Iniciante no RH? Saiba Como Calcular o Banco de Horas

O cálculo de banco de horas tem etapas que precisam de grande atenção, afinal, um erro neste momento pode abalar a relação entre os funcionários e o empregador.

Tempo de Leitura: 9 minutos

Última atualização em 14 de junho de 2021

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Para quem está começando agora a atuar na área de Recursos Humanos ou Departamento Pessoal, calcular o banco de horas dos colaboradores pode gerar certa confusão. 

É preciso pesquisar para descobrir a melhor maneira de realizar essa tarefa, já que existem muitas opções, como a planilhas manuais e softwares de controle de ponto.

Neste post, vamos mostrar as etapas do processo e as duas maneiras mais comuns de calcular o banco de horas. Confira!

O que é banco de horas?

O que é banco de horas

O banco de horas é um sistema de controle introduzido pela Lei n° 9.601 de 1998, promovendo alterações na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). 

O objetivo foi permitir que empregadores e empregados pudessem negociar a compensação de horas no trabalho.

Dessa forma, sempre que um colaborador chega mais cedo ou permanece na empresa após o fim do expediente, seu banco de horas é creditado. 

Planilha de controle de ponto

Da mesma forma, sempre que ele chega atrasado, sai mais cedo ou falta sem justificativa, o saldo do seu banco de horas diminui, podendo, inclusive, resultar em um banco de horas negativo.

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Como funciona o banco de horas?

Na prática, a maneira como funciona o banco de horas é simples: quando um funcionário trabalha a mais em um dia, precisa trabalhar a menos em outro.

Uma dinâmica que pode criar dias extras de folga ou até o prolongamento do período de férias, por exemplo.

Vale saber ainda que quando o tempo trabalhado no mês corresponde a exatamente ao que foi estabelecido, significa que o banco de horas do período foi zerado.

As horas extras trabalhadas têm o período máximo de um ano para serem compensadas. Caso contrário, devem ser adicionadas na folha de pagamento

É permitido estabelecer prazos menores para compensação, como de um mês ou de seis meses, desde que seja feito um acordo entre empregador e colaborador.

A forma como funciona o banco de horas muda se o acordo for feito individualmente e não de forma coletiva com sindicato

Nesse caso, o tempo para a compensação é de seis meses. Vencido esse prazo, as horas extras devem ser pagas com o acréscimo de pelo menos 50% do valor da hora normal.

O que mudou com a Reforma Trabalhista

Com a Reforma Trabalhista, que entrou em vigor em novembro de 2017, dois parágrafos foram alterados para tornar o sistema de banco de horas muito mais flexível.

A nova CLT facilitou a implementação do banco de horas, já que agora a existência de um acordo prévio ou acordo coletivo entre a empresa e o sindicato da categoria deixou de ser necessária.

Dessa forma, basta um acordo individual entre empresa e colaborador ― que sequer precisa ser formal, mas que convém que esteja registrado ― para a adoção de um sistema, como um software de controle de horas trabalhadas.

Com o novo texto da Reforma, a compensação de horas precisa, obrigatoriamente, ser feita no período máximo de seis meses. 

Como descobrir o saldo do banco de horas

O ideal é que, no dia do pagamento, o empregador discrimine para os colaboradores o saldo de horas trabalhadas, além das faltantes ou excedentes.

Essas informações devem aparecer no extrato de banco de horas, um documento emitido pelo RH ou pelo DP no qual estão os débitos e créditos, bem como as compensações realizadas durante o período e as horas que ainda estão para vencer.

Após a conferência do colaborador, o extrato de banco de horas, que também pode aparecer no formato de folha de ponto, deve ser assinado e devolvido à empresa para arquivamento.

Banco de horas: como calcular?

O banco de horas, como já sabemos, precisa ser bem estruturado. Afinal, se a gestão for realizada de forma incorreta, poderá haver incompatibilidade nas informações e, consequentemente, problemas na justiça trabalhista.

Para calcular o banco de horas de um colaborador, o primeiro passo é saber o valor da hora de trabalho. 

Esse cálculo deve se basear nas horas trabalhadas no mês, lembrando que há jornadas de 40 horas semanais, totalizando 200 horas mensais, ou 44 horas semanais, equivalentes a 220 horas por mês. 

Como calcular o banco de horas por planilha?

Para criar uma planilha de banco de horas, o primeiro passo é criar os campos que definem a carga horária do colaborador e sua escala de trabalho, com horários de entrada, de saída e de intervalos. 

Em seguida, deve-se definir colunas para inserção diária dos horários registrados no relógio de controle de ponto.

Você deve ajustar a planilha para que ela calcule quanto tempo foi trabalhado a cada dia, ou seja, para informar quantas horas e minutos se passaram entre o momento de entrada e o momento de saída do funcionário, subtraindo os intervalos. O valor final é o saldo do dia.

Ao somar todos os saldos diários, obtém-se a quantidade de tempo trabalhado durante o mês. 

Para saber qual é o resultado do banco de horas, é só comparar o saldo de horas trabalhadas com a quantidade de horas que foi previamente fixada para o funcionário. 

Flexibilização do trabalho

É possível encontrar online planilhas prontas, nas quais você deve apenas inserir as marcações do relógio de ponto.

As planilhas de banco de horas ainda são comuns nas pequenas empresas, pois são fáceis de criar e de gerenciar ao longo do mês. 

Entretanto, como calcular o banco de horas em uma planilha exige muito tempo, esse método é cada vez menos usado. 

Os funcionários do RH ou do Departamento Pessoal ficam sobrecarregados e cometem erros de digitação com facilidade.

Por que calcular o banco de horas por aplicativo?

Usar um aplicativo de ponto para automatizar o controle de horas trabalhadas dos funcionários significa poupar muito tempo no departamento pessoal e garantir que não há erros de cálculo.

Os dados são captados pelo ponto eletrônico, ou seja, não há lançamentos manuais e os horários são precisos.

Inicialmente, o RH precisa apenas determinar a carga horária diária de cada colaborador ou setor.

Ao adotar um app, você não precisa mais se preocupar em como calcular o banco de horas. 

O software de controle de horas trabalhadas informa o saldo de cada colaborador em tempo real. 

Os gestores podem acompanhar diariamente a quantidade de horas trabalhadas por cada funcionário ou setor e fazer mudanças estratégicas ao longo do mês.

Caso um funcionário, ou ex-funcionário, abra um processo trabalhista por horas extras, os registros feitos através de um aplicativo de ponto eletrônico são muito mais confiáveis.

Quando a empresa usa uma planilha de banco de horas seus registros são duvidosos, pois são fáceis de fraudar. 

Assim, empresas que cumprem corretamente com a legislação têm mais segurança judicial ao optar pelo app.

As vantagens de automatizar o cálculo do banco de horas

As vantagens de automatizar o cálculo do banco de horas

Em ferramentas como o Tangerino, o empregado tem acesso ao seu próprio banco de horas ou horas extras, de forma que se torna mais atento ao cumprimento dos horários. 

Esse diferencial contribui também para um melhor relacionamento entre patrão e empregados, pois os colaboradores conseguem visualizar suas horas extras e ter a certeza de que estão sendo pagos corretamente.

Várias rotinas do RH, como calcular o banco de horas ou configurar as escalas, são facilitadas pelo aplicativo para bater ponto

Ele pode ainda ser integrado ao sistema de folha de pagamento da empresa. Dessa forma, o valor das horas não compensadas dentro do tempo determinado é adicionado automaticamente aos rendimentos do funcionário.

Confira alguns materiais que separamos para você:
📚 Conseguindo sucesso na gestão de pequenas empresas
📚 Sobrecarga no trabalho: saiba como evitar este mal na sua empresa
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📚 A tecnologia transformando a mobilidade no mundo corporativo

Assinatura da folha de ponto

Aqui no Tangerino nós prezamos pela inovação e estamos sempre em busca de tecnologias que facilitem os processos internos das empresas.

Quem atua no RH ou no DP entende bem como esses setores vivenciam uma rotina atribulada, principalmente em relação ao fechamento da folha de ponto.

Todas essas questões que envolvem a jornada e, consequentemente, a remuneração dos colaboradores são delicadas, por isso merecem bastante atenção.

Qualquer erro no acompanhamento da jornada, por menor que seja, pode gerar uma série de problemas para a empresa como um todo. É por isso que as soluções tecnológicas são bem-vindas.

Além de diminuírem a incidência de falhas, elas facilitam a rotina, desempenham as tarefas de forma automatizada e permitem que os setores ajam de forma mais estratégica, já que elas realizam as tarefas burocráticas por eles.

Uma dessas ferramentas é o aplicativo de controle de ponto, por meio do qual gestores e colaboradores conseguem registrar e acompanhar a jornada de trabalho em tempo real.

Agora, para solucionar o problema do espelho-ponto, temos também a funcionalidade de assinatura eletrônica de folha de ponto

Com esse recurso, o RH envia a folha de ponto para o trabalhador e este assina e devolve o documento de forma digital. Ou seja, tudo é realizado por meio do smartphone.

Assim como a firma tradicional, a assinatura eletrônica é o atestado legal de que os colaboradores estão cientes das informações contidas na folha de ponto e concordam com elas.

Embora não seja uma determinação da Justiça, é imprescindível solicitar a assinatura dos trabalhadores no documento. E é nesse ponto que nossa solução sai na frente da concorrência!

Quer ter uma ideia de como o Tangerino consegue otimizar a rotina das empresas? Confira nosso case de sucesso e tire suas dúvidas.

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