Prestação de Contas de Funcionários: o Que É e Como Otimizar Esse Processo!

A prestação de contas de funcionários é um processo em que os trabalhadores relatam e comprovam os gastos que tiveram em determinado período, atividade ou projeto de trabalho.

Tempo de Leitura: 9 minutos

Última atualização em 26 de agosto de 2021

A prestação de contas de funcionários é um processo essencial para manter as contas da empresa em dia e a transparência na relação trabalhista.

Preparamos este artigo para te explicar todas as implicações dessa prática e como estruturar um processo eficiente e livre de gargalos.

Confira!

O que é prestação de contas de funcionários?

Prestação de contas de funcionários

No geral, prestar contas é demonstrar como determinados recursos foram gastos.

A prestação de contas é muito comum e até mesmo obrigatória em alguns tipos de organizações, como empresas públicas, condomínios e cooperativas.

Nesses casos, as empresas devem fazer um relatório detalhando todas as transações financeiras realizadas.

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No entanto, na esfera corporativa, não só as empresas prestam contas, mas também os funcionários no cotidiano de uma organização. 

Assim, a prestação de contas de funcionários é um processo em que os trabalhadores relatam e comprovam gastos que tiveram em determinado período, atividade ou projeto de trabalho. 

Na prestação de contas de funcionários, são essenciais as seguintes informações: 

  • como os gastos foram feitos; 
  • quando ocorreram essas despesas; 
  • para qual finalidade o dinheiro foi usado. 

Além disso, os documentos comprobatórios, como nota ou cupom fiscal e recibos, também são partes essenciais para esse processo.

Também vale destacar que a prestação de contas de funcionários pode envolver diversos setores da empresa, dependendo da natureza do negócio.

Os mais comuns são: financeiro, RH, comercial, marketing e compras. 

É obrigatoriedade das empresas arcar com as despesas corporativas ― por isso, caso os colaboradores incorram em custos para realizar a atividade de trabalho, a prestação de contas de funcionários é essencial para a solicitação de reembolso.  

Alguns exemplos de situações que demandam prestação de contas:

  • compras de materiais e equipamentos para o escritório;
  • viagens corporativas;
  • gastos durante visitas a clientes, como transporte e alimentação;
  • gastos com equipe de vendas externa;
  • gastos com projetos de ativações de marca e divulgações da empresa, pelo departamento de marketing;
  • gastos com eventos internos do departamento de RH.

A prestação de contas de funcionários é importante para o controle financeiro da organização, auditoria no uso de cartão corporativo e outros processos da gestão financeira, como veremos a seguir.

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Quais os impactos desse processo na empresa?

O processo de prestação de contas de funcionários em si fornece informações valiosas para a gestão financeira, como:

  • quanto de recurso foi gasto em determinado projeto e atividade ― cálculo da viabilidade de projetos;
  • gastos não previstos no orçamento e os motivos;
  • documentos fiscais para comprovação de gastos;
  • se os recursos foram gastos com finalidade correta;
  • se as despesas seguiram as diretrizes preestabelecidas por orçamentos e políticas da empresa;
  • identificação de oportunidades de redução de gastos.

E por isso tem impacto direto na gestão financeira do negócio, fortalecendo:

  • controle financeiro;
  • fiscalização dos gastos;
  • cumprimento de diretrizes como orçamento, planejamento financeiro e políticas internas;
  • combate a fraudes de desvio de recursos;
  • transparência.

Além disso, a prestação de contas de funcionários também é essencial para construir uma base histórica para planejamento e orçamento futuros ― tornando-os mais próximos da realidade.

O departamento de compliance e RH são outras duas áreas que são diretamente impactadas pela prestação de contas de funcionários.

Isso porque ter uma prestação de contas bem estruturada, fortalece o compliance na organização ― incentivando o cumprimento das políticas internas e a transparência entre funcionários, empresa e departamentos. 

Nas viagens corporativas, por exemplo, otimizar o processo de prestação de contas de funcionários é uma das boas práticas para garantir o self-compliance. 

Além de impactar diretamente as finanças da empresa, a prestação de contas de funcionários impacta também a rotina de trabalho.

O impacto positivo ou negativo da prestação de contas está diretamente relacionado à eficiência desse processo. É por isso que ter um bom planejamento faz toda diferença.

Afinal, é obrigatoriedade dos funcionários prestarem contas, mas a empresa deve fornecer as diretrizes necessárias. 

Como estruturar um processo de prestação de contas simples e eficiente?

Processo de prestação de contas de funcionários

1. Consulte seus funcionários

Para estruturar o processo de prestação de contas é importante ouvir quem faz parte dele. 

A prestação de contas de funcionários costuma ocorrer na empresa, mesmo que não seja um processo padronizado ou formal. Se você já tem um processo formalizado, o diálogo também é válido. 

Pergunte aos funcionários quais são os desafios que eles encontram para prestar contas e o que poderia melhorar. 

Mapeie como a prestação de contas ocorre atualmente. 

Existe um modelo de relatório de despesas padrão? Ele é utilizado? Se não, por quê?

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Há um canal oficial para enviar relatórios e comprovantes? Os comprovantes de despesas são digitalizados ou entregues fisicamente? 

Quais os desafios do departamento financeiro para avaliar a prestação de contas?

2. Estruture política de reembolso despesas corporativas

A política de reembolso de despesas corporativas, essencialmente, deve detalhar:

  • quais despesas são reembolsáveis ou não;
  • quais informações precisam constar na solicitação de reembolso de despesas;
  • os comprovantes de despesas aceitos para prestação de contas;
  • para quem o funcionário deve enviar os documentos (relatórios e comprovantes).

Se os funcionários têm acesso a um cartão corporativo, é necessário também ter uma política de uso do cartão corporativo.

A definição de regras para reembolso e uso de cartão corporativo são o primeiro passo para reduzir gastos desenfreados e para facilitar a prestação de contas, a conferência dos gastos e o controle financeiro. 

3. Defina como será o modelo e o fluxo de prestação de contas de funcionários

Com base nas regras sobre as despesas, é necessário aprofundar como será feita a prestação de contas em si.

Defina as seguintes questões:

  • qual ferramenta ou modelo de relatório de prestação de contas será utilizado?
  • Por qual meio os comprovantes de despesas devem ser enviados?
  • Para quem deve ser enviado o relatório de prestação de contas?
  • Quem será responsável por conferir e avaliar os relatórios de prestação de contas e comprovantes de despesas?
  • Como será feito o arquivamento de comprovantes de despesas?

Nessa etapa, é essencial definir a ferramenta de prestação de contas ou o modelo de relatório. 

A grande vantagem de utilizar uma ferramenta para prestação de contas é que o processo além de padronizado, será automatizado. Ademais, relatórios e comprovantes são agrupados, evitando perda de informações. 

Com ferramentas como o VExpenses, por exemplo, o funcionário escaneia os comprovantes de gastos pelo celular e a ferramenta lança a despesa para prestação de contas automaticamente. 

Depois é só agrupar todos os lançamentos em um relatório de despesas para enviar para aprovação através do próprio app.

Além disso, o próprio app faz uma checagem se as despesas estão dentro das políticas, identificando notas fiscais duplicadas e outras fraudes. 

Em seguida, o relatório segue em um workflow para o responsável financeiro, que aprova o reembolso dentro da própria plataforma. 

Outro ponto importante é sobre o arquivamento de comprovantes de despesas.

Lembre-se que documentos eletrônicos, como NF-e, ou digitalizados possuem o mesmo valor que o documento físico, perante à lei.

Por isso, é recomendável optar pelo armazenamento digital de comprovantes fiscais. Assim, evita-se a perda desses documentos, além de economizar com despesas de arquivamento.

Por fim, se for utilizada uma planilha para prestação de contas, lembre-se de criar esse modelo e disponibilizá-lo para os funcionários. 

Não se esqueça: quanto menos burocracia, melhor. É essencial que a prestação de contas de funcionários seja um processo simples e não um inconveniente para os envolvidos. 

4. Defina prazos para a prestação de contas

É necessário definir prazos na prestação de contas para facilitar a rotina do financeiro e evitar perda de informações. 

Quanto mais tempo for concedido, maiores são os riscos de esquecimento, perda de documentos e procrastinação. 

Por isso defina, os prazos para entrega dos relatórios de prestação de contas, para autorização ou não de reembolso e para pagamento de reembolso. 

Para evitar qualquer inconveniente no meio do processo, o ideal é contar com a tecnologia a seu favor. 

A prestação de contas pode ser através de softwares de gestão de despesas, como o VExpenses, onde o funcionário pode incluir a nota no sistema assim que a transação é realizada, evitando o acúmulo de documentos e a perda de prazos.

5. Fiscalize e avalie a prestação de contas de funcionários 

Seguindo os passos anteriores, implemente e divulgue o modelo e o fluxo de prestação de contas. Feito isso, é necessário acompanhá-lo. 

Fiscalize e avalie:

  • as regras estão sendo cumpridas?
  • O modelo de relatório ou a ferramenta padrão estão sendo usados?
  • Os comprovantes de despesas são apresentados?
  • Há alguma falha recorrente no processo?

Para validar a prestação de contas e evitar falhas e fraudes, o financeiro deve também conferir os relatórios de prestação de contas de funcionários, comprovantes, reembolsos e adiantamentos.

Por isso, ter um processo padrão é essencial e quanto menos burocrático, melhor. 

Agora que você já sabe o que é e como melhorar o processo de prestação de contas de funcionários na sua empresa, não se esqueça de contar com o VExpenses para te ajudar a torná-lo um processo automatizado!

Este artigo foi produzido pela equipe do VExpenses, uma solução multiplataforma para gestão de despesas corporativas. Já ajudamos empresas no Brasil e América Latina a reduzirem em até 88% o custo e tempo gastos no processo de prestação de contas de funcionários. Fale conosco e descubra como otimizar o processo da sua empresa também.

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