Gestão de atividades externas: como aumentar a produtividade?

A gestão de equipes é um grande desafio até mesmo de forma presencial. Afinal, é importante estar por dentro de todos os processos da empresa para garantir que tudo está correndo como previsto. Por este motivo, a gestão de atividades externas pode ser um desafio.

Muitos negócios realizam alguns processos fora da sede e, por esse motivo, precisam encontrar um método de controlar essas demandas.

Mas afinal, como fazer a gestão de atividades externas de forma efetiva? Vamos discutir essa questão ao longo do post. Confira!

O que caracteriza uma atividade externa?

Para começar, vamos falar sobre o que pode ser considerado uma atividade externa. Como você pode imaginar, qualquer tipo de processo que é desenvolvido fora da empresa pode ser considerado uma atividade externa e, por isso, impacta na capacidade de controle dos gestores.

Afinal, se o gestor e o funcionário não se encontram no mesmo local, pode parecer impossível acompanhar o desenvolvimento das atividades. Mas, como parte integral do fluxo de trabalho da empresa, esses processos ainda precisam ser realizados com disciplina e precisão.

Entre algumas das atividades externas mais comuns nas empresas estão:

Construção civil

Quando se tratam de obras ou até mesmo reformas, os funcionários envolvidos raramente permanecem na sede da empresa que pertencem.

Isso, porém, não faz com que eles possam simplesmente seguir a rotina que desejarem, sem a orientação de seus gestores.

Sendo assim, é preciso adotar outras formas de controle de ponto e de atividades, garantindo que os principais objetivos sejam cumpridos e que os colaboradores continuem oferecendo informações verdadeiras .

Entregas

Quando a empresa trabalha com algum tipo de delivery, temos mais um tipo de atividade que é realizada fora da sede, mas que também precisa ser controlada.

Portanto, se o fluxo de trabalho da empresa contém entregas, elas devem manter um cronograma eficiente, que deve ser seguido com seriedade. Afinal, ela é uma etapa importante para que os processos possam ser finalizados da melhor forma.

Home office

Mulher trabalhando em home office

O home office é uma prática que pode aparecer de duas formas dentro de uma empresa.

Na primeira delas, a organização e a gestão oferecem o trabalho remoto como um benefício para os colaboradores, que podem realizar suas atividades de onde preferirem sempre que necessário.

Em um segundo caso, a empresa pode estar enfrentando alguma situação que a obriga a ter funcionários trabalhando de forma externa.

Em ambos os exemplos, as atividades são consideradas externas, já que são realizadas fora da sede e não são acompanhadas presencialmente pelos gestores designados.

Isso cria uma necessidade de comunicação ainda maior entre os funcionários, já que as atividades realizadas em home office não são apenas pontuais, e sim contínuas.

Existem muitas ferramentas que podem ajudar na produtividade do trabalho realizado via home office, mas ainda é necessário entender como garantir que os funcionários estejam focados nas atividades principais.

Você pode saber mais sobre o home office e suas particularidades em nosso artigo dedicado ao assunto.

Porque investir em um controle de atividades externas

Como já citamos, a realização de atividades corporativas fora da sede da empresa pode causar dúvida quanto a disciplina dos funcionários, gerando ruídos de comunicação e, possivelmente, afetando os resultados desejados.

Por isso, é comum que os gestores busquem formas de se manterem por dentro das atividades realizadas pelos colaboradores. Afinal, é o dever de cada um deles se manter por dentro do que está sendo feito e otimizar processos.

As ferramentas de gestão de atividades externas também são responsáveis por criar relatórios que deixam claro quais processos foram finalizados, além de registrar as informações necessárias para uma possível avaliação.

Dessa forma, a empresa pode se resguardar e avaliar os profissionais externos de acordo com sua produtividade e sua eficiência.

Essa gestão também permite descobrir quais processos não funcionam da forma que deveriam e inspirar uma mudança que pode trazer resultados mais interessantes para a empresa. Tudo isso depende de qual ferramenta é utilizada e de como o gestor faz uso das informações que ela registra.

A tecnologia, neste caso, é uma resposta interessante. Afinal, existem várias formas de garantir um acompanhamento de atividades que não depende da proximidade física entre o gestor e o colaborador.

Como controlar atividades externas

Agora que já entendemos porque o controle e a gestão de atividades externas se faz necessário, vamos falar mais sobre como realizar tal tarefa. Abaixo, estão alguns processos e ferramentas adotados pelas empresas:

Ordens de serviço

As ordens de serviços são uma forma de registrar as tarefas que precisam ser realizadas por cada colaborador. Elas são como listas de atividades que informam aos funcionários aquilo que deve ser realizado. Em contrapartida, elas são utilizadas pelos gestores para verificar quais atividades foram finalizadas.

Existem duas formas de criar e administrar as ordens de serviço.

A primeira delas envolvem documentos comuns, impressos, que informam para os colaboradores aquilo que deve ser realizado naquele dia de trabalho. A partir disso, o colaborador registra aquilo que conseguiu finalizar, devolvendo o documento para a gestão.

Esse estilo de ordem de serviço é comum no mercado das entregas, onde os motoristas recebem ao início de cada turno de trabalho uma lista de endereços que devem ser visitados e quais objetos devem ser entregues.

Também é possível criar ordens de serviço digitais. Neste caso, através de um software de gestão como o Tangerino, os colaboradores recebem as lista de atividades e prioridades e podem marcá-las assim que são realizadas.

Essa segunda forma se mostra ainda mais eficiente, já que os gestores podem acompanhar em tempo real aquilo que já foi realizado, além de poder mudar a prioridade de uma tarefa de acordo com as necessidades corporativas.

Documentos e atas digitais

Algumas empresas fazem uso de ferramentas online para documentar reuniões e resultados, garantindo a gestão de atividades externas em tempo real.

É possível utilizar planilhas e documentos compartilhados para que gestores possam descrever as atividades a serem realizadas. Por outro lado, os colaboradores podem preencher tais documentos com os processos finalizados ou os resultados encontrado.

Imagine uma equipe de vendas que está trabalhando externamente. Através de uma planilha compartilhada, através do Google Docs ou software semelhante, os gestores e coordenadores podem apontar para os atendentes quais clientes precisam de contato, por exemplo. Utilizando a mesma planilha, os atendentes e vendedores podem registrar quantos contatos foram feitos e quantas vendas foram realizadas.

Desse modo, todas as informações ficam disponíveis em tempo real para que os gestores possam avaliar a produtividade da equipe e até mesmo ajustar os processos para que os resultados sejam ainda melhores.

Ferramentas de contato

Outra forma de manter a gestão de atividades externas é adotar ferramentas e softwares que permitem o contato imediato entre o gestor e o colaborador.

Afinal, de um lado, temos um coordenador que precisa passar informações diretamente aos funcionários e, de outro, colaboradores que precisam do suporte de seus gestores.

Portanto, é interessante considerar a adoção de uma ferramenta que permita que todos se comuniquem de forma rápida.

Algumas empresas fazem uso de aplicativos de contato instantâneo, como o WhatsApp e o Hangouts, enquanto outras preferem adotar uma ferramenta de chat estritamente profissional.

Independente do meio adotado, é preciso levar em consideração a rapidez e segurança no contato.

Controle de ponto

Ao contrário do que muitos pensam, o controle de ponto não diz respeito apenas ao banco de horas e a folha de pagamento dos funcionários. Controlar a jornada de trabalho dos funcionários também é uma forma efetiva de fazer a gestão das atividades externas e garantir que o horário de trabalho está sendo cumprido.

Afinal, sabendo em quais momentos o funcionário estava a disposição da empresa, é fácil avaliar a sua produtividade de acordo com quais atividades foram realizadas nesse período.

Para os trabalhadores externos ou em home office, as técnicas de controle de ponto tradicionais não fazem sentido, já que não existe forma de assegurar a veracidade das informações apresentadas. Por isso, nesse momento, é interessante considerar uma forma de controle de ponto alternativo, como o Tangerino.

Tangerino – controle de ponto e gestão de atividades externas

Com o Tangerino é possível permitir que os funcionários externos registrem suas jornadas de trabalho de forma rápida e eficaz, através de seus próprios dispositivos.

Mesmo sem uma conexão com a internet, os colaboradores conseguem registrar seus horários e garantir sua produtividade através de uma plataforma simples.

Além disso, o software do Tangerino possui uma área de gestão completa que gera relatórios em poucos minutos e permite o registro de ordens de serviço, mantendo gestores e colaboradores alinhados.

O Tangerino é otimizado para que a gestão de equipes externas possa ser feita prezando a veracidade das informações e em respeito às principais leis trabalhistas, respeitando a Portaria 373 do MTE.

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