Conheça o processo de admissão do empregado

O processo de admissão de funcionários é um conjunto de etapas e atividades que integram o time de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Afinal, ele dá início a uma série de outras atividades que impactam no trabalho dessas equipes. 

É o caso da concessão de benefícios, do fornecimento de equipamentos de proteção individual e também do planejamento das férias, entre outras.

Ter atenção neste processo é garantia que todo o restante não falhará. Portanto, é preciso ficar de olho no que é necessário fazer na admissão de um empregado.

Para te ajudar, criamos um guia completo em que falamos de todas as principais etapas do processo de admissão de funcionários. Neste artigo, você terá todas as informações que procura. Se preferir, vá direto para o tópico de interesse através do índice abaixo:

Etapas do processo de admissão

  1. Recrutamento e processo de seleção
  2. Aprovação do Candidato
  3. Regulamentações do funcionário
    1. Documentação necessária
  4. Regulamentações da empresa
    1. Assegurando os benefícios
  5. Preparativos da empresa
  6. Integração do novo funcionário
    1. Apresentação à empresa
    2. Treinamento
    3. Comunicação constante

As principais etapas do processo de admissão

O departamento de RH, responsável pelo processo de admissão, precisa estar atento a todas as suas etapas. Afinal, é ideal que a empresa encontre um colaborador que traga bons resultados e possa agregar valor.

Este processo engloba várias momentos, que devem ser executados de forma cuidadosa. Veja como funciona o processo de admissão de um funcionário passo a passo:

1. Recrutamento e processo de seleção

O processo de admissão do empregado começa ainda na fase de recrutamento e seleção, conduzida pela área de Recursos Humanos.

A equipe de RH é a responsável por todas as etapas dessa fase, que vai da divulgação e descrição das vagas até avaliações e testes de candidatos.

Com base nas competências exigidas pelo cargo, os recrutadores selecionam alguns perfis mais adequados à vaga e fazem entrevistas com os candidatos, a fim de escolher aquele que reúna o maior número de qualificações e características desejadas para a função.

Cada empresa adota procedimentos distintos de recrutamento e seleção. É preciso ter atenção para que a fase de recrutamento tenha foco em encontrar um funcionário que se identifique com as atividades a serem desenvolvidas.

Para isso, as empresas podem utilizar algumas das seguintes etapas:

  • Entrevista com o RH;
  • Testes de conhecimento específico;
  • Testes psicológicos;
  • Entrevistas com gestores e coordenadores;
  • Alinhamento de expectativas.

As ferramentas de avaliação dependem muito do que o cargo exige. Além disso, elas devem ser empregadas de forma a avaliar o fit do funcionário com a empresa e sua cultura organizacional.

Apesar de ainda ser a prática mais utilizada para a admissão de novos colaboradores, a contratação através das regras da CLT não é a única forma utilizada pelas empresas atualmente. 

Uma das alternativas mais populares é a contratação por meio de contratos com Pessoas Jurídicas. Assim, os trabalhadores podem se cadastrar como Pessoas Jurídicas, no formato que se adequa às necessidades dos prestador. A partir disso, eles podem realizar suas atividades e emitir as notas referentes ao salário e benefícios mensais.

2. Aprovação do candidato

Assim que terminado o processo seletivo, a empresa deve instruir o candidato aprovado sobre todas as próximas etapas. É de responsabilidade da equipe de RH solicitar documentos e informações necessárias para a criação do vínculo empregatício.

Neste momento, a empresa deve ter certeza de suas escolhas, avaliando todas as informações coletadas durante o processo. 

É fundamental que a equipe responsável pelo processo seletivo também dê o feedback para os candidatos que não foram aprovados durante o processo. Isso mostra que a empresa respeita todas as pessoas que se candidataram, e é importante para manter a boa reputação da sua marca.

3. Regulamentação por parte funcionário

O funcionário deve fornecer todas as informações solicitadas pela empresa. Esses documentos devem ser enviados de acordo com a instrução da equipe de RH em até 48 horas úteis, para que o processo de admissão possa seguir sem problemas.

Documentação necessária para o processo de admissão

Os principais documentos exigidos para a contratação do funcionário pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) são:

  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • Cópia da carteira de identidade;
  • Cadastro de Pessoa Física (CPF);
  • Carteira de inscrição no PIS/Pasep;
  • Título de Eleitor;
  • Certidão de Nascimento e casamento, caso haja;
  • Certificado de Reservista ou de dispensa do serviço militar (para homens);
  • Carteiras profissionais relativas aos órgãos de classe (OAB, CRA etc).

A empresa pode pedir outros documentos e informações pertinentes ao processo de admissão. Além disso, algumas empresas solicitam a realização de um exame admissional

Esse procedimento é administrado de acordo com a função a ser exercida pelo colaborador, como por exemplo audiometria, válida para atendentes de telemarketing.

4. Regulamentação por parte da empresa

Essa etapa do processo de admissão também engloba responsabilidades por parte da empresa. 

Após a entrega dos documentos, o empregador registra todas as informações relativas à admissão do empregado na CTPS, inclusive as de jornada de trabalho, e envia as informações ao Ministério do Trabalho e à Caixa Econômica Federal, que administra o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). 

Assim, o colaborador já pode assinar seu contrato de trabalho e iniciar suas atividades. A empresa também pode comunicar o vínculo empregatício pelo sistema do eSocial, mesmo antes do início das atividades. Basta ter todos os dados do novo colaborador. Se desejar, você pode saber mais sobre o eSocial em nosso artigo dedicado.

Essa é a parte burocrática, que deve garantir que a contratação do funcionário esteja de acordo com a CLT e outras leis trabalhistas.

Além de regulamentar essa situação e seguir com o processo de admissão, a empresa deve garantir outros direitos e benefícios cruciais ao desenvolvimento das atividades.

Assegurando benefícios

O principal benefício a ser oferecido ao funcionário para o início de suas atividades é o vale transporte. Assim, o empregador garante que o colaborador possa se deslocar até o local de trabalho.

Entre outros benefícios oferecidos pelas empresas podem estar:

  • Vale refeição/alimentação;
  • Convênio médico;
  • Convênio odontológico;
  • Ajuda de custo para gasolina (no lugar do vale transporte);
  • Vale cultura;
  • Bônus e comissões.

Estes outros benefícios devem ser explicados de forma clara durante o processo de admissão. Assim, o funcionário fica por dentro de tudo que tem direito e a empresa pode garantir uma relação e confiança desde o início das atividades.

5.Preparativos da empresa

O trabalho das equipes de RH e Departamento Pessoal não termina na parte burocrática do processo de admissão. Essa é a hora de alinhar todos detalhes e garantir que o funcionário possui as ferramentas e conhecimentos corretos para começar. 

Dessa forma, os resultados esperados podem ser atingidos.

Para que as atividades possam ser realizadas, existem alguns processos a serem realizados pela empresa.

É preciso que a equipe crie todas as contas e acessos que serão utilizadas pelo trabalhador, como por exemplo o e-mail corporativo.

Além disso, é preciso criar as identificações do usuário dentro do sistema de ponto da empresa. Afinal, o controle de ponto é crucial para acompanhar as horas trabalhadas.

6.Integração do novo funcionário

É muito importante que a empresa tenha um procedimento de integração e treinamento para auxiliar no ingresso do empregado.

Os gerentes podem — e devem — apoiar seus novos colaboradores nesse início, apresentando-os às equipes, mostrando as dependências do escritório, as ferramentas de trabalho, elaborando um plano de ação para os primeiros dias, comunicando sobre as principais regras e políticas da organização, entre outros.

Entre as principais responsabilidades do empregador após o processo de admissão estão:

Apresentação à empresa

Falando em comunicação, a chegada de um novo membro na equipe é algo importante que deve ser comunicada a todos independentemente do cargo que a pessoa ocupe.

Para isso, podem ser utilizadas as ferramentas de comunicação interna já existentes, como e-mail, intranet, jornal mural, grupos de WhatsApp, entre outras.

Além disso, é preciso apresentar e integrar o funcionário à cultura organizacional da empresa. O empregador deve alinhar os novos colaboradores quanto às expectativas sociais e os processos diários.

Dessa forma, é possível manter a harmonia entre toda a equipe e conseguir resultados ainda mais agradáveis.

Treinamento

Ainda que o funcionário contratado possua experiência com a forma de trabalho, é preciso apresentar as ferramentas e os processos internos da empresa.

O novo colaborador deve aprender todos os métodos e resultados esperados para que as expectativas sejam alinhadas. Assim, a empresa sabe o que esperar do funcionário, enquanto ele saberá como realizar todas as atividades.

Comunicação constante

Mesmo após este primeiro momento, é preciso que o empregador mantenha uma comunicação clara com todo seu quadro de funcionários. Dessa forma a equipe pode se integrar e ficar por dentro de todas as mudanças e novidades do seu ambiente de trabalho.

É válido, inclusive, enviar uma notificação por meio do app de controle de ponto para os colaboradores externos. Além de manter todos informados sobre as mudanças no quadro de funcionários, isso ajuda o novo colaborador a sentir-se mais motivado e integrado ao time.Está prestes a admitir novos funcionários? Quer ter certeza de quanto você vai pagar para cada um deles? Clique aqui e descubra qual o custo real de um colaborador!

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