Onboarding: criando um processo de integração efetivo

O onboarding é o processo de acolhida, treinamento e acompanhamento de novos colaboradores na empresa, visando sua adaptação e o alcance dos resultados esperados. Tudo isso tendo em mente a cultura e os ideais da empresa. Continue a leitura para entender esse procedimento de integração.

Na tradução para o português, onboarding significa “embarcando” ou “embarcar”, mas, na prática, se refere ao processo de integração de novos funcionários em uma empresa.

Apesar de o termo já estar em utilização há um bom tempo, nem todo mundo compreende seu significado e sua relevância. Até mesmo os profissionais de RH que já sabem por que investir em um processo de onboarding podem ter dificuldades para estruturar algo que seja palpável e que tenha efeitos reais.

Foi justamente para ajudar com essa questão que fizemos este post. Esperamos que, ao longo da leitura, você tenha as informações de que precisa para realizar o onboarding da melhor maneira possível. Acompanhe!

O que é onboarding na visão da gestão de pessoas

Onboarding

O setor de Recursos Humanos tem um envolvimento cada vez mais estratégico dentro das empresas, algo que acontece com base no entendimento do poder da gestão de pessoas para além do cumprimento de burocracias.

Entre as principais rotinas de RH estão os processos de recrutamento e seleção e de admissão de novos funcionários. Há toda uma parte técnica envolvida nessas rotinas, em especial em relação à solicitação de exames e organização da documentação dos recém-chegados.

Há, também, um lado mais pessoal e menos burocrático que faz ou deveria fazer parte das responsabilidades do setor: o onboarding.

Para que não haja dúvidas sobre o que é onboarding, falamos do processo de integração de novos funcionários por meio de técnicas que reduzam seu tempo de adaptação ao novo trabalho. Algo que entra na lista de responsabilidades do RH e que pode ser feito por meio de:

  • planejamento;
  • orientação;
  • supervisão;
  • treinamento;
  • acompanhamento;
  • e uma série de outras etapas que você verá ao longo deste artigo.

Com tudo isso, o onboarding é mais do que um processo de boas-vindas da empresa, sendo, na verdade, uma estratégia de gestão de pessoas. Seu principal objetivo é garantir que os novos funcionários consigam entregar seu máximo o mais rápido possível.

Isso implica em dizer que a integração de novos colaboradores pode incluir o aprendizado de questões técnicas, mas também diz respeito ao bem-estar de quem chega, por meio da criação de um ambiente receptivo e da promoção de condutas que favoreçam esse cenário.

Entenda, portanto, que onboarding é muito mais do que apresentar a empresa aos novos profissionais e aos seus colegas de equipe. Trata-se de algo mais elaborado, que precisa ser planejado pelo RH e fazer parte da cultura organizacional.

O onboarding é responsabilidade só do RH?

Colocamos para você que o onboarding deve fazer parte das rotinas do setor de RH. Isso é o esperado, porque o RH é responsável pelo processo de recrutamento de profissionais que tenham o perfil que a empresa busca, algo que já facilita sua integração.

Também porque é o setor que faz a gestão de pessoas e, por isso, reúne mais conhecimentos sobre aqueles que compõem a empresa, seus perfis e comportamentos. Informações relevantes para criar e implementar um processo de integração.

Apesar disso, ainda que o RH esteja por trás da maior parte do onboarding, outros agentes da empresa precisam estar envolvidos. Antes de qualquer coisa, o alto escalão deve compreender e apoiar essa estratégia, ou seja, as lideranças também devem cumprir seus papéis no acolhimento de quem chega.

Qual a importância do processo de onboarding

Há quem ainda não dê a devida importância ao onboarding por desconhecer seus benefícios, por subestimar esses benefícios ou por não saber como criar um processo sólido e efetivo. Vamos resolver as duas primeiras justificativas agora; a terceira será abordada adiante.

Quando um profissional chega a uma empresa, precisa passar por um período de adaptação para se encontrar na cultura organizacional, se conectar com seus novos colegas, entender as dinâmicas internas e se acostumar com os processos que fazem parte de sua rotina de trabalho.

É possível que essa adaptação ocorra naturalmente, mas o tempo necessário para que isso aconteça pode ser grande, além de variar muito de um funcionário para o outro.

Com isso, a empresa pode sair perdendo, porque enquanto não se integra, enquanto não se sente parte da sua equipe, um profissional pode ter dificuldade para desempenhar suas funções adequadamente.

Se a situação não evolui logo, também pode acabar minando a motivação de quem acabou de chegar. Isso é, certamente, algo que qualquer empregador quer evitar.

Com isso em mente, confira abaixo diferentes fatores que mostram a importância do processo de integração de onboarding.

Integração real

Parece redundante mencionar a integração a essa altura em que já deve estar claro para você que o foco do onboarding é, justamente, integrar os novos funcionários às suas equipes e à empresa como um todo.

O fazemos apenas para deixar claro que, quando o RH assume a responsabilidade de conduzir esse processo, a adaptação dos profissionais é mais rápida. Como consequência, quem acabou de chegar consegue agregar valor mais rápido para a empresa.

Isso é algo que depende, na verdade, de um trabalho contínuo do RH. Um clima organizacional agradável favorece a integração, e criar e manter um clima bom é um esforço permanente.

Melhora da motivação

É comum que recém-contratados cheguem à empresa com a motivação em alta, afinal, trata-se de uma nova oportunidade de emprego e de crescimento profissional.

Apesar disso, se os funcionários não se sentem acolhidos e, com isso, não se identificam com a nova realidade de trabalho, a situação logo muda de figura.

Em contrapartida, se o RH adota técnicas e estratégias para aproximar os novos funcionários daqueles que já têm mais tempo de casa, todos podem se sentir mais confiantes e motivados.

Ainda, uma apresentação clara sobre a empresa, sua cultura e outros aspectos que precisem de identificação também é motivante. Trabalhadores conseguem se sentir bem mais engajados quando percebem que suas expectativas estão alinhadas à realidade da organização que os emprega.

Capacitação de profissionais

Como você deve saber, o treinamento e a capacitação de profissionais é algo que deve fazer parte da rotina do RH e que pode ser feito a qualquer momento da trajetória dos funcionários na empresa.

Quando acontece durante o processo de onboarding, a capacitação permite que os novos contratados já comecem cumprindo suas tarefas de forma correta, sem o risco de adquirirem “vícios” de execução que podem prejudicar os processos internos.

Ainda, esse aprendizado logo no início dá aos profissionais mais confiança para desempenhar suas funções. Até mesmo os mais capacitados podem sentir insegurança em algum nível quando chegam a uma empresa nova e, por isso, orientações tendem a ser bem-vindas sempre.

Retenção de talentos e redução do turnover

Como vimos, o onboarding permite que os novos funcionários conheçam e se conectem com a cultura da empresa, se aproximem de seus colegas e se sintam mais preparados para a nova etapa de suas vidas profissionais.

Tudo isso tem relação com o fato de a empresa investir em um processo de integração que mostra aos funcionários que existe interesse em criar o melhor cenário para eles. Um cenário adequado ao seu bem-estar e desenvolvimento.

Quando isso acontece, profissionais se sentem valorizados e ainda mais interessados em pertencer ao quadro de funcionários da empresa. Consequentemente, podemos dizer que um bom processo de onboarding contribui tanto para a retenção de talentos quanto para a redução do turnover.

A empresa que retém os melhores profissionais tende a contar com melhores resultados, além de não perder grandes pensadores e executores para a concorrência. Isso sem mencionar a redução de custos associada à alta rotatividade.

Quais as etapas para a realização do onboarding

Agora que você já sabe o que é onboarding, é hora de conhecer quais são suas etapas, algo que vai ajudar na compreensão de como esse processo pode ser realizado em sua empresa.

De antemão, ressaltamos que as etapas apresentadas podem embasar a criação do processo de integração de novos colaboradores, mas não são como uma receita de bolo. Variações podem existir com base em avaliações que melhor direcionem o RH de cada organização.

Alinhamento desde o anúncio da vaga

O onboarding começa antes mesmo que os novos funcionários sejam contratados pela empresa, ainda que possa parecer curioso falar da integração de alguém que nem se sabe se assinará um contrato.

Assim, caso prefira, entenda a etapa inicial como uma base para que o processo de onboarding seja bem-sucedido. Considere que desde o anúncio da vaga e durante a entrevista, o RH tem chances de promover um alinhamento prévio.

Só serão integradas à empresa pessoas que se identificarem com sua cultura, missão, visão e valores. Algo que se estende ao entendimento do que é o cargo e do que se espera de quem for ocupá-lo.

Assim, é interessante que a descrição da vaga seja objetiva, mas que traga informações que ajudem o candidato e saber qual é o trabalho e como é a empresa.

Preparação para a chegada dos contratados

Nessa etapa, o RH ou a liderança direta de cada profissional pode enviar um e-mail com informações que vão preparar os trabalhadores para sua nova realidade na empresa.

É válido que esse comunicado informe que a chegada dos profissionais é aguardada com alegria e entusiasmo; algo para fazê-los se sentirem motivados e acolhidos. Ainda, o e-mail pode ir acompanhado de um manual do funcionário ou de outro conteúdo que pontue questões relevantes.

Nada precisa ser engessado demais. Até vídeos podem ser eficientes para esse fim. Ao fazer algo assim, o RH aumenta as chances de que os novos contratados cheguem para seu primeiro dia relativamente mais preparados e seguros.

Realização de um tour pela empresa

É difícil se sentir em casa sem conhecer essa casa, não é mesmo? Quer a empresa seja pequena ou grande, um tour para apresentá-la aos recém-contratados é sempre uma boa ideia.

Isso vai fazer com que os novos funcionários comecem a se familiarizar com seu novo ambiente de trabalho, com sua estrutura. Além disso, esse tour permite que departamentos-chave sejam indicados e, no melhor dos cenários, que lideranças e membros da alta gestão sejam apresentados.

Quanto a isso, precisamos destacar um importante papel do RH no onboarding: o de orientar essas lideranças a fazer seu papel na recepção e integração dos profissionais, colocando-se à disposição para o que for necessário.

Apresentação do setor de trabalho

Pode ser interessante que uma parte desse tour se concentre de forma especial no setor em que cada funcionário vai atuar. É particularmente nesse ambiente que os profissionais precisam se sentir à vontade, então convém apresentá-lo com mais atenção.

Recepção dos novos funcionários

Na etapa seguinte, já estando na empresa, os novos funcionários devem ser bem recepcionados, especialmente por colegas e lideranças diretas. Assim, pode ser interessante organizar um evento, como um café ou lanche, para que todos possam se apresentar e interagir um pouco.

Caso considere interessante, o RH pode sugerir que cada equipe almoce junto com seus novos membros. No dia a dia, é comum que os funcionários se dividam e almocem em locais distintos, mas para a recepção pode ser válido sugerir algo diferente para que os novatos conheçam melhor seus colegas.

A descontração cai bem para aliviar um pouco da tensão que é natural em um primeiro dia de trabalho, mas informações sérias também podem ser passadas. É interessante evitar excessos e focar naquilo que é mais relevante apresentar a quem acabou de chegar para evitar que o dia seja maçante.

Os novos funcionários devem receber recomendações práticas para o seu trabalho e vida na empresa, para que conheçam melhor a cultura organizacional e saibam como se alinhar a ela.

Organização do ambiente de trabalho

Depois que a recepção dos novos funcionários acontecer, é provável que estes sejam levados às suas estações de trabalho. É importante que tudo esteja organizado: materiais, manuais, ferramentas e até bilhetes e mimos de boas-vindas já devem estar à disposição.

Essa organização também inclui providenciar, de antemão, um e-mail corporativo e senha de acesso a este e a outros softwares que possam fazer parte da rotina dos novos contratados.

Com tudo isso, o processo de onboarding trará consigo a mensagem de que a chegada dos profissionais era realmente esperada e, por essa razão, foi bem planejada. Algo que contribui para a satisfação e motivação dos contratados.

Aplicação de treinamentos personalizados

Como mencionamos, é interessante que os novos contratados recebam algum tipo de treinamento cedo. Isso não precisa acontecer logo no primeiro dia, mas é interessante que as medidas de capacitação não tardem a ocorrer.

Pode ser que algumas orientações precisem ser passadas ou revisadas tão cedo quanto for possível. Se sua empresa utiliza um sistema de controle de jornada, como o aplicativo Tangerino, por exemplo, os profissionais devem saber como usá-lo.

Outros conhecimentos e habilidades devem ser trabalhados conforme as necessidades de cada cargo e até com base no perfil de cada contratado. O onboarding pode ter uma estrutura padrão definida, mas algumas de suas etapas podem sofrer ajustes para um processo mais personalizado.

Seja como for, além do ensino de questões técnicas, o treinamento é um bom momento para reforçar as atribuições de cada funcionário, assim como as expectativas atreladas aos seus papéis.

Definição de um funcionário mentor

Conhecendo o perfil dos funcionários de cada equipe, uma estratégia de onboarding que o RH pode adotar é a de selecionar pessoas com mais tempo de casa para acompanhar os recém-chegados. É possível escolher um funcionário para cada contratado ou algo um pouco mais amplo.

O funcionário ou os funcionários escolhidos para essa missão podem participar do onboarding com a missão de ajudar os contratados a se encontrarem no ambiente físico da empresa, assim como serem os responsáveis por mentorá-los no uso de ferramentas ou na execução de algum processo, por exemplo.

Nada disso tira do RH a responsabilidade de coordenar essa interação e até de avaliá-la no dia a dia para se certificar de que seja, de fato, proveitosa para as partes envolvidas.

Acompanhamento

A integração, quando planejada pelo RH, tende a ser mais rápida do que o natural. Ainda assim, trata-se de um processo que pode demorar meses para se concretizar, a depender da situação.

Por essa razão, é importante que seja feito um acompanhamento para saber como cada novo funcionário está se saindo. Não falamos apenas em questão de desempenho e produtividade, mas de sua ambientação e sensação de integração real à equipe e à empresa também.

Conversas regulares, perguntas sobre a situação atual do profissional e envio de feedbacks positivos, para manter a motivação em alta, fazem parte dessa etapa.

Além do mais, o acompanhamento vai servir para que o RH identifique etapas do processo que carecem de melhoria. Algo que cumpre uma premissa já mencionada de realizar ajustes para criar um onboarding com alto padrão de qualidade.

Como fazer o onboarding dos recém-chegados

Saber quais são as etapas para a realização do onboarding não é suficiente para garantir a conquista de benefícios a ele atrelada. Isso porque falamos de um processo que precisa ser planejado, estruturado, testado e aprimorado ao longo do tempo.

É esse cuidado que vai transformar um simples ritual de boas-vindas à empresa em um processo de integração de novos colaboradores que seja, de fato, efetivo. 

O que uma empresa quer é que funcionários se adaptem ao ambiente e às demandas e consigam gerar resultado. Algo que não pode ser feito sem nenhum tipo de preparação.

Dito isso, vamos aos caminhos que podem ser seguidos para a criação de um processo de onboarding. Confira!

Saiba qual é o objetivo do processo

O objetivo central do processo de onboarding é a integração dos novos funcionários. Entretanto, pode haver alguma alteração de foco a depender da situação ou do perfil do trabalhador.

Em alguns casos, o RH pode preferir focar na ambientação do profissional e em sua conexão com a equipe. Em outros, pode direcionar mais esforços para a etapa de capacitação e treinamento.

Com isso, é importante ter clareza do que se busca para definir a abordagem e estruturar melhor o processo.

Se apoie nos quatro Cs do onboarding

Segundo a Dra. Talya Bauer, da Fundação SHRM (Society for Human Resource Management), para ser bem-sucedido, um processo de onboarding precisa se apoiar em quatro fatores:

quatro Cs do onboarding
  • conformidade ― trata-se do primeiro nível do onboarding, aquele em que são repassados aos funcionários ensinamentos sobre regras, código de ética e processos internos;
  • clarificação ou esclarecimento ― é o fator associado à garantia de que os novos contratados tenham clareza quanto às suas funções e às expectativas da empresa;
  • cultura ― trata-se da apresentação da cultura local e dos valores da empresa, da sua norma de conduta e de como é o clima organizacional que se espera ser mantido;
  • conexão ― é o fator referente às relações interpessoais e às redes de informação que devem ser iniciadas a partir da apresentação dos novos funcionários às suas equipes e outros agentes-chave da empresa.

Esses são os quatro Cs do onboarding que podem orientar o RH na estruturação de um processo efetivo de integração. Basta tê-los como referência para definir que tipo de informação deve ser passado ou que ação deve ser feita para garantir que todos os fatores estejam presentes, além, claro, de definir como fazer.

Crie um cronograma para o onboarding

Para que o RH não se perca ou para que nenhuma etapa do processo de onboarding seja prejudicada, é interessante criar um cronograma que oriente o que deve ser feito a cada dia da integração.

A etapa do acompanhamento não vai seguir, necessariamente, um cronograma todo predefinido. Cabe ao RH perceber, com base em suas avaliações, se um funcionário já está integrado à equipe ou se precisa de mais atenção nesse sentido.

Colha dados sobre o processo

O RH pode definir indicadores de performance, os famosos KPIs, para avaliar como cada funcionário novo está se saindo em relação à conquista de metas. É importante observar que KPIs diferentes podem ser usados para cargos e funções diferentes.

O desempenho dos profissionais é uma forma de medir sua adaptação ao trabalho e à empresa, mas pode ser complementado ainda com pesquisas de satisfação e coleta de feedbacks.

Documente o processo de onboarding

Especialmente se sua empresa está apenas começando a estruturar um processo de onboarding, documentar suas etapas é muito importante. Assim, fica mais fácil garantir que um processo padrão ou um processo sólido seja seguido sempre que um profissional for contratado.

Além de facilitar a vida do RH, essa documentação vai favorecer a criação e manutenção de um padrão de qualidade no onboarding para que a empresa tenha os resultados efetivos que espera.

Acompanhe e faça ajustes no processo

Ainda, é fundamental acompanhar o processo de onboarding e descobrir se tudo está saindo como esperado ou se há alguma falha ou fraqueza que precisa ser corrigida.

Ajustes também podem surgir em decorrência da evolução nas relações estabelecidas no universo do trabalho. Com o tempo, algumas estratégias podem se tornar ineficientes ou inadequadas, precisando ser revistas.

Explore o onboarding digital

Há situações em que o trabalho não será realizado presencialmente, que os novos contratados sequer moram na mesma cidade, estado ou país em que a empresa está.

Ainda, há a possibilidade de uma situação adversa — como uma pandemia — acontecer e criar um contexto em que contratações são feitas a distância.

Para esses casos, o onboarding pode ser todo digital. Isso certamente demanda algumas mudanças, mas a essência do processo de integração pode ser mantida, assim como as bases que fundamentam sua estruturação.

É certo que o RH precisará se adaptar e pensar em formas de promover a interação entre os novos funcionários, sua equipe e lideranças, assim como se valer ainda mais da tecnologia.

O ponto é que, mesmo em um contexto diferente, o processo de onboarding também é possível e pode ser bem feito, mesmo que virtualmente.

Dicas bônus para o sucesso do onboarding

Por fim, para que você tenha condições de estruturar um processo de onboarding ainda mais efetivo, temos algumas dicas bônus que vão ajudar a pensar melhor a definição de estratégias.

Ainda que se queira criar um processo padrão a ser documentado, algumas particularidades devem ser mantidas em mente para que a integração seja bem feita em qualquer situação.

1. Considere as diferenças geracionais

Alguns baby boomers (nascidos entre 1940 e 1960) ainda estão no mercado de trabalho. Além deles, membros da geração X (1960 e 1980), millennials (1980 e 1995) e membros da geração Z (1995 e 2010) também participam desse universo.

Assim, o RH precisa conhecer os perfis de cada geração, além de considerar uma avaliação individual de cada contratado para melhor definir os processos de onboarding.

Apenas para que você tenha uma ideia, um millennial ou um membro da geração Z pode não precisar de instruções detalhadas sobre como usar um aplicativo de controle de ponto. Por sua vez, um membro da geração X e, mais provável, um boomer, pode até precisar de um treinamento específico.

2. Tenha em mente outras características relevantes

Sua empresa decidiu fazer a contratação de PCD? Uma situação assim não muda o processo de onboarding por completo, mas pode ser interessante preparar o quadro de funcionários, em especial a equipe e as lideranças diretamente envolvidas.

Antes da chegada do profissional que é PCD, o RH pode organizar palestras, um manual e até algum treinamento, caso necessário, para que os colegas saibam como lidar com a deficiência do outro. Isso porque o processo de integração precisa ser inclusivo e todos os envolvidos devem estar preparados para contribuir adequadamente.

Tomamos a contratação de PCDs como exemplo, mas qualquer outra característica relevante precisa ser considerada para garantir um bom processo de onboarding.

3. Utilize a tecnologia a seu favor

Recursos tecnológicos podem ser usados de diferentes formas para a criação e execução de um processo de integração.

Vídeos baseados no formato de storytelling, por exemplo, podem estar presentes no material enviado aos novos funcionários, por e-mail, ainda nas etapas iniciais do onboarding.

Outra opção para esse tipo de conteúdo é usá-lo para contar a história da empresa e até de seu propósito. A ideia não é fazer algo longo e cansativo, mas sim apostar em uma narrativa leve e envolvente para compartilhar informações relevantes a quem chega.

Ainda, softwares de avaliação de perfil comportamental e soluções de gestão também podem ser usados para que o RH conheça melhor os profissionais e saiba como direcionar sua integração.

Conclusão

Cada vez mais, o foco em processos burocráticos abre espaço para a existência de um RH estratégico que tem atuação mais significativa para o sucesso da empresa. Algo que acontece por meio de uma dedicação maior e mais estruturada, relacionada à gestão de pessoas e à valorização do capital humano.

Parte dessa atuação diferenciada é o processo de onboarding que leva o ritual de boas-vindas a outro patamar, com base na compreensão de que o esforço de integrar novos funcionários é vantajoso para a empresa e para os profissionais.

Isso demanda análises, planejamento, ajustes e até uma adequação da cultura organizacional para garantir os resultados desejados. Estruturar um processo de onboarding efetivo tem seus desafios, mas, como vimos, tem também benefícios que são muito desejados pelas organizações.

Gostou do post? Confira também nosso guia de bem-estar no trabalho e saiba como garantir um ambiente saudável para todos os funcionários!

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