Mobilidade digital e a otimização da gestão de equipes externas

A mobilidade digital já se tornou um hábito na vida das pessoas. Usamos smartphones, tablets e notebooks como se essas tecnologias sempre estivessem presentes em nossas vidas. Esquecer o celular em casa na hora de ir trabalhar é quase impensável para a maioria das pessoas.

Se no cotidiano pessoal a tecnologia já é indispensável, imagine no ambiente corporativo. Ter um colaborador que não pode se comunicar com a empresa em tempo real ou perder o acesso a dados vitais para o negócio, como ordens de serviço, gera impactos significativos nos resultados da organização.

Lentidão de processos, descentralização de dados, falhas de comunicação e perda de contratos são apenas algumas das consequências que podem ser desencadeadas com a falta de tecnologias que possibilitem a mobilidade digital. Por outro lado, o uso das tecnologias certas tem o poder de otimizar processos, acelerar negociações e desencadear mais vendas.

Se você está em busca de eficiência e resultados, chegou ao artigo certo. Saiba como a tecnologia pode otimizar a gestão de equipes externas!

Comunicação em tempo real

O Brasil já conta com mais de 230 milhões de smartphones ativos, o que significa 1,2 aparelhos por pessoa. Computadores, notebooks e tablets somam 180 milhões de equipamentos em operação.

Recursos nativos ou instalados nesses aparelhos, como aplicativos de comunicação instantânea ou videoconferência são capazes de manter líder e liderados em contato constante, bastando, para isso, uma boa conexão de internet.

Desse modo, é possível falar com funcionários em viagem, técnicos de campo, vendedores externos, motoristas e demais profissionais que não permanecem na sede da empresa.

Portabilidade e acesso remoto a documentos

Já pensou se, cada vez que um profissional vai viajar, é preciso imprimir uma série de documentos e levá-los fisicamente? Além de sobrecarregar o profissional com peso desnecessário, o risco de perda de dados confidenciais é enorme.

É por isso que hoje temos aplicações que permitem disponibilizar documentos na nuvem e acessá-los remotamente, onde quer que se esteja. A garantia da segurança da informação está em definir níveis de acesso para cada colaborador e senhas que protejam os dados de maior relevância para a organização.

Fazendo o caminho inverso, imagine um vendedor externo que viaja para outros estados para fechar negócios. Caso ele tenha que esperar o regresso à empresa para entregar a documentação de novos contratos e dar início à prestação de serviços ou à venda de produtos, terá perdido um tempo precioso, afetando a experiência do cliente.

A mobilidade digital reduz e, muitas vezes, até elimina esse tipo de situação, conferindo mais velocidade e qualidade aos processos de uma empresa. É o caso, por exemplo, do envio de relatórios de visitas diários para o gestor da equipe externa, a fim de que ele acompanhe o desempenho de todos mesmo a distância.

Maior produtividade para equipes de campo

A produtividade no trabalho é um índice a ser otimizado constantemente, visando o aumento da eficácia organizacional. E a melhor forma de melhorar a relação entre recursos utilizados e resultados alcançados é colocar a mobilidade digital para trabalhar ao seu favor.

Aplicações disponibilizadas por meio de tablets e smartphones permitem que equipes de externas interajam em tempo real com sistemas de gerenciamento interno da empresa, tais como CRMs, ERPs e softwares de gestão de projetos.

Dados são enviados com mais frequência, qualidade e detalhamento, munindo o gestor da equipe com informações estratégicas para o prosseguimento das atividades.

Com isso, os deslocamentos se tornam menos frequentes e o tempo que o funcionário está à disposição da empresa é melhor aproveitado. Em outras palavras, atinge-se maior produtividade e redução de custos.

Monitoramento por GPS

Equipes externas são ótimas para expandir os negócios e descentralizar a empresa, evitando altos custos de infraestrutura. Porém, é preciso ter meios para monitorar onde e quando essas equipes estão trabalhando.

Tecnologias de mobilidade digital, como o monitoramento por GPS, permitem à empresa estar conectada com cada colaborador independentemente de onde ele esteja, acompanhando rotas, verificando paradas obrigatórias e tempo despendido em visitas, por exemplo.

Além de fornecer uma série de dados para que a organização possa otimizar processos, essa tecnologia confere maior segurança àqueles profissionais que fazem viagens constantes, como motoristas e entregadores.

Se, por algum motivo, o deslocamento é interrompido, a gestão da empresa pode atuar proativamente para verificar o que aconteceu.

Checklist de atividades

Uma das melhores maneiras de criar um processo sem falhas é elaborar checklists para que nenhum detalhe passe em branco. Mas como acompanhar a conclusão de cada atividade realizada por equipes externas?

A resposta está no uso de aplicações que permitem criar listas de atividades e marcá-las como concluídas, tecnologias que podem ser disponibilizadas tanto para smartphones quanto para tablets.

Atualmente, entregadores tiram fotos do local de entrega e solicitam assinatura digital do recebedor, a fim de não perder tempo nem informações relevantes para a empresa.

O envio automático das informações para um software que compila todos os dados e os analisa acelera o tempo de resposta da empresa às demandas dos consumidores, mas também permite um melhor acompanhamento do desempenho de cada colaborador.

Assim, é possível analisar a produtividade, engajamento e atingimento de metas de cada profissional contratado.

Controle de jornada

O controle de jornada de trabalho é obrigatório para todas as atividades que sejam compatíveis com esse tipo de monitoramento. Com o avanço da mobilidade digital e das tecnologias da informação e da comunicação, praticamente todos os cargos podem e devem ter um controle de jornada eficaz.

Para as equipes externas de trabalho, existem os aplicativos de controle de ponto, os quais podem ser instalados diretamente no smartphone de cada colaborador e conectados ao aplicativo do gestor na empresa.

Dessa maneira, você pode expandir os negócios sem medo de perder a capacidade de supervisionar sua equipe de vendas externas, por exemplo. Por meio do app de controle de ponto, fica fácil para o funcionário realizar as marcações de entrada e saída do expediente, e sinalizar as atividades realizadas a cada dia para controle da empresa.

A mobilidade digital se expande a cada dia e, para otimizar a gestão de equipes externas, precisamos estar atentos aos recursos que fazem uso dessa tecnologia para facilitar a vida das pessoas.

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