RH digital: atualizando e melhorando processos

RH digital é a evolução da área com o aproveitamento da tecnologia para realizar atividades voltadas para gestão dos colaboradores. É possível utilizá-la desde a contratação até as atividades de DP.

É impossível pensar na expansão de qualquer negócio, atualmente, sem levar em conta a tecnologia por trás do seu desenvolvimento. Não falamos dela como uma coadjuvante e sim como protagonista em todos os processos. E por trás de toda atividade existe o trabalho de um ativo essencial: o colaborador.

Por isso, apostar no RH digital não é mais uma escolha e sim uma necessidade para a empresa se tornar mais competitiva. Tanto é verdade que uma frase muito famosa de Bill Gates, dita há muitos anos, ilustra exatamente a realidade de hoje: se o seu negócio não está online, ele não existe”.

A expressão foi dita com o intuito de alertar sobre a importância de se investir em tecnologia, e para a área de RH, esse entendimento pode ser aproveitado e moldado para algo como “se o seu setor não se transforma, ele não sobreviverá”. 

Mesmo que a inovação digital já não seja mais uma novidade, saiba que ainda falta muito para a maioria das companhias conseguirem atuar no patamar ideal, pois muitas não se atentam para essa necessidade ou não sabem como colocar em prática. Neste artigo, vamos explicar mais sobre isso e dar dicas de como implementar. Não perca a leitura!

O RH digital e a transformação de resultados

RH digital

A transformação digital já está em diversos setores da sociedade como na economia, com a revolução dos apps de bancos e de pagamentos online; no comércio, com o modelo de compras e entregas cada vez mais virtuais, e em uma das áreas mais consumidas que é a gastronomia, por meio de apps que reúnem diversos restaurantes em um só lugar.

Então, motivos não faltam para você entender que a vez do RH também deveria chegar, certo? E por mais que esse seja um assunto relativamente novo, há uma realidade muito diferente entre as empresas quando o assunto é investimento em ferramentas para a área de Recursos Humanos.

Ou seja, enquanto algumas buscam constantemente inovações para valorizar o capital humano e, com isso, impulsionar o desenvolvimento da organização, outras negligenciam e não adotam o mínimo para facilitar o dia a dia, como um sistema inteligente de controle de ponto, que é algo indispensável para grande parte das companhias.

É exatamente nesse contexto que queremos chamar a atenção para a necessidade de investir em um RH mais digital, de acordo com a realidade da empresa. O RH digital é a evolução do setor por meio de procedimentos e ferramentas que ajudem a minimizar as burocracias e a enfrentar os desafios do departamento. 

RH 4.0 e o mindset organizacional

A expressão também é conhecida como RH 4.0, que é quando a revolução tecnológica ganhou espaço nessa área. A principal premissa do conceito é entender de que maneiras o setor pode tirar o melhor proveito do que se tem de tecnologia existente no mercado para aprimorar suas atividades diárias.

O aprimoramento, no caso, envolve uma série de ações que impactam não somente a área de RH e os colaboradores, mas em toda a organização. Entenda como exemplo, a escolha de novos líderes, o desenvolvimento e posicionamento da marca em assuntos para o mercado e em diversos outros aspectos.

Por isso, podemos dizer que o RH digital, que surgiu com a revolução industrial ou revolução 4.0, não é uma estratégica única e específica e sim um conceito de mudança de mentalidade e de comportamento organizacional. Ele faz da tecnologia a peça fundamental para que qualquer companhia possa sobreviver e se firmar no mercado.

Principais benefícios para empresas que investem no RH digital

Que investir em recursos tecnológicos é uma das coisas que não podem faltar em uma empresa que visa estar forte e preparada para o futuro você já sabe. Mas quais são as vantagens, de fato? O que a companhia ganha em termos tangíveis e intangíveis ao adotar esse processo. Saiba que não faltam benefícios e vamos listar os mais importantes deles.

Processos de recrutamento e seleção mais precisos e inteligentes

Já ouviu a expressão “deu match”, muito utilizada em apps de paquera? Ela indica que as duas partes se viram e se gostaram e isso também pode acontecer nos processos seletivos! Se a empresa entende os benefícios que os recursos digitais oferecem por que não tirar o melhor proveito disso na busca por alguém para fazer parte do time?

Por meio das ferramentas de Recursos Humanos é possível conectar o candidato ideal à vaga ideal. Assim, tanto o profissional quanto a companhia estarão investindo em uma relação vantajosa, pois o primeiro tinha o objetivo de trabalhar ali; já o segundo, encontrou a pessoa certa para ocupar o cargo com o perfil que era o almejado.

Este, inclusive, é um dos principais desafios do RH: encontrar os profissionais adequados para os cargos, levando em consideração se o perfil do candidato está em sintonia com o da empresa. Já se deu conta de quanto a companhia perde quando faz contratações erradas? Já calculou o prejuízo financeiro e psicológico para os envolvidos?

O custo de uma admissão mal feita impacta toda a organização e vamos a alguns exemplos: dispêndio com um profissional que está sendo remunerado, mas tem entregas de má qualidade; desorganização de todo um setor que acaba sobrecarregando os outros profissionais; resultados abaixo do esperado pelos clientes, entre outros.

Ainda falando em seleção de novos colaboradores, as ferramentas de RH permitem que sejam realizadas entrevistas com candidatos utilizando recursos digitais como plataformas de reuniões online. Além da possibilidade de os currículos também serem triados por meio de sistemas especializados.

Elaboração de projetos mais focados em tendências

A tecnologia permite projetar (ou criar) novos cenários e elaborar estratégias de crescimento por meio de uma análise das tendências de mercado e de comportamentos. Ou seja, além de tendências e RH serem termos interligados, é possível prever novos movimentos quando uma empresa utiliza ferramentas para isso. 

Do contrário, além de ficar obsoleta em vários sentidos, a companhia não conseguirá acompanhar a velocidade que a tecnologia exige e, assim, todos os seus setores serão impactados, pois a inovação tem que fazer parte de toda a cultura da organização. 

Exemplos de como a tecnologia pode ajudar na criação de projetos e definição de estratégias estão em observar quais rumos ela está tomando, na sua área, e para quais mercados a empresa pode expandir ou até migrar. Por isso, com o uso da tecnologia, a instituição consegue prever cenários e se preparar para acompanhar as tendências.

Melhores estratégias para o desenvolvimento dos colaboradores 

O People Analytics é um recurso dentro do RH digital que permite à empresa ter uma gestão mais estratégica. Por meio do cruzamento de dados dos colaboradores é possível entender melhor o perfil de cada pessoa, identificar soluções para possíveis desafios que estejam enfrentando, assim como direcioná-los de maneira efetiva para cada atividade.

Além disso, com a adoção do People Analytics, a organização também conseguirá distinguir quais são as deficiências dos times e elaborar treinamentos que sejam capazes de suprir suas necessidades profissionais; além de saber quais são seus pontos fortes e fracos e como eles podem ser aprimorados.

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Agilidade e padronização das rotinas de Departamento Pessoal

Não é o cenário ideal, mas sabemos que em muitas empresas o setor de Recursos Humanos também exerce atividades de Departamento Pessoal. Com isso, o tempo que deveria ser empregado em ações mais estratégicas, voltadas para o desenvolvimento dos profissionais, acaba sendo tomando por atividades rotineiras e um tanto burocráticas.

Mas isso não quer dizer que o setor não possa otimizar os processos necessários. Pelo contrário! É justamente nessas situações que a empresa deve investir em recursos para agilizar, padronizar e otimizar a realização desse tipo de tarefa. Exemplos disso são:

  • distribuir holerites de forma virtual; 
  • controlar o ponto de forma eletrônica; 
  • tirar dúvidas dos profissionais sobre os benefícios por meio de chatbots
  • gerenciar a folha de pagamento por meio de sistemas integrados e 
  • organizar documentos importantes em softwares inteligentes que armazenam em nuvem.

Otimização da comunicação interna

Organizações que estão mais antenadas aos recursos tecnológicos conseguem sempre sair à frente. Exemplo disso é quando a grave crise sanitária do coronavírus tomou conta de todos os continentes. Muitas empresas tiveram de aderir ao home office e recorrer às reuniões online para se comunicar com seus times.

Quem já estava adaptado a essas novas formas de trabalho precisou de muito menos tempo para ter seus colaboradores integrados às novas rotinas. Já para as organizações para as quais tudo isso é novo, certamente, houve dificuldade de adequação.

Além da questão urgente e necessária do formato de trabalho à distância, é possível utilizar os mesmos recursos no modelo corporativo tradicional para acompanhar de perto a rotina dos trabalhadores, reportar erros ou pendências com mais agilidade e proporcionar maior integração da equipe no monitoramento das atividades em conjunto.

Economia de tempo e de recursos

Saindo do escopo do home office, vamos exemplificar como é possível economizar tempo e  recursos utilizando uma realidade bem comum para as empresas: a questão do transporte dos colaboradores. Já ouviu falar em roteirização e sabe como ela pode ajudar tanto o colaborador quanto a empresa? 

Esse recurso utiliza a tecnologia para traçar rotas por meio de mapas e ajuda a escolher o melhor caminho para os trabalhadores se deslocarem até o trabalho em menos tempo e com o menor custo para a empresa. Muitas vezes, até o próprio funcionário desconhece um trajeto melhor e o RH que faz uso dos recursos digitais pode ajudar nesse processo.

Porém, o tema é muito mais abrangente e a economia pode ser percebida em diversos setores da empresa, como menos tempo para fechar folhas de pagamento ao utilizar softwares especializados, menos erros na realização de tarefas — que se fossem manuais, provocariam perda de insumos —, entre outros.

Como aplicar o conceito de RH digital

Alguns dos principais elementos que uma empresa precisa ter para proporcionar um RH mais digital são as ferramentas adequadas para conseguir usufruir de tudo o que abordamos anteriormente. Confira as medidas para colocar em prática.

Investir em automatização

A automatização pode ser investida em diversas áreas de atuação, desde ferramentas para ajudar na contratação dos melhores profissionais até no desenvolvimento da companhia de forma geral. Mas se a empresa ainda não dispõe de recursos para automatizar muitos de seus processos internos, vale pensar nas seguintes atividades:

  • utilizar um software para fazer a gestão de pessoas;
  • investir em ferramentas para unificar as atividades mais complexas e que são feitas em grupo e por etapas;
  • usar plataformas de gestão de benefícios;
  • apostar em um banco de dados com cadastro digital de todos os funcionários.

Utilizar soluções mobile

Além de tornar os processos internos melhores e mais ágeis com o uso de tecnologia especializada, outra estratégia inteligente é apostar em soluções que possam ser utilizadas nos smartphones. Isso facilita o acesso e a gestão de atividades dos colaboradores, inclusive de gerenciar a jornada de trabalho e o ponto eletrônico pelo celular.

Um dos principais benefícios das soluções mobile, nesse sentido, é a possibilidade de fazer o monitoramento do horário de entrada e saída dos trabalhadores por geolocalização. É uma ótima alternativa para acompanhar equipes que realizam trabalhos externos ou que estão em home office. 

Apostar no Business Intelligence 

Anteriormente falamos da necessidade de estar atento às tendências de mercado e isso é possível com os recursos de Business Intelligence (BI). A estratégia permite coletar, organizar e interpretar dados da própria companhia com o objetivo de conhecer seu negócio a fundo para planejar o futuro e tomar decisões mais focadas e inteligentes.

Ou seja, expandindo um pouco mais as áreas de atuação do RH — indo além das ações voltadas diretamente para os colaboradores —, é possível que o setor sugira o investimento em ferramentas que proponham soluções para o crescimento da companhia. 

Aproveitar a coleta e fazer a análise de dados

Dados coletados, mas que não são mensurados, interpretados ou que suas informações não são bem utilizadas não servem de nada, concorda? Entender a importância do RH digital e do uso de suas ferramentas se resume também em apurar materiais valiosos que só a tecnologia permite coletar

Por isso, não negligencie a importância dos dados apresentados nas ferramentas, eles podem dizer muito mais sobre o seu negócio do que você imagina e muitas estratégias podem ser pensadas a partir da interpretação dessas informações.

Difundir a cultura do digital no setor e na empresa

Imagine que a empresa está empenhada em atualizar e melhorar os processos, investe em boas ferramentas, mas as equipes não compram a ideia ou se esquecem de utilizar os recursos que podem facilitar o dia a dia delas. É um esforço em vão, certo?

Por isso, por mais que a organização ainda tenha uma cultura conservadora sobre a migração para o digital, cabe ao setor de RH inserir, de forma alinhada, a mudança de mindset que falamos anteriormente.Todos na empresa devem entender o porquê de utilizar as ferramentas e de que maneira elas podem contribuir com o trabalho deles.

Além disso, não basta somente promover a cultura, é necessário oferecer treinamentos para utilizar esses recursos. Muitas vezes, as pessoas têm receio de lidar com o que é desconhecido, o que acarreta no não aproveitamento adequado dos equipamentos. Por isso, ofereça capacitação e abra espaço para tirarem dúvidas.

Entenda que mesmo para os mais resistentes às mudanças, existe uma realidade que não pode ser alterada e ela já está aí, diante do mercado de trabalho e em todos os segmentos. A sua empresa não pode ficar para trás e perder competitividade por não entender a essência principal do RH digital que é gerir o setor aproveitando o melhor da tecnologia. 

 O que acha de aprofundar os conhecimentos e conferir a importância de armazenar informações em nuvem, outra estratégia inteligente de um RH digital? Aproveite a leitura!

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