Como gerenciar uma equipe a distância com ponto online?

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Uma empresa que tem uma equipe a distância ou em trabalho externo pode enfrentar dificuldades para acompanhar suas rotinas e jornadas de trabalho. Um problema que pode ser resolvido com o uso de uma solução de ponto online.

A marcação de ponto, além de ser obrigatória para todas as empresas com mais de dez colaboradores, é uma ótima maneira para que os empregadores tenham conhecimento e controle das horas trabalhadas por seus colaboradores.

Porém, antes que o ponto online existisse, dificilmente essa marcação era adequada o suficiente para superar a distância. Como você vai entender ao longo da leitura, mais do que viabilizar a marcação de ponto, essa tecnologia fornece ao gestor boas condições para acompanhar e orientar sua equipe. Confira!

A importância de gerenciar uma equipe a distância

De acordo com a CLT, toda empresa com 10 ou mais funcionários deve realizar o controle de ponto. Para aquelas cujos colaboradores estão sempre in loco, não é difícil cumprir com essa obrigação, sendo possível recorrer a diferentes sistemas de ponto.

Para as empresas que têm uma equipe a distância, a tarefa pode parecer inviável sem uma solução de ponto online. Assim, ficam sujeitas ao descumprimento das normas que exigem a marcação, o que pode resultar em autuações do MTE ou em processos trabalhistas.

Além de evitar perdas financeiras, o uso do controle de ponto digital traz outras vantagens. Uma vez que permite acompanhar de perto essa equipe, a empresa passa a ter mais controle da jornada de trabalho, das faltas, ausências e horas extras. Uma situação que favorece a gestão do banco de horas e o fechamento da folha de ponto, sem qualquer inconsistência.

Reforma trabalhista e o trabalho a distância

Muitas empresas já precisavam gerenciar trabalhadores a distância antes da reforma trabalhista. É o caso, por exemplo, de organizações da construção civil que realizam obras em diferentes locais e empresas que realizam atendimentos nos quais os funcionários precisam viajar, entre outras.

Com a reforma trabalhista, entretanto, uma tendência que amplia a possibilidade de organizações lidarem com esse tipo de trabalho foi regulamentada. O teletrabalho, também chamado de home office ou trabalho remoto, tem crescido no Brasil.

Pesquisa aponta que o Brasil é o segundo no mundo mais aberto a oferecer essa modalidade de trabalho a executivos. Entre os benefícios da prática, estão a redução de custos e o aumento de produtividade.

Seja para o trabalho externo, já regulamentado anteriormente, ou para o home office, regularizado recentemente, o ponto online é a melhor solução para que os empregadores possam controlar as horas dos colaboradores que atuam nessas modalidades.

Porque o ponto online é a solução?

Como você pode imaginar, o ponto online é conectado à internet e, por isso, pode ser usado mesmo a distância, desde que conectado à rede.

A solução funciona por meio do uso de um aplicativo, como o Tangerino, que é instalado nos dispositivos móveis dos colaboradores da empresa, incluindo os integrantes da equipe em questão.

Uma vez que todos estejam devidamente cadastrados, o app de ponto passa a ser usado para a marcação de ponto apenas com alguns cliques ou até mesmo por meio do reconhecimento facial.

O uso do ponto online permite que as informações sejam atualizadas frequentemente no sistema acessado pelo gestor. Assim, mesmo longe, a empresa consegue acompanhar de perto cada registro de ponto feito.

Alguns pontos que devem ser observados antes de contratar um controle de ponto online é a possibilidade de realizar integração com o eSocial e com sistemas de folha de pagamento.

Quando os arquivos gerados por um aplicativo de ponto têm o mesmo padrão daqueles que precisam ser inseridos no eSocial, a equipe de recursos humanos perde menos tempo para organizar e conferir as informações.

Da mesma forma, a integração do ponto digital com o sistema de folha de pagamento torna o processo de fechamento mais rápido e alinhado com o formato do eSocial.

Além disso, esse sistema também pode fazer o cálculo das folhas dos funcionários automaticamente, evitando perda de tempo e erros na contabilização das horas e no pagamento dos funcionários.

O ponto eletrônico online também pode ser econômico, quando permite que a empresa contrate o serviço de acordo com a quantidade de funcionários que possui.

Vale destacar também que esse tipo de sistema de controle de ponto é seguro, pois utiliza sistema de ponto biométrico, com reconhecimento facial e criptografia, uma espécie de codificação de mensagens, para proteger os dados.

É possível, ainda, permitir diferentes níveis de acesso, de modo que colaboradores e equipe de recursos humanos possam ter acesso a informações distintas no aplicativo.

A gestão da equipe com o ponto online

Uma solução como o Tangerino vai além da gestão de ponto eletrônico para o controle da jornada de trabalho da equipe que está distante. Sua tecnologia também aposta na geolocalização por meio do GPS dos dispositivos. Por isso, possibilita que o gestor confira onde cada colaborador está e se certifique de que o trabalho está sendo cumprido.

Essa possibilidade de acompanhar a situação de cada colaborador em tempo real permite que o gestor:

  • saiba quem está realizando horas extras, podendo acompanhar essa jornada ou optar por acionar o colaborador para que ele deixe de trabalhar;
  • monitore o saldo atualizado do banco de horas para planejar folgas e escalas sem prejudicar a produtividade dos colaboradores;
  • faça uma comparação entre o tempo trabalhado e o volume de tarefas cumpridas para analisar a produtividade de cada colaborador e da equipe.

Ou seja, o uso de uma solução de ponto online permite que a distância não seja um problema. Graças ao acesso fácil a dados atualizados, o gestor pode orientar mudanças e tomar decisões que favoreçam os resultados da empresa.

O controle de ponto online, portanto, é uma excelente opção para empresas de diferentes portes que precisam gerenciar equipes a distância. Seguro e eficiente, esse tipo de sistema gera inúmeros benefícios para organizações e trabalhadores, além de ajudar no cumprimento de obrigações trabalhistas, como o eSocial.

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