O que é passivo trabalhista?

Se você já tem alguma noção do que é passivo trabalhista, provavelmente sabe que é algo que uma empresa precisa evitar. Mas, por quais motivos? E como evitar essa situação?

O passivo trabalhista ocorre quando o empregador não cumpre corretamente suas obrigações trabalhistas. Algo que viola os direitos do trabalhador e que, por essa razão, gera punições financeiras.

Evitar o passivo trabalhista não é algo que uma empresa deve fazer pensando apenas em não aumentar seus custos. A organização e o planejamento que ajudam a combater essa situação são também benéficos para o empreendimento como um todo. Continue a leitura para saber mais!

Passivo trabalhista: do que estamos falando?

O passivo trabalhista é a soma de todas as dívidas que o empregador tem pelo não cumprimento das obrigações trabalhistas e pelo recolhimento incorreto dos encargos sociais ou pagamento de benefícios obrigatórios.

Assim sendo, é comum que o passivo trabalhista envolva questões como horas extras, pagamento de adicionais como o noturno ou o adicional de insalubridade e periculosidade, pagamento de férias, verbas rescisórias e outros. Pode ainda envolver situações de contratação irregular.

Por vezes, o passivo trabalhista acontece em decorrência de uma gestão inadequada. Por trás do problema podem estar desorganização ou uma tentativa mal planejada de conter custos.

Sobretudo em momentos em que as finanças da empresa ou a economia do país não vão tão bem, empregadores buscam reduzir suas despesas ― ou se veem obrigados a isso. Uma consequência possível é o acúmulo de funções ou o aumento das responsabilidades de cada funcionário, levando ao prolongamento das jornadas de trabalho com horas extras.

Em todo o caso, o problema reside na falta de controle da jornada e do contrato de cada profissional, levando a registros inconsistentes e a recolhimentos equivocados dos encargos trabalhistas. Uma situação que pode ter impacto direto no passivo trabalhista da empresa.

As principais causas do passivo trabalhista

Mencionamos questões como as horas extras e a multa rescisória como motivos comuns para o passivo trabalhista. Agora, vamos explicá-las melhor, além de apresentar outras causas que figuram entre as principais.

Horas extras

Se você pensa que, quando um funcionário realiza horas extras sem que tenha sido solicitado pelo seu superior, a responsabilidade é somente dele, está enganado.

Com ou sem solicitação de um superior, a realização de horas extras sempre deve ser registrada ou reportada pelo trabalhador. A princípio, quem perde por não fazê-lo é justamente o funcionário que não vai receber pela jornada extraordinária feita.

Entretanto, pode acontecer de o trabalhador deixar a empresa e mover uma ação contra o ex-empregador pelo não pagamento das horas extras realizadas. Por essa razão, a jornada extraordinária é uma das principais causas de passivo trabalhista.

Controle de ponto ineficiente

Desde a lei da Liberdade Econômica – lei n° 13.874 ― aprovada em setembro de 2019, a obrigatoriedade para a marcação de ponto passou a valer somente para empresas com mais de 20 funcionários.

Quando esse controle é mal feito, o registro da jornada de cada funcionário pode apresentar inconsistências que também são motivo comum de ações judiciais e passivo trabalhista.

Com isso em mente, é interessante considerar que até mesmo empresas que tenham menos de 20 funcionários ― as que não são obrigadas a fazer o controle ― podem se beneficiar. Basta considerar a causa anterior, do registro de horas extras, para entender como um bom sistema pode evitar problemas.

Acúmulo de função

Anteriormente, mencionamos uma situação em que o alto volume de demandas, geralmente contrastando com a necessidade de redução de custos, faz com que funcionários acumulem funções na empresa.

Essa situação, assim como a do desvio de função, pode gerar problemas judiciais e passivo trabalhista ao empregador. Isso porque, quando o trabalhador cumpre funções além ou diferente das que estão registradas em sua carteira de trabalho, configura-se uma situação irregular.

Quanto a isso, é também importante ficar de olho na remuneração. Suponhamos que Cláudio seja um funcionário com função X e que receba R$2000 de salário. Por sua vez, Fernando tem uma função Y, mas acabou acumulando funções que o equiparariam a Cláudio. Entretanto, com a função Y, Fernando recebe apenas R$ 1500 mensais.

Essa diferença salarial para atividades equivalentes também pode motivar ações judiciais capazes de gerar passivo trabalhista para o empregador.

Rescisão contratual

Todo empregador sabe que a rescisão de contrato precisa ser feita com atenção e que se trata de um processo que dá trabalho a quem cuida dos registros e das finanças da empresa.

A apuração das verbas rescisórias, ou seja, o cálculo do quanto a empresa deve pagar ao funcionário demitido, precisa ser bem feito para evitar problemas trabalhistas. O erro no acerto de contas é também um motivo comum de passivo trabalhista.

Desconhecimento da legislação

Por fim, mas não menos importante, outra causa que figura entre as principais causas para o passivo trabalhista é a falta de conhecimento da legislação. 

Um empregador deve conhecer a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), leis como a da Reforma Trabalhista e a da Liberdade Econômica, convenções coletivas de trabalho e outros textos legais importantes para o ramo de atuação e as relações de trabalho.

No blog do Tangerino, temos vários conteúdos que podem ajudar você a se manter bem informado quanto ao que diz a legislação. Entretanto, é importante ir além e, de preferência, ter ajuda especializada para conferir a adequação legal das práticas da empresa para evitar problemas que se transformem em passivo trabalhista.

Como reduzir ou evitar o passivo trabalhista

Agora que você já sabe o que é passivo trabalhista e quais são suas principais causas, podemos falar sobre a adoção de estratégias para evitar essa situação.

O passivo trabalhista pode elevar os custos de forma a ameaçar o futuro de uma empresa. E, mesmo quando o empregador é bem sucedido em coordenar as finanças para se recuperar do impacto, a imagem da empresa perante os funcionários e o mercado pode ficar manchada.

Sendo assim, veja as dicas de prevenção para que a sua empresa consiga evitar a formação de um passivo trabalhista ou reduzir as chances das dívidas aumentarem.

Conte com um bom sistema de controle de ponto

Uma empresa pode contar com soluções de controle de ponto que são fáceis de implementar, têm uso prático e rápido e, por essa razão, favorecem uma situação em que os funcionários façam a marcação de ponto devidamente.

Publicada em 2011, a Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) regularizou o uso de soluções alternativas de controle de ponto, como é o caso de aplicativos que podem ser instalados em dispositivos móveis.

Um desses apps é o Tangerino. Com ele, cada funcionário pode, de seu próprio smartphone ou tablet, fazer seus registros de entradas e saídas ― inclusive de atrasos e horas extras ―em poucos cliques. Uma tecnologia que beneficia tanto os trabalhadores quanto as empresas.

Aposte na transparência da folha de pagamentos

A súmula 91 do Supremo Tribunal Federal estabelece que é “nula é a cláusula contratual que fixa determinada importância ou percentagem para atender englobadamente vários direitos legais ou contratuais do trabalhador”.

O texto se aplica à prática do pagamento global, também conhecida como salário complessivo, em que o empregador não detalha corretamente a remuneração de seus funcionários.

A questão é que o trabalhador tem direito de saber exatamente o que compõem a sua remuneração. Assim sendo, seu holerite não deve apresentar um valor unificado com a soma de todas as verbas. Diferente disso, deve apresentar a quantia relativa a cada remuneração: salário, eventuais descontos, acréscimos por hora extra, acréscimos por adicionais, descanso semanal remunerado e etc.

A relação dos valores é algo que ajuda a empresa a identificar possíveis erros antes que esses se tornem um problema. Além disso, a transparência permite que o funcionário entenda melhor sua remuneração, evitando conflitos com o empregador.

Adote medidas para um bom clima organizacional

Um bom clima organizacional passa por um bom relacionamento entre os funcionários, seus supervisores e até a direção da empresa. A sensação de bem-estar ocasionada pelo entendimento de que há respeito mútuo na organização é muito bem-vinda.

A transparência e a adoção de ferramentas como um aplicativo de controle de ponto podem ser entendidos como sinais de que o empregador quer fazer valer os direitos de seus funcionários. Algo que favorece uma relação de confiança.

Todos esses fatores contribuem para evitar desentendimentos. Caso um funcionário desconfie que algo está errado com o seu pagamento, pode se sentir mais à vontade para procurar o setor responsável para esclarecer e resolver o problema.

Além do mais, no caso de uma demissão involuntária, ainda que se configure uma situação desagradável, o trabalhador tende a se sentir menos compelido a buscar motivos para entrar com uma ação contra o ex-empregador.

Fortaleça a política interna de cumprimento de leis

O desconhecimento e o descumprimento da legislação trabalhista estão por trás de diferentes causas de formação de passivo trabalhista. Estabelecer uma política interna para garantir que a empresa aja corretamente no que diz respeito às suas obrigações evita erros ou imprudências capazes de gerar processos trabalhistas ou outros tipos de problemas jurídicos.

A ética na gestão de contratos e na gestão da folha de pagamento deve ser regra para assegurar que pagamentos e recolhimentos tributários e previdenciários sejam feitos corretamente.

Aposte na realização de auditorias

A realização de auditorias internas é uma estratégia preventiva que vai ajudar a empresa a analisar como anda o seu objetivo de cumprir corretamente as leis. Assim sendo, o propósito passa por:

  • conferir a situação de cada contrato vigente considerando as particularidades dos casos ― estágios, contratos de trabalho intermitente, contratos com diferentes durações de jornada de trabalho, etc;
  • garantir que a empresa está atualizada quanto a legislação trabalhista em vigor e que as leis estejam sendo devidamente cumpridas;
  • certificar o funcionamento e conferir os relatórios gerados a partir ou pelo sistema de controle de ponto;
  • analisar o processo de geração da folha de pagamento e sua transparência;
  • conferir se os documentos da empresa estão devidamente organizados e arquivados, independentemente do sistema adotado para tal finalidade.

Profissionais de diferentes setores podem ser convidados para analisar os documentos e compartilhar informações sobre a rotina da empresa. Um gestor pode ser o responsável por fazer o alerta de que determinado funcionário está acumulando funções, por exemplo.

Com isso em mente, perceba que para além dos registros, a participação de funcionários devidamente escolhidos é importante para que a empresa avalie se suas ações e práticas do dia a dia estão em acordo com as leis.

Redobre a atenção às convenções e acordos coletivos

O artigo 661-A da CLT determina que convenções ou acordos coletivos de trabalho devem prevalência sobre as regras gerais definidas pela legislação trabalhista.

Diferentes grupos profissionais, de acordo com a natureza de sua atuação, têm diferentes convenções ou acordos firmados. A saber, a convenção é fruto de uma negociação entre o sindicato patronal e o sindicato laboral. Já o acordo tem origem na negociação que acontece entre uma ou mais empresas e o sindicato laboral.

Em todo caso, é importante que o empregador encontre a sua convenção coletiva ou acordo e conheça as regras ali estabelecidas. Podem existir diferenças que precisam ser consideradas para a garantia dos direitos dos funcionários e para evitar a formação de passivos trabalhistas.

Acompanhe os eventuais processos que possam existir

Processos trabalhistas podem fazer parte da vida de qualquer empregador. Até antes da Reforma, era mais comum que ex-funcionários recorressem à Justiça para tentar buscar direitos. Isso porque, até então, o trabalhador não precisava arcar com os custos do processo.

Hoje em dia, a lei determina que cabe ao perdedor pagar os honorários dos advogados. Por isso, trabalhadores tendem a evitar riscos e só mover ações quando estão confiantes do seu ganho de causa.

Nesse cenário, ainda que a empresa seja cuidadosa, podem existir motivos para que um ex-funcionário receba uma sentença positiva do juiz ― a inconsistência no registro das horas extras é uma das razões mais comuns.

Por isso, ao vivenciar essa realidade, é interessante que a empresa aprenda algo com ela. Acompanhar os processos que estejam em andamento vai ajudar na identificação de falhas que geram passivo trabalhista e que precisam ser corrigidas.

Tenha um bom sistema de arquivamento

Já pensou em enfrentar um processo trabalhista, perceber que o funcionário não apresenta ao juiz informações corretas, mas não ter como provar? Acredite, isso acontece.

Quando uma empresa não se organiza bem o bastante e não conta com um bom sistema de arquivamento, pode acabar perdendo documentos que provariam a sua correção. Em outras palavras, ficam sem condições de escapar das punições e do passivo trabalhista decorrente da ação movida por seu ex-funcionário.

Se a base do trabalho administrativo de sua empresa ainda depende do papel, encontre formas de manter os documentos devidamente preenchidos, assinados, organizados e guardados em local seguro.

Caso a empresa já tenha evoluído fazendo a transição para o uso de softwares, certifique-se de buscar a orientação do setor ou de um profissional de tecnologia da informação (TI) para garantir a segurança dos arquivos. Rotinas de backup e a adoção de tecnologias de armazenamento em nuvem são recomendadas.

Garanta a assinatura de todos os documentos

Agora, já pensou na possibilidade de a empresa sofrer um processo, ter os documentos para provar sua correção, mas só na hora H descobrir que estes não foram devidamente assinados? O juiz do caso pode considerá-los inválidos.

Com isso, a dica é para que a empresa otimize seus processos e tenha atenção ao cumprimento de cada etapa. Recibos e outros documentos devem ser devidamente assinados pelas partes ― a que representa o empregador e o funcionário em questão.

Vale lembrar que a folha de ponto, os holerites, as solicitações de férias e outros estão entre os documentos cujo recebimento por parte do trabalhador deve ser sempre registrado. Algo que é feito por meio de um recibo devidamente preenchido e assinado.

Cuide das finanças e tenha um fundo reserva

Essa dica não é de ação preventiva para evitar o passivo trabalhista, mas sim para que a empresa tenha melhores condições de lidar com a dívida.

Há casos em que a formação e o acúmulo de passivos trabalhistas levaram empresas à decretar falência. Outras, mesmo quando conseguem arcar com aquilo o que devem, precisam enfrentar períodos rigorosos de contenção de gastos que freiam seu crescimento e criam novos desafios.

Por essas razões, um empregador precavido deve se preocupar com a criação de um fundo de reserva. Para tanto, cuidar bem das finanças para manter as despesas sob controle e eliminar gastos supérfluos pode ser o melhor caminho.

Quando essas medidas são adotadas, se um passivo financeiro se formar, a empresa estará em melhores condições financeiras de lidar com a situação. É certo que o objetivo é que a dívida não se forme, mas na eventualidade de que aconteça, ter dinheiro disponível para pagá-la sem comprometer os negócios é o ideal.

Aposte em bons times para o RH e para o setor jurídico

De um modo geral, as medidas para evitar as dívidas passam por dos setores cruciais: o de Recursos Humanos e o jurídico. Juntos, eles podem atuar de forma mais direta na garantia do cumprimento das leis e da correção das ações realizadas pelo empregador.

Além disso, podem fornecer os recursos para que medidas preventivas sejam tomadas. E, caso algum processo aconteça, têm em seu trabalho as provas e o conhecimento que a empresa precisa para provar que agiu de maneira correta,  evitar penalidades e a formação de um passivo trabalhista.

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