Departamento Pessoal: Tudo Que Você Precisa Saber

Da admissão à demissão, o Departamento Pessoal é o setor que cuida dos processos burocráticos, mantendo a documentação dos funcionários e as responsabilidades da empresa em dia.

Tempo de Leitura: 26 minutos

Última atualização em 29 de julho de 2021

Se você precisasse explicar o que faz e qual é a importância do Departamento Pessoal para a empresa, saberia fazê-lo sem dificuldades?

Tudo bem se você não tiver firmeza para dar essa resposta ainda. O que estamos propondo aqui é justamente ajudar você a ter um entendimento amplo do DP, suas funções e rotinas.

Certamente, falaremos sobre a diferença entre RH e Departamento Pessoal, mas vamos muito além. Com a leitura, você vai entender que, mesmo ligado a questões burocráticas, o DP é parte fundamental para o funcionamento de uma empresa

Siga em frente e saiba mais! Abordaremos os seguintes tópicos:

O que é o Departamento Pessoal

O que é o Departamento Pessoal

O Departamento Pessoal, também conhecido pela sigla DP ou como Setor Pessoal, é o que cuida dos processos burocráticos e das relações trabalhistas que a empresa estabelece.

Além disso, o DP é responsável pela relação financeira entre o empregador e seus funcionários ou até seus prestadores de serviço.

Ki do Departamento Pessoal

Ainda, não dá para falar sobre o que faz o Departamento Pessoal sem mencionar que o setor é um dos principais responsáveis pela entrega das obrigações acessórias da empresa.

Aproveite que estamos falando sobre isso e confira também:
👉 Conheça o processo de admissão do empregado
👉 Tudo o que não te contaram sobre admissão de funcionários
👉 Checklist de admissão: documentos para contratação de funcionários
👉 Vantagens da admissão digital: conheça 7 motivos para automatizar esse processo!

O papel do DP dentro da empresa

Para que você entenda melhor o que é o Departamento Pessoal, vamos trazer uma visão um pouco mais prática do papel que esse setor tem.

Da contratação ao pagamento de verbas rescisórias, é o DP que cuida dos aspectos tangíveis da relação empregador-trabalhador.

O Departamento Pessoal participa desde a elaboração do contrato de trabalho com todas as suas minúcias até a definição do valor devido em uma quebra contratual.

Assim, podemos dizer que o papel do DP passa por garantir o cumprimento de normas e de leis trabalhistas, considerando direitos e deveres de ambas as partes envolvidas: empresa e funcionários.

O setor de Departamento Pessoal é o que assegura o cumprimento de normas, o respeito às responsabilidades fiscais e legislativas. 

Algo que também considera a relação entre o empregador e órgãos como o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e o INSS.

Diferença entre DP e RH

É natural confundir Departamento Pessoal e Recursos Humanos ou achar que os setores representam a mesma coisa, ok?

Em geral, essa confusão acontece porque não faz tanto tempo que o RH assumiu um papel mais estratégico e focado na gestão de pessoas. Antes, o que tínhamos eram dois setores focados em tarefas mais burocráticas.

Além do mais, em empresas de menor porte ainda é comum que a diferença entre DP e RH não exista na prática. Isso porque, com um quadro de funcionários reduzidos, um único setor pode acumular todas as funções.

Diferença entre Recursos Humanos e Departamento Pessoal

Ressalvas feitas, enquanto o RH lida mais com a gestão de pessoas, o Departamento Pessoal foca na gestão das responsabilidades referentes a cada contratação.

Vamos aprofundar um pouquinho nisso para que você não tenha mais dúvidas!

Recursos Humanos

Ao dizer que o setor de Recursos Humanos lida mais com a gestão de pessoas, estamos realmente falando de parte humana da relação entre empregador e trabalhador.

Como você já deve saber, o RH pode ser o responsável pelos processos de recrutamento e seleção

Em relação a essa tarefa, falamos de uma atuação que demanda atenção às pessoas para além de suas competências técnicas.

Em outras palavras, a função do RH envolve pensar o perfil e analisar o comportamento e a relação entre os profissionais.

Assim, com base em métodos e ferramentas, o setor orienta o fortalecimento da cultura organizacional e um alinhamento que permita à empresa tirar bom proveito de seu capital humano.

Clima organizacional, motivação, integração de equipes e outros aspectos menos tangíveis fazem parte da importante atuação estratégica do RH.

Departamento Pessoal

Por sua vez, o Departamento Pessoal cuida do relacionamento entre as partes de uma forma bem diferente.

Tudo que o RH faz é fundamental para o sucesso de uma organização e tem um foco cada vez maior naquilo que vai além do salário pago aos funcionários.

Hoje em dia, está mais claro para muitos empregadores que o dinheiro não é o único fator que pesa para um trabalhador, mas isso não significa que não é importante!

Alguém precisa estar cuidado do salário para que acréscimos e descontos sejam feitos corretamente. Precisa cuidar do pagamento de tributos que garantem benefícios previstos na CLT e por aí vai.

No dia a dia, é esse cuidado que o Departamento Pessoal tem: garantir o cumprimento do contrato e o respeito à legislação trabalhista.

Caso ainda tenha ficado alguma dúvida em relação à diferença entre esses dois setores tão importantes das empresas, confira nosso episódio do RH em Pauta sobre o assunto.

Aproveite para se inscrever em nosso canal e fique sempre por dentro das novidades.

A importância do Departamento Pessoal

Como já dissemos, o DP é responsável por processos burocráticos, e tudo que envolve burocracia parece ruim, desinteressante ou até desimportante.

Seguindo esse raciocínio, há quem não compreenda por que levar o Departamento Pessoal a sério e permite que, na própria empresa, o setor seja “empurrado com a barriga”.

Temos consciência de que isso acontece e, por essa razão, fazemos um alerta: o DP é um setor estratégico que dá sustentação para a existência de uma empresa.

O Departamento Pessoal é parte da estrutura organizacional de uma empresa. Se as coisas não funcionam bem, os funcionários não são os únicos prejudicados.

Embasar decisões estratégicas

Entre os documentos que o DP mantém sob seus cuidados, temos aqueles que contêm informações sobre:

  • datas de admissões;
  • registros de pontos (mais atrasos e horas extras);
  • número de faltas;
  • períodos de licença;
  • agendamento de férias;
  • alterações salariais.

Falamos de informações que podem embasar decisões estratégicas, inclusive no que diz respeito a decisões como promover um funcionário ou demitir um outro.

Isso significa que, por vezes, é o Departamento Pessoal que vai repassar aos gestores dados que vão embasar suas análises e planos para o futuro de suas equipes e da organização.

Se o DP da empresa não é valorizado e faz um trabalho “bem mais ou menos”, digamos assim, pode prejudicar a empresa mais do que muitos imaginam.

Quando um gestor precisa tomar alguma decisão e recorre ao Departamento Pessoal para apurar dados, ele não quer esperar demais. 

Às vezes, a situação pede uma resposta rápida, e só um DP bem estruturado consegue oferecer isso.

Para entender qual é o futuro dos setores de DP e RH, confira nosso papo sobre o assunto no Tangerino Talks:

Evitar processos trabalhistas

Por falar em um Departamento Pessoal bem estruturado, organização e seriedade também são imprescindíveis para manter a empresa afastada de processos trabalhistas.

Para quem é bom de conta, até mesmo a matemática dos cálculos mais trabalhosos podem fluir bem. 

A situação se complica, porém, quando o DP não tem ao alcance todas as informações de que precisa para não errar essa conta.

Se considerarmos um único funcionário, além do valor base de seu salário, o DP precisa considerar adicionais e descontos que podem variar mês a mês.

Uma hora extra em dia de semana tem valor diferente de uma hora extra em um domingo, por exemplo. Isso sem contar os tributos que também precisam ser recalculados. Já pensou?

Se o DP errar os cálculos da folha de pagamento ou das verbas rescisórias, o empregador pode ser processado pelos trabalhadores. Algo que leva a perda financeira e danos na reputação.

Criar bom relacionamento com órgãos públicos

Indo além, se as coisas não funcionam bem no Departamento Pessoal, a empresa pode deixar de cumprir obrigações com órgãos públicos e órgãos fiscalizadores. 

Uma situação irregular pode gerar multas e até problemas mais graves.

Vale ressaltar, é o DP que cumpre o papel de intermediar as relações de uma empresa com os órgãos locais. 

Se a cultura interna é de desvalorizar o trabalho do setor ou de “levar de qualquer jeito”, eventualmente esse relacionamento pode ruir.

A estrutura do Departamento Pessoal

A estrutura do Departamento Pessoal

O Departamento Pessoal tem uma estrutura própria que facilita o cumprimento de suas rotinas e conta com uma equipe bem preparada.

Subsistemas do DP

Você talvez tenha noção de que ter uma empresa não é tarefa fácil. Há quem tenha dor de cabeça só de pensar em todos os processos burocráticos que devem ser encarados rotineiramente.

Engana-se quem pensa que a burocracia só existe na abertura de um negócio. A papelada ou o volume de documentos digitais que o Departamento Pessoal precisa encarar dia após dias é grande.

Com isso, existem algumas divisões ou subsistemas que precisamos abordar para cumprir nosso objetivo de lhe contar tudo sobre o Setor Pessoal. Confira a seguir!

Admissão de funcionários

Apesar das diferenças entre Departamento Pessoal e RH, os setores se comunicam de algumas formas. O processo de admissão de novos funcionários é uma delas.

A responsabilidade pelo processo de recrutamento e seleção é do setor de Recursos Humanos, mas toda documentação legal que dá suporte a isso é do DP.

Na admissão, o Departamento Pessoal é responsável por:

  • recolher os documentos necessários;
  • fazer o registro do profissional junto aos órgãos trabalhistas;
  • cuidar da assinatura da Carteira de Trabalho.

Em suma, o DP é o setor que garante que uma contratação feita pelo RH seja devidamente concretizada.

Compensação de pessoal

Ainda traçando um paralelo, depois da contratação o RH cuida do onboarding, ou seja, faz a integração de novos funcionários. Depois, cuida de sua motivação, bem-estar e outros.

Da mesma forma, o trabalho do Departamento Pessoal na admissão não termina com a burocracia da contratação. Há mais a ser feito e, para isso, há um subsistema específico.

O setor de compensação do Departamento Pessoal é responsável por:

  • cuidar do processo de controle de frequência dos funcionários;
  • calcular o pagamento de salários e benefícios;
  • encaminhar o pagamento de taxas, impostos e contribuições. 

Isso mostra que, quando funcionários são integrados à empresa, o DP realiza o controle de fluxo de frequência ao trabalho, elabora a folha de pagamento e calcula os tributos correspondentes a cada contratado constantemente.

Demissão de funcionários

Como haveria de ser, a demissão também é um subsistema do Departamento Pessoal. Basicamente o setor é responsável por:

  • redigir os documentos de rescisão contratual;
  • arquivar informações e documentos do trabalhador;
  • fazer o cálculo do acerto trabalhista.

Para tanto, o DP precisa estar atento às regras do processo de demissão em cada um dos casos possíveis: demissão, pedido de demissão, acordo trabalhista ou demissão por justa causa.

É esse cuidado que garante que a empresa não se preocupe com ações trabalhistas movidas por pagamentos indevidos na rescisão contratual.

Profissionais do DP

Profissionais do DP

Falando da estrutura do setor, não dá para saber o que é Departamento Pessoal sem ter uma noção de quem são os profissionais que o compõem.

Não há uma regra de quais cargos devem existir, tampouco de quantos profissionais o DP deve ter. 

Por isso, vamos aos cinco principais — sabendo que variações estratégicas podem existir.

Gerente ou coordenador

Um setor de Departamento Pessoal é composto por uma equipe que precisa ser gerida. É isso o que o gerente faz, além de orientar também o cumprimento das rotinas do DP.

Em geral, esse gerente é um profissional formado em gestão de Recursos Humanos, Administração ou Contabilidade.

Seu papel passa por planejar o dia a dia do setor, delegar tarefas à equipe e acompanhar seu cumprimento.

Assistente

Quando a empresa é de maior porte e tem um quadro de funcionários grande, o volume de trabalho do Departamento Pessoal também é robusto.

Com isso, para que as rotinas do setor sejam mantidas em ordem, pode ser necessário que o gerente conte com um assistente cujo papel é dar suporte na gestão da equipe.

Assistentes ainda contam com a orientação do gerente em situações mais complexas. Entretanto, devem ter autonomia em questões simples para que consigam, de fato, oferecer seu apoio ao DP.

Técnico

Cursos técnicos para a atuação em Departamento Pessoal eram mais comuns antigamente, mas ainda existem. 

Às vezes, esses cursos agregam alguns outros conhecimentos, como em Contabilidade, que podem ser muito úteis.

O profissional com esse tipo de formação integra do DP porque possui amplo conhecimento das rotinas do setor e pode executar tarefas complexas.

Ressaltamos apenas que, uma vez executadas, as tarefas devem passar por uma revisão do gerente ou do analista do setor, de quem falaremos adiante.

Auxiliar

Se os técnicos dão conta de tarefas mais complexas, o Departamento Pessoal precisa de alguém que se encarregue de tarefas de menor complexidade, ainda que sejam fundamentais.

Assim, o setor deve contar com ao menos um auxiliar que cumpre funções como recolher e preencher documentos, digitalizá-los e arquivá-los.

Ainda que pareça simples, falamos de um trabalho que deve ser bem executado, porque erros ou desordem em documentações podem custar caro ao DP.

Em geral, a vaga de auxiliar é ocupada por profissionais jovens ou recém-formados. 

Por essa razão, pode ser fundamental treiná-los e monitorá-los até que compreendam melhor cada processo.

Analista

Pelo bem ou pelo mal, quem tem uma empresa eventualmente aprende que cálculos e documentações precisam ser revisados com muita atenção.

Às vezes, erros resultam em retrabalho. Uma situação que costuma ser sinônimo de frustração, perda de tempo e, eventualmente, perda financeira.

Entretanto, às vezes, erros resultam em multas ou em processos trabalhistas que podem ter valores altos.

Com tudo isso, o Departamento Pessoal precisa de um profissional experiente que fique a cargo das tarefas mais complexas e que ajude na revisão do trabalho dos demais. Esse é o analista do setor.

As características do profissional de DP

A composição do setor de Departamento Pessoal pode variar, sobretudo de acordo com o tamanho da equipe e da própria empresa.

Com base nisso, e também para ajudar você a entender quem buscar para integrar o DP na sua organização, vamos falar sobre o perfil do profissional ideal.

Por quê? Especialmente porque, a depender do tamanho da sua empresa, o Departamento Pessoal pode funcionar bem com apenas um responsável. Entretanto, nós listamos cinco cargos diferentes.

Assim, conhecer o perfil do profissional do DP vai ajudar você a entender como estruturar o setor de forma a atender às demandas da sua empresa.

As principais funções do Departamento Pessoal

As principais funções do Departamento Pessoal

Em alguma medida, as funções do Departamento Pessoal já foram citadas, mas podemos ― e vamos ― abordá-las com mais detalhes. Confira!

Manter a documentação em dia

Em primeiro lugar, tenha em mente que documentação não é burocracia sem sentido.

Para cada funcionário da empresa, o Departamento Pessoal precisa abrir uma pasta, seja no arquivo de papel ou no digital. Há uma série de informações que precisam ser atualizadas e mantidas a salvo.

Quando um funcionário é contratado, a elaboração do contrato destacando funções, as horas de trabalho permitidas, o piso salarial e outros detalhes passa pelo DP.

Todos os outros documentos — do registro de jornada a atestados médicos, pedidos de afastamento etc. — também ficam sob responsabilidade do Departamento Pessoal.

Alguns não precisam apenas ser armazenados. Diferente disso, precisam ser usados para solicitação de benefícios do INSS, para cálculos da remuneração e por aí vai.

O DP cuida de toda papelada burocrática da admissão à rescisão de cada contrato firmado pela empresa.

Calculadora do custo de colaborador

Quanto a isso, precisamos dizer que é o Departamento Pessoal quem faz o envio de informações pelo eSocial

Por isso, tem a responsabilidade de manter documentos em dia e devidamente organizados.

Do contrário, além de perder prazos, pode não ser capaz de garantir o cumprimento de normas trabalhistas adequadamente.

Acompanhar a frequência

Você deve saber que, desde a publicação da Lei de Liberdade Econômica, o uso de um sistema de controle de ponto só é obrigatório para empresas com 20 funcionários ou mais.

Ainda assim, de alguma forma, é interessante ao empregador sempre acompanhar como seus funcionários cumprem suas jornadas.

Há atrasos frequentes? Faltas injustificadas? Há pessoas fazendo horas extras? A empresa deve adicional noturno a alguém? E por aí vai.

Esse controle é mais simples quando existe um sistema de registro de ponto. Uma opção válida até para empresas que têm um quadro de funcionários mais enxuto.

Em todo caso, a responsabilidade de fazer levantamento de faltas, atrasos, horas extras e de outras questões relativas à jornada de trabalho é do Departamento Pessoal.

Tudo isso impacta os cálculos da folha de pagamentos, evita irregularidades que podem ter consequências na Justiça do Trabalho e também pode servir de base para análises e decisões estratégicas.

Calcular a folha de pagamento

Entre outros fatores, o cálculo da folha de pagamentos envolve:

É o Departamento Pessoal que precisa gerenciar todas as variáveis que compõem a remuneração dos funcionários

Só assim o setor garante que os pagamentos sejam feitos corretamente e nos prazos adequados.

Para que a complexidade da tarefa e, consequentemente, sua importância fiquem ainda mais claras, vamos a alguns aspectos do fechamento da folha. 

O DP precisa cuidar:

  • do processamento da folha;
  • do salário de cada funcionário;
  • da retenção do IR;
  • dos depósitos
  • da entrega dos holerites;
  • dos pagamentos aos órgãos governamentais.

Controle de benefícios

Não raro, entra nesse cálculo todo o controle de benefícios concedidos pela empresa. Por controle, nos referimos à tarefa de conferir os valores atrelados a cada benefício concedido.

Empresas podem optar por vale-alimentação, vale-combustível, planos de saúde e odontológicos, bolsas de estudo e outros.

Em alguns casos, os benefícios são concedidos com desconto em folha. O DP precisa garantir os direitos dos trabalhadores, inclusive no sentido de assegurar que os descontos sejam feitos conforme o que foi definido no contrato de trabalho.

Gerenciar férias e licenças

Com um capítulo exclusivo na CLT, as férias são um direito do trabalhador e um dos papéis do Departamento Pessoal é monitorar seu cumprimento.

Segundo o texto legal, todo trabalhador tem direito a férias sem prejuízo na remuneração após completar 12 meses de contrato; intervalo chamado de período aquisitivo.

O tempo de férias vai depender do número de faltas injustificadas de cada funcionário e é o DP quem deve controlar isso, seguindo as regras do artigo 130 da CLT.

Além disso, a legislação define que o empregador tem 12 meses para conceder as férias ao trabalhador; intervalo chamado de período concessivo. É o DP que deve assegurar o respeito a esse prazo limite.

É também o Departamento Pessoal o setor responsável por lidar com licenças, atestados médicos e afastamentos provocados por acidentes de trabalho, doenças ocupacionais ou outro.

Quanto a isso, o DP deve arquivar os documentos, além de integrá-los à folha de pagamentos. 

Caso o contato com órgãos públicos, como o INSS, seja necessário, é também o Departamento Pessoal que deve fazê-lo.

Fazer a representação diante dos órgãos públicos

Já mencionamos o relacionamento do DP com os órgãos públicos, mas não explicamos ao certo do que estamos falando.

Em geral, é o Departamento Pessoal que faz a emissão de declarações que precisam ser enviadas ao governo. 

Com isso, o setor pode se tornar o principal representante da empresa em contatos com órgãos oficiais.

Realizar a organização de arquivos

A seguir, você vai saber melhor sobre as obrigações acessórias do Departamento Pessoal. Algo que deixa ainda mais claro o volume da burocracia que fica a cargo do setor.

Com isso, a função que apresentamos agora ganha ainda mais sentido. É responsabilidade do DP manter os arquivos organizados e, na melhor das hipóteses, padronizados.

É bom saber que os documentos não são importantes apenas para a empresa em suas rotinas internas. 

Agentes fiscalizadores podem aparecer e demandar informações que precisam ser apresentadas de imediato.

Assim, a empresa deve ter em mente que a documentação precisa estar em dia e acessível caso um representante do Ministério do Trabalho bata à porta.

Vale dizer, manter a documentação acessível não é tê-la ao alcance de qualquer um. 

O Departamento Pessoal também deve considerar a confidencialidade de cada arquivo e mantê-los em local de acesso restrito, a menos quando a regra diga o contrário.

Funções do Departamento Pessoal

Obrigações acessórias do Departamento Pessoal

As obrigações acessórias são instrumentos que comprovam ao governo que a empresa cumpriu suas obrigações tributárias. Algumas são contábeis, mas outras são de responsabilidade do Departamento Pessoal.

Abaixo, você confere a lista completa dessas obrigações. Acompanhe!

GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social)

A GFIP é uma guia automaticamente emitida pelo sistema todas as vezes que o Departamento Pessoal faz o envio da obrigação que contém informações trabalhistas e previdenciárias relacionadas ao FGTS.

Essa entrega é feita pelo SEFIP ou Sistema Empresas de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, mensalmente.

GPS (Guia da Previdência Social)

Em qualquer empresa, o DP precisa saber como calcular GPS para fazer o pagamento do INSS dos funcionários.

É com base no cálculo e no pagamento que o Departamento Pessoal prova ao governo que está em dia com essa obrigação. A saber, a Guia da Previdência Social também é automaticamente emitida no envio da SEFIP. A entrega é mensal.

CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)

O CAGED é uma obrigação acessória que serve para o controle da admissão, da transferência ou da demissão de profissionais celetistas, ou seja, que estejam empregados sob o regime da CLT.

No dia 15 de cada mês, o Departamento Pessoal deve fazer essa entrega junto ao envio do eSocial.

RAIS (Relação Anual de Informações Sociais)

Por sua vez, a RAIS é uma declaração que informa ao governo sobre as atividades trabalhistas no país. Assim, pode identificar quais trabalhadores têm direito ao PIS/Pasep.

O Departamento Pessoal deve fazer essa entrega anualmente, com prazo definido para o mês de abril do ano subsequente.

LRE (Livro de Registro de Empregados)

O LRE é um documento que foca em informações relativas à relação empregatícia. 

Como previsto na CLT, deve ser preenchido no momento da admissão e atualizado sempre que uma mudança no contrato, como uma transferência, acontecer.

Lembra-se de quando falamos sobre as responsabilidades do Departamento Pessoal para concretizar uma contratação? Pois é. 

Sem o devido registro, um trabalhador não pode começar a atuar e a empresa pode ser multada por essa situação.

O DP deve entregar o LRE no dia da admissão. Assim, é uma obrigação que não tem data definida e ocorre sempre que um trabalhador começar na empresa ou tiver seu contrato atualizado.

CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social)

Não importa se o trabalhador usa a Carteira de Trabalho convencional ou a Carteira de Trabalho Digital, é o Departamento Pessoal que deve registrar a admissão no documento.

Essa formalização da contratação para o Ministério do Trabalho deve ser feita durante o processo de admissão.

CD (Comunicação de Dispensa)

Já a Comunicação de Dispensa é a obrigação acessória que o Departamento Pessoal usa para informar sobre o desligamento de um funcionário.

Seguindo a mesma lógica que se aplica ao LER, essa comunicação deve ser feita sempre que uma rescisão contratual acontecer. Mais precisamente, na data da demissão do trabalhador.

CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho)

O CAT é uma obrigação que o DP só deve entregar se, porventura, um funcionário sofrer um acidente de trabalho, um acidente de trajeto ou for diagnosticado com uma doença ocupacional.

Isso porque é dever do empregador informar a Previdência Social sobre essas questões mesmo que o funcionário não seja afastado de suas atividades.

O Departamento Pessoal tem até o primeiro dia útil após a ocorrência para enviar essa comunicação. Em caso de morte, o envio deve ser imediato.

PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário)

Se as atividades exercidas por um funcionário o expõem a algum tipo de risco, o DP deve fazer o preenchimento do Perfil Profissiográfico Previdenciário.

O formulário deve ser entregue quando a relação entre a empresa e o trabalhador chegar ao fim ou quando o funcionário solicitar sua aposentadoria.

DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte)

A DIRF é uma obrigação acessória que o Departamento Pessoal deve enviar caso a empresa faça a retenção do IRRF.

A entrega é anual e tem prazo estabelecido para até o último dia útil do mês de fevereiro.

QHT (Quadro de Horário de Trabalho)

Lembra de que mencionamos que o controle de frequência é uma das funções do Departamento Pessoal?

Para que esse controle seja feito, o DP precisa conhecer os horários de trabalho de cada funcionário. 

É justamente essa informação que compõe o QHT e que deve ser enviada ao governo por meio do eSocial.

A regra vale para todos, inclusive para empresas que não operam com escalas de trabalho.

A entrega deve ser feita sempre que uma mudança nos horários for definida pela gestão.

MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais)

Todas as informações referentes à folha de pagamentos estão reunidas no MANAD.

Falamos de dados que o Departamento Pessoal deve enviar à Receita Federal para que o recolhimento de impostos sobre folha seja devidamente averiguado.

Cada empresa precisa ser comunicada pelo Fiscal da Receita Federal do Brasil (RFB) sobre quando deve enviar o documento. 

A organização do DP vai contar a favor para garantir o envio no prazo apontado.

Folha de pagamento

Por fim, entre as obrigações acessórias do Departamento Pessoal ainda precisamos mencionar a comprovação de que os pagamentos estão sendo devidamente feitos.

A regra geral diz que os salários devem ser pagos até o 5° dia útil de cada mês. Entretanto, a Convenção Coletiva de Trabalho ou o Acordo Coletivo podem definir outra data.

A atenção a isso vale tanto para respeitar o acordo quanto para que a empresa faça o envio da declaração no dia correto.

Os principais erros do Departamento Pessoal

Conhecer os principais erros que o Departamento Pessoal pode cometer vai ajudar você a entender ainda melhor a importância de um trabalho bem-feito pelo setor. Veja!

Não fazer o exame admissional

Uma das responsabilidades do DP para concretizar uma nova contratação é enviar o funcionário para a realização do exame admissional.

Essa é uma etapa obrigatória, segundo o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO). 

Assim, ao desconsiderá-la, o Departamento Pessoal comete um erro que pode resultar em problemas para a empresa.

Reter a carteira de trabalho por mais de 48h

Como vimos, o Departamento Pessoal é quem cuida de toda a documentação da admissão. 

Isso significa que o setor precisa ficar com a Carteira de Trabalho dos contratados para fazer as anotações.

Quanto a isso, um erro que o DP não deve cometer é passar mais de 48 horas de posse do documento. A falta pode render multa equivalente a meio salário mínimo para a empresa.

Errar o cálculo do salário

O erro no cálculo do salário é um problema que mencionamos em diversos momentos e há vários motivos para evitá-lo.

Antes que a situação resulte em um processo trabalhista, os erros podem gerar frustração e enfraquecer a relação entre os funcionários e o empregador.

Com isso, o mau desempenho do Departamento Pessoal nessa tarefa poderia contribuir para a desmotivação dos trabalhadores e até para o aumento da rotatividade.

Parar no tempo

Assim como outros setores de uma empresa, o Departamento Pessoal também é convidado a evoluir — e não deve recusar esse convite!

Mudanças no universo trabalhista e no perfil dos profissionais com o surgimento de novas tecnologias estão entre os fatores que precisam ser considerados para moldar a atuação do DP.

Ainda que o setor lide com burocracias, nada o impede de adotar uma mentalidade e/ou soluções que sejam voltadas à desburocratização de seus processos. Pelo contrário.

Erros do departamento pessoal
Erros do departamento pessoal

Temos alguns materiais sobre o assunto, não deixe de conferir:
📚 [Kit] Departamento Pessoal
📚 Planilha de controle de férias
📚 Miniguia ágil do Departamento Pessoal 4.0
📚 Tecnologia na contabilidade: o que você precisa para ser um contador atualizado!
📚 Da admissão à demissão de colaboradores: como otimizar processos e evitar erros

O Departamento Pessoal e o controle de ponto

O Departamento Pessoal tem muitas responsabilidades em uma empresa. Como vimos, erros podem ter consequências graves e, por isso, feliz da empresa que conta com soluções que otimizam a rotina do setor.

O eSocial é uma tecnologia que veio para facilitar a vida dos empregadores e, sobretudo dos profissionais do DP. 

Esse, porém, não é o único sistema que pode agilizar o cumprimento da rotina e minimizar erros no processo.

Entre as diferentes ferramentas que o Departamento Pessoal pode utilizar, uma delas é o sistema alternativo de controle de ponto

Falamos de aplicativos como o Tangerino, regulamentados pela Portaria 373 do MTE.

O Tangerino permite até mesmo que trabalhadores remotos — externos e em home office — façam marcações de ponto. 

Em todos os casos, os dados são atualizados em tempo real no sistema e automaticamente comparados com as informações de jornada.

Assim, todo horário de entrada e saída é registrado, já indicando atrasos e horas extras que o DP precisa considerar em suas análises e cálculos.

Para facilitar ainda mais, o Tangerino pode ser integrado a outros softwares, como um sistema de gestão de folha de pagamentos. 

Assim, o Departamento Pessoal consegue chegar aos valores devidos com muito mais facilidade.

Quer entender como otimizar a rotina do DP e tornar o setor ainda mais estratégico dentro da sua empresa? Confira o nosso webinar!

Conclusão

Ao longo dos anos, a burocracia virou sinônimo de processos trabalhosos que ninguém gostaria de encarar. Para o DP, é importante que as coisas não sejam tratadas assim.

Aquilo que é burocrático segue uma estrutura bem definida e regras que, no contexto das funções do Departamento Pessoal, dão sustentação ao funcionamento de uma empresa.

Com isso em mente, e considerado o volume e a complexidade do trabalho a ser feito, o DP de uma empresa precisa ser levado a sério para que diversos processos corram da melhor maneira possível, da admissão à demissão de funcionários.

Gostou do post? Aproveite para conferir também nosso miniguia ágil do Departamento Pessoal 4.0!

Teste grátis por 14 dias

1 comentário em “Departamento Pessoal: Tudo Que Você Precisa Saber”

Deixe um comentário