O que é eSocial?

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Todo profissional de RH sabe que a rotina de obrigações acessórias da área trabalhista consome um tempo precioso. Sabendo disso, e com vistas a aumentar a fiscalização desse tipo de informação, o Governo Federal implementou o eSocial para empresas.

Esse projeto tem como objetivo integrar as várias obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em um único sistema de controle e envio de informações.

Neste post, você vai entender melhor o que é eSocial, para quê ele serve e como ele afeta a rotina dos departamentos de RH e também das empresas e empregadores domésticos.

Além disso, vai saber quais são os prazos para adoção do sistema e as multas e penalidades em caso de não cumprimento dos mesmos. Fique atento!

O que é eSocial?

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um projeto do Governo Federal que tem a finalidade de integrar os dados gerados pelas empresas no que se refere às obrigações acessórias trabalhistas, fiscais e previdenciárias, como pagamento de INSS, FGTS e auxílio doença, entre outras.

O projeto do eSocial é de tamanha magnitude e complexidade que trata-se de uma ação em conjunto de diferentes órgãos e entidades: Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Ministério do Trabalho e Emprego – MTE.

Quando concluída a implementação do projeto, o eSocial se transformará em um sistema unificado de folha de pagamento digital, por meio do qual a empresa fornecerá todos os dados pertinentes aos trabalhadores aos órgãos citados.

Isso facilitará a gestão de processos, melhorará a segurança dos dados e também proverá o Governo Federal de informações mais precisas a respeito da movimentação dos trabalhadores no mercado de trabalho.

Além disso, o eSocial para empresas tem como grande objetivo evitar a sonegação de impostos e garantir aos trabalhadores o recebimento de seus direitos trabalhistas e previdenciários.

Quem deve aderir ao eSocial?

Toda empresa ou pessoa física que contrata prestadores de serviço deve se cadastrar no eSocial, desde que essa contratação resulte em obrigações trabalhistas, previdenciárias ou tributárias.

Isso significa que, além do controle de ponto do empregado doméstico, os empregadores pessoa física também devem enviar informações pelo eSocial e estar atentos aos prazos de envio dos dados.

Já no caso dos empregadores pessoa jurídica, devem aderir ao eSocial empresas de diferentes portes, setores de atuação e valores de faturamento. Microempresas (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP) e Microempreendedores Individuais (MEI) com um funcionário também devem enviar suas informações acessórias por meio do novo sistema.

Para realizar o cadastro de empresas e prestadores de serviço no eSocial, é preciso informar dados de identificação dos mesmos e das atividades desenvolvidas, como CPF, CNPJ, NIS, PIS/PASEP, declaração de imposto de renda e contrato social, entre outros.

Para que serve o eSocial: quais obrigações o sistema substitui?

Agora que você já sabe o que é eSocial, deve estar se perguntando para quê ele serve e quais obrigações esse projeto substitui. Cerca de 15 documentos que antes eram entregues separadamente e de formas distintas agora são unificados no eSocial. São eles:

  • DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
  • GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
  • RAIS — Relação Anual de Informações Sociais;
  • Livro de Registro de Empregados;
  • Folha de pagamento;
  • Quadro de Horário de Trabalho;
  • MANAD — Manual Normativo de Arquivos Digitais;
  • PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  • GRF — Guia de Recolhimento do FGTS;
  • CAT— Comunicação de Acidente de Trabalho;
  • CD — Comunicação de Dispensa;
  • GPS — Guia da Previdência Social.

Como funciona o eSocial?

Além de saber o que é eSocial, é muito importante que as empresas e os profissionais de Recursos Humanos compreendam como esse sistema funciona. Com o eSocial, dados que antes eram enviados separadamente e por diferentes meios, como papel ou digital, para diferentes órgãos, agora são unificados.

Isso significa que as empresas terão que enviar dados trabalhistas, previdenciários e tributários em meio digital, por meio do eSocial, em prazos que variam de acordo com o tipo de obrigação.

A admissão de funcionários, por exemplo, deve ser sinalizada em até um dia antes da data de admissão. Desligamentos e avisos prévios, por sua vez, devem ser enviados pelo sistema em até 10 dias a partir da data de desligamento ou de comunicação do aviso prévio. O prazo de sinalização de afastamentos, por outro lado, varia de acordo com o motivo do afastamento.

As empresas precisam de um certificado digital para assinar os documentos eletrônicos e poder enviá-los pelo eSocial. Esse certificado digital deve ser emitido por uma organização autorizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

A medida só não vale para empregados domésticos, MEIs, segurados especiais e Micro Empresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes do Simples Nacional e com até um empregado. Nesse caso, não é preciso um certificado digital para acessar o eSocial.

O que são os eventos do eSocial?

Todos os dados que são enviados ao Governo Federal por meio de um único sistema são, posteriormente, encaminhados para os órgãos que precisam recebê-los. O processo, portanto, se torna muito mais simples e menos burocrático para as empresas, que não precisam mais preencher e enviar uma série de formulários e declarações separada e repetidamente.

As declarações que precisam ser feitas pelo eSocial são chamadas de eventos. Existem mais de 40 tipos deles, com regras, informações e prazos de envio distintos. Os eventos se dividem em iniciais, periódicos e não-periódicos:

  • Os eventos iniciais são aqueles que devem ser enviados apenas uma única vez pelas empresas, no momento do cadastro inicial no eSocial.
  • Já os eventos periódicos são aqueles que têm prazo de envio recorrente, como as folhas de pagamento de funcionários. Esse tipo de evento deve ser transmitido ao eSocial até o dia sete do mês seguinte ou o último dia útil imediatamente anterior, caso a data caia em um dia sem expediente bancário.
  • Os eventos não-periódicos, por sua vez, não têm prazo de envio pré-definido e variam de acordo com o tipo de declaração. É o que acontece quando um funcionário é admitido, por exemplo.

Alguns eventos dependem de que outros tenham sido declarados anteriormente, portanto, é preciso atentar para a ordem de envio das tabelas.

O modelo de declaração das informações se dá por meio das tabelas do eSocial. Os dados que devem ser informados em cada tabela, que tem o formato XML, podem variar de acordo com o tipo de evento e de empresa para a empresa.

Prazo do eSocial para adesão ao novo sistema

O cronograma de implantação do eSocial está dividido em quatro grupos. Cada um deles tem um prazo específico para adotar diferentes entregas possíveis por meio do eSocial.

Confira a seguir os prazos para cada grupo e se prepare para desenvolver melhores práticas para suprir o Governo Federal com as informações pertinentes aos trabalhadores.

1º grupo – empresas com faturamento acima de R$ 78.000.000,00 no ano de 2016:

  • Tabelas: 08/01/2018;
  • Não Periódicos: 01/03/2018;
  • Periódicos: 08/05/2018 (dados desde o dia 1º);
  • Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: agosto/2018;
  • Substituição GFIP FGTS: agosto/2019;
  • SST: julho/2019;

2º grupo – empresas com faturamento de até R$ 78.000.000,00 em 2016 e não optantes do Simples Nacional

  • Tabelas: 16/07/2018;
  • Não Periódicos: 10/10/2018;
  • Periódicos: 10/01/2019 (dados desde o dia 1º);
  • Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: abril/2019;
  • Substituição GFIP FGTS: agosto/2019;
  • SST: janeiro/2020.

3º grupo – empregadores optantes do Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos:

  • Tabelas: 10/01/2019;
  • Não Periódicos: 10/04/2019;
  • Periódicos: 10/07/2019 (dados desde o dia 1º);
  • Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: outubro/2019;
  • Substituição GFIP FGTS: outubro/2019;
  • SST: julho/2020.

4º grupo – entes públicos e organizações internacionais:

  • Tabelas: janeiro/2020;
  • Não Periódicos: Resolução específica, a ser publicada;
  • Periódicos: Resolução específica, a ser publicada;
  • Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: Resolução específica, a ser publicada;
  • Substituição GFIP FGTS: Circular CAIXA específica;
  • SST: janeiro/2021.

Quais as penalidades e multas do eSocial?

O não cumprimento dos prazos do eSocial pode gerar observações e multas para as empresas. Por isso, é muito importante que as organizações se preparem para a adoção do sistema, tanto estruturando processos eficientes quanto adotando sistemas que facilitem o registro e a organização dos dados que precisam ser enviados.

Falta de registro da contratação de funcionários, alterações em dados cadastrais e falta de exames médicos, entre outros, são alguns dos motivos que podem resultar em multas para as empresas, de forma semelhante ao que já acontecia antes da implantação do eSocial.

A multa por falta de exames médicos pode variar entre R$ 402,53 e R$ 4025,33 por empregado.

A omissão de dados de afastamento temporário, por outro lado, pode chegar a até R$ 181.284,63.

Já a multa por omissão de dados sobre acidentes de trabalho pode variar entre o limite mínimo e máximo de salário de contribuição e pode dobrar em caso de reincidência.

Neste post, você descobriu o que é eSocial, como esse sistema funciona e quais os benefícios dele para as empresas e para o governo. Além disso, também conferiu os prazos para adoção do eSocial.

Manual do eSocialSe a sua empresa ainda não está preparada para adotar a folha de pagamento digital do Governo Federal, atente-se para os prazos para não sofrer multas e penalidades!

Quer saber mais informações sobre o eSocial? Faça o download do Manual traduzido do eSocial para gestores e empreendedores e esclareça outras dúvidas!