Veja o Passo a Passo Para Calcular o INSS na Folha de Pagamento [2021]

Última atualização em 23 de setembro de 2019

O INSS é um imposto que não pode deixar de ser descontado na folha de pagamento de todos os funcionários contratados sob o regime da Consolidação de Leis Trabalhistas (CLT).

Sendo assim, é imprescindível que o Departamento Pessoal entenda como calcular o INSS e como fazer o recolhimento de forma correta. 

Neste artigo, você vai descobrir mais sobre esse desconto e suas particularidades. Acompanhe o conteúdo pelos tópicos abaixo e boa leitura!

• O que é o INSS
• Como calcular o INSS na folha de pagamento [2021]
• Como o recolhimento do INSS é pago?

O que é o INSS

O desconto do INSS é referente a um imposto que vai para o Instituto Nacional do Seguro Social, também conhecido como Previdência Social.

Esse recolhimento é aplicado diretamente na folha de pagamento dos funcionários.

Esta instituição atua como uma espécie de seguradora que garante que o indivíduo terá assistência em situações de fragilidade, como é o caso de um acidente, perda repentina de emprego ou a tão esperada chegada da aposentadoria.

O empregador é responsável por calcular o INSS, efetuar os pagamentos e repassar as guias todos os meses ao Governo Federal.

O recolhimento do INSS não é opcional, sendo um dos benefícios previstos pela CLT e uma obrigação de todo indivíduo que exerce algum tipo de atividade remunerada, incluindo empresários.

Existem ainda os casos em que os colaboradores não têm o INSS recolhido. É caso dos estagiários e Pessoas Jurídicas que prestam serviços por meio de contratos não amparados pela CLT.

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Pra que serve o INSS

O recolhimento da guia de INSS diz respeito a seguridade social dos empregados. Essa é a forma que o Governo Federal utiliza para arrecadar os valores de aposentadorias, pensões e auxílios.

Estes são alguns dos benefícios que podem ser oferecidos pela Previdência Social:

• abono anual ou décimo terceiro salário;
• aposentadoria especial;
• aposentadoria especial a pessoas com deficiência;
• aposentadoria por idade;
• aposentadoria por invalidez;
• aposentadoria por tempo de contribuição;
• auxílio-acidente;
• auxílio-doença;
• auxílio-reclusão;
• para os dependentes;
• para o segurado e os dependentes;
• pensão por morte;
• salário-família;
• salário-maternidade;

Portanto, os empregadores devem saber como calcular o INSS na folha de pagamento e fazer o recolhimento de forma correta.

Assim, a empresa fica em dia com as leis trabalhistas, enquanto os funcionários garantem seus principais direitos.

Como o INSS é descontado do salário

O INSS é descontado na folha de pagamento do trabalhador, ou seja, o valor sai diretamente do salário do funcionário, antes de ele receber o valor líquido.

O desconto é feito mensalmente, e o valor é direcionado pelo próprio empregador para a Previdência Social, mas os valores variam de acordo com o salário bruto de cada profissional.

No caso de profissionais autônomos ou pessoas jurídicas, o pagamento deve ser realizado de maneira independente, respeitando os valores proporcionais ao faturamento e plano escolhido durante o cadastro para definir as taxas de aposentadoria ou auxílio no futuro.

É necessário entender melhor como funciona o recolhimento do INSS para pessoas jurídicas, já que o processo não é intermediado por um empregador.

O mesmo vale para o profissional liberal que decidiu investir na previdência pessoal, o que também impacta na forma de recolhimento.

Como calcular o INSS na folha de pagamento [2021]

Também conhecido como cálculo de GPS ou Guia da Previdência Social, o pagamento desse imposto obrigatório segue uma tabela que é divulgada pelo governo anualmente.

Os valores válidos para o ano de 2020 foram divididos em dois cenários:

(Obs.: a função de multiplicação será explicada na hora de calcular o valor do imposto)

• De 01 a 29/02/2020

• A partir de 01/03/2020

• A partir de 01/01/2021

Para acompanhar a atualização da tabela anualmente, basta consultar o site da Previdência Social.

Essas alíquotas são vigentes para empregados de empresas e seus equiparados, empregados domésticos e trabalhadores avulsos. 

O que são alíquotas progressivas do INSS

A principal mudança do novo cálculo do INSS, além do reajuste de acordo com o salário mínimo, é a implementação das alíquotas progressivas previstas na Reforma da Previdência.

Isso significa que as taxas serão cobradas apenas sobre a parcela do salário que se enquadrar em cada faixa, fazendo com que o percentual descontado do total dos ganhos seja diferente.

Ou seja: a alíquota efetiva aplicada ao salário de cada trabalhador para a aposentadoria vai mudar. 

O objetivo é tornar a arrecadação mais justa: quem ganha menos vai contribuir menos para o INSS, e quem ganha mais, vai contribuir mais.

Como calcular o desconto do INSS

Com as novas alíquotas e a nova forma de cálculo progressivo, o desconto do INSS deve ser calculado para cada faixa. Isso é feito até que se atinja o valor do salário bruto.

Entre cada parcela, o cálculo considera o máximo e o mínimo dessas alíquotas. Enquanto o valor do salário não é atingido, é considerado o teto da faixa salarial.

Assim, o desconto em 2021 é feito de acordo com cada faixa e aplicado assim:

• 1ª faixa salarial: R$ 1.100,00 x 7,5% = R$ 82,50
• 2ª faixa salarial: (R$ 2.203,48 – R$ 1.100,01) x 9% = R$ 99,31
• 3ª faixa salarial: (R$ 3.305,22 – R$ 2.203,49) x 12% = R$ 132,20
• 4ª faixa salarial: (R$ 6.433,57 – R$ 3.305,23) x 14% = R$ 437,96
• Total a recolher: R$ 82,50 + R$ 99,31 + R$ 132,20 + R$ 437,96 = R$ 751,97

Entenda como é o cálculo do GPS passo a passo

Calcular o INSS é uma tarefa simples, pois é necessário saber apenas o valor do salário bruto do funcionário, isto é, sem descontos, e qual alíquota deve ser aplicada. Vamos a um exemplo.

Imagine que um funcionário da sua empresa tenha o salário bruto de R$ 2.500,00. De acordo com a tabela do INSS progressivo de 2020, ele deverá ter um desconto de 12% para recolhimento do INSS. Sendo assim, a conta é feita da seguinte forma:

2.500 – 2.203,49 x 0,12 =
296,51 x 0,12 =
35,58

35,58 + 82,50 + 99,31 =
217,39

Portanto, no caso desse funcionário, será aplicado um desconto de R$ 217,39 na folha de pagamento, referente ao recolhimento da guia do INSS.

Basta comparar o valor do salário bruto com a nossa tabela e multiplicá-lo pela função de multiplicação na terceira coluna da tabela.

Lembre-se também de verificar a data que você está fazendo esta comparação para utilizar a cotação correta.

É possível calcular o INSS na folha de pagamento de forma manual, mas algumas empresas contam com softwares de folha de pagamento devidamente ajustados para realizar essa função.

Como o recolhimento do INSS é pago

O INSS é descontado diretamente na folha do pagamento dos colaboradores. Para que o recolhimento seja feito da forma correta, é preciso respeitar a alíquota correspondente, de acordo com o salário bruto do funcionário.

Cabe à empresa fazer o repasse dos valores recolhidos ao INSS por meio da Guia da Previdência Social (GPS) até o dia 20 do mês subsequente aos serviços prestados pelos trabalhadores.

Tudo isso é feito online, caso não seja descontado automaticamente, através do site da Receita Federal.

Lá você verá todos os campos que precisam ser preenchidos para emitir a guia de recolhimento e pagá-lo dentro do prazo, veja abaixo o que acontece caso isso não seja feito.

Recolhimento atrasado do INSS

Seja por falta de verba ou esquecimento, pode ser que a sua empresa pague a GPS fora do prazo estipulado.

Ainda que este não seja o melhor cenário, ainda assim é possível calcular o INSS atrasado e quitar a dívida.

Vale ressaltar que neste caso os colaboradores não podem ser prejudicados, portanto, os valores correspondentes à multa e juros por atraso devem ser arcados pelo empregador.

Os juros, de acordo com o site da Receita Federal, são calculados com base na taxa SELIC e computados a partir do primeiro dia do mês subsequente ao do vencimento da GPS, até o último dia do mês anterior ao do pagamento.

Já no mês do pagamento da GPS, é imputada a taxa de 1% sobre o valor.

Isso significa que, se a sua empresa deixa de pagar o INSS no dia 20 de junho e só quita a dívida no dia 05 de agosto, serão considerados juros com base na taxa SELIC do dia 01 a 31 de julho, mais 1% sobre o valor referente ao mês da quitação, agosto.

Ao calcular o INSS atrasado há, ainda, a incidência de 0,33% de multa por dia de atraso, a partir do primeiro dia do mês subsequente ao do vencimento da GPS até o dia do efetivo pagamento.

No exemplo anterior, você calcularia 0,33% de multa para cada um dos 35 dias de atraso, de forma cumulativa. Usando o mesmo exemplo acima, temos o seguinte cenário:

Também é importante estar atento que a taxa de juros não é a mesma para todos os casos e vai variar de acordo com o mês e ano da competência da guia e o coeficiente UFIR.

Então, caso queira calcular um GPS em atraso, utilize o juros apontados nesta tabela.

Todos esses cálculos podem ser facilitados caso a sua empresa use um software de gestão de pessoas que contemple um módulo que faça o cálculo de folha de pagamento.

Lembre-se de que é preciso ter segurança quanto à remuneração bruta dos colaboradores para que o cálculo do INSS seja feito da forma correta.

Isso envolve ter um controle de horas extras preciso, realizar os devidos descontos no mês correspondente e ter um sistema de controle de ponto integrado à sua folha de pagamento para otimizar essa rotina de cálculo de horas extras e banco de horas.

Ficou curioso para saber quais outros descontos incidem sobre o pagamento dos funcionários? Confira todos os impostos sobre folha de pagamento!