eSocial para empresas do Simples Nacional

Em 2019 muitas empresas estão com dificuldades na adequação de procedimentos internos para adotar o eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhista).

Embora a implantação de um novo sistema seja difícil para o empregador, o eSocial promete simplificar a rotina e diminuir erros.

Leia este post para entender como as empresas do Simples Nacional devem proceder para usar o eSocial!

Qual é o objetivo do eSocial para empresas do Simples Nacional?

O eSocial é um recurso criado pelo Governo Federal com o objetivo de reduzir a burocracia e unificar o envio de informações das empresas. Com ele, as pequenas empresas precisam enviar dados trabalhistas apenas uma vez.

Dessa forma, o eSocial para empresas do Simples Nacional reúne o que antes era preciso informar ao Ministério do Trabalho, ao INSS, à Receita Federal, à Previdência e à Caixa Econômica Federal. A fiscalização por parte dos órgãos governamentais ocorre online, a partir do cruzamento de dados.

Como ingressar no sistema eSocial?

Para empresas do Simples Nacional, o eSocial não exige nenhum software específico. Cada organização tem um código de acesso, que é o mesmo usado no portal e-CAC da Receita Federal.

Basta entrar no portal e digitar os dados diretamente ou usar o certificado digital da empresa. O certificado digital é obrigatório para todas as organizações com mais de um empregado.

Quando a empresa optante pelo Simples não tem nenhum funcionário, ela tem o dever de acessar o eSocial anualmente para informar que não exerce nenhuma atividade que exija o registro contábil de pessoal.

Fases do eSocial para empresas do Simples Nacional

A implementação do eSocial foi dividida em 5 fases. Elas seguem uma ordem, partindo da inserção de dados mais básicos até chegar aos dados complementares. O não cumprimento dos prazos pode gerar penalidades para a empresa.

Fase 1

A partir do dia 10 de janeiro de 2019, empresas que optam pelo Simples Nacional já podem encaminhar os dados do empregador e as tabelas, que incluem a relação de cargos, horários, turnos, processos administrativos e judiciais, entre muitas outras questões. O prazo final para esse envio é o dia 10 de abril, quando começa a segunda fase do eSocial para empresas do Simples Nacional.

Fase 2

Na segunda fase devem ser inseridos os dados dos funcionários e vínculos empregatícios. Ou seja, é necessário atualizar todas as informações no cadastro dos empregados ativos. Nessa fase são enviados os “eventos não periódicos”, aqueles que não sofrem alterações a cada mês. A fase 2 ocorre entre abril e julho de 2019.

Fase 3

Na fase número 3 do eSocial para empresas do Simples Nacional são cadastrados todos os dados necessários para gerar a folha de pagamento e a EFD-Reinf. Essa fase se inicia em julho de 2019 e pode ser concluída até outubro do mesmo ano. Nela estão os “eventos periódicos”, que devem ser lançados mensalmente, como horas extras, bônus e salários.

Fase 4

Na fase 4, a GFIP será substituída pela DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), Ela é gerada a partir dos dados cadastrados no eSocial e da EFD-Reinf.

Fase 5

A última fase é a 5ª, que deve ser concluída até julho de 2020. Ela consiste na declaração de dados de segurança e saúde do trabalhador, como a tabela de ambientes de trabalho, comunicação sobre acidentes ocupacionais, fatores de risco e treinamentos.

O eSocial para empresas do Simples Nacional exige adaptações e atualização por parte do departamento de RH. As informações da empresa podem ser fiscalizadas online, por isso é importante estar sempre em dia com as obrigações trabalhistas.

Que tal ir mais fundo no assunto? Saiba também o porquê da obrigatoriedade do eSocial!