IRRF na Folha de Pagamento: Aprenda a Calcular em Poucos Passos

O cálculo do IRRF na folha de pagamento é uma tarefa do Departamento Pessoal que deve ser realizada com atenção para que a empresa permaneça em dia com a legislação trabalhista.

Tempo de Leitura: 8 minutos

Última atualização em 22 de julho de 2021

Calcular o IRRF na folha de pagamento é um dos deveres do setor de Departamento Pessoal. Ele é um encargo que não pode passar despercebido, pois é obrigatório que a empresa faça a retenção nos casos aplicáveis. Sendo assim, o setor responsável precisa saber como fazer o cálculo de forma correta.

Entender a retenção do IR para pessoa física pode ser trabalhoso. Portanto, para te ajudar, trouxemos esse guia completo sobre o cálculo do IRRF na folha de pagamento. Continue a leitura para entender mais sobre esse desconto e como calcular de forma correta.

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O que é Imposto de Renda?

O que é Imposto de Renda

O Imposto de Renda (IR) é um tributo empregado em inúmeros países. Sua finalidade é deduzir um valor da renda das  pessoas e direcionar essa quantia para o Governo Federal.

O valor do imposto vai depender da faixa salarial do trabalhador, de acordo com as alíquotas determinadas pelo próprio governo. 

Aqui no Brasil, o órgão responsável por gerenciar o recolhimento do IR é a Receita Federal. 

O imposto é pago mensalmente para que, no ano seguinte, a pessoa possa declarar os valores pagos na tão temida declaração do Imposto de Renda.

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Por que desconta o imposto de renda do salário?

Como mencionamos, o IR é pago de acordo com todos os rendimentos declarados do contribuinte.

Dessa forma, aquelas pessoas que tiveram uma renda maior devem pagar mais do que aquelas que declararam uma renda menor.

Podemos dizer, então, que o Imposto de Renda consiste em um valor anual, que é descontado de todos os rendimentos das pessoas físicas e jurídicas no país.

Entre todos esses rendimentos passíveis de tributação, podemos incluir salários, aluguéis, premiações e investimentos.

Para que serve a declaração de Imposto de Renda?

Essa declaração tem o objetivo de mostrar ao órgão público regulador do recolhimento — a Receita Federal — qual a real quantia paga ao longo do ano anterior e se existe algum valor faltante ou a ser devolvido.

É por isso que pessoas que não pagam devidamente o IR ou não declaram todos os seus rendimentos tendem a sofrer graves sanções e bloqueios.

Além disso, é necessário arcar com o pagamento de juros e multas de valores elevados a depender dos rendimentos e do salário do contribuinte.

O que é o IRRF?

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é o adiantamento do pagamento do Imposto de Renda (IR) do trabalhador. 

É um dever das empresas fazer o recolhimento e o consequente repasse à Receita Federal.

Essa retenção do valor referente ao IR é aplicável a todos os funcionários com salário base maior que R$ 1.903,98. 

Além disso, ele possui alíquotas variáveis, dependendo do valor bruto a ser pago.

Para fazer o cálculo do IRRF, é preciso levar em consideração algumas deduções legais, que devem ser aplicadas para encontrar a base de cálculo correta.

O que é a base de cálculo do IRRF?

Antes de aprender a calcular o IRRF na folha de pagamento passo a passo, é preciso saber qual é o valor do salário bruto do trabalhador.

O desconto é feito a partir da soma dos vencimentos com base nesse grupo de alíquotas determinado pelo governo.

Podemos dizer, então, que o salário bruto é encontrado por meio do cálculo:

soma dos vencimentos devidos – descontos do INSS

Como é feito o desconto do INSS?

O INSS é um desconto legal que pode ser deduzido da base de cálculo do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). 

Portanto, com a soma dos vencimentos, você tem a base para o desconto da contribuição previdenciária. 

A partir de março de 2020 a contribuição para o INSS acontecerá utilizando as seguintes bases e alíquotas:

Ebook Reforma Trabalhista
  • faixa 1 — até R$ 1.903,98: isento
  • faixa 2 — de R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65: 7,5%
  • faixa 3 — de R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05: 15%
  • faixa 4 — de R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68: 22,5%
  • faixa 5 — acima de R$ 4.664,68: 27,5%

Agora, vamos explicar passo a passo como fazer o cálculo do IRRF na folha de pagamento do funcionário.

Calculando a remuneração do funcionário

O primeiro ponto para calcular o imposto de renda na folha de pagamento é determinar a remuneração bruta de cada colaborador. 

Isso significa contabilizar as horas extras a partir do sistema de controle de ponto, as comissões por vendas e demais vencimentos, consolidando-os em seu software de folha de pagamento.

É preciso saber quais valores devem ser deduzidos para encontrar a base de cálculo correta. 

A partir desse cálculo, é possível definir o valor que terá incidência do IR e que será usado para definir a alíquota.

Deduções para o cálculo do IRRF na folha de pagamento

Para realizar o cálculo do imposto de renda, é necessário deduzir os seguintes valores a partir do salário bruto:

  • INSS;
  • dependentes legais — deduzir um valor de R$ 189,59 por dependente;
  • pensão alimentícia;

Esses valores devem ser subtraídos do valor do salário bruto para encontrar a base de cálculo do IRRF. 

Ao fazer todas essas verificações e deduções, o resultado é utilizado para descobrir a alíquota correta para o cálculo do Imposto de Renda (IR).

Tabela atualizada de Imposto de Renda (2021)

Abaixo estão os valores e alíquotas para a realização do cálculo do IRRF na folha de pagamento:

Base de cálculoAlíquotaAlíquotaParcela a deduzir do IR
1ª faixaaté R$ 22.847,76Isento
2ª faixade R$ 22.847,77 até R$ 33.919,807,5%R$ 1.713,58
3ª faixade R$ 33.919,81 até R$ 45.012,6015%R$ 4.257,57
4ª faixade R$ 45.012,61 45.012,61 até R$ 55.976,1622,5%R$ 7.633,51
5ª faixaacima de R$ 55.976,1627,5%R$ 10.432,32

O IR nas férias e no 13º salário

No caso de salário de férias e do 13º salário, também é necessário calcular o IRRF na folha de pagamento. 

É uma obrigação da empresa reter esse valor no período, como em todos os meses de trabalho.

Quando falamos de férias, o cálculo é feito exatamente como nos meses de trabalho. 

Ou seja, após a dedução do INSS, pensão alimentícia e do valor de cada dependente, deve-se utilizar a tabela de IR para o cálculo.

Já no caso do décimo terceiro salário, é preciso lembrar que tal desconto só pode ser aplicado na segunda parcela. 

Nesse caso, após o cálculo, o valor do IRRF só será deduzido no segundo pagamento, enquanto a primeira parcela deve ser paga com o valor integral.

Calculando o IRRF na folha de pagamento

Calculando o IRRF na folha de pagamento

Para que fique claro o que deve ser precedido ao cálculo do desconto do imposto de renda na folha de pagamento, vamos a um exemplo fictício.

Imagine que Roberto, funcionário da sua equipe de TI, tem as seguintes remunerações e descontos:

  • salário bruto: R$ 4.500,00
  • INSS (11%): R$ 495,00
  • pensão alimentícia: R$ 300,00

Para começar, precisamos descobrir qual é a base de cálculo do IRRF. Para isso, devemos subtrair os dois descontos do salário bruto de Roberto:

4.500 (salário bruto) – 495 (INSS) – 300 (pensão)
=
3.705 (base de cálculo)

Portanto, sabemos que o salário base para o cálculo do IRRF na folha de pagamento é R$ 3.705,00.

Segundo a tabela atualizada, Roberto se encontra na faixa de 15%. Dessa forma, é preciso multiplicar o salário líquido, e deduzir do resultado o valor correspondente na tabela:

3.705 x 0,15 = 555,75
555,75 – 354,80 = R$ 200,95

Sendo assim, o valor do Imposto de Renda a ser retido na folha de pagamento do funcionário é de R$ 200,95.

Temos alguns materiais para você, confira:
📚 Planilha de controle de férias
📚 Planilha de custo dos colaboradores
📚 Como fazer o controle individual de ponto de funcionários
📚 Manual do controle de ponto: tudo que você precisa saber para se garantir perante a lei

Finalizando a nossa conversa

Como você pôde ver, diversas variáveis afetam o cálculo do imposto de renda na folha de pagamento. 

É preciso estar atento a todas elas para evitar erros que venham a prejudicar o trabalhador na hora da declaração do imposto de renda.

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