Checklist de admissão: documentos para contratação de funcionários

A contratação de funcionários pode parecer um processo simples. Mas, para o departamento pessoal de uma empresa é algo complexo e com muitos procedimentos a serem cumpridos. Confira o que não pode faltar no seu checklist de admissão!

Tipos de contratação

O primeiro passo para uma admissão bem sucedida é conhecer o perfil profissional do seu futuro colaborador ao mesmo tempo em que são apresentados a ele a missão, a visão e os valores da empresa. A transparência é a melhor forma de atrair um funcionário cujas expectativas estejam alinhadas às estratégias de seu negócio.

É dever do recrutador avisar, já na entrevista inicial, qual será o modelo de contratação: CLT ou PJ/MEI, prestação de serviço contínuo ou intermitente, etc. Também deverão ser informados o salário oferecido, a existência de benefícios obrigatórios ou optativos ー e os eventuais descontos salariais que incidirem ー, a carga horária, os dias de descanso, além de outras informações.

Documentos para a contratação de funcionários: checklist de admissão

Para que o departamento pessoal da empresa possa realizar a contratação de funcionários, são exigidos alguns documentos. Veja abaixo quais não podem faltar no seu checklist de admissão:

  • carteira de Trabalho ー CTPS (que deve permanecer com a empresa por, no máximo, 48 horas);
  • certificado de alistamento militar para trabalhadores do gênero masculino com mais de 18 anos;
  • exame médico admissional (a empresa dará uma carta de encaminhamento para que o funcionário possa realizar o exame);
  • certidão de nascimento ou casamento e declaração de dependentes;
  • registro profissional emitido pelo órgão de classe;
  • cópia do título de eleitor para empregados com mais de 18 anos;
  • cópia do RG e do CPF;
  • cópia do comprovante de escolaridade;
  • inscrição no Programa de Integração Social (PIS);
  • comprovante de residência;
  • foto 3×4.

Outros documentos poderão ser solicitados dependendo do cargo ou função a ser exercida pelo empregado. No momento da contratação a empresa não pode solicitar do colaborador certidões de ausência de processo trabalhista ou negativas de débito em cartórios de protesto, informações sobre antecedentes criminais (“folha corrida”), testes de gravidez, esterilização ou exames de HIV.

Também é proibido a exigência de experiência prévia superior a seis meses no mesmo tipo de atividade.

Registro de empregado

É dever da empresa manter em arquivo uma ficha de registro do empregado. Nela, devem constar todos os dados do colaborador. O registro deve ser efetuado antes do início da prestação de serviço e precisa permanecer no local da prestação de serviço, de forma que estejam sempre à disposição da fiscalização.

As únicas empresas que podem centralizar os registros dos seus empregados são aquelas que atuam com a prestação de serviços. Nesse caso, os registros podem ficar na sede da empresa. No entanto, deverão fornecer aos colaboradores crachá contendo nome completo, data de admissão, número do PIS/PASEP, horário de trabalho e função.

Contrato de trabalho

O contrato de trabalho é definido pela CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) como  um acordo tácito ou expresso correspondente à relação de emprego. Conforme estabelecido pela legislação, ele deve conter, obrigatoriamente, os seguintes requisitos:

  • informações completas das partes (empresa e colaborador);
  • modalidade do contrato: por tempo determinado ou indeterminado, prestação de serviço contínua ou intermitente;
  • data de início e fim caso o contrato seja determinado;
  • salário e benefício pagos pelos serviços prestados;
  • jornada semanal e expediente;
  • descanso semanal remunerado e repouso entre as jornadas;
  • cargo e função desempenhadas pelo colaborador;
  • data de admissão.

Além das informações citadas anteriormente, o contrato de trabalho deve ter cláusulas específicas que estipulem pontos como:

  • prorrogação da jornada de trabalho;
  • autorização para descontos salariais em decorrência de eventuais benefícios;
  • exercício de outras atividades;
  • possibilidade de viagens;
  • possibilidade de transferência de local de trabalho; 
  • prorrogação do contrato por tempo determinado;
  • vinculação ao regulamento interno da empresa;
  • eventuais mudanças de horário;
  • eleição de foro competente em caso de ação trabalhista. 

O  contrato de trabalho deve ser elaborado pela empresa. Todas as suas cláusulas devem observar a legislação trabalhista e as convenções coletivas. Por fim, ele deve ser assinado por ambas as partes e mais duas testemunhas. A sua impressão deverá ser feita em duas vias. Cada uma delas será entregue para uma das partes.

Carteira de trabalho (CTPS)

As informações especificadas no contrato de trabalho agora devem ser registradas na carteira de trabalho, incluindo benefícios, que devem constar na página de observações.

O preenchimento precisa ser feito em até 48 horas, prazo máximo que a empresa tem para reter a carteira de trabalho do colaborador.

Exame admissional: contratação de funcionários

É fundamental que o trabalhador realize o exame admissional antes de iniciar em um novo serviço. É o médico trabalhista que vai atestar que o colaborador está em condições para exercer as funções de seu cargo na empresa.

O processo é simples: a empresa entrega ao colaborador uma carta de encaminhamento para a clínica de saúde ocupacional que possuir vínculo. O colaborador deverá entregar a carta e passar por uma consulta médica que vai avaliar se ele está apto ou não para o cargo em questão. 

Tanto em caso de resultado positivo quanto em caso de resultado negativo, será entregue ao colaborador duas vias do seu exame. O colaborador deverá entregar uma cópia para a empresa e ficar com a outra.

A função do exame admissional é garantir não só a tranquilidade do trabalhador, por saber que está com a saúde em dia, mas também a da empresa, que terá a certeza de que contratou um profissional com boas condições de saúde e pronto para exercer as funções exigidas.

Gostou do conteúdo? Este artigo  sobre checklist de admissão para contratação de funcionários foi criado pela equipe da Central do Franqueado.