Home Office: ferramentas para manter a produtividade

Há alguns anos, o home office começou a crescer e já tem batido recordes no Brasil. Existem diferentes motivos que contribuem para essa mudança, mas são as situações de crise ― como a provocada pelo Covid-19 (coronavírus) ― que impõem essa mudança. Mas, como lidar com ela sem gerar prejuízos?

É certo que nem todas as profissões ou atividades permitem a opção pelo home office. Quando essa mudança é possível, seja por interesse da empresa e de seus funcionários, ou por uma eventual necessidade, é preciso saber como proceder.

Alguns trabalhadores têm mais facilidade do que outros quando o assunto é trabalhar em casa. Por isso, dedicamos este post a esclarecer algumas dúvidas, falar sobre o teletrabalho em momentos de crise e dar dicas de produtividade.

O que é e o quão popular é o home office

Homem em home office: as melhores ferramentas

Em tradução livre para o português, home office quer dizer “trabalho em casa”, uma modalidade também conhecida como teletrabalho ou trabalho remoto. Trata-se da situação em que o funcionário realiza suas atividades sem estar na empresa.

É importante ressaltar que home office não é a mesma coisa que trabalho externo. O trabalhador externo também realiza suas atividades fora da empresa, mas essa é uma outra modalidade.

Vamos a um exemplo: um arquiteto empregado em um escritório de arquitetura pode ser designado para trabalhar externamente, acompanhando obras diariamente. Isso é diferente de trabalhar em casa ou em outro local que seja adequado.

Muitas das vezes, quem realiza o home office trabalha em um escritório montado em casa, mas é possível que os profissionais escolham, por exemplo, trabalhar de um co-working ― nome dado aos escritórios compartilhados.

Em tempos de crise, como a provocada pela propagação da Covid-19, o home office é, de fato, o trabalho em casa. Afinal, a proposta é o distanciamento social, de modo a conter a contaminação.

Em outros casos, porém, o home office pode ser combinado ao trabalho presencial. É o que acontece em empresas que adotam uma modalidade híbrida em que seus funcionários passam parte da semana no escritório e parte trabalhando de suas casas.

O aumento do número de profissionais em home office

O trabalho home office não é novidade no mundo. Alguns países que contam com políticas mais flexíveis, como os escandinavos, estão acostumados a essa realidade a mais tempo, mas a modalidade vem crescendo de forma generalizada.

Segundo dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 3,8 milhões de brasileiros já trabalhavam em regime de home office no país em 2018. O montante corresponde a 5,2% dos trabalhadores brasileiros, excluídos os servidores públicos e os empregados domésticos.

Para que você tenha uma ideia mais clara, de 2012 para 2018, o número de brasileiros trabalhando em casa aumentou em 44,4%. Trata-se de um recorde para o país.

Entre os fatores que levaram a essa realidade está a recessão econômica que aumentou a informalidade ― e abriu espaço para atividades que podem ser realizadas de casa ― além das mudanças na legislação trabalhista.

Antes da Reforma Trabalhista ― lei n° 13.467 ―, não havia previsão legal para o home office, apenas uma abertura para que empregadores e funcionários buscassem algum tipo de acordo.

Desde a aprovação do novo texto, também chamado de nova CLT, em 2017, existe previsão contratual para o home office. Com isso, empresas e trabalhadores têm regras que os protegem, o que pode ser entendido como um incentivo para que o trabalho remoto seja adotado.

Dicas para o home office em tempos de crise

Artigo 62 da CLT quando não pagar horas extras

Agora que você já sabe o que é home office, queremos compartilhar algumas ideias que são importantes para quem passa pela necessidade de trabalhar em casa em razão de alguma crise.

Algo que inclui chefes e gestores que precisam passar pela realidade de comandar suas empresas à distância. Isso porque nem todo mundo lida bem com a ideia de fazer home office ― enquanto alguns funcionários se sentem perdidos, alguns líderes temem a perda do controle.

Por tudo isso, achamos válido separar algumas dicas que podem ser úteis para que nunca trabalhou em casa ou para quem não se adapta bem a esse cenário:

Comunique a razão da mudança

Focar em pensamentos positivos ou em uma “mudança de mindset” não é suficiente para que qualquer um consiga se virar no home office.

A sugestão de manter em mente a razão da mudança é aplicada para evitar o desânimo excessivo. Uma crise que força muita gente a trabalhar de casa, como a do novo coronavírus, pode criar em alguns um comportamento de resistência ao trabalho ou à ideia de que o home office pode dar certo.

Assim, o gestor e as demais lideranças da empresa têm o papel de informar e reforçar com seus funcionários o motivo da mudança para o home office. A ideia é apresentá-la como algo necessário capaz de evitar o agravamento de uma crise.

Comunicados presenciais antes da mudança, e-mails, vídeos institucionais e até mensagens por whatsapp, caso este seja um meio oficialmente utilizado na comunicação da empresa, são capazes de dar conta da tarefa;

Informe sobre as vantagens

O home office tem vantagens tanto para a empresa quanto para os funcionários. Enquanto gestor, você precisa saber que se beneficia porque, com base em uma pesquisa realizada pela Indeed, ter funcionários trabalhando de casa leva a:

  • aumento de 57% engajamento;
  • redução de 52% da taxa de turnover;
  • redução de 50% da taxa de absenteísmo;
  • redução de 50% nos custos operacionais;
  • redução de 31% em custos com benefícios.

Já, para os funcionários, as vantagens giram em torno de questões como:

  • redução do tempo preso no trânsito;
  • possibilidade de fazer os próprios horários;
  • possibilidade de estar mais próximo da família;
  • ausência de dress code.

Com tudo isso, ao menos pelo tempo em que trabalhar de casa for uma realidade imposta pela crise, a dica é tentar focar nesses e em outros pontos favoráveis que cada um identificar a partir da própria experiência.

O objetivo é aumentar as chances de que todos lidem bem como o trabalho feito em casa sem esquecer que enfrentar o home office não é motivo para não trabalhar.

Aposte em formas de driblar o isolamento com segurança

Para os funcionários, a falta de contato com os colegas é um dos pontos negativos que o home office pode ter. Quem segue uma rotina de escritório está habituado a “jogar conversa fora” com os colegas ou até de recorrer a eles em caso de dúvidas ou problemas.

Para os gestores, estar longe de suas equipes é algo que pode se traduzir na sensação de incapacidade de acompanhar o desenvolvimento das tarefas. Algo que, por sua vez, gera insegurança com relação à conquista de metas e aos resultados que serão alcançados.

No home office, sobretudo em tempos de crise que demandam isolamento, o contato é bastante reduzido, mas não precisa ser inexistente. Ferramentas de comunicação via áudio ou vídeo podem ser usadas para viabilizar conversas, a realização de tarefas em grupo e até para criar uma sensação de proximidade;

Estimule a organização para conter distrações

No escritório, o uso de ferramentas de comunicação, as redes sociais conectadas ao celular e até mesmo as conversas informais com os colegas podem ser motivo de distrações para todos. Em casa, o desafio tende a ser maior.

A falta de contato direto com os colegas pode provocar a ideia de que é preciso tentar formas de contato com o “mundo externo” de qualquer forma. O mesmo vale para gestores que sentem que precisam saber, a todo momento, como estão cada um de seus liderados.

Para lidar com essa situação compartilhe dicas como:

  • reduzir o uso dos aplicativos;
  • evitar trabalhar do sofá ou com a TV ligada;
  • estabelecer horários de trabalho para si;
  • comunicar aos moradores sobre os horários para que todos façam o possível para respeitar a rotina de trabalho em casa;

Aposte em canais de comunicação

Utilize ferramentas de comunicação à distância, até o e-mail cumpre essa função, para solicitar informações sobre o andamento do trabalho e compartilhar instruções.

Aproveite esses canais para perguntar sobre a experiência de cada profissional e, se preciso for, compartilhar informações, dicas e práticas que podem ser adotadas para que o home office seja mais fácil.

Essa comunicação é importante inclusive para oferecer apoio àqueles que têm dificuldades maiores com o home office. Nessa modalidade, algumas pessoas acabam desrespeitando seus próprios limites e trabalhando de forma exaustiva ― algo que pode comprometer sua saúde mental e até afetar a qualidade do serviço executado.

Com isso em mente, convém deixar claro que a expectativa do empregador não é que cada funcionário se prive do descanso ou do lazer seguindo a ideia de que quem trabalha em casa precisa fazer mais para mostrar serviço.

A adoção de ferramentas que favorecem a produtividade contribuem para garantir que tarefas sejam cumpridas sem que o home office se traduza, necessariamente, em um desgaste extremo. Algo que precisa estar claro para gestores e funcionários, sobretudo quando é uma crise que provoca uma mudança temporária para o trabalho feito de casa.

O papel do RH no home office em tempos de crise

Independente do momento, o Recursos Humanos (RH) da sua empresa vai ter um papel importante na gestão do teletrabalho. Questões como os direitos de quem trabalha via home office, por exemplo, precisam estar claras para os profissionais do departamento.

Em tempos de crise, o papel do RH se amplia e passa por fornecer instruções importantes sobre como trabalhar de casa, além de se colocar à disposição para ajudar com dúvidas ou dificuldades durante o período da mudança.

Ainda, cabe ao RH da empresa compartilhar informações sobre como proceder diante da crise em questão. Seguindo com a Covid-19 e novo coronavírus como exemplo, é papel do departamento lembrar os funcionários sobre a importância de evitar aglomerações e outros comportamentos de risco.

Afinal, quando o home office se faz necessário por causa de uma crise, tudo o que todos desejam é que o problema se resolva o quanto antes. E, na medida do possível, que as atividades profissionais sejam mantidas.

Em outras palavras, a atuação do RH pode ajudar a evitar que os funcionários da empresa se contagiem e coloquem suas famílias e a sociedade em risco. Como “bônus”, podem manter sua rotina profissional ainda que em um ambiente diferente porque home office é, de fato, uma modalidade de trabalho.

Ferramentas para manter a produtividade no home office

A teoria de que é possível manter o contato e a produtividade no trabalho em casa já foi apresentada. Para que você entenda que isso é realmente possível na prática, nada mais justo do que apresentar algumas ferramentas para home office.

Dessa forma, você vai entender melhor que tipo de tecnologia tem à disposição para gerir a empresa à distância e para que os funcionários consigam conduzir bem suas rotinas de trabalho.

Google Docs ― planilhas, apresentações, etc

Sua empresa já faz parte daquelas que utilizam o Google Docs? Trata-se de uma ferramenta da Google para a criação e compartilhamento de documentos de texto, planilhas e outros.

Um documento criado pelo GDocs pode ser habilitado para a edição por alguém que esteja envolvido no mesmo projeto e apenas para a visualização por aqueles que precisam conferir as informações, mas não devem alterá-las.

A saber, a plataforma de documento de texto é muito similar ao Word e a da planilha é parecida com o Excel. A principal vantagem do serviço está no armazenamento em nuvem que evita que espaços sejam ocupados nos computadores de cada usuário e ainda facilita o acesso aos documentos criados.

Skype, Hangouts, Zoom e afins ― videoconferências

Lembra-se de que mencionamos a comunicação por vídeo para facilitar trabalhos em grupo ou promover a sensação de proximidade? Para isso, existem diferentes serviços que podem ser utilizados, entre eles estão o Skype, o Google Hangouts e o Zoom.

Todas essas ferramentas para home office permitem que uma videoconferência seja realizada, o que indica a possibilidade de uma conversa envolvendo múltiplos participantes e não apenas dois.

Outro ponto que merece ser destacado é a possibilidade de compartilhamento de tela com os participantes da chamada. O gestor, por exemplo, pode compartilhar a tela de seu notebook com os funcionários para mostrar dados ou qualquer outra informação que seja relevante.

Ainda, essas ferramentas permitem que toda a conversa seja gravada. Assim, é possível encaminhar a gravação para aqueles que não puderam participar ou que, eventualmente, precisaram ser atualizados quanto ao assunto abordado.

Slack, Microsoft Teams e outros  ― comunicação

A comunicação entre times ou até mesmo entre o gestor e seus liderados é crucial para o andamento do trabalho home office. Para isso, existem ferramentas específicas como o Slack e o Microsoft Teams, que podem ajudar.

De forma simplificada, podemos dizer que essas ferramentas evitam eventuais distrações provocadas pelo uso do whatsapp já que não são apenas questões profissionais que ganham espaço no aplicativo.

Além do mais, ter um serviço específico para a comunicação é mais prático do que apostar sempre nas ferramentas de vídeo. Estando em casa, ninguém quer passar todo o seu período de trabalho sendo “vigiado” pelos colegas, inclusive porque o home office abre espaço para a flexibilidade de horários e outros.

Então, o Slack e o Microsoft Teams se traduzem em ferramentas para home office que são eficientes e menos invasivas do que as de chamadas de vídeo.

Trello, Monday e outros ― organização

Ainda que sua empresa tenha encontrado formas de manter a comunicação no home office e aproveite bem os recursos utilizados, manter as tarefas em dia pode ser desafiador.

Em casa, sobretudo quem está começando ou não lida bem com essa modalidade de trabalho, pode ter um ritmo mais lento ou até perder noção do volume de tarefas que existem para serem feitas.

A falta de contato direto com os colegas também pode diminuir o senso de continuidade que existe quando o trabalho de um é sequência do trabalho do outro.

Com isso, a adoção de ferramentas como o Trello ou o Monday garante que todos estejam a par das tarefas que precisam cumprir. E mais, que cada equipe saiba em qual estágio do processo cada tarefa está, quem está atrasado ou quem está no prazo. Algo que tende a beneficiar a dinâmica de trabalho à distância e garantir a conquista das metas estabelecidas.

VoIP ― telefonia remota

Outra forma de manter a comunicação com os liderados ou entre os liderados é adotando ferramentas de telefonia remota como o VoIP.

O VoIP é um serviço de telefonia via internet que permite que ligações sejam feitas de e para qualquer lugar do mundo. Para que isso aconteça, basta que as partes a participarem da conversa contem com um dispositivo conectado à internet, com o software do VoIP instalado e uma conta criada.

Tangerino ― controle de ponto e muito mais

O Tangerino é um software de controle de ponto que figura entre os sistemas alternativos para controle de jornada autorizados pela Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Por lei, trabalhadores home office não são obrigados a fazer controle de ponto, mas a possibilidade existe graças à existência de aplicativos como o Tangerino. Isso porque o app pode ser instalado o smartphone dos funcionários para ser utilizado para registrar entradas e saídas, mesmo off-line.

Para tanto, é preciso que o gestor recorra ao recurso de autorizar dispositivos permitidos para que cada aparelho móvel possa ser utilizado como ferramenta para as marcações de ponto.

Diante de uma eventual crise, contar com uma tecnologia com essa de antemão garante que o gestor siga tendo informações para acompanhar a jornada de cada funcionário. Isso não é tudo, porém. Veja só:

  • Locais de interesse ― para facilitar o controle, o gestor pode cadastrar quantos locais de interesse forem necessários, para que a equipe possa bater ponto com tranquilidade.

A funcionalidade não impede que o colaborador registre seu ponto fora de um local de interesse (como um co-working com o qual a empresa tem parceria), mas caso isso aconteça uma notificação é emitida para que o ponto seja aprovado pelo gestor.

Com isso, se seu funcionário deve estar trabalhando em casa ou em outro lugar pré-determinado, não há risco de que ele finja estar onde deveria sem que você perceba que algo pode estar errado.

A funcionalidade é útil em qualquer situação de home office e também de trabalho externo, mas pode ter relevância destacada para o processo de adaptação de todos à mudança para o trabalho em casa;

  • Check-in de atividades pelo Tangerino, é possível criar ordens de serviço remotamente para que tanto o gestor quanto o funcionário saibam quais tarefas precisam ser cumpridas.

Isso facilita a comunicação das atribuições de cada funcionário e ainda contribui para que os envolvidos estejam cientes de suas responsabilidades para cumprir prazos e alcançar metas.

Assim, o Tangerino pode funcionar como sua ferramenta para organização de tarefas ou como um complemento que favoreça a gestão do trabalho realizado pela sua equipe em home office.

  • Envio de documentação digitalizada ― ainda, o aplicativo Tangerino permite o envio de documentação digitalizada por parte do funcionário que está de home office ou que, por algum motivo, não pode comparecer à empresa.

É o caso, por exemplo, do envio de atestados médicos que precisam ser passados ao setor de Recursos Humanos e ao Departamento Pessoal da Empresa.

Como visto, em muitos casos existem diferentes ferramentas para home office com a mesma finalidade. Quanto a isso, convém buscar indicações e testar aquilo o que melhor funciona com base nas particularidades de sua empresa.

Caso você e seus funcionários estejam lidando com a necessidade do home office em razão de uma crise, dê preferência às ferramentas mais conhecidas ou apontadas como de mais fácil adaptação. Eventuais mudanças podem ser feitas depois.

Isso porque, vale mencionar, um home office imposto por uma crise pode apresentar vantagens para a empresa e para os funcionários para além da preservação da saúde coletiva, por exemplo. Com isso, é possível que você decida adotar a modalidade como parte da rotina da organização.

Além do mais, todas essas ferramentas para home office podem ser úteis a quem mantém ou retorna à rotina de trabalho no escritório. Afinal, qualquer recurso que favoreça a manutenção ou a melhoria da produtividade é bem-vindo.

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Quer saber mais sobre esse assunto? Confira o RH em Pauta! Nosso episódio sobre a implementação do Home Office já está disponível e você pode conferir abaixo:

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