Departamento Pessoal: o que é e quais as principais funções desse setor?

O setor de Departamento Pessoal é um dos principais responsáveis pela entrega das obrigações acessórias de uma empresa, além da relação financeira entre o empregador e seus funcionários.

O Departamento Pessoal é um dos principais setores responsáveis pelo funcionamento de uma empresa. Afinal, como você já deve saber, ele cuida dos encargos legais do empregador, além de parte da relação com os funcionários.

Mas, afinal, quais são as funções do Departamento Pessoal? Neste post, vamos falar das principais atividades realizadas por esse setor e como elas impactam o dia a dia das organizações. Acompanhe!

O que é o Departamento Pessoal

o que é o Departamento Pessoal?

Dentro da estrutura das empresas, o DP é responsável pelos processos burocráticos e as relações trabalhistas do empregador.

Sendo assim, esse é o setor que deve manter em ordem as responsabilidades fiscais e legislativas da organização, seja quando se referem aos seus funcionários ou órgãos como o Ministério do Trabalho, INSS, e outros.

Dessa forma, os funcionários do Departamento Pessoal devem estar atentos às principais regras impostas pela CLT, possíveis acordos coletivos e aos contratos celebrado com o quadro de colaboradores.

Como surgiu o setor de DP?

O setor de Departamento Pessoal existe desde o período escravocrata, quando os senhores designavam pessoas de confiança para observarem e orientarem o trabalho dos escravos.

Com o passar do tempo, surgiram as empresas, mas os patrões mantiveram o sistema antigo, pagando aos funcionários apenas o que julgavam suficiente. À época não havia leis trabalhistas.

O chefe de pessoal utilizava uma ficha para controlar os empregados, e através dela ele monitorava os pagamentos desde sua contratação até sua saída da empresa. Ou seja, nessa época já havia administração contábil.

Com o Governo de Getúlio Vargas, as empresas sofreram um impacto diante da legislação trabalhista. Criou-se o Ministério de Trabalho, estabelecendo:

  • horário de trabalho para algumas áreas;
  • Carteira de Trabalho
  • proteção ao trabalho da mulher e do menor etc. 

Foi a partir daí que o chefe de pessoal deixou de ser somente um contador e passou a ter uma função mais completa.

Qual a importância do Departamento Pessoal para as empresas?

Em suma, o objetivo do trabalho do DP é assegurar que as leis trabalhistas estão sendo devidamente seguidas pela empresa. Algo que, como você deve imaginar, é fundamental para evitar o pagamento de multas e até mesmo a necessidade de lidar com ações movidas por ex-colaboradores por questões financeiras.

O volume de informações com as quais o DP lida é alto, o que requer muita organização. Assim, mais do que contar com esse setor, pode ser determinante para a empresa apostar em um departamento pessoal online ou em um sistema que facilite o registro de dados sobre a situação de cada colaborador, como o controle de ponto.

Cumprimento das leis trabalhistas

O DP é um setor importantíssimo para a garantia do cumprimento das leis trabalhistas. Ou seja, ele é o responsável por apurar se a legislação está sendo seguida de forma adequada e organizada pelos empregadores.

Isso é benéfico para toda a empresa, pois previne gastos desnecessários com multas e processos trabalhistas oriundos do não cumprimento das normas. Além disso, por serem realizados por pessoal especializado, os processos do setor acabam sendo mais ágeis e acertados. 

Contato com os órgãos públicos

O setor tem, ainda, a função de facilitar o contato com os órgãos públicos, fazendo a intermediação entre eles e a empresa. Isso é benéfico porque auxilia na manutenção dos documentos, emitindo relatórios, formulários e deixando os registros sempre em dia.

Sob esse aspecto, podemos dizer que o DP é fundamental para garantir que a organização cumpra todas as normas necessárias e garanta que não haja problemas com os órgãos públicos locais. 

Como funciona o setor de Departamento Pessoal? 

Em algumas empresas, o DP passou a ser muito mais do que era quando o setor surgiu da forma estruturada como o conhecemos hoje. Não é uma área orientada apenas a números e documentos, é voltada ao capital humano da empresa, bem como o RH.

Inclusive, há muitas semelhanças entre as atribuições do DP e do RH, mas ao longo deste conteúdo você verá que cada setor tem suas próprias responsabilidades. 

Contudo, antes de explicitarmos as diferenças entre eles, precisamos mostrar como é dividido o setor de Departamento Pessoal. 

Estrutura do DP

Em 1943, foi aprovada a CLT, que segue em vigor até os dias atuais. Desde então, o Departamento Pessoal passou a ter grande importância nas empresas.

Para facilitar a gestão, o setor foi dividido em três subsistemas, cada um responsável por distintas atividades. Vamos explicar um pouco sobre cada um deles a seguir.

Admissão de novos funcionários

Essa função do DP acaba por ter relação com o setor de Recursos Humanos. Afinal, o processo de recrutamento e seleção é de responsabilidade do RH.

Entre as atividades do Departamento Pessoal na admissão de funcionários, está o recolhimento dos documentos necessários, o registro junto aos órgãos trabalhistas, a elaboração e validação do contrato de trabalho e a assinatura de carteira de trabalho.

Compensação de pessoal

O setor de compensação de pessoal tem por atribuição cuidar de todo processo de controle de frequência, pagamento de salários e benefícios, bem como de pagamentos de taxas, impostos e contribuições. 

A partir da integração dos empregados na empresa, tem início no controle do fluxo de frequência ao trabalho, elaboração da folha de pagamento, controle de benefícios e finaliza em cálculos de tributos.

Demissão

Assim como o processo de admissão, o desligamento de colaboradores também é uma das funções do departamento pessoal. O setor é responsável por redigir todos os documentos, arquivar as informações e calcular o acerto trabalhista.

É fundamental que o DP siga todas as instruções apontadas pela CLT para cada tipo de demissão. Dessa forma, o empregador não precisa se preocupar com possíveis processos trabalhistas, que podem ser resultados de erros nessa etapa.

Quais as principais atividades do DP?

Como já dissemos, o Departamento Pessoal sempre tem funções que dizem respeito à burocracia da organização e ao quadro de colaboradores.

Esse setor possui atividades específicas, que acompanham a relação entre empregador e funcionário a todo tempo, garantindo que a legislação trabalhista seja cumprida.

Documentação de profissionais

Assim que um candidato é aprovado para ingressar em uma nova empresa, ele assina um contrato, certo? Bom, é o DP o responsável por elaborar todos os contratos de trabalho. Veja alguns exemplos:

  • empregado: contrato do tipo CLT, caracterizado por uma pessoa física contratada para prestar serviço a uma pessoa jurídica, mediante o pagamento de salário e de forma não intermitente;
  • temporário: contratação de funcionário de uma empresa terceira, por um período predeterminado e sem vínculo empregatício;
  • autônomo: pessoa física que exerce atividades profissionais sem vínculo empregatício;
  • estagiário: contratação com o objetivo de complementar a formação acadêmica por meio de atividade laboral supervisionada.

Cada tipo de contrato tem suas especificidades e particularidades, por isso o DP tem como função simplificar todos os processos, tornando-os fluidos e rápidos.

Arquivamento de documentos

Como responsável pelo lado burocrático, o setor de DP deve manter um arquivo atualizado de todos os documentos importantes para a empresa.

É imprescindível que atestados médicos, documentos fiscais e outros arquivos estejam sempre seguros, garantindo que o empregador esteja sempre em dia com a legislação trabalhista.

Controle de ponto e jornada de trabalho

Outra tarefa importante do departamento pessoal é fazer a gestão das jornadas de trabalho de seus colaboradores. Desde a implementação das escalas de folga até o controle de absenteísmo, é fundamental que os gestores desse setor estejam atentos ao registro de horas do quadro de funcionários.

O setor de DP também é responsável por fazer a gestão do sistema de ponto adotado, verificando a necessidade de cadastro de novos colaboradores, avaliação de registros e de gerar relatórios de horas.

Folha de pagamento

Essa talvez seja a função mais conhecida do Departamento Pessoal. Utilizando todas as informações recolhidas durante o mês, é de responsabilidade do setor preencher a folha de pagamento e os holerites dos funcionários.

Sendo assim, o DP deve estar atento ao controle de horas e possíveis proventos e descontos, além de seguir o calendário correto adotado pela empresa, a fim de agendar o pagamento dos colaboradores.

Gestão de benefícios

Logo após a contratação dos colaboradores, o Departamento Pessoal deve ficar atento para disponibilizar e administrar os benefícios cedidos a eles.

Entre esses benefícios podem estar:

  • vale-transporte;
  • vale-refeição/alimentação;
  • vale-cultura;
  • convênio médico/odontológico;
  • auxílio-creche;
  • bolsa de estudos;
  • GymPass etc.

O setor deve se responsabilizar por recolher a documentação necessária e fazer a gestão correta para que os colaboradores possam utilizá-los sem problemas.

Controle de licenças e férias

As férias e as licenças acabam diminuindo a força de trabalho disponível na empresa e, por isso, é importante que sejam administradas da melhor forma. 

Portanto, é importante que os funcionários do DP entendam com clareza como podem criar uma escala de férias para o quadro de colaboradores, além de avaliar a necessidade de novas contratações, mesmo que temporárias, em caso de licenças estendidas.

Como você deve imaginar, o setor também é responsável por criar e validar toda a documentação necessárias para que sejam cumpridas as regras trabalhistas envolvendo esses afastamentos.

Impostos, taxas e contribuições

Para se manter dentro das regras trabalhistas, o empregador deve manter todos seus impostos e contribuições em dia. Sejam aquelas de caráter fiscal, ou as que dizem respeito aos colaboradores, é fundamental que todas as guias e pagamentos sejam feitos sem atraso.

Entre os impostos e taxas de responsabilidade do DP, estão:

Além disso, é importante que o setor também entenda quais dessas taxas são deduzidas da folha de pagamento dos funcionários e quais delas são de responsabilidade do empregador.

Confira nosso esquema sobre as atribuições do DP e veja se ficou mais fácil compreender a importância desse setor.

funcoes do departamento pessoal

Quais as diferenças entre o DP e o RH?

Se você ficou com a impressão de que o DP parece com o setor de Recursos Humanos, saiba que essa confusão é bastante comum. Por isso, precisamos esclarecê-la aqui para que você entenda melhor o que é cada um e saiba diferenciar o papel do RH estratégico das funções do Departamento Pessoal.

Ainda que ambos os setores se ocupem de atividades relacionadas aos colaboradores, o RH é mais voltado para a realização de processos de recrutamento e seleção, bem como da gestão do relacionamento entre esses colaboradores e a empresa de um modo geral.

Por sua vez, as funções do Departamento Pessoal estão relacionadas às atividades mais burocráticas ligadas à legislação trabalhista e previdenciária. Assim, é o DP o responsável pela elaboração da folha de pagamentos, pelo cálculo para o pagamento do INSS e do FGTS e pela emissão e gestão de outros documentos.

Em empresas de pequeno porte, é possível que os setores sejam combinados em apenas um. Afinal, com um quadro de colaboradores menor, é possível que as atividades sejam realizadas sem muitos problemas.

De qualquer forma, existem grandes diferenças entre o setor de RH e o Departamento Pessoal. Se quiser saber mais, você pode conferir o RH em Pauta, nossa série de vídeos em que nosso especialista tira dúvidas como esta:

Não se esqueça de se inscrever em nosso canal e ficar por dentro desse e outros assuntos relacionados à gestão de pessoas.

Quais são as métricas do DP?

funcoes do departamento pessoal

Como vimos, o DP tem acesso a documentos e dados de todos da empresa, inclusive informações importantes aos gestores para o acompanhamento dos times. 

Empresas que entendem os dados e monitoram seus números conseguem identificar os pontos de melhoria e crescer de forma saudável. É por isso que, assim como os demais setores, o DP também tem suas próprias métricas.

Veja abaixo alguns dos indicadores mais importantes.

Absenteísmo

Faltas em excesso costumam ser sinal de insatisfação, desmotivação ou mesmo problemas graves de saúde. É por isso que esses indícios precisam ser acompanhados de perto pelo RH e apurados pelo DP. 

Observando os números é possível apurar quantos atestados médicos foram entregues, bem como faltas injustificadas. Esses indicadores servem, ainda, como dados para a avaliação de desempenho

Turnover

O turnover é o cálculo do percentual de rotatividade de funcionários na empresa. Ele é apurado a partir da quantidade de rescisões assinadas em um determinado período de tempo. 

Entender e monitorar o turnover ajuda a empresa a oferecer condições mais favoráveis de trabalho, de modo a, cada vez mais, reter os talentos. Além disso, melhora o processo de seleção, já que identifica qual o perfil mais adequado para ocupar determinada vaga. 

Acidentes de trabalho

Por meio da Comunicação de Acidentes (CAT), o DP consegue verificar as ocorrências e atuar de maneira focada na prevenção.

Gerar esse documento também é importante para detectar se há algum tipo de falha ou negligência da empresa que esteja facilitando a ocorrência de acidentes ou, ainda, se faltou treinamento adequado para os profissionais. 

Erros cometidos pelo Departamento Pessoal

Cumprir os prazos estabelecidos pela legislação é crucial para não gerar custos desnecessários à empresa. É por isso que alguns erros devem ser evitados para não gerar desgastes aos funcionários e à organização. 

Veja alguns problemas mais recorrentes!

1. Não fazer o exame admissional

A realização do exame admissional é obrigatória segundo o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO). 

O exame deve se realizado para atender à norma regulamentadora, além de garantir a contratação de um profissional apto.

2. Reter a carteira de trabalho por mais de 48h

Ficar com a carteira de trabalho do profissional por mais de 48 horas pode gerar uma multa no valor de meio salário mínimo para a empresa. Por isso, é fundamental agilizar as atividades e devolvê-la o mais rápido possível. 

3. Errar o cálculo do salário

Pensa na frustração do funcionário ao receber o salário do mês e perceber um desfalque no valor concedido? Isso pode enfraquecer os laços entre DP e o restante da empresa, além de abalar a confiança dos trabalhadores no setor. Por essa razão, é crucial ter atenção durante o cálculo da folha de pagamento

4. Não acompanhar as mudanças

Com o passar do tempo, muitas mudanças surgiram na área de DP. A implantação do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um motivo imprescindível para não deixar de acompanhar de perto as atualizações na legislação.

5. Mexer no banco de horas por conta própria

Muitas empresas se arriscam em administrar o banco de horas dos trabalhadores sem que, para isso, o sindicato da categoria seja adicionado.

Essa é uma falta grave, que pode render processos onerosos à empresa. Por isso, sempre conte com a intermediação do sindicato.

Como a tecnologia pode ajudar o DP?

Como a tecnologia pode ajudar o DP

O DP é um setor que pode contar com uma grande quantidade de colaboradores, principalmente se for uma empresa de grande porte. Agora, imagine vários colaboradores atuando em diferentes frentes, ao mesmo tempo, sem que haja uma organização no setor.

Como vimos, erros podem acontecer, mas suas consequências são sérias e, muitas vezes, caras. É por isso que as atividades desenvolvidas pelos funcionários do Departamento Pessoal devem ser o mais otimizadas possível, para poupar tempo e evitar problemas. E é aí que entra a tecnologia. 

Otimização das atividades

A otimização dos processos do Departamento Pessoal deve ser um pensamento intrínseco a cada colaborador. É necessário praticar esse olhar crítico em busca de melhorias todos os dias para que o funcionamento do setor avance cada vez mais.

 Entender a rotina e os processos, fazendo um levantamento dos pontos fortes e fracos, pode ajudar o time a perceber em quais atividades está desperdiçando mais tempo e recursos.

Além disso, ter esse olhar atento à otimização ajuda a perceber quando um processo que era bom deixa de fazer sentido para o atual momento da empresa. 

Organização de arquivos

Já falamos neste conteúdo como o DP é responsável por lidar e armazenar uma gama enorme de documentos importantes para a empresa e seus colaboradores. Esses são materiais valiosos, que devem ser preservados por longos períodos de tempo e de forma adequada.

É por isso que o Departamento Pessoal precisa encontrar modos de organizar a papelada de forma adequada, usando uma lógica compreensível e padronizada. 

Alguns aspectos referentes a essa organização são:

  • padronização das rotinas de uso dos documentos;
  • formatação e classificação dos arquivos;
  • categorização;
  • métodos de armazenamento e conservação etc.

Contudo, o mais importante é criar determinados procedimentos de controle para registrar a entrada e a saída de documentos. Dessa forma, extravios são evitados e o processo se torna muito mais ágil.

Acompanhamento de tendências

Por mais eficaz e organizado que seja o DP da sua empresa, ele sempre pode se desenvolver e buscar melhores resultados. É por isso que dizemos que essa é uma área em constante modernização.

É por isso que os colaboradores devem acompanhar as tendências do mercado e incorporar aquilo que fizer sentido para tornar a vida da equipe mais tranquila, otimizando a rotina de trabalho e fornecendo números mais precisos.

Pode ser interessante, ainda, ficar de olho na concorrência para entender quais práticas estão sendo adotadas e como elas poderiam favorecer também a sua empresa. Dessa forma, você não fica para trás!

Softwares e ferramentas

Ferramentas de gestão que facilitam a vida dos funcionários têm ganhado cada vez mais espaço. Além de tornar mais confortável a execução de determinadas tarefas, elas otimizam o tempo e, como consequência, geram economia financeira.

Hoje em dia contamos com uma gama de ferramentas, dos mais variados tipos, visando simplificar e agilizar processos. Elas vão desde softwares robustos até aplicativos leves e fáceis de mexer. 

Você já ouviu falar em DP online?

Nós abordamos tudo sobre as funções do Departamento Pessoal e como esse setor é imprescindível para o bom funcionamento e crescimento de uma empresa.

Você pôde conferir, inclusive, como lidar com questões legais e financeiras é delicado e requer atenção. E, por ser um trabalho manual, é passível a inúmeros erros.

Com a tecnologia, o setor de DP também passou por mudanças, principalmente visando a otimização dos processos e, consequentemente, diminuição dos erros. Agora, os processos são realizados online, de forma digital.

Essa atualização forçou as equipes a trabalharem com mais ferramentas e softwares online, agilizando o trabalho de todo o setor, automatizando as tarefas e tornando as atividades menos tediosas.

As tarefas que podem ser otimizadas por meio de sistemas digitais são:

  • controle de folha de pagamento;
  • cálculo de salário, benefícios e taxas;
  • acompanhamento de frequência e banco de horas;
  • gerenciamento da agenda de férias dos funcionários etc.

Já é possível ver o quanto essa mudança foi benéfica para toda organização. E, além de facilitar a vida de todos, esses softwares permitem controlar mais de perto as informações, diminuindo os erros e atualizando os dados frequentemente.

Se você deseja facilitar a rotina do Departamento Pessoal, pode experimentar o Tangerino — controle de ponto. O software é completo e permite o controle de horas, emissão de relatórios e o arquivamento digital de documentos importantes.

Venha fazer um teste gratuito do nosso aplicativo e entenda como melhorar as operações da sua empresa!

teste grátis 14 dias