Ordem de serviço digital: facilitando a vida das equipes externas!

Otimizar processos, facilitar a comunicação e o controle de demandas da empresa. Já pensou em fazer tudo isso de forma digital? É o que a ordem de serviço digital faz. Siga com a leitura e entenda melhor como essa tecnologia facilita a vida da sua empresa e da sua equipe externa de trabalho!

O que é uma ordem de serviço digital?

Ordem serviço digital é um documento que formaliza a contratação de um serviço ou a compra de um bem, dando início a uma série de processos dentro da empresa, como cadastro do cliente, emissão de contratos, separação de itens no estoque, entre outros.

Antigamente, a ordem de serviço era preenchida em papel e armazenada em arquivos físicos da empresa. Hoje, com a tecnologia que temos disponível, ela pode tramitar por todos os setores da organização de forma digital, isto é, por meio de sistemas informatizados que aceleram os processos.

Justamente pela digitalização das informações, a ordem de serviço digital pode ser emitida e consultada a partir de computadores, notebooks, tablets e até smartphones, contribuindo para a mobilidade digital da sua empresa.

Por que apostar em um fluxo digital para suas ordens de serviço?

A máxima “tempo é dinheiro” nunca foi tão verdadeira quanto agora. Para promover uma experiência única de compra para os seus clientes, é preciso oferecer agilidade e eficiência na prestação de serviços. E isso pode ser alcançado com uma ordem de serviço digital.

O time de vendas externas emite a ordem de serviço no momento do fechamento do negócio, enviando para a empresa as informações em tempo real. Assim, os demais processos que são essenciais para a entrega do que foi vendido se iniciam com mais velocidade e o cliente recebe a solução em um espaço de tempo menor.

Com o tempo otimizado, o vendedor externo pode realizar mais visitas por dia e assim fomentar mais negócios para a empresa. Ao mesmo tempo, a organização tem um controle maior da produtividade do funcionário e dos resultados que ele traz.

É mais qualidade no atendimento ao cliente com menos custos para a empresa!

Quais são as vantagens da ordem de serviço online?

Ter um sistema de emissão e controle de ordens de serviço digitais favorece a gestão de equipes, o monitoramento de indicadores e, claro, a redução de custos na empresa. Veja a seguir o que você ganha ao investir em uma solução como essa:

Melhora a comunicação entre equipe externa e empresa

Equipes externas de trabalho estão em constante deslocamento, o que cria uma certa dificuldade na comunicação com a gestão. No entanto, ao enviar ordens de serviço digitais, a empresa é constantemente alimentada com informações estratégicas para a condução dos negócios.

À medida que cada ordem de serviço chega, todos os setores envolvidos na entrega do produto ou serviço são acionados para dar continuidade ao pedido do cliente.

Assim, enquanto o time de vendas está atendendo a outros potenciais clientes, aqueles que já fecharam negócio não ficam desamparados e recebem a solução contratada com a agilidade que merecem.

Otimiza o tempo da equipe de vendas

E já que entramos no tema agilidade, um dos benefícios mais visíveis de se ter uma solução de ordem de serviço digital é a otimização do tempo das equipes externas.

Sem precisarem se deslocar a todo momento até a empresa, os vendedores podem fechar mais negócios em menos tempo, aumentando o faturamento da organização e contribuindo de forma mais efetiva para atingir os objetivos estratégicos da empresa.

Organiza o fluxo de trabalho

Assim que uma ordem de serviço digital é emitida, uma série de eventos são desencadeados de maneira automática, sem a necessidade de intervenção humana.

Essa sequência de eventos é chamada de fluxo de trabalho e ajuda as pessoas a entenderem quais são os passos necessários para que uma simples ordem de serviço se transforme em um cliente satisfeito em ter contratado a sua empresa.

Além disso, fica mais fácil treinar novos colaboradores quando se tem um fluxo de trabalho instituído e funcionando bem, o que reduz o tempo de adaptação dos novos profissionais à rotina da empresa.

Oferece maior segurança

Quando as equipes externas de trabalho emitiam ordens de serviço em papel, era bastante frequente a perda de tais documentos, rasuras e outros acidentes que impossibilitavam a continuidade da prestação de serviço.

Demora no atendimento ao cliente, envio de pedidos errados e perda de contratos eram algumas das consequências sofridas pelas empresas. Todavia, esse cenário muda completamente com a adoção de uma tecnologia que proporcione o envio de ordens de serviço digitais.

Todas as informações circulam de forma automática entre sistemas, munindo todos os setores de dados relevantes para a execução de suas atividades sem que haja risco de extravio das informações.

Elimina o retrabalho

Ordens de serviço mal preenchidas, com falta de dados ou letras ilegíveis exigem um trabalho extra tanto das equipes externas quanto dos demais setores para compreender as demandas e dar seguimento ao pedido dos clientes.

Nesse ínterim, perde-se tempo e também recursos, pois, muitas vezes, é preciso refazer a ordem de serviço e até contatar o cliente para confirmar informações.

Já com a ordem de serviço digital, isso não ocorre. Os campos de preenchimento obrigatório impedem o envio da ordem de serviço incompleta e o conteúdo digitado não dá margem para outras interpretações.

Redução de custos

Os custos com impressões de ordens de serviço de papel, perda de documentos, extravio de informações e demora no atendimento ao cliente são infinitamente superiores ao investimento feito em uma tecnologia que permita enviar ordens de serviços digitais.

O arquivamento de ordens de serviço físicas também é outro custo que pode ser evitado pela empresa ao optar por soluções digitais, que permite rápida recuperação das informações e a realização de backups de segurança.

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