Como aplicar a análise SWOT na gestão de pessoas

A análise SWOT é uma ferramenta de gestão que se baseia em fatores internos (Forças e Fraquezas) e externos (Oportunidades e Ameaças) para direcionar estratégias, podendo ser utilizada pelo RH.

Tempo de Leitura: 13 minutos

Última atualização em 2 de abril de 2020

Existem diferentes ferramentas de gestão que podem ser aplicadas em busca de melhoria de resultados em uma empresa, considerando suas diferentes demandas. Você sabe como aplicar a análise SWOT na gestão de pessoas?

Pode ser que você já conheça a análise ou matriz de SWOT, mas ainda não tenha clareza de como o setor de Recursos Humanos (RH) ― ou qualquer outro que assim desejar ― pode usar esse instrumento para otimizar a gestão de pessoas no contexto organizacional.

Para que você tenha clareza sobre o assunto, vamos apresentar a análise de SWOT focando, sobretudo no entendimento de como a subjetividade com que o RH está acostumado a lidar é relevante para o sucesso no uso da ferramenta. Siga em frente e boa leitura!

O que é a análise SWOT e qual sua importância

Análise SWOT ou FOFA

A análise SWOT é uma ferramenta que permite a avaliação dos pontos fortes e fracos, assim como de oportunidades e ameaças existentes.

Essa explicação é costumeiramente voltada para a empresa como um todo, considerando que a análise feita tem por objetivo direcionar ações estratégicas para o negócio.

Apesar disso, o conceito da análise de SWOT pode ser aplicado a outros cenários, seja fazendo um recorte no contexto da própria empresa ― como a gestão de pessoas ―, ou até mesmo para a tomada de uma decisão pessoal.

Indicadores de RH

SWOT é sigla para Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats que, na tradução livre para o português se transforma em Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. E é por isso que é comum falar sobre análise SWOT ou FOFA.

Em inglês ou em português, Forças e Fraquezas são características internas enquanto Oportunidades e Ameaças são características externas. Todas elas podem ser relacionadas para uma análise mais completa e, consequentemente, mais capaz de embasar a definição de ações estratégicas. Veja:

  • Strenght ou Forças. Direciona para a identificação dos pontos fortes da empresa que podem ser explorados para melhorar os resultados ou para conquistar os objetivos traçados;
  • Weaknesses ou Fraquezas. Leva ao entendimento de quais são os pontos fracos que a empresa precisa trabalhar para reduzir perdas e melhorar seus resultados;
  • Opportunities ou Oportunidades. Direciona para a análise de oportunidades apresentadas no cenário externo, considerando os pontos fortes e fracos da empresa;
  • Threats ou Ameaças. Leva à identificação de problemas que a empresa enfrenta ou pode enfrentar em um projeto em desenvolvimento para que soluções sejam estrategicamente pensadas.

A análise SWOT ou a análise de matriz FOFA é importante porque permite que uma empresa, um de seus aspectos ou até mesmo uma situação seja melhor conhecida.

Isso acontece por meio de um processo simples e propositivo, já que esse conhecimento direciona para a definição de um plano de ação que permite a redução de riscos e o aumento das chances de sucesso.

A aplicação da análise SWOT nas empresas

Ferramentas de gestão são sempre bem-vindas para assegurar que uma empresa utilize melhor seus recursos, evite perdas, promova melhorias e alcance melhores resultados.

A análise SWOT está entre as ferramentas mais simples, ainda que eficiente, a serem utilizadas por empresas de pequeno, médio ou grande porte e de qualquer natureza.

Da formulação de um plano de negócios, passando pela definição de uma estratégia de marketing, até a readequação das estratégias de um setor. Todos esses são exemplos de aplicações que a análise SWOT pode ter para uma empresa.

De uma forma mais “crua”, podemos dizer que boa parte daquilo o que envolve a tomada de decisões pode se basear no uso da matriz FOFA, inclusive por se tratar de uma ferramenta de simples aplicação.

A relação dos fatores da análise de SWOT pode ser feita em um documento comum, mas o ideal para o uso correto da ferramenta é montar um quadro. Neste quadro, devem ser apresentados os diferentes pontos relacionados às Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.

O uso da análise SWOT como ferramenta visual contribui para que seja mais fácil relacionar os fatores internos entre si e aos fatores externos. Algo essencial para assegurar que diferentes perspectivas sejam consideradas em busca das estratégias mais adequadas segundo os objetivos e possibilidades da empresa.

Essa relação entre os fatores é comumente apresentada como “SWOT cruzada”, um aprofundamento proposto para o uso da ferramenta que nos leva à importância de entender o seguinte:

  • Forças x Oportunidades ― essa relação visa o entendimento de como os pontos fortes da empresa podem ser utilizados para aproveitar as oportunidades apresentadas pelo mercado;
  • Fraquezas x Oportunidades ― já essa relação busca o entendimento de como a empresa pode corrigir seus pontos fracos para não perder oportunidades apresentadas pelo mercado;
  • Forças x Ameaças ― por sua vez, essa relação direciona para a compreensão estratégica de como a empresa pode usar seus pontos fortes para minimizar ou driblar as ameaças de seu mercado;
  • Fraquezas x Ameaças ― por fim, essa relação mostra quais pontos fracos a empresa precisa eliminar para não ficar à mercê das ameaças do mercado.

Reflexões sobre a aplicação da análise SWOT

Apresentada da forma como foi até o momento, a análise SWOT pode ser recebida como uma ferramenta bastante positiva, útil e eficaz. Algo que pode mesmo ser verdade, mas que não deixa de lado a necessidade de que algumas reflexões sejam feitas.

A aplicação dessa ferramenta em qualquer setor da empresa, inclusive no RH ou pelo RH, precisa considerar alguns pontos para que suas limitações sejam compreendidas e não se tornem um problema. Vamos a eles:

  • Especialistas alertam que a análise SWOT é uma ferramenta muito subjetiva e uma das questões que indica isso é o fato de que um mesmo fator pode ser visto como Força ou como Fraqueza a depender do contexto.

Uma empresa que esteja buscando o aumento de sua participação no mercado pode ver o número crescente de clientes como algo positivo. Mas se nota que os clientes não voltam, pode entender que as vendas únicas não representam, de fato, o desejado aumento na participação de mercado.

O exemplo dado tem por objetivo ajudar você a entender essa dicotomia, mas vale destacar que o RH, foco dessa conversa, é um setor já habituado a lidar com a subjetividade justamente por lidar com pessoas. Assim, tem boas chances de fazer um uso mais proveitoso da análise SWOT;

  • Existe um risco de que a empresa dê ênfase a diferentes fatores listados para a análise SWOT, com base em seus próprios interesses. Por isso, é importante manter o senso crítico e lembrar de que o uso da ferramenta visa a definição de ações estratégicas.

Se o RH ou qualquer outro setor que estiver usando a ferramenta der foco exagerado aos pontos fortes e às oportunidades, por exemplo, pode acabar subestimando o peso das fraquezas e riscos para seu plano de ação.

Da mesma forma, se se concentrar demasiadamente nos pontos fracos e ameaças, pode deixar passar despercebidas Forças e Oportunidades que poderiam ser usadas estrategicamente para gerar melhores resultados;

  • A análise SWOT é uma ferramenta de ponto de partida. Em outras palavras, não indica como atingir objetivos e nem quais ações devem ser tomadas.

Diferente disso, apenas ajuda a identificar fatores que podem influenciar os planos. Por isso, pode ser necessário associá-la a outras ferramentas de gestão para traçar estratégias sólidas a partir da análise realizada e em seus fatores de maior relevância.

Como “driblar” essas limitações

Para uma aplicação mais assertiva da análise SWOT, uma estratégia para contornar as eventuais limitações da ferramenta é atribuir pesos às Forças e Fraquezas.

Atribuir pesos é classificar cada fator como mais ou menos relevante para os objetivos buscados pela empresa em cada caso de aplicação da análise SWOT. 

Com isso, aumentam-se as chances de que a subjetividade seja considerada com mais clareza e de que a tendência, ainda que involuntária, de dar ênfase a pontos de interesse seja contida.

O esforço para tentar estimar quais fatores externos são mais prováveis de realmente influenciar a estratégia a ser desenhada pela empresa também contribui para o plano de ação.

O objetivo de tudo isso é permitir que o foco seja dado aos principais e mais determinantes fatores para a conquista dos objetivos. Como consequência, utiliza-se melhor o tempo e os recursos da empresa.

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A análise SWOT na gestão de pessoas

Agora que você já sabe o que é e qual a importância da análise SWOT, e entende que a ferramenta pode ser aplicada com diferentes objetivos, vamos focar na gestão de pessoas e no RH.

Antes de qualquer coisa, é preciso dizer que usar a ferramenta, o setor de Recursos Humanos precisa ter clareza da missão da empresa. Por si só, os fatores internos da análise SWOT favorecem o entendimento do que é a organização naquele momento, mas aquilo o que ela se propõe a ser deve servir de norte para essa investigação e definição de estratégias.

Vale lembrar, a missão de uma empresa representa a razão da sua existência, os motivos pelos quais ela foi projetada. No Tangerino, por exemplo, a missão é “fortalecer a conexão entre empresas e funcionários baseada em uma cultura de prosperidade empresarial”.

O RH pode usar a análise SWOT em busca de clareza sobre seu próprio desempenho no que diz respeito à gestão de pessoas ou pode, por exemplo, buscar respostas para uma questão específica, como o turnover elevado. Aqui, consideramos a análise de maior abrangência para dar sequência ao post.

Forças e Fraquezas

Recrutamento e seleção, integração de novos contratados, avaliação de desempenho e o desenvolvimento dos funcionários são algumas das principais responsabilidades do RH de uma empresa e a gestão de pessoas engloba tudo isso.

O levantamento dos fatores internos pode resultar em pontos aparentemente óbvios para a empresa, mas sua compreensão se torna mais clara quando são relacionados por meio da análise SWOT.

O RH pode, por exemplo, identificar que a frequência de atrasos por parte dos funcionários da organização é elevada, assim como pode identificar que o problema persiste apesar da existência de uma política de tolerância para atrasos. Algo que indica que a causa deve ser outra e precisa ser descoberta.

Por outro lado, o RH pode constatar que tem um processo de seleção e treinamento de novos funcionários bastante sólido, mas que a empresa não consegue assegurar a retenção de talentos.

Todos esses fatores precisam ser pontuados para que o entendimento do como é a empresa seja devidamente considerado para que uma estratégia adequada seja desenhada com base em sua missão.

Como ressaltado, a análise SWOT por si só não consegue direcionar quais estratégias devem ser adotadas, mas a identificação das Forças e Fraquezas é suficiente para que o RH comece a definir seus principais pontos de partida.

Oportunidades e Ameaças

Segundo a análise SWOT, os fatores internos não devem ser considerados somente de forma separada dos fatores externos. Por isso, uma vez que o RH tiver clareza dos problemas ou qualidades intrínsecas à empresa, é hora de olhar para fora.

A ideia de olhar para fora corresponde a de entender quais fatores externos influenciam o setor de RH de alguma forma. É interessante esclarecer que, quando falamos de mercado na análise SWOT, não consideramos apenas a concorrência.

A situação econômica do país pode ser um fator a impactar a empresa como um todo e o seu RH de forma mais específica. O mesmo acontece com as alterações na legislação trabalhista ― que são frequentemente apresentadas e comentadas no blog do Tangerino.

Com essas questões em mente, convém lembrar que economia e legislação podem ter impactos negativos, ou seja, apresentar ameaças ou ter impactos positivos, criando oportunidades.

Esse entendimento ajuda a reforçar a ideia de que a análise SWOT se limita pela subjetividade, mas que isso é algo a que o RH de uma empresa já está ou já deveria estar habituado a encarar.

Além disso, é certo que conhecer o mercado segundo as práticas da concorrência também são importantes para a análise SWOT. Os diferenciais que outras empresas apresentam ou não podem servir de parâmetro para questões como a retenção de talentos ou a employer branding.

Análise

A análise SWOT é uma ferramenta estratégica e isso pressupõe que suas conclusões devem direcionar para ações que são adequadas à realidade da empresa.

Quanto a isso, é preciso se lembrar da ideia de definir pesos ou adotar alguma outra estratégia para indicar quais fatores internos e externos são mais importantes para uma análise adequada.

Além do mais, a missão, os objetivos e as possibilidades da empresa precisam servir de norte para o desenho do plano de ação. Se a concorrência oferece benefícios que a empresa não está preparada para apresentar a seus funcionários e candidatos, por exemplo, certamente o foco precisa ser outro.

Ainda que fatores internos e externos se relacionem na análise, é importante não se esquecer de que sua empresa dificilmente vai ter o poder de alterar o mercado por completo.

Por essa razão, o uso da ferramenta da matriz SWOT deve se basear no entendimento de que é preciso entender como usar as Forças para corresponder às Oportunidades ou responder às Ameaças.

Da mesma forma deve-se buscar entender como corrigir ou eliminar Falhas para não perder Oportunidades relevantes ou não sucumbir a Ameaças.

A relação da análise SWOT com outras ferramentas

Essa reflexão final sobre o uso da análise SWOT na gestão de pessoas nos leva a uma questão mencionada em outro ponto do texto: a eventual necessidade de uso de outras ferramentas de gestão para complementar a definição de uma estratégia.

A análise SWOT pode, por exemplo, ajudar o RH a identificar problemas que são representados pelas Fraquezas ou que acontecem em decorrência delas. Uma forma mais segura de desenhar um plano de ação para corrigir esses problemas é buscando compreendê-los ao máximo.

Para isso, é possível recorrer ao ciclo PDCA ou ao Princípio de Pareto; ferramentas que buscam a identificação de causas por trás de problemas para que o estudo e a adoção de soluções sejam mais assertivos.

Seja para lidar com Fraquezas ou para aproveitar Forças, o planejamento das ações, suas etapas e os envolvidos deve ser bem feito para otimizar o tempo e os recursos investidos. Por essa razão, a associação a uma ferramenta como o 5W2H é recomendada.

Tudo isso porque, vale lembrar, a análise SWOT é uma ferramenta de ponto de partida e de pouco adianta usá-la se a sequência não é feita de forma estruturada e embasada por alguma metodologia que favoreça a conquista de resultados.

Este post lhe foi útil? Aproveite para conhecer as outras 8 ferramentas de gestão mais utilizadas nas empresas!

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