eSocial para empresas do Simples Nacional

O eSocial, programa do governo que pretende unificar a entrega das obrigações acessórias das empresas, também deve ser utilizados por aquelas que fazem parte do Simples Nacional.

Em 2019 muitas empresas estão com dificuldades na adequação de procedimentos internos para adotar o eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhista).

Embora a implantação de um novo sistema seja difícil para o empregador, o eSocial promete simplificar a rotina e diminuir erros.

Leia este post para entender como as empresas do Simples Nacional devem proceder para usar o eSocial!

Qual é o objetivo do eSocial para empresas do Simples Nacional?

O eSocial é um recurso criado pelo Governo Federal com o objetivo de reduzir a burocracia e unificar o envio de informações das empresas. Com ele, as pequenas empresas precisam enviar dados trabalhistas apenas uma vez.

Dessa forma, o eSocial para empresas do Simples Nacional reúne o que antes era preciso informar ao Ministério do Trabalho, ao INSS, à Receita Federal, à Previdência e à Caixa Econômica Federal. A fiscalização por parte dos órgãos governamentais ocorre online, a partir do cruzamento de dados.

Como ingressar no sistema eSocial?

Para empresas do Simples Nacional, o eSocial não exige nenhum software específico. Cada organização tem um código de acesso, que é o mesmo usado no portal e-CAC da Receita Federal.

Basta entrar no portal e digitar os dados diretamente ou usar o certificado digital da empresa. O certificado digital é obrigatório para todas as organizações com mais de um empregado.

Quando a empresa optante pelo Simples não tem nenhum funcionário, ela tem o dever de acessar o eSocial anualmente para informar que não exerce nenhuma atividade que exija o registro contábil de pessoal.

Fases do eSocial para empresas do Simples Nacional

A implementação do eSocial foi dividida em 5 fases. Elas seguem uma ordem, partindo da inserção de dados mais básicos até chegar aos dados complementares. O não cumprimento dos prazos pode gerar penalidades para a empresa.

Fase 1

A partir do dia 10 de janeiro de 2019, empresas que optam pelo Simples Nacional já podem encaminhar os dados do empregador e as tabelas, que incluem a relação de cargos, horários, turnos, processos administrativos e judiciais, entre muitas outras questões. O prazo final para esse envio é o dia 10 de abril, quando começa a segunda fase do eSocial para empresas do Simples Nacional.

Fase 2

Na segunda fase devem ser inseridos os dados dos funcionários e vínculos empregatícios. Ou seja, é necessário atualizar todas as informações no cadastro dos empregados ativos. Nessa fase são enviados os “eventos não periódicos”, aqueles que não sofrem alterações a cada mês. A fase 2 ocorre entre abril e julho de 2019.

Fase 3

Na fase número 3 do eSocial para empresas do Simples Nacional são cadastrados todos os dados necessários para gerar a folha de pagamento e a EFD-Reinf. Essa fase se inicia em julho de 2019 e pode ser concluída até outubro do mesmo ano. Nela estão os “eventos periódicos”, que devem ser lançados mensalmente, como horas extras, bônus e salários.

Fase 4

Na fase 4, a GFIP será substituída pela DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), Ela é gerada a partir dos dados cadastrados no eSocial e da EFD-Reinf.

Fase 5

A última fase é a 5ª, que deve ser concluída até julho de 2020. Ela consiste na declaração de dados de segurança e saúde do trabalhador, como a tabela de ambientes de trabalho, comunicação sobre acidentes ocupacionais, fatores de risco e treinamentos.

O eSocial para empresas do Simples Nacional exige adaptações e atualização por parte do departamento de RH. As informações da empresa podem ser fiscalizadas online, por isso é importante estar sempre em dia com as obrigações trabalhistas.

Que tal ir mais fundo no assunto? Saiba também o porquê da obrigatoriedade do eSocial!

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