabalhadas levanta vários dados úteis para gestores e empregadores analisarem o desempenho e a produtividade do time.

Isso quer dizer que, por meio da jornada cumprida, é possível entender a assiduidade do colaborador, seus horários de chegada e saída, as horas extras ou faltantes, o período de intervalo cumprido etc.

Cruzando dados referentes às suas entregas, é possível ainda calcular quanto tempo cada profissional leva para concluir uma atividade. 

Para o caso de trabalhadores externos, uma ferramenta eficaz consegue determinar o tempo de deslocamento de um local ao outro, emitir ordens de serviço digitais e contabilizar o tempo das tarefas. 

Esse tipo de tecnologia permite analisar:

Conseguiu entender um pouco mais sobre a importância de calcular as horas de trabalho da sua equipe? Então vamos mostrar, a seguir, por que é fundamental fazer esse cálculo online!

Por que calcular horas online?

Muitas empresas ainda usam uma planilha de horas trabalhadas para manter o controle de quantas horas extras cada colaborador trabalhou por mês.

Além de estarem sujeitas a erros, as planilhas têm o problema de estarem presentes apenas na rede da empresa ou apenas em um computador. 

No caso de uma perda de dados, seja causada por vírus ou não, é difícil recuperar seus arquivos.

Ao calcular as horas online com um software, os dados ficam salvos na nuvem, sem a possibilidade de se perderem. 

Ki do Departamento Pessoal

Essa questão também facilita o acesso a esses dados, já que é possível fornecer senhas individuais aos gestores para que eles acompanhem a jornada de trabalho de suas equipes.

Como calcular horas online na folha de pagamento?

Existem duas formas de calcular horas online para o fechamento da folha de pagamento: manualmente ou de maneira automatizada.

Nos dois modos, no entanto, é permitido arredondar as horas de trabalho cumpridas pelo colaborador para ¼ da hora mais próxima. Isso facilita o cálculo de fechamento, principalmente no caso de empresas menores.

Fazendo o cálculo manualmente

Empresas que ainda usam cartões de ponto manuais precisam recolher os dados dos cartões também de forma manual.

Depois de verificar todos os cartões dos colaboradores, esses dados precisam ser analisados e calculados a mão.

É apenas somando aquelas marcações que o DP descobre que houve atraso, hora extra ou falta de algum colaborador. 

Ou seja, esses dados não ficam disponíveis em tempo real para acompanhamento.

Além desse problema, ainda temos a possibilidade de erros, rasuras, perda do cartão e tantos outros que comprometem o cálculo.

É por esse motivo que muitas empresas têm abandonado os métodos manuais de controle de jornada e migrando para soluções mais modernas e online.

Usando uma calculadora de horas online 

Existem na internet vários sites com calculadoras de horas trabalhadas, sendo que alguns deles permitem também inserir o salário base para saber qual valor deve ser pago pelas horas extras. 

Basta inserir os horários de entrada e saída da empresa e o horário de trabalho padrão que o sistema informa quantas horas extras foram feitas e de quanto será o acréscimo no salário.

Porém, essas ferramentas foram pensadas para que o trabalhador possa conferir os cálculos realizados pelo Departamento Pessoal, e não para uso das empresas. 

O motivo é simples: só é possível calcular horas online de um funcionário a cada vez.

A maioria dos sites não armazena nenhuma informação, de forma que você precisaria inserir todos os dados do controle de ponto de um funcionário, lançar no registro interno da empresa, apagar e começar de novo com outro colaborador.

O volume de trabalho é o mesmo das planilhas, com a diferença de que não é preciso elaborar as fórmulas manualmente.

Percebemos que, embora seja um método muito bom, ele ainda apresenta falhas que prejudicam a rotina de trabalho do DP e do RH.

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Usando um software de controle de ponto

Ao optar por um controle de ponto digital, não é preciso preocupar-se com a contagem do banco de horas ou horas extras

Essa tecnologia foi criada justamente para facilitar a rotina das empresas, agilizando o fechamento das folhas de pagamento e diminuindo os erros no cálculo de horas trabalhadas.

O sistema usa as marcações de ponto dos funcionários para definir quantas horas extras foram trabalhadas, automatizando todo o processo de cálculo. 

O único trabalho do DP é cadastrar a carga horária prevista no contrato de trabalho de cada um, uma única vez, no sistema.

Softwares como o Tangerino fazem muito mais que calcular horas online. Eles permitem acompanhar diariamente a quantidade de tempo trabalhada por cada empregado, seja durante o dia, semana, mês ou ano. 

Os gestores da empresa têm controle completo de quais setores exigem mais trabalho e podem se planejar melhor financeiramente, sem surpresas no pagamento de horas extras.

Assim, é possível calcular horas online facilmente. Além da diminuição das tarefas do Departamento de Pessoal, seus cálculos também ficam mais confiáveis, pois são feitos diretamente a partir dos horários marcados no relógio de ponto, sem intervenção de nenhum funcionário.

Veja o depoimento de quem usa o aplicativo Tangerino e aprova a solução!

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