Programa 5S: entendendo e aplicando essa estratégia

O Programa 5S é uma metodologia que visa organizar, controlar e manter os processos em uma empresa. Foi desenvolvido no Japão, no pós Segunda Guerra Mundial, e ainda é um método bastante atual.

Uma metodologia de organização e controle simples surgiu em meio à uma grande crise e foi disseminada por todo o mundo devido o seu sucesso. Trata-se do programa 5S, proposto no século XX, no Oriente, e que pela sua facilidade de adaptação a diferentes realidades, até hoje ajuda a transformar cenários de empresas em diversos segmentos.

A popularização do método é tanta que muitas organizações aplicam aqui no Brasil e, apesar de ter sido criada para otimizar as atividades desenvolvidas pelo chão de fábrica, saiba que a sua empresa, independentemente do segmento, pode se beneficiar muito dele. Continue a leitura para entender melhor e saber como aplicar esse programa! 

Como surgiu o programa 5S?

Programa 5S

Já reparou como as crises nos ajudam a desenvolver, aprimorar ou superar várias questões que envolvem o nosso trabalho? Foi assim que aconteceu com o Japão, no pós Segunda Guerra Mundial, em 1.945. O momento histórico afundou o país — assim como muitos outros —, mas a nação elaborou o 5S como forma de se reerguer novamente.

O objetivo era se tornar a nação que é hoje, mas com foco principal em avançar economicamente. Por isso, o país desenvolveu o programa e ele foi replicado por diversas empresas, especialmente as de grande porte como as indústrias.

Assim, a metodologia foi sendo promovida, conquistando diversos segmentos pelo Japão e fazendo sucesso por todo o mundo. Não é à toa que o método se popularizou. Hoje, o Japão é uma das maiores potências mundiais, está entre as principais economias globais e é um dos países que mais inspiram em boas práticas. 

Afinal, o que é comprovadamente bom pode e deve ser replicado, certo? Mas você deve estar se perguntando por que o termo “5S”. Saiba que o programa indica as iniciais de cinco princípios de controle da qualidade da tradição japonesa: 

  1. Seiri: senso de utilização;
  2. Seiton: senso de organização;
  3. Seiso: senso de limpeza;
  4. Seiketsu: senso de normalização;
  5. Shitsuke: senso de disciplina.

Como o método funciona?

Para os japoneses, o sucesso de qualquer coisa depende da forma como ela é estruturada, principalmente em relação à sua organização. E a organização aqui diz respeito a vários aspectos, como veremos a seguir em cada conceito da metodologia 5S. Confira!

Seiri – Utilização

O primeiro S diz respeito à utilização daquilo que é realmente necessário para executar as tarefas. Tudo o que não for útil e não será usado nas atividades diárias deve ser descartado. Mais do que a utilização em si, aqui são ensinados de que modo essa utilização dos materiais será feita de maneira consciente e eficiente.

Ou seja, tudo aquilo que não for mais proveitoso deve ser separado e descartado para deixar o ambiente o mais “limpo” e saudável possível. Isso vale tanto para recursos que ficam em cima da mesa de trabalho, das pilhas de pastas e papéis, de objetos de uso pessoal e arquivos no computador.

Seiton – Organização

Tenha em mente em que a metodologia do programa 5S requer compreender a importância de seguir o ciclo, ou seja, a ordem dos princípios, pois um só fará sentido se for seguido do outro. Exemplo disso é o que acontece a partir do segundo S.

O Seiton significa organizar tudo aquilo que você separou como útil no passo anterior. É hora de colocar tudo em seu lugar para que possa ser facilmente acessado quando precisar. Aquilo que se utiliza todo dia, deve ficar à mão. O que é importante, mas que nem sempre é necessário, deve ser colocado em um lugar menos acessível, porém organizado.

Seiso – Limpeza

O terceiro passo é garantir a higiene do local, seja do ambiente como um todo, seja da sua própria mesa de trabalho. Para os japoneses, isso deve ser feito por todos e não é uma função apenas do pessoal da limpeza. Essa “limpeza” também envolve aspectos como a boa utilização e conservação dos materiais.

Manter o local e os recursos necessários no dia a dia de trabalho limpos, segundo a proposta do programa, também garante um ambiente de trabalho mais saudável, já que o local estará adequado para você realizar tudo o que precisa. Além disso, este S também remete à limpeza pessoal e a importância de se apresentar sempre limpo e ser asseado.

Seiketsu – Normalização

Falamos da necessidade de seguir uma etapa após a outra, certo? Exemplo disso é este quarto S que promove a ideia de tornar padrão os três passos seguidos acima. Ou seja, toda a empresa deve adotar essas estratégias e essas rotinas devem fazer parte da cultura organizacional da companhia, não de um só colaborador ou outro.

Shitsuke – Disciplina

Além de tornar o processo comum a todos, é necessário adotar a disciplina e o hábito de deixar apenas o que é útil, organizar, limpar, tornar comum essa rotina e manter esse padrão. Na etapa final, é fundamental ter paciência, disciplina e transformar as novas ações em estilo de vida e um processo contínuo.

Nesse pilar, tão importante quanto fazer dessas atividades um costume, é poder parar para perceber quais mudanças e benefícios podem ser sentidos após a adoção dessas mudanças, tanto pela empresa quanto pelos colaboradores e gestores. 

Quais são os benefícios de investir no programa 5S?

No âmbito empresarial, toda a companhia ganha com a aplicação dos conceitos da metodologia 5S. Os processos se tornam mais organizados e padronizados; reduz-se o desperdício com insumos de trabalho e de tempo para realização das tarefas. Além disso, percebe-se vantagens como:

  • mais segurança no local de trabalho;
  • aumento do padrão da qualidade dos projetos e processos desenvolvidos;
  • facilitação das operações;
  • aumento de produtividade;
  • local de trabalho mais limpo, confortável e atrativo.

Como aplicar o programa?

Uma empresa pode relacionar cada um dos pilares do método 5S tanto com as atividades mais comuns quanto com os processos mais complexos. No primeiro S, por exemplo, pense no que está ultrapassado, defasado e que não serve mais para ser aproveitado internamente. 

Podem ser processos antigos, materiais que estão em desacordo com a realidade da empresa, colaboradores que não estão sendo mais produtivos e que não buscam o crescimento e desenvolvimento mesmo com a ajuda do RH. Enfim, tudo o que não agregar mais deve ser descartado. 

No segundo S pense em como promover atividades mais organizadas, como o controle de ponto dos colaboradores, os indicadores de produtividade para as ocasiões em que precisar tomar decisões estratégicas, deixar dados dos profissionais mais acessíveis, mas sem abrir mão da segurança das informações, entre outros.

Os pilares finais podem ser percebidos de maneiras muito abrangentes também. Avalie como os trabalhadores podem adquirir novos conhecimentos e como a empresa pode ajudar que se mantenham sempre atualizados. A importância de conquistar e manter boas práticas no trabalho, tanto as que desenvolve sozinho quanto as realizadas em equipe.

Quando se entende para que serve o programa 5S não é difícil aplicar as etapas do ciclo no dia a dia da organização, inclusive para projetos novos. Pense: o que é necessário ser implementado, como posso organizá-lo, como fazer dele uma boa prática para os times e como eles podem manter esse padrão? 

Certamente o programa 5S fará muito pelos seus colaboradores e, consequentemente, pela organização, pois ela será a principal beneficiada já todas as ações visam o sucesso de seus resultados.

Gostou de conhecer mais sobre uma das metodologias mais simples e mais famosas praticadas pelo mercado? Aproveite e compartilhe com sua rede de contatos!

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