O que é eSocial e quem deve aderir? [2020]

O eSocial é um programa do governo brasileiro que pretende unir todas as principais obrigações acessórias das empresas em apenas uma plataforma simples de ser utilizada.

Todo profissional de RH sabe que a rotina de obrigações acessórias da área trabalhista consome um tempo precioso. 

Sabendo disso, e com vistas a aumentar a fiscalização desse tipo de informação, o Governo Federal implementou o eSocial para empresas.

Esse projeto tem como objetivo integrar as várias obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em um único sistema de controle e envio de informações.

Neste post, você vai entender melhor o que é eSocial, para quê ele serve e como ele afeta a rotina dos departamentos de RH e também de empresas e empregadores domésticos.

Além disso, vai saber quais são os prazos para adoção do sistema e as multas e penalidades em caso de não cumprimento das datas. Vamos lá?

Acompanhe a leitura do conteúdo pelos tópicos a seguir:

O que é eSocial?

O que é eSocial

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um projeto do Governo Federal que tem a finalidade de integrar os dados gerados pelas empresas no que se refere às obrigações acessórias trabalhistas, fiscais e previdenciárias, como pagamento de INSS, FGTS e auxílio doença, entre outras.

O projeto do eSocial é de tamanha magnitude e complexidade que trata-se de uma ação em conjunto de diferentes órgãos e entidades.

Dentre eles podemos citar: Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Ministério do Trabalho e Emprego – MTE.

Quando concluída a implementação do projeto, o eSocial se transformará em um sistema unificado de folha de pagamento digital, por meio do qual a empresa fornecerá todos os dados pertinentes aos trabalhadores aos órgãos citados.

Isso facilitará a gestão de processos, melhorará a segurança dos dados e também proverá o Governo Federal de informações mais precisas a respeito da movimentação dos trabalhadores no mercado de trabalho.

Além disso, o eSocial para empresas tem como grande objetivo evitar a sonegação de impostos e garantir aos trabalhadores o recebimento de seus direitos trabalhistas e previdenciários.

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Por que o eSocial foi criado?

Por que o eSocial foi criado?

Entender o que é eSocial se torna mais claro quando se entende o motivo da sua criação. Ele foi pensado para simplificar a entrega de obrigações, já que os documentos agora são reunidos em um único sistema e online.

Esses documentos são: 

  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP)
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). 

Essa reunião dos documentos no sistema evita prestações de contas duplicadas e inconsistências nos dados.

Ele surgiu em 2014 para consolidar o banco de dados do Ministério do Trabalho, Receita Federal e Caixa Econômica Federal e tinha como principal objetivo: melhorar a maneira como as empresas repassam suas informações para o governo.

Mudanças no eSocial 2020

As principais mudanças no eSocial em 2020 estão relacionadas à simplificação da plataforma e a divisão de categorias. 

As propostas vieram a partir das mudanças estabelecidas pela Medida Provisória (MP) da Lei da Liberdade Econômica.

Em busca de facilitar os processos exigidos pela plataforma, a lei apresenta propostas relacionadas à diminuição na quantidade de informações, o ingresso de micro e pequenas empresas e a simplificação da plataforma.

Para diminuir a quantidade de informações que são exigidas, foi estabelecido um novo limite de eventos a serem solicitados.

Até então, era necessário inserir 900 dados na plataforma, o que exigia muito trabalho por parte das empresas. 

Agora, somente 500 informações serão exigidas e existem menos campos na interface a serem preenchidos. Dessa forma, as informações exigidas diminuíram cerca de 40% a 50%.

Com as alterações, é possível utilizar somente o Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) como identificação única do colaborador na plataforma.

Quem deve aderir ao eSocial?

Quem deve aderir ao eSocial?

Toda empresa ou pessoa física que contrata prestadores de serviço deve se cadastrar no eSocial, desde que essa contratação resulte em obrigações trabalhistas, previdenciárias ou tributárias.

Isso significa que, além do controle de ponto do empregado doméstico, os empregadores pessoa física também devem enviar informações pelo eSocial e estar atentos aos prazos de envio dos dados.

Já no caso dos empregadores pessoa jurídica, devem aderir ao eSocial empresas de diferentes portes, setores de atuação e valores de faturamento. Microempresas (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP) e Microempreendedores Individuais (MEI) com um funcionário também devem enviar suas informações acessórias por meio do novo sistema.

Para realizar o cadastro de empresas e prestadores de serviço no eSocial, é preciso informar dados de identificação dos mesmos e das atividades desenvolvidas, como CPF, CNPJ, NIS, PIS/PASEP, declaração de imposto de renda e contrato social, entre outros.

Mudanças para micro e pequenas empresas

Na plataforma antiga, as pequenas empresas não eram obrigadas a aderir ao sistema. Contudo, desde janeiro de 2020 as micro e pequenas empresas passaram a ser inseridas diretamente no sistema. 

Para que o programa estivesse adequado a essas empresas, foi criada uma plataforma específica para companhias de pequeno, médio e grande portes.

Além disso, empregadores do Simples Nacional, incluindo o Microempreendedor Individual (MEI) , também são obrigados a utilizar a plataforma e inserir seus dados.

Quando a notícia de que o eSocial iria ser repaginado foi divulgada, muitas pessoas pensaram que a plataforma seria extinta completamente. 

Contudo, o que ocorreu de fato foi a divisão do sistema. Agora, existe um sistema para a Receita Federal e outro para o Trabalho e Previdência.

Essa decisão veio da intenção de simplificar e facilitar a navegação na plataforma, pois agora temos uma separação mais específica das obrigações tributárias, trabalhistas e previdenciárias.

Para que serve o eSocial: quais obrigações o sistema substitui?

Para que serve o eSocial: quais obrigações o sistema substitui?

Agora que você já sabe o que é eSocial, deve estar se perguntando para quê ele serve e quais obrigações esse projeto substitui. 

Cerca de 15 documentos que antes eram entregues separadamente e de formas distintas agora são unificados no eSocial. São eles:

  • DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
  • GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
  • RAIS — Relação Anual de Informações Sociais;
  • Livro de Registro de Empregados;
  • Folha de pagamento;
  • Quadro de Horário de Trabalho;
  • MANAD — Manual Normativo de Arquivos Digitais;
  • PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  • GRF — Guia de Recolhimento do FGTS;
  • CAT— Comunicação de Acidente de Trabalho;
  • CD — Comunicação de Dispensa;
  • GPS — Guia da Previdência Social.

Como funciona o eSocial?

Além de saber o que é eSocial, é muito importante que as empresas e os profissionais de Recursos Humanos compreendam como esse sistema funciona. 

Com o eSocial, dados que antes eram enviados separadamente e por diferentes meios, como papel ou digital, para diferentes órgãos, agora são unificados.

Isso significa que as empresas terão que enviar dados trabalhistas, previdenciários e tributários em meio digital, por meio do eSocial, em prazos que variam de acordo com o tipo de obrigação.

A admissão de funcionários, por exemplo, deve ser sinalizada em até um dia antes da data de admissão. 

Desligamentos e avisos-prévios, por sua vez, devem ser enviados pelo sistema em até 10 dias a partir da data de desligamento ou de comunicação do aviso prévio. 

O prazo de sinalização de afastamentos, por outro lado, varia de acordo com o motivo do afastamento.

As empresas precisam de um certificado digital para assinar os documentos eletrônicos e poder enviá-los pelo eSocial. 

Esse certificado digital deve ser emitido por uma organização autorizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

A medida só não vale para empregados domésticos, MEIs, segurados especiais e Micro Empresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes do Simples Nacional e com até um empregado. Nesse caso, não é preciso um certificado digital para acessar o eSocial.

O que são os eventos do eSocial?

O que são os eventos do eSocial?

Todos os dados que são enviados ao Governo Federal por meio de um único sistema são, posteriormente, encaminhados para os órgãos que precisam recebê-los. 

O processo, portanto, se torna muito mais simples e menos burocrático para as empresas, que não precisam mais preencher e enviar uma série de formulários e declarações separada e repetidamente.

As declarações que precisam ser feitas pelo eSocial são chamadas de eventos. Existem mais de 40 tipos deles, com regras, informações e prazos de envio distintos. 

Os eventos se dividem em iniciais, periódicos e não periódicos:

  • os eventos iniciais são aqueles que devem ser enviados apenas uma única vez pelas empresas, no momento do cadastro inicial no eSocial;
  • já os eventos periódicos são aqueles que têm prazo de envio recorrente, como as folhas de pagamento de funcionários. Esse tipo de evento deve ser transmitido ao eSocial até o dia sete do mês seguinte ou o último dia útil imediatamente anterior, caso a data caia em um dia sem expediente bancário;
  • os eventos não periódicos, por sua vez, não têm prazo de envio pré-definido e variam de acordo com o tipo de declaração. É o que acontece quando um funcionário é admitido, por exemplo.

Alguns eventos dependem de que outros tenham sido declarados anteriormente, portanto, é preciso atentar para a ordem de envio das tabelas.

O modelo de declaração das informações se dá por meio das tabelas do eSocial. Os dados que devem ser informados em cada tabela, que tem o formato XML, podem variar de acordo com o tipo de evento e de empresa para a empresa.

Prazo do eSocial para adesão ao novo sistema

Prazo do eSocial para adesão ao novo sistema

O cronograma de implantação do eSocial está dividido em quatro grupos. Cada um deles tem um prazo específico para adotar diferentes entregas possíveis por meio do eSocial.

Confira a seguir os prazos para cada grupo e se prepare para desenvolver melhores práticas para suprir o Governo Federal com as informações pertinentes aos trabalhadores.

Cronograma antes da pandemia

1º grupo: empresas com faturamento acima de R$ 78.000.000,00 no ano de 2016:

  • Tabelas: 08/01/2018;
  • Não Periódicos: 01/03/2018;
  • Periódicos: 08/05/2018 (dados desde o dia 1º);
  • Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: agosto/2018;
  • Substituição GFIP FGTS: agosto/2019;
  • SST: julho/2019;

2º grupo – empresas com faturamento de até R$ 78.000.000,00 em 2016 e não optantes do Simples Nacional

  • Tabelas: 16/07/2018;
  • Não Periódicos: 10/10/2018;
  • Periódicos: 10/01/2019 (dados desde o dia 1º);
  • Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: abril/2019;
  • Substituição GFIP FGTS: agosto/2019;
  • SST: janeiro/2020.

3º grupo – empregadores optantes do Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos:

  • Tabelas: 10/01/2019;
  • Não Periódicos: 10/04/2019;
  • Periódicos: 10/07/2019 (dados desde o dia 1º);
  • Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: outubro/2019;
  • Substituição GFIP FGTS: outubro/2019;
  • SST: julho/2020.

4º grupo – entes públicos e organizações internacionais:

  • Tabelas: janeiro/2020;
  • Não Periódicos: Resolução específica, a ser publicada;
  • Periódicos: Resolução específica, a ser publicada;
  • Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: Resolução específica, a ser publicada;
  • Substituição GFIP FGTS: Circular CAIXA específica;
  • SST: janeiro/2021.

Atualização no cronograma pós-pandemia

Com a pandemia e a crise causada pelo coronavírus, algumas Medidas Provisórias e Portarias foram criadas, alterando as leis trabalhistas.

Uma dessas mudanças inclui a Portaria Conjunta nº 55, publicada em 3 de setembro de 2020. Ela suspende temporariamente o cronograma de implantações, divulgado em dezembro de 2019.

Em vista disso, o texto anuncia em seu Art. 2º que um novo cronograma deve ser publicado com uma antecedência de seis meses para seguir com as novas implantações.

Por enquanto, fica estabelecido que as empresas que já começaram o processo devem continuar normalmente.

A portaria inclui apenas os empregadores do Grupo 3 ou grupos que iniciariam algumas fases a partir de setembro deste ano. Veja como ficou:

Grupo 1Eventos de SST (S-2210, S-2220 e S-2240): 08/09/2020*
Grupo 2Eventos de SST (S-2210, S-2220 e S-2240): 08/01/2021
Grupo 3Eventos Periódicos (S-1200 a S-1299)*
CNPJ básico com final 0, 1, 2 ou 3: 08/09/2020;
CNPJ básico com final 4, 5, 6 ou 7: 08/10/2020;
CNPJ básico com final 8, 9 e pessoas físicas: 09/11/2020;
Eventos de SST (S-2210, S-2220 e S-2240): 08/07/2021.
Grupo 4Eventos de tabela (S-1000 a S-1070): 08/09/2020*;
Eventos não periódicos (S-2190 a S-2420): 09/11/2020;
Evento de tabela (S-1010): 08/03/2021;
Eventos periódicos (S-1200 a S-1299): 10/05/2021;
Eventos de SST (S-2210, S-2220 e S-2240): 10/01/2022.
Grupo 5Eventos de SST (S-2210, S-2220 e S-2240): 08/07/2022.
Grupo 6Eventos de SST (S-2210, S-2220 e S-2240): 09/01/2023.

Quais as penalidades e multas do eSocial?

Quais as penalidades e multas do eSocial?

O não cumprimento dos prazos do eSocial pode gerar observações e multas para as empresas. 

Por isso, é muito importante que as organizações se preparem para a adoção do sistema, tanto estruturando processos eficientes quanto adotando sistemas que facilitem o registro e a organização dos dados que precisam ser enviados.

Falta de registro da contratação de funcionários, alterações em dados cadastrais e falta de exames médicos, entre outros, são alguns dos motivos que podem resultar em multas para as empresas, de forma semelhante ao que já acontecia antes da implantação do eSocial.

A multa por falta de exames médicos pode variar entre R$ 402,53 e R$ 4025,33 por empregado.

A omissão de dados de afastamento temporário, por outro lado, pode chegar a até R$ 181.284,63.

Já a multa por omissão de dados sobre acidentes de trabalho pode variar entre o limite mínimo e máximo de salário de contribuição e pode dobrar em caso de reincidência.

Conclusão

Após esse esclarecimento, você tem total aptidão para entender o que é eSocial e manusear as principais funcionalidades da ferramenta. 

Com isso, sua empresa está mais preparada para lidar com essas mudanças sem precisar ter medo de algumas multas. Basta continuar acompanhando as exigências do governo e as novas mudanças que podem surgir.

Neste post, você descobriu o que é eSocial, como esse sistema funciona e quais os benefícios dele para as empresas e para o governo. Além disso, também conferiu os prazos para adoção do eSocial.

Se a sua empresa ainda não está preparada para adotar a folha de pagamento digital do Governo Federal, atente-se para os prazos para não sofrer multas e penalidades!

Quer saber mais informações sobre o eSocial? Faça o download do Manual traduzido do eSocial para gestores e empreendedores e esclareça outras dúvidas!

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