Veja o passo a passo para calcular o INSS na folha de pagamento [2020]

Calcular o INSS na folha de pagamento é uma tarefa importante do setor de Departamento Pessoal que garante que a empresa se mantenham em dia com suas obrigações trabalhistas.

O INSS é um imposto que não pode deixar de ser descontado na folha de pagamento de todos os funcionários contratados sob o regime da Consolidação de Leis Trabalhistas (CLT).

Sendo assim, é imprescindível que o Departamento Pessoal entenda como calcular o INSS e como fazer o recolhimento de forma correta. 

Neste artigo, você vai descobrir mais sobre esse desconto e suas particularidades. Acompanhe o conteúdo pelos tópicos abaixo e boa leitura!

O que é o INSS

O que é o INSS

O desconto do INSS é referente a um imposto que vai para o Instituto Nacional do Seguro Social, também conhecido como Previdência Social.

Esse recolhimento é aplicado diretamente na folha de pagamento dos funcionários.

Esta instituição atua como uma espécie de seguradora que garante que o indivíduo terá assistência em situações de fragilidade, como é o caso de um acidente, perda repentina de emprego ou a tão esperada chegada da aposentadoria.

O empregador é responsável por calcular o INSS, efetuar os pagamentos e repassar as guias todos os meses ao Governo Federal.

O recolhimento do INSS não é opcional, sendo um dos benefícios previstos pela CLT e uma obrigação de todo indivíduo que exerce algum tipo de atividade remunerada, incluindo empresários.

Existem ainda os casos em que os colaboradores não têm o INSS recolhido. É caso dos estagiários e Pessoas Jurídicas que prestam serviços por meio de contratos não amparados pela CLT.

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Pra que serve o INSS

O recolhimento da guia de INSS diz respeito a seguridade social dos empregados. Essa é a forma que o Governo Federal utiliza para arrecadar os valores de aposentadorias, pensões e auxílios.

Estes são alguns dos benefícios que podem ser oferecidos pela Previdência Social:

  • abono anual ou décimo terceiro salário;
  • aposentadoria especial;
  • aposentadoria especial a pessoas com deficiência;
  • aposentadoria por idade;
  • aposentadoria por invalidez;
  • aposentadoria por tempo de contribuição;
  • auxílio-acidente;
  • auxílio-doença;
  • auxílio-reclusão;
  • para os dependentes;
  • para o segurado e os dependentes;
  • pensão por morte;
  • salário-família;
  • salário-maternidade;

Portanto, os empregadores devem saber como calcular o INSS na folha de pagamento e fazer o recolhimento de forma correta.

Assim, a empresa fica em dia com as leis trabalhistas, enquanto os funcionários garantem seus principais direitos.

Como o INSS é descontado do salário

O INSS é descontado na folha de pagamento do trabalhador, ou seja, o valor sai diretamente do salário do funcionário, antes de ele receber o valor líquido.

O desconto é feito mensalmente, e o valor é direcionado pelo próprio empregador para a Previdência Social, mas os valores variam de acordo com o salário bruto de cada profissional.

No caso de profissionais autônomos ou pessoas jurídicas, o pagamento deve ser realizado de maneira independente, respeitando os valores proporcionais ao faturamento e plano escolhido durante o cadastro para definir as taxas de aposentadoria ou auxílio no futuro.

É necessário entender melhor como funciona o recolhimento do INSS para pessoas jurídicas, já que o processo não é intermediado por um empregador.

O mesmo vale para o profissional liberal que decidiu investir na previdência pessoal, o que também impacta na forma de recolhimento.

Como calcular o INSS na folha de pagamento [2020]

Como calcular o INSS na folha de pagamento [2020]

Também conhecido como cálculo de GPS ou Guia da Previdência Social, o pagamento desse imposto obrigatório segue uma tabela que é divulgada pelo governo anualmente.

Os valores válidos para o ano de 2020 foram divididos em dois cenários:

(Obs.: a função de multiplicação será explicada na hora de calcular o valor do imposto)

  • De 01 a 29/02/2020
SalárioAlíquota do INSSFunção de Multiplicação
até R$ 1.830,298,00%0,08
de R$ 1.830,30 até R$ 3.050,529%0,09
de R$ 3.050,53 até R$ 6.101,0611%0,11
  • A partir de 01/03/2020
SalárioAlíquota do INSSFunção de Multiplicação
até R$ 1.045,007,50%0,075
de R$ 1.045,01 até R$ 2.089,609%0,09
de R$ 2.089,61 até R$ 3.134,4012%0,12
de R$ 3.134,41 até R$ 6.101,0614%0,14

Para acompanhar a atualização da tabela anualmente, basta consultar o site da Previdência Social.

Essas alíquotas são vigentes para empregados de empresas e seus equiparados, empregados domésticos e trabalhadores avulsos. 

O que são alíquotas progressivas do INSS

A principal mudança do novo cálculo do INSS, além do reajuste de acordo com o salário mínimo, é a implementação das alíquotas progressivas previstas na Reforma da Previdência.

Isso significa que as taxas serão cobradas apenas sobre a parcela do salário que se enquadrar em cada faixa, fazendo com que o percentual descontado do total dos ganhos seja diferente.

Ou seja: a alíquota efetiva aplicada ao salário de cada trabalhador para a aposentadoria vai mudar. 

O objetivo é tornar a arrecadação mais justa: quem ganha menos vai contribuir menos para o INSS, e quem ganha mais, vai contribuir mais.

Como calcular o desconto do INSS

Com as novas alíquotas e a nova forma de cálculo progressivo, o desconto do INSS deve ser calculado para cada faixa. Isso é feito até que se atinja o valor do salário bruto.

Entre cada parcela, o cálculo considera o máximo e o mínimo dessas alíquotas. Enquanto o valor do salário não é atingido, é considerado o teto da faixa salarial.

Assim, o desconto é feito de acordo com cada faixa e aplicado assim:

  • 1ª faixa salarial: R$ 1.045,00 x 7,5% = R$ 78,38
  • 2ª faixa salarial: (R$ 2.089,60 – R$ 1.045,00) x 9% = R$ 1.044,60 x 9% = R$ 94,01
  • 3ª faixa salarial: (R$ 3.134,40 – R$ 2.089,60) x 12% = R$ 1.044,80 x 12% = R$ 125,38
  • 4ª faixa salarial: (R$ 6.101,06 – R$ 3.134,40) x 14% = R$ 2.966,66 x 14% = R$ 415,33
  • Total a recolher: R$ 78,38 + R$ 94,01 + R$ 125,38 + R$ 415,33 = R$ 713,10

Entenda como é o cálculo do GPS passo a passo

Calcular o INSS é uma tarefa simples, pois é necessário saber apenas o valor do salário bruto do funcionário, isto é, sem descontos, e qual alíquota deve ser aplicada. Vamos a um exemplo.

Imagine que um funcionário da sua empresa tenha o salário bruto de R$ 2.500,00. De acordo com a tabela do INSS de 2020, ele deverá ter um desconto de 12% para recolhimento do INSS. Sendo assim, a conta é feita da seguinte forma:

2500 x 0,12 = 300

Portanto, no caso desse funcionário, será aplicado um desconto de R$ 300,00 na folha de pagamento, referente ao recolhimento da guia do INSS.

Basta comparar o valor do salário bruto com a nossa tabela e multiplicá-lo pela função de multiplicação na terceira coluna da tabela.

Lembre-se também de verificar a data que você está fazendo esta comparação para utilizar a cotação correta.

É possível calcular o INSS na folha de pagamento de forma manual, mas algumas empresas contam com softwares de folha de pagamento devidamente ajustados para realizar essa função.

Como o recolhimento do INSS é pago

Como o recolhimento do INSS é pago?

O INSS é descontado diretamente na folha do pagamento dos colaboradores. Para que o recolhimento seja feito da forma correta, é preciso respeitar a alíquota correspondente, de acordo com o salário bruto do funcionário.

Cabe à empresa fazer o repasse dos valores recolhidos ao INSS por meio da Guia da Previdência Social (GPS) até o dia 20 do mês subsequente aos serviços prestados pelos trabalhadores.

Tudo isso é feito online, caso não seja descontado automaticamente, através do site da Receita Federal.

Lá você verá todos os campos que precisam ser preenchidos para emitir a guia de recolhimento e pagá-lo dentro do prazo, veja abaixo o que acontece caso isso não seja feito.

Recolhimento atrasado do INSS

Seja por falta de verba ou esquecimento, pode ser que a sua empresa pague a GPS fora do prazo estipulado.

Ainda que este não seja o melhor cenário, ainda assim é possível calcular o INSS atrasado e quitar a dívida.

Vale ressaltar que neste caso os colaboradores não podem ser prejudicados, portanto, os valores correspondentes à multa e juros por atraso devem ser arcados pelo empregador.

Os juros, de acordo com o site da Receita Federal, são calculados com base na taxa SELIC e computados a partir do primeiro dia do mês subsequente ao do vencimento da GPS, até o último dia do mês anterior ao do pagamento.

Já no mês do pagamento da GPS, é imputada a taxa de 1% sobre o valor.

Isso significa que, se a sua empresa deixa de pagar o INSS no dia 20 de junho e só quita a dívida no dia 05 de agosto, serão considerados juros com base na taxa SELIC do dia 01 a 31 de julho, mais 1% sobre o valor referente ao mês da quitação, agosto.

Ao calcular o INSS atrasado há, ainda, a incidência de 0,33% de multa por dia de atraso, a partir do primeiro dia do mês subsequente ao do vencimento da GPS até o dia do efetivo pagamento.

No exemplo anterior, você calcularia 0,33% de multa para cada um dos 35 dias de atraso, de forma cumulativa. Usando o mesmo exemplo acima, temos o seguinte cenário:

300 x 0,0033 = 0,99 reais/dia x 31 dias de julho = R$ 30,69
300 x 0,01 = 3 reais referente ao mês da quitação
Total: 30,69 + 3 = R$ 33,69

Também é importante estar atento que a taxa de juros não é a mesma para todos os casos e vai variar de acordo com o mês e ano da competência da guia e o coeficiente UFIR.

Então, caso queira calcular um GPS em atraso, utilize o juros apontados nesta tabela.

Todos esses cálculos podem ser facilitados caso a sua empresa use um software de gestão de pessoas que contemple um módulo que faça o cálculo de folha de pagamento.

Lembre-se de que é preciso ter segurança quanto à remuneração bruta dos colaboradores para que o cálculo do INSS seja feito da forma correta.

Isso envolve ter um controle de horas extras preciso, realizar os devidos descontos no mês correspondente e ter um sistema de controle de ponto integrado à sua folha de pagamento para otimizar essa rotina de cálculo de horas extras e banco de horas.

Ficou curioso para saber quais outros descontos incidem sobre o pagamento dos funcionários? Confira todos os impostos sobre folha de pagamento!

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