Como Usar Recursos Visuais no Processo de Onboarding?

O processo de onboarding é o primeiro contato do novo colaborador com a sua empresa. Recursos visuais e outras ferramentas podem fazê-lo se sentir em casa, através de apresentações de impacto e outras possibilidades.

Tempo de Leitura: 8 minutos

Última atualização em 14 de junho de 2021

O processo de onboarding (“embarcação”, em tradução livre) é um passo fundamental na trajetória de um novo funcionário em uma empresa. 

Ele começa ainda durante o processo de contratação, se estende por algumas semanas e pode ser uma etapa desafiadora para ambas as partes em um momento com tantas novidades e expectativas.

Quando feito de forma planejada, o processo de onboarding melhora o desempenho e aumenta o engajamento dos funcionários, além de ser uma ferramenta importante para a retenção de talentos. 

Neste artigo, analisaremos cinco maneiras de tornar o processo de integração de novos contratados na cultura da sua empresa mais bem-sucedido e eficaz. 

5 dicas para melhorar o processo de onboarding

processo de onboarding

O processo de onboarding, como já mencionamos, se refere ao processo de integração de novos funcionários em uma empresa

Planilha de controle de ponto

Embora o termo seja bastante comum no meio empresarial, nem todo mundo compreende seu significado, sua relevância e as etapas do processo.

Pensando nisso, elencamos as cinco principais dicas para ajudar o RH a realizar o onboarding da melhor maneira possível.

1. Dê um kit de boas-vindas 

Para antecipar o processo de onboarding, prepare um material de boas-vindas para ser entregue com antecedência. 

Assim, o novo funcionário começa a se familiarizar com alguns detalhes da empresa antes mesmo de iniciar as atividades. 

O kit de boas-vindas pode compartilhar curiosidades sobre sua empresa, o que você faz para unir os funcionários, bem como informações mais pertinentes sobre atividades, treinamentos, cursos e outros benefícios.

Esse também é o momento para reiterar os fundamentos da empresa — horários e dias de trabalho, horas extras, organograma e expectativas de desempenho. 

Para tornar o processo de integração um pouco mais divertido, você também pode incluir alguns brindes da empresa no pacote de boas-vindas — canecas e bolsas são sempre ótimos presentes e ajudam a fortalecer o conhecimento da marca.

Você pode também criar um pacote físico imprimindo um livro, além de usar um modelo de e-book online para criar um pacote digital de boas-vindas e tornar mais fácil a consulta posterior, reduzindo custos. 

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2. Faça uma apresentação divertida e descontraída

A maioria das equipes de RH apresenta novos contratados à equipe com uma caminhada pelo escritório e uma apresentação formal para os membros da equipe durante os primeiros momentos do processo de onboarding.

Mas se você quer que seu novo funcionário se sinta em casa, então por que não tentar fazer uma apresentação divertida no primeiro dia? 

Apresentar o membro da equipe por meio de um jogo ou pesquisa simples é uma boa maneira de reunir a equipe e quebrar a monotonia do primeiro dia de trabalho. 

Você também pode fazer algo incomum, como pedir ao seu novo contratado para começar a trabalhar no meio da semana ou mais tarde do que o normal — isso o fará se sentir mais como um convidado de honra.

Outras maneiras de apresentar o novo contratado à equipe — e dar-lhe uma boa ideia da cultura da empresa — é preparar uma lista de atividades e locais interessantes na região. 

Pense em enviar emails para apresentar o novo funcionário e considere usar uma imagem ou animação do funcionário com um assunto engraçado que chame a atenção das pessoas. 

Tornar a apresentação de uma nova contratação um processo divertido e envolvente deixará todos à vontade e aumentará o moral da força de trabalho.

3. Crie um manual do funcionário

Seu novo funcionário terá muitas perguntas antes de começar as atividades e durante o primeiro mês de trabalho.

Por que não suavizar o processo de onboarding criando um manual que os novos contratados possam consultar sempre que tiverem dúvidas?

Um manual do funcionário pode incluir uma série de detalhes sobre o processo de trabalho na empresa.

Inclua informações sobre os tipos de software que os membros da equipe podem usar, como ferramentas de gerenciamento de projeto ou de colaboração.

Orientar sobre o uso adequado dos canais de comunicação da empresa e como manter os processos organizados também são prioridades que podem ser abordadas no manual.

Se sua empresa possuir um software personalizado que os novos contratados tenham que usar, isso deve ser incluído no processo de integração.

Como eles o usarão e quais etapas devem seguir para garantir que nada dê errado? O manual de integração também deve incluir programas de orientação e outras oportunidades de desenvolvimento. 

No manual do funcionário você pode aprofundar informações apresentadas no kit de boas-vindas, como um organograma mais detalhado que mostre aspectos estratégicos da sua empresa, como o exemplo abaixo:

Manual do funcionário no processo de onboarding

Idealmente, o manual do funcionário deve ser um documento digital atualizado sempre que necessário — os funcionários também devem ser informados sempre que houver atualizações, como mudanças no cronograma ou novos softwares disponíveis, por exemplo. 

4. Determine um companheiro de onboarding

Os primeiros dias em um novo emprego podem ser solitários e um pouco assustadores. Mas existe uma maneira de tornar esse período de orientação mais confortável: criando um sistema de companheiros de onboarding. 

Atribuir um companheiro de integração aos novos funcionários faz com que se sintam conectados ao negócio e à cultura da empresa. 

Os colegas de trabalho devem ser designados de acordo com a equipe que os novos contratados vão fazer parte — não há sentido em contratar novo integrante para o time de marketing e designar alguém da produção para ajudá-lo no processo de onboarding. 

Você também deve descobrir se a pessoa que você está designando como amigo realmente tem tempo para assumir o trabalho — lembre-se de que essa é uma função adicional ao lado de seu trabalho regular diário. 

Você não deve estressar sua equipe com um esforço extra para fazer com que sua nova contratação se sinta parte da empresa. E o sistema de camaradagem também deve atuar em conjunto com um programa de mentoria. 

Embora seu novo funcionário tenha habilidades que o restante da equipe não domina — afinal, esse deve ser um dos motivos pelos quais ele foi contratado —, há pessoas na empresa que podem compartilhar sua experiência e seus saberes com os novatos. 

Criar programas de mentoria para os novos funcionários é uma ótima maneira de unir os colaboradores e melhorar as habilidades de todos os envolvidos.

5. Organize atividades em equipe 

Uma das melhores maneiras de mostrar a cultura da sua empresa para um novo contratado é realizando atividades em equipe. 

Em vez de manter todos presos no escritório, convide o seu novo contratado para conhecer a equipe durante uma maratona, um clube do livro ou em algum evento do time. 

Essa é uma ótima maneira de permitir que a equipe se encontre em um ambiente descontraído e conheça a mais nova contratação da empresa. 

As atividades da equipe dentro do escritório também podem ser agradáveis e envolventes — um piquenique no escritório é uma ótima maneira de se relacionar e compartilhar interesses comuns. 

Você também pode se oferecer para enviar seus funcionários para um curso de redação empresarial ou conferências para aumentar sua produtividade. 

Organize as atividades da equipe regularmente, mas especialmente ao contratar novos membros para a equipe. 

Integrando trabalhadores remotos

O trabalho remoto está mais na moda do que nunca, e mesmo que o seu novo funcionário não vá trabalhar nessa modalidade integralmente, é válido estar preparado para fazer isso por certos períodos ou mesmo em uma jornada mista.

Apesar de todas as vantagens, trabalhar remotamente pode reduzir a conexão entre os funcionários e aumentar o sentimento de isolamento nas suas atividades. 

Uma forma de integrar ainda mais os colaboradores é usar ferramentas para trabalho remoto, como softwares e recursos visuais para fazer uma apresentação virtual e tornar o processo de trabalho mais intuitivo e divertido.

Veja algumas dicas no infográfico abaixo:

Dicas de comunicação no trabalho remoto

Conclusão

A cultura da empresa deve se concentrar em unir as pessoas — os laços entre os funcionários devem ser uma prioridade para os empregadores. 

Para isso, o processo de onboarding para inserir novas contratações na cultura e nos valores da sua empresa deve incluir: 

  • criar um kit de boas-vindas;
  • apresentar a nova contratação de uma maneira divertida;
  • desenvolver de um manual de onboarding;
  • indicar um companheiro de onboarding;
  • fazer atividades em equipe.

Seguir essas etapas vai fazer com que o processo de onboarding seja mais produtivo e melhore o envolvimento geral dos funcionários a longo prazo, além de contribuir para a retenção de talentos e produtividade das suas equipes. 

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