Departamento Pessoal: quais as principais funções desse setor?

O setor de Departamento Pessoal é um dos principais responsáveis pela entrega das obrigações acessórias de uma empresa, além da relação financeira entre o empregador e seus funcionários.

O Departamento Pessoal é um dos principais setores responsáveis pelo funcionamento de uma empresa. Afinal, como você já deve saber, ele cuida dos encargos legais do empregador, além de parte da relação com os funcionários.

Mas, afinal, quais são as funções do Departamento Pessoal? Neste post, vamos falar das principais atividades realizadas por esse setor e como elas impactam o dia a dia das organizações. Acompanhe!

O que é o Departamento Pessoal

Dentro da estrutura das empresas, o DP é responsável pelos processos burocráticos e as relações trabalhistas do empregador.

Sendo assim, este é o setor que deve manter em ordem as responsabilidades fiscais e legislativas da organização, seja quando se referem aos seus funcionários ou órgãos como o Ministério do Trabalho, INSS, e outros.

Dessa forma, os funcionários do Departamento Pessoal devem estar atentos às principais regras impostas pela CLT, possíveis acordos coletivos e aos contratos celebrado com o quadro de colaboradores.

A relação entre o DP e o RH

Se você ficou com a impressão de que o DP parece com o setor de recursos humanos, saiba que essa confusão é bastante comum. Por isso, precisamos esclarecê-la aqui para que você entenda melhor o que é cada um e saiba diferenciar o papel do RH estratégico das funções do departamento pessoal.

Ainda que ambos os setores se ocupem de atividades relacionadas aos colaboradores, o RH é mais voltado para a realização de processos de recrutamento e seleção, bem como da gestão do relacionamento entre esses colaboradores e a empresa de um modo geral.

Por sua vez, as funções do departamento pessoal estão relacionadas às atividades mais burocráticas ligadas à legislação trabalhista e previdenciária. Assim, é o DP o responsável pela elaboração da folha de pagamentos, pelo cálculo para o pagamento do INSS e do FGTS e pela emissão e gestão de outros documentos.

Em empresas de pequeno porte, é possível que os setores sejam combinados em apenas um. Afinal, com um quadro de colaboradores menor, é possível que as atividades sejam realizadas sem muitos problemas.

De qualquer forma, existem grandes diferenças entre o setor de RH e o Departamento Pessoal. Se quiser saber mais, você pode conferir o RH em Pauta, nossa série de vídeos em que nosso especialista tira dúvidas como esta:

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As principais atividades do Departamento Pessoal

Como já dissemos, o Departamento Pessoal sempre tem funções que dizem respeito à burocracia da organização e ao quadro de colaboradores.

Esse setor possui atividades específicas, que acompanham a relação empregador-funcionário a todo tempo, garantindo que a legislação trabalhista seja cumprida.

Admissão e contratação

Essa função do DP acaba por ter relação com o setor de Recursos Humanos. Afinal, o processo de recrutamento e seleção é de responsabilidade do RH.

Entre as atividades do Departamento Pessoal na admissão de funcionários, está o recolhimento dos documentos necessários, o registro junto aos órgãos trabalhistas, a elaboração e validação do contrato de trabalho e a assinatura de carteira de trabalho.

Gestão de benefícios

Logo após a contratação dos colaboradores, o Departamento Pessoal deve ficar atento para disponibilizar e administrar os benefícios cedidos a eles.

Entre esses benefícios podem estar:

  • Vale transporte;
  • Vale refeição/alimentação;
  • Convênio médico/odontológico;
  • GymPass;

O setor deve se responsabilizar por recolher a documentação necessária e fazer a gestão correta para que os colaboradores possam utilizá-los sem problemas.

Arquivamento de documentos

Como responsável pelo lado burocrático, o setor de DP deve manter um arquivo atualizado de todos os documentos importantes para a empresa.

É imprescindível que atestados médicos, documentos fiscais e outros arquivos estejam sempre seguros, garantindo que o empregador esteja sempre em dia com a legislação trabalhista.

Controle de ponto e jornada de trabalho

Outra tarefa importante do departamento pessoal é fazer a gestão das jornadas de trabalho de seus colaboradores. Desde a implementação das escalas de folga até o controle de absenteísmo, é fundamental que os gestores deste setor estejam atentos ao registro de horas do quadro de funcionários.

O setor de DP também é responsável por fazer a gestão do sistema de ponto adotado, verificando a necessidade de cadastro de novos colaboradores, avaliação de registros e de gerar relatórios de horas.

Controle de férias e licenças

As férias e as licenças acabam diminuindo a força de trabalho disponível na empresa e, por isso, é importante que sejam administradas da melhor forma. 

Portanto, é importante que os funcionários do DP entendam com clareza como podem criar uma escala de férias para o quadro de colaboradores, além de avaliar a necessidade de novas contratações, mesmo que temporárias, em caso de licenças estendidas.

Como você deve imaginar, o setor também é responsável por criar e validar toda a documentação necessárias para que sejam cumpridas as regras trabalhistas envolvendo esses afastamentos.

Folha de pagamento

Essa talvez seja a função mais conhecida do Departamento Pessoal. Utilizando todas as informações recolhidas durante o mês, é de responsabilidade do setor preencher a folha de pagamento e os holerites dos funcionários.

Sendo assim, o DP deve estar atento ao controle de horas e possíveis proventos e descontos, além de seguir o calendário correto adotado pela empresa, a fim de agendar o pagamento dos colaboradores.

Demissão de funcionários

Assim como o processo de admissão, o desligamento de colaboradores também é uma das funções do departamento pessoal. O setor é responsável por redigir todos os documentos, arquivar as informações e calcular o acerto trabalhista.

É fundamental que o DP siga todas as instruções apontadas pela CLT para cada tipo de demissão. Dessa forma, o empregador não precisa se preocupar com possíveis processos trabalhistas, que podem ser resultados de erros nessa etapa.

Impostos, taxas e contribuições

Para se manter dentro das regras trabalhistas, o empregador deve manter todos seus impostos e contribuições em dia. Sejam aquelas de caráter fiscal, ou as que dizem respeito aos colaboradores, é fundamental que todas as guias e pagamentos sejam feitos sem atraso.

Entre os impostos e taxas de responsabilidade do DP, estão:

  • INSS;
  • FGTS;
  • CAGED;
  • RAIS;
  • DIRF;

Além disso, é importante que o setor também entenda quais dessas taxas são deduzidas da folha de pagamento dos funcionários e quais delas são de responsabilidade do empregador.

O objetivo do Departamento Pessoal

Em suma, o objetivo do trabalho do DP é assegurar que as leis trabalhistas estão sendo devidamente seguidas pela empresa. Algo que, como você deve imaginar, é fundamental para evitar o pagamento de multas e até mesmo a necessidade de lidar com ações movidas por ex-colaboradores por questões financeiras.

O volume de informações com as quais o DP lida é alto, o que requer muita organização. Assim, mais do que contar com esse setor, pode ser determinante para a empresa apostar em um departamento pessoal online ou em um sistema que facilite o registro de dados sobre a situação de cada colaborador, como o controle de ponto.

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