Calcular o INSS na folha de pagamento é uma tarefa importante do setor de Departamento Pessoal que garante que a empresa se mantenham em dia com suas obrigações trabalhistas.
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Última atualização em 15 de outubro de 2020
O INSS é um imposto que não pode deixar de ser descontado na folha de pagamento de todos os funcionários contratados sob o regime da Consolidação de Leis Trabalhistas (CLT).
Sendo assim, é imprescindível que o Departamento Pessoal entenda como calcular o INSS e como fazer o recolhimento de forma correta.
Neste artigo, você vai descobrir mais sobre esse desconto e suas particularidades. Acompanhe o conteúdo pelos tópicos abaixo e boa leitura!
O desconto do INSS é referente a um imposto que vai para o Instituto Nacional do Seguro Social, também conhecido como Previdência Social.
Esse recolhimento é aplicado diretamente na folha de pagamento dos funcionários.
Esta instituição atua como uma espécie de seguradora que garante que o indivíduo terá assistência em situações de fragilidade, como é o caso de um acidente, perda repentina de emprego ou a tão esperada chegada da aposentadoria.
O empregador é responsável por calcular o INSS, efetuar os pagamentos e repassar as guias todos os meses ao Governo Federal.
O recolhimento do INSS não é opcional, sendo um dos benefícios previstos pela CLT e uma obrigação de todo indivíduo que exerce algum tipo de atividade remunerada, incluindo empresários.
Existem ainda os casos em que os colaboradores não têm o INSS recolhido. É caso dos estagiários e Pessoas Jurídicas que prestam serviços por meio de contratos não amparados pela CLT.
O recolhimento da guia de INSS diz respeito a seguridade social dos empregados. Essa é a forma que o Governo Federal utiliza para arrecadar os valores de aposentadorias, pensões e auxílios.
Estes são alguns dos benefícios que podem ser oferecidos pela Previdência Social:
Portanto, os empregadores devem saber como calcular o INSS na folha de pagamento e fazer o recolhimento de forma correta.
Assim, a empresa fica em dia com as leis trabalhistas, enquanto os funcionários garantem seus principais direitos.
Como o INSS é descontado do salário
O INSS é descontado na folha de pagamento do trabalhador, ou seja, o valor sai diretamente do salário do funcionário, antes de ele receber o valor líquido.
O desconto é feito mensalmente, e o valor é direcionado pelo próprio empregador para a Previdência Social, mas os valores variam de acordo com o salário bruto de cada profissional.
No caso de profissionais autônomos ou pessoas jurídicas, o pagamento deve ser realizado de maneira independente, respeitando os valores proporcionais ao faturamento e plano escolhido durante o cadastro para definir as taxas de aposentadoria ou auxílio no futuro.
É necessário entender melhor como funciona o recolhimento do INSS para pessoas jurídicas, já que o processo não é intermediado por um empregador.
O mesmo vale para o profissional liberal que decidiu investir na previdência pessoal, o que também impacta na forma de recolhimento.
Os valores válidos para o ano de 2020 foram divididos em dois cenários:
(Obs.: a função de multiplicação será explicada na hora de calcular o valor do imposto)
De 01 a 29/02/2020
Salário
Alíquota do INSS
Função de Multiplicação
até R$ 1.830,29
8,00%
0,08
de R$ 1.830,30 até R$ 3.050,52
9%
0,09
de R$ 3.050,53 até R$ 6.101,06
11%
0,11
A partir de 01/03/2020
Salário
Alíquota do INSS
Função de Multiplicação
até R$ 1.045,00
7,5%
0,075
de R$ 1.045,01 até R$ 2.089,60
9%
0,09
de R$ 2.089,61 até R$ 3.134,40
12%
0,12
de R$ 3.134,41 até R$ 6.101,06
14%
0,14
A partir de 01/01/2021
Salário
Alíquota do INSS
Função de Multiplicação
até R$ 1.100,00
7,5%
0,075
de R$ 1.100,01 até R$ 2.203,48
9%
0,09
de R$ 2.203,49 até R$ 3.305,22
12%
0,12
de R$ 3.305,23 até R$ 6.433,57
14%
0,14
Para acompanhar a atualização da tabela anualmente, basta consultar o site da Previdência Social.
Essas alíquotas são vigentes para empregados de empresas e seus equiparados, empregados domésticos e trabalhadores avulsos.
O que são alíquotas progressivas do INSS
A principal mudança do novo cálculo do INSS, além do reajuste de acordo com o salário mínimo, é a implementação das alíquotas progressivas previstas na Reforma da Previdência.
Isso significa que as taxas serão cobradas apenas sobre a parcela do salário que se enquadrar em cada faixa, fazendo com que o percentual descontado do total dos ganhos seja diferente.
Ou seja: a alíquota efetiva aplicada ao salário de cada trabalhador para a aposentadoria vai mudar.
O objetivo é tornar a arrecadação mais justa: quem ganha menos vai contribuir menos para o INSS, e quem ganha mais, vai contribuir mais.
Como calcular o desconto do INSS
Com as novas alíquotas e a nova forma de cálculo progressivo, o desconto do INSS deve ser calculado para cada faixa. Isso é feito até que se atinja o valor do salário bruto.
Entre cada parcela, o cálculo considera o máximo e o mínimo dessas alíquotas. Enquanto o valor do salário não é atingido, é considerado o teto da faixa salarial.
Assim, o desconto em 2021 é feito de acordo com cada faixa e aplicado assim:
1ª faixa salarial: R$ 1.100,00 x 7,5% = R$ 82,50
2ª faixa salarial: (R$ 2.203,48 – R$ 1.100,01) x 9% = R$ 99,31
Total a recolher: R$ 82,50 + R$ 99,31 + R$ 132,20 + R$ 437,96 = R$ 751,97
Entenda como é o cálculo do GPS passo a passo
Calcular o INSS é uma tarefa simples, pois é necessário saber apenas o valor do salário bruto do funcionário, isto é, sem descontos, e qual alíquota deve ser aplicada. Vamos a um exemplo.
Imagine que um funcionário da sua empresa tenha o salário bruto de R$ 2.500,00. De acordo com a tabela do INSS progressivo de 2020, ele deverá ter um desconto de 12% para recolhimento do INSS. Sendo assim, a conta é feita da seguinte forma:
2.500 – 2.203,49 x 0,12 = 296,51 x 0,12 = 35,58
35,58 + 82,50 + 99,31 = 217,39
Portanto, no caso desse funcionário, será aplicado um desconto de R$ 217,39 na folha de pagamento, referente ao recolhimento da guia do INSS.
Basta comparar o valor do salário bruto com a nossa tabela e multiplicá-lo pela função de multiplicação na terceira coluna da tabela.
Lembre-se também de verificar a data que você está fazendo esta comparação para utilizar a cotação correta.
É possível calcular o INSS na folha de pagamento de forma manual, mas algumas empresas contam com softwares de folha de pagamento devidamente ajustados para realizar essa função.
O INSS é descontado diretamente na folha do pagamento dos colaboradores. Para que o recolhimento seja feito da forma correta, é preciso respeitar a alíquota correspondente, de acordo com o salário bruto do funcionário.
Cabe à empresa fazer o repasse dos valores recolhidos ao INSS por meio da Guia da Previdência Social (GPS) até o dia 20 do mês subsequente aos serviços prestados pelos trabalhadores.
Tudo isso é feito online, caso não seja descontado automaticamente, através do site da Receita Federal.
Lá você verá todos os campos que precisam ser preenchidos para emitir a guia de recolhimento e pagá-lo dentro do prazo, veja abaixo o que acontece caso isso não seja feito.
Recolhimento atrasado do INSS
Seja por falta de verba ou esquecimento, pode ser que a sua empresa pague a GPS fora do prazo estipulado.
Ainda que este não seja o melhor cenário, ainda assim é possível calcular o INSS atrasado e quitar a dívida.
Vale ressaltar que neste caso os colaboradores não podem ser prejudicados, portanto, os valores correspondentes à multa e juros por atraso devem ser arcados pelo empregador.
Os juros, de acordo com o site da Receita Federal, são calculados com base na taxa SELIC e computados a partir do primeiro dia do mês subsequente ao do vencimento da GPS, até o último dia do mês anterior ao do pagamento.
Já no mês do pagamento da GPS, é imputada a taxa de 1% sobre o valor.
Isso significa que, se a sua empresa deixa de pagar o INSS no dia 20 de junho e só quita a dívida no dia 05 de agosto, serão considerados juros com base na taxa SELIC do dia 01 a 31 de julho, mais 1% sobre o valor referente ao mês da quitação, agosto.
Ao calcular o INSS atrasado há, ainda, a incidência de 0,33% de multa por dia de atraso, a partir do primeiro dia do mês subsequente ao do vencimento da GPS até o dia do efetivo pagamento.
No exemplo anterior, você calcularia 0,33% de multa para cada um dos 35 dias de atraso, de forma cumulativa. Usando o mesmo exemplo acima, temos o seguinte cenário:
217,39 x 0,0033 = 0,71 reais/dia x 31 dias de julho = R$ 22,01 217,39 x 0,01 = 2,17 reais referente ao mês da quitação Total: 22,01 + 2,17 = R$ 24,18
Também é importante estar atento que a taxa de juros não é a mesma para todos os casos e vai variar de acordo com o mês e ano da competência da guia e o coeficiente UFIR.
Então, caso queira calcular um GPS em atraso, utilize o juros apontados nesta tabela.
Lembre-se de que é preciso ter segurança quanto à remuneração bruta dos colaboradores para que o cálculo do INSS seja feito da forma correta.
Isso envolve ter um controle de horas extras preciso, realizar os devidos descontos no mês correspondente e ter um sistema de controle de ponto integrado à sua folha de pagamento para otimizar essa rotina de cálculo de horas extras e banco de horas.
Ficou curioso para saber quais outros descontos incidem sobre o pagamento dos funcionários? Confira todos os impostos sobre folha de pagamento!
Leonardo é pós-graduado pela PUC Minas em Ciências da Computação. Formou-se em Inovação e Empreendedorismo pela Universidade de Stanford. Fundou diversas empresas de tecnologia e gestão, além das startups Tangerino, Argos e Columbus. É CEO do Tangerino, empresa pioneira em controle de ponto digital no Brasil.
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