Custos do Home Office: Quais São os Impactos Para Empresa e Colaboradores

Os custos do home office são consideravelmente menores para a empresa em comparação ao trabalho presencial, por isso esse modelo é tão vantajoso. Do ponto de vista do colaborador, embora haja aumento em certas despesas, os benefícios ainda são maiores.

Nas últimas décadas, muitas mudanças afetaram o mercado de trabalho, mas nenhuma trouxe tantos impactos quanto a pandemia da covid-19.

Além disso, alterações na legislação trabalhista, incorporação de novas tecnologias ao mundo dos negócios e aumento das despesas com a manutenção de espaços corporativos tornaram os custos do home office muito atrativos e aceleraram a adoção desse modelo.

Devido a esses e outros fatores, o trabalho remoto — que era uma tendência para o futuro — está cada vez mais presente no dia a dia das organizações e já faz parte da rotina de muitos trabalhadores. 

E quanto à sua empresa, ela já desfruta dos benefícios do home office? Sabe como ele pode ajudar a reduzir custos, aumentar a produtividade e atrair talentos para o negócio? 

É sobre isso que vamos falar neste post. Então, se você quer descobrir alternativas para tornar sua empresa mais competitiva, não pode deixar de conhecer as vantagens desse modelo. Acompanhe! 

As dificuldades do trabalho presencial

Custos do home office

O mercado competitivo exige que as empresas produzam cada vez mais e melhor, porém com custos reduzidos, especialmente nas grandes cidades.

Basta pensarmos em algumas situações muito comuns: alugar ou comprar um metro quadrado em áreas comerciais é extremamente dispendioso, fora de cogitação para muitas empresas que estão começando.

A própria manutenção dos funcionários nesses espaços acarreta despesas com energia, telefone e serviços. 

Se por um lado manter os funcionários em um ambiente amplia despesas, a empresa também tem dificuldade para aumentar suas expectativas de produtividade. 

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Impactos negativos para os profissionais

O trânsito e a ineficiência do transporte público exigem um longo tempo de deslocamento e causam um desconforto que impacta negativamente o desempenho dos colaboradores

Da parte dos profissionais, também existe uma busca por outras alternativas. Muitos deles já perceberam o quanto é difícil alcançar um bom nível de qualidade de vida quando presos a um emprego que exige a presença diária em uma sede. 

Como resultado, muitas organizações perdem talentos. Um grupo grande de profissionais altamente capacitados simplesmente não aceita propostas que demandam expediente integral em um local específico, todos os dias da semana. 

Para solucionar esses problemas, o trabalho remoto tem se mostrado uma opção inteligente. 

Por isso, estima-se que até 2020 cerca de 90% das empresas oferecerão algum tipo de trabalho a distância para seus funcionários. 

Embora ele não possa ser aplicado a funções que exigem a produção que depende de determinadas máquinas ou atendimento presencial ao cliente, o modelo pode ser aplicado a funções burocráticas, comerciais e estratégicas, com grande vantagem.

As vantagens do trabalho remoto

Um dos principais benefícios do trabalho a distância, que tem sido destacado por uma série de organizações, é a sua capacidade para captar e reter talentos. 

Um dos fatores de atração para os millenials é justamente a possibilidade de conciliar sucesso profissional e qualidade de vida. 

Isso é muito difícil quando se pensa que o deslocamento entre a casa e o trabalho pode ser equivalente a meio expediente.

O home office se torna uma boa alternativa, visto que ele permite que o colaborador desempenhe suas atividades no lugar onde estiver. 

Algumas empresas solicitam a presença apenas em algumas reuniões ou em determinados dias da semana. 

Com essa facilidade, a organização consegue reter talentos que já teria perdido se adotasse o modelo 100% presencial.

Esses colaboradores não trocam uma rotina em que conseguem ter qualidade de vida por propostas aparentemente mais rentáveis, mas que sacrificariam seu tempo, a possibilidade de estar próximos da família e dedicar algumas horas ao autocuidado. 

Outro ponto a favor é que nem sempre o profissional com o perfil que a empresa deseja mora na mesma cidade ou região em que ela está sediada. 

O trabalho remoto é a chance de captá-los, desde que sua função possa ser realizada à distância. 

Produtividade e qualidade nas entregas

Produtividade e qualidade também estão entre os benefícios observados na adoção do home office. 

Os colaboradores sabem que a manutenção do modelo depende do quanto ele possibilita que a empresa atinja seus objetivos e se empenham para alcançá-lo.

Além disso, só o fato de pouparem tempo e energia em deslocamento já é suficiente para impactar positivamente na produtividade. 

O ambiente doméstico, sem tanta possibilidade de distração, contribui para a qualidade e bom desempenho. 

Não poderíamos deixar de concluir esse tópico falando do fim do presenteísmo

Esse problema acontece em muitas organizações em que o funcionário, mesmo de “corpo presente”, rende pouco e não produz de acordo com as expectativas.

O trabalho à distância muda essa relação de trabalho. Ela passa a ser pautada não na simples presença, mas em uma avaliação de desempenho a partir dos resultados. 

E são esses números — e não simplesmente a quantidade de horas em um escritório — que fazem a diferença no sucesso de uma companhia. 

A redução de custos do home office

Redução de custos do home office

O aspecto que realmente gostaríamos de destacar neste post é a redução de custos do home office e os benefícios que o trabalho remoto possibilita. 

Esse é o fator que tem despertado um grande interesse sobre o assunto e acelerado sua implantação.

Confira como o home office contribui para a redução de custos.

1. Redução das despesas com a infraestrutura

Já comentamos que a manutenção de um prédio comercial pode gerar uma despesa muito alta. Aluguel ou aquisição em áreas apropriadas costumam consumir um valor considerável. 

Quando a empresa adota o sistema home office, ela mantém apenas o espaço mínimo necessário para receber seus clientes — se isso for realmente essencial para a realização de suas atividades. 

Espaço para os funcionários, mobília corporativa, salas de reunião e espaços de atendimento — toda essa estrutura pode ser extremamente reduzida. 

O home office ainda elimina gastos com a conservação e manutenção desses ambientes.

2. Redução das despesas operacionais

Manter a equipe trabalhando dentro de um escritório ou sede acarreta ainda outras despesas. 

Elas vão desde o pagamento das contas de água, energia elétrica e telefone até o cafezinho que é servido diariamente. 

São muitos os custos que envolvem desde a aquisição de matéria-prima até a contratação de funcionários para apoio a esse staff. Limpeza e serviços de copa estão entre eles. 

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3. Redução das despesas com transporte

Por lei, os funcionários têm o direito de receber o vale-transporte para seu deslocamento de casa até o trabalho. 

Como o desconto máximo deve ser de 6% do salário do trabalhador, a diferença fica por conta da empresa

Quando a organização adota o trabalho remoto, a diminuição desse valor é significativa, especialmente quando um grande percentual de seus colaboradores utiliza esse benefício. 

No final das contas, algumas experiências chegaram a números impactantes. Elas mostram que o funcionário que trabalha em casa representa um aumento de até 15% na produtividade, enquanto gera uma economia em torno de 17%. 

Portanto, sempre que possível o home office é uma alternativa interessante para reduzir custos e aumentar a produtividade — exatamente o que as empresas precisam para estabelecer um diferencial competitivo e se destacar da concorrência. 

Os custos do home office para os colaboradores 

Custos do home office para colaboradores

Com a adoção do trabalho remoto, os custos do home office passaram a ser responsabilidade dos colaboradores? Bom, não é bem assim.

A pandemia acelerou a implantação quase em massa do teletrabalho, modalidade contemplada pela legislação trabalhista e comumente confundida com home office.

Contudo, a maioria das organizações ainda não estava prepara pada e bem estruturada para uma mudança tão grande de processos e cultura.

Com o tempo, diversas dúvidas começaram a surgir, dentre elas a questão dos custos do trabalho em casa. Afinal, os empregadores deveriam pagar uma ajuda de custo para os profissionais?

Como já mencionamos, essa modalidade remota permite a eliminação de gastos com o vale-transporte, mas há outros custos do home office que envolvem infraestrutura, como:

  • internet;
  • energia elétrica;
  • outras despesas diretamente relacionadas à execução das atividades.

Ou seja, os custos que antes eram da empresa passam a ser do colaborador. Por esse motivo, é necessário que haja um alinhamento entre as partes envolvidas na relação trabalhista.

O que a CLT diz sobre ajuda de custos do home office

Desde a Reforma Trabalhista que as atividades realizadas fora das dependências da empresa são consideradas pela legislação trabalhista. 

É a Lei 13.467 que determina as regras para o teletrabalho e suas implicações legais. Segundo o artigo 2º da CLT, é obrigação do empregador custear os gastos referentes à sua empresa.

As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.”

Art. 75-D

Isso quer dizer que, segundo esse regime de trabalho, os valores referentes a insumos necessários para que os colaboradores executem seu trabalho em casa precisam ser pagos pelo empregador.

Contudo, ainda que haja um amparo legal para isso, a decisão precisa ser tomada em conjunto, registrando formalmente o acordo entre as partes para que ambas tenham segurança.

Como fazer o acordo entre as partes

Antes de definir quanto e como pagar a ajuda de custos do home office, é necessário fazer um acordo com os colaboradores.

Caso os profissionais ainda não tenham um contrato de trabalho firmado dentro das regras do teletrabalho, essa mudança deverá ser providenciada imediatamente.

É nesse documento que estarão as regras para o reembolso dos valores relacionados a infraestrutura.

Temos um modelo de contrato de home office para facilitar a vida do DP da sua empresa! 

Como calcular os custos do home office

A forma mais simples de calcular o valor correspondente aos gastos do home office é elencando quais insumos são necessários para desempenhar as atividades do profissional e, em seguida, determinar os gastos diários.

Custos de internet

Para o caso de colaboradores que usam a internet móvel, é possível calcular o consumo médio de dados para cada tarefa. 

Somando esses valores, chegamos ao total gasto pelo profissional em seu dia de trabalho. 

Veja, a seguir, alguns exemplos de atividades diárias e seus respectivos gastos de dados:

  • acessar uma página na web: 300kb;
  • enviar um e-mail: 5kb;
  • enviar um e-mail com anexo: 350kb;
  • assistir um vídeo de um minuto por streaming: 13mb;
  • baixar um aplicativo: 15mb.

Caso o colaborador use internet fixa, o cálculo é um pouco diferente. É necessário considerar o valor pago mensalmente pela assinatura do serviço e dividi-lo pelas horas trabalhadas. 

Nesse caso, então, a empresa fica responsável por pagar o valor total da internet durante a jornada de trabalho

Vamos a um exemplo. Caso o plano de internet custe R$ 100,00 mensais e a velocidade seja 100mb, o valor diário fica R$ 3,33. Isso corresponde a R$ 0,13 por hora.

Considerando uma jornada de 8 horas diárias, o valor por dia será R$ 1,04. Se o profissional atuar 5 vezes na semana, temos R$ 5,20 semanais. Em 20 dias úteis, o empregador deve ressarcir R$ 20,80 para o colaborador.

É possível, ainda, usar ferramentas de simulação de consumo para determinar o valor exato usado para executar as atividades da empresa.

Dessa forma, o compliance é fortalecido e a empresa consegue repassar o valor correto para o profissional.

Não deixe de baixar nossos materiais sobre o assunto, são todos gratuitos!
📚 Planilha de custo dos colaboradores
📚 Conseguindo sucesso na gestão de pequenas empresas
📚 Trabalho remoto: ferramentas para facilitar a gestão a distância
📚 A tecnologia transformando a mobilidade no mundo corporativo

Custos de energia elétrica

Uma das formas mais simples de contabilizar os gastos em energia elétrica é elencando os aparelhos que precisam ser utilizados.

Em seguida, veja qual é a potência em watts do equipamento, transforme o valor em quilowatts (basta apenas dividir por 1000) e multiplique o resultado pelas horas que o aparelho fica ligado.

Em seguida, multiplique pela quantidade de dias úteis do mês. Feito isso, pegue o resultado e multiplique pelo valor cobrado pela empresa fornecedora de energia por quilowatt.

O reembolso dos custos do home office para os profissionais

Com as dicas que demos, você vai conseguir calcular exatamente o valor a ser devolvido aos colaboradores pelos gastos com internet e energia.

Algumas empresas consideram o gasto referente às lâmpadas que ficam acesas durante o trabalho.

Há, ainda, o fornecimento de equipamentos necessários para executar as tarefas em casa, cadeiras para garantir a ergonomia no home office e demais itens a depender da atividade realizada.

Considerando o cenário pandêmico no qual ainda estamos vivendo, o melhor caminho tem sido o diálogo e a negociação individual entre os colaboradores

Cabe, portanto, ao RH entender as demandas dos colaboradores, qual foi o grau de aumento nas despesas da casa com o home office e como a empresa pode agir diante disso — em caso de reembolso, essa possibilidade deve estar descrita no contrato de trabalho.

E você, já sabia que a redução de custos do home office era tão significativa? Sua empresa já utiliza esse modelo? Então veja tudo que sua empresa precisa saber para implementar o home office.

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