Calcular o INSS na folha de pagamento é uma tarefa importante do setor de Departamento Pessoal que garante que a empresa se mantenham em dia com suas obrigações trabalhistas.
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O INSS é um imposto que não pode deixar de ser descontado na folha de pagamento de todos os funcionários contratados sob o regime da Consolidação de Leis Trabalhistas (CLT).
Sendo assim, é imprescindível que o Departamento Pessoal entenda como calcular o INSS e como fazer o recolhimento de forma correta.
Neste artigo, você vai descobrir mais sobre esse desconto e suas particularidades. Boa leitura!
O que é o INSS
O desconto do INSS é referente a um imposto que vai para o Instituto Nacional do Seguro Social, também conhecido como Previdência Social. Esse recolhimento é aplicado diretamente na folha de pagamento dos funcionários.
Esta instituição atua como uma espécie de seguradora que garante que o indivíduo terá assistência em situações de fragilidade, como é o caso de um acidente, perda repentina de emprego ou a tão esperada chegada da aposentadoria.
O empregador é responsável por calcular o INSS, efetuar os pagamentos e repassar as guias todos os meses ao Governo Federal.
O recolhimento do INSS não é opcional, sendo um dos benefícios previstos pela (CLT) e uma obrigação de todo indivíduo que exerce algum tipo de atividade remunerada, incluindo empresários.
Existem ainda os casos em que os colaboradores não têm o INSS recolhido. É caso dos estagiários e Pessoas Jurídicas que prestam serviços por meio de contratos não amparados pela CLT.
Pra quê serve o INSS
O recolhimento da guia de INSS diz respeito a seguridade social dos empregados. Essa é a forma que o Governo Federal utiliza para arrecadar os valores de aposentadorias, pensões e auxílios.
Estes são alguns dos benefícios que podem ser oferecidos pela Previdência Social:
- Abono anual ou décimo terceiro salário
- Aposentadoria especial;
- Aposentadoria especial a pessoas com deficiência;
- Aposentadoria por idade;
- Aposentadoria por invalidez;
- Aposentadoria por tempo de contribuição;
- Auxílio-acidente;
- Auxílio-doença;
- Auxílio – reclusão;
- Para os dependentes;
- Para o segurado e os dependentes;
- Pensão por morte;
- Salário-família;
- Salário-maternidade;
Portanto, os empregadores devem saber como calcular o INSS na folha de pagamento e fazer o recolhimento de forma correta. Assim, a empresa fica em dia com as leis trabalhistas, enquanto os funcionários garantem seus principais direitos.
Como calcular o INSS na folha de pagamento 2020
Também conhecido como cálculo de GPS ou Guia da Previdência Social, o pagamento deste imposto obrigatório segue uma tabela que é divulgada pelo governo anualmente.
Os valores válidos para o ano de 2020 foram divididos em 2 cenários:
(Obs: a função de multiplicação será explicada na hora de calcular o valor do imposto)
- De 01 a 29/02/2020
| Salário | Alíquota do INSS | Função de Multiplicação |
| até R$ 1.830,29 | 8,00% | 0,08 |
| de R$ 1.830,30 até R$ 3.050,52 | 9% | 0,09 |
| de R$ 3.050,53 até R$ 6.101,06 | 11% | 0,11 |
- A partir de 01/03/2020
| Salário | Alíquota do INSS | Função de Multiplicação |
| até R$ 1.045,00 | 7,50% | 0,075 |
| de R$ 1.045,01 até R$ 2.089,60 | 9% | 0,09 |
| de R$ 2.089,61 até R$ 3.134,40 | 12% | 0,12 |
| de R$ 3.134,41 até R$ 6.101,06 | 14% | 0,14 |
Para acompanhar a atualização da tabela anualmente, basta consultar o site da Previdência Social.
Essas alíquotas são vigentes para empregados de empresas e seus equiparados, empregados domésticos e trabalhadores avulsos.
Entenda como é o cálculo do GPS passo a passo
Calcular o INSS é uma tarefa simples, pois é necessário saber apenas o valor do salário bruto do funcionário, isto é, sem descontos, e qual alíquota deve ser aplicada. Vamos a um exemplo:
Imagine que um funcionário da sua empresa tenha o salário bruto de R$ 2.500,00. De acordo com a tabela do INSS de 2020, ele deverá ter um desconto de 12% para recolhimento do INSS. Sendo assim, a conta é feita da seguinte forma:
2500 x 0,12 = 300
Portanto, no caso desse funcionário, será aplicado um desconto de R$ 300,00 na folha de pagamento, referente ao recolhimento da guia do INSS.
Basta comparar o valor do salário bruto com a nossa tabela e multiplicá-lo pelo função de multiplicação na terceira coluna da tabela. Lembre-se também de verificar a data que você está fazendo esta comparação para utilizar a cotação correta.
É possível calcular o INSS na folha de pagamento de forma manual, mas algumas empresas contam com softwares de folha de pagamento devidamente ajustados para realizar esta função.
Como o recolhimento do INSS é pago?
O INSS é descontado diretamente na folha do pagamento dos colaboradores. Para que o recolhimento seja feito da forma correta, é preciso respeitar a alíquota correspondente, de acordo com o salário bruto do funcionário.
Cabe à empresa fazer o repasse dos valores recolhidos ao INSS por meio da Guia da Previdência Social (GPS) até o dia 20 do mês subsequente aos serviços prestados pelos trabalhadores.
Tudo isso é feito online, caso não seja descontado automaticamente, através do site da Receita Federal. Lá você verá todos os campos que precisam ser preenchidos para emitir a guia de recolhimento e pagá-lo dentro do prazo, veja abaixo o que acontece caso isto não seja feito.
Recolhimento atrasado do INSS
Seja por falta de verba ou esquecimento, pode ser que a sua empresa pague a GPS fora do prazo estipulado. Ainda que este não seja o melhor cenário, ainda assim é possível calcular o INSS atrasado e quitar a dívida.
Vale ressaltar que neste caso os colaboradores não podem ser prejudicados, portanto, os valores correspondentes à multa e juros por atraso devem ser arcados pelo empregador.
Os juros, de acordo com o site da Receita Federal, são calculados com base na taxa SELIC e computados a partir do primeiro dia do mês subsequente ao do vencimento da GPS, até o último dia do mês anterior ao do pagamento. Já no mês do pagamento da GPS, é imputada a taxa de 1% sobre o valor.
Isso significa que, se a sua empresa deixa de pagar o INSS no dia 20 de junho e só quita a dívida no dia 05 de agosto, serão considerados juros com base na taxa SELIC do dia 01 a 31 de julho, mais 1% sobre o valor referente ao mês da quitação, agosto.
Ao calcular o INSS atrasado há, ainda, a incidência de 0,33% de multa por dia de atraso, a partir do primeiro dia do mês subsequente ao do vencimento da GPS até o dia do efetivo pagamento.
No exemplo anterior, você calcularia 0,33% de multa para cada um dos 35 dias de atraso, de forma cumulativa. Usando o mesmo exemplo acima, temos o seguinte cenário:
300 x 0,0033 = 0,99 reais/dia x 31 dias de julho = R$ 30,69
300 x 0,01 = 3 reais referente ao mês da quitação
Total: 30,69 + 3 = R$ 33,69
Também é importante estar atento que a taxa de juros não é a mesma para todos os casos e irá variar de acordo com o mês e ano da competência da guia e o coeficiente UFIR. Então, caso queira calcular um GPS em atraso, utilize o juros apontados nesta tabela.
Todos esses cálculos podem ser facilitados caso a sua empresa use um software de gestão de pessoas que contemple um módulo que faça o cálculo de folha de pagamento.
Lembre-se de que é preciso ter segurança quanto à remuneração bruta dos colaboradores para que o cálculo do INSS seja feito da forma correta.
Isso envolve ter um controle de horas extras preciso, realizar os devidos descontos no mês correspondente e ter um sistema de controle de ponto integrado à sua folha de pagamento para otimizar essa rotina de cálculo de horas extras e banco de horas.
Ficou curioso para saber quais outros descontos incidem sobre o pagamento dos funcionários? Confira todos os impostos sobre folha de pagamento!
