Certidões trabalhistas: entenda o que são e como emiti-las [Guia 2020]

As certidões trabalhistas são documentos que servem para comprovar o estado legal da sua empresa. Dentre os pontos que abordam, elas comprovam ou não a ausência de dívidas trabalhistas, ações judiciais etc.

As certidões trabalhistas são documentos importantes para ajudar a manter as empresas organizadas. Questões tributárias, jurídicas e até mesmo trabalhistas são uma verdadeira dor de cabeça, não importa o nicho do negócio.

Apesar da tendência nacional de queda do número de processos trabalhistas, ainda é importante ter em conta que lidar com esse tipo de questão legal é algo praticamente inevitável para qualquer empresa.

Eventualmente surge a necessidade de responder a algum processo, mesmo que esteja tudo em dias. Um dos principais motivos é a gestão do controle de ponto, as famigeradas horas extras.

Independentemente do motivo, é importante saber tudo sobre as certidões trabalhistas. Por isso, continue lendo este texto.

Falaremos sobre o que são as certidões trabalhistas, o processo para emiti-las e diversos outros pormenores importantes sobre esse assunto. Vamos lá?

Neste artigo abordaremos os seguintes tópicos:

O que são as certidões trabalhistas?

O que são as certidões trabalhistas?

A certidão trabalhista é um item necessário por conta dos próprios processos trabalhistas

Estes, por sua vez, são uma forma válida de resolução de conflitos que garantem que o trabalhador tenha os seus direitos respeitados.

Sempre que o colaborador estiver em uma situação que o prejudica (e está prevista na Constituição Federal ou na Consolidação das Leis do Trabalho — CLT), o interessado poderá mover uma ação na justiça.

Um processo trabalhista é um processo complexo e conta com diversas etapas. Entre elas, podemos destacar as seguintes:

  • audiência;
  • sentença;
  • recurso; 
  • liquidação da sentença e executado.

A Vara do Trabalho mais próxima da região é a responsável por receber e julgar o processo trabalhista. Não somente, também é responsável por julgar — em primeira instância — a ação movida.

Digamos que a empresa ganhe a causa e o funcionário não esteja satisfeito. Ao recorrer dessa decisão, o caso segue para a segunda instância da justiça do trabalho.

É justamente quando os recursos começam a aparecer e o processo começa a ser movido de um lado para o outro que se torna difícil acompanhar o andamento da ação.

Ademais, toda essa movimentação leva tempo. Muito mais tempo do que você está imaginando agora. 

Para um processo jurídico ser reconhecido em primeira instância e passar para a fase de execução são mais de 1700 dias.

E aqui estamos levando em conta, claro, que nenhum recurso surgiu no meio do caminho.

Do ponto de vista organizacional, isso é uma completa bagunça. A empresa precisa ter ciência de tudo o que está acontecendo e ainda responder todas as demandas a tempo.

É aqui que entra o papel das certidões trabalhistas! Elas são responsáveis por simplesmente declarar se a empresa (ou pessoa física) tem ou não ações na justiça brasileira.

Apesar de não informarem em que passo está o processo, as certidões trabalhistas são importantes, também, por outros motivos.

O mais importante dentre eles é comprovar que a empresa não está sendo alvo de nenhum processo trabalhistas. 

Por exemplo, se a organização é proprietária de um imóvel e pretende vendê-lo, o comprador pode, sim, exigir essa documentação. 

Isso porque um veredito em meio a essa negociação pode bloquear os bens da empresa e gerar algum tipo de prejuízo.

Além disso, poder comprovar que não existe nenhum tipo de ação trabalhista sendo movida contra a empresa no mercado gera um certo status.

Quer ser o tipo de empresa que os talentos brigam para trabalhar? É importante manter essa taxa de processos trabalhistas baixa ou inexistente.

Talvez você também goste dos seguintes artigos:
👉 Reforma Trabalhista: conheça as mudanças da nova CLT
👉 Downsizing: entenda os detalhes desse conceito
👉 Afinal, o que são as rotinas administrativas? 

Quais órgãos podem emitir?

Quais órgãos podem emitir?

Agora que você já sabe o que é, precisamos falar sobre onde emitir uma certidão trabalhista.

Esse é um processo muito simples graças ao sistema que foi desenvolvido pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB).

O sistema de que estamos falando é o Processo Judicial Eletrônico (PJe) que existe desde 2011. 

O objetivo do PJe é permitir a prática dos atos processuais e também facilitar o acompanhamento da ação.

Sendo assim, todos têm acesso à informação de forma simples e descomplicada. Só é necessário ter o CNPJ (ou CPF) e realizar a pesquisa direto no sistema do PJe.

Como pesquisar se uma empresa tem processos trabalhistas?

Como pesquisar se uma empresa tem processos trabalhistas?

Agora ensinaremos a pesquisar se uma empresa tem algum processo trabalhista em andamento. 

Dessa forma, você pode fazer a pesquisa para o seu negócio ou qualquer outro que queira se associar.

É possível fazer essa pesquisa diretamente no site do Tribunal Regional do Trabalho (TRT). Basta coletar alguns dados e seguir os passos descritos na página. 

Contudo, tenha atenção: pode acontecer de o processo ainda não ter sido digitalizado. 

Felizmente, ainda é possível saber se existe algum processo e a que passo ele está mesmo antes de sua digitalização.

Também é interessante ter em mente se o processo está em primeira ou segunda instância. Isso porque a plataforma do tribunal os diferencia. Contudo, caso não saiba, é possível simplesmente pesquisar nas duas opções.

Como curiosidade, o processo vai para segunda instância quando alguma das partes recorre à decisão do juíz. 

A cada vez que os interessados recorrem, o processo vai subindo até o Tribunal Superior do Trabalho, a instância de maior poder nesse assunto aqui no Brasil.

Ao entrar no site do TRT você já encontrará uma barra de pesquisa na parte superior do site. Mas isso é caso você já tenha os dados de pesquisa.

Outra opção para pesquisar se uma empresa tem algum processo trabalhista é a seguinte:

  1. acesse o site do TRT (basta clicar no link acima);
  2. encontre a opção PJe no menu;
  3. selecione, então, Consulta Processual;
  4. escolha se se trata de processo físico ou eletrônico;
  5. insira o CNPJ da empresa e pesquise.

A plataforma retornará com todos os dados referentes ao CNPJ que você inseriu na pesquisa, caso existam processos. 

Se a empresa estiver com todas as suas responsabilidades em dia, certamente não haverá nenhum resultado.

Quais são as principais certidões trabalhistas?

Quais são as principais certidões trabalhistas?

Passamos pela utilidade das certidões trabalhistas e como obtê-las utilizando os sistemas online disponibilizados pela justiça do trabalho brasileira. Agora falaremos sobre as próprias certidões.

As principais certidões trabalhistas são duas:

  • Certidão de Feitos Trabalhistas;
  • Certidão Negativas de Débitos Trabalhistas.

As duas certidões são os principais documentos utilizados pelas empresas para comprovar a sua situação legal.

Não precisa se assustar, explicaremos o que cada um desses termos quer dizer logo em seguida.

Entendendo a Certidão de Feitos Trabalhistas

A Certidão de Feitos Trabalhistas elenca todos os processos que envolvem uma empresa ou pessoa física no período de tempo analisado.

A sua função é tão somente atestar a existência ou inexistência de ações trabalhistas em nome da empresa (ou pessoa física) através de um documento utilizado.

A emissão da Certidão de Feitos Trabalhistas é feita da seguinte maneira:

  1. acesse o site do TST;
  2. no menu superior, clique na opção “Serviços”;
  3. no menu suspenso, selecione “Certidões” e depois a opção “Certidões de Feitos Trabalhistas”;
  4. clique em emitir para gerar um novo certificado;
  5. insira a raiz do CNPJ e clique em “Emitir”.

Somente isso é suficiente para ter acesso à Certidão de Feitos Trabalhistas. Vale ressaltar que esse era um processo antes pago, por volta de R$ 5,50 por página.

Hoje em dia, esse é um processo feito totalmente online e que não gera nenhum tipo de cobrança.

Entendendo a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

Do outro lado da moeda encontramos a Certidão Negativa. Ela atesta que a empresa não tem débitos trabalhistas, ou seja, não foi determinado por um juíz que a empresa pagasse por nenhum descaso trabalhista. 

Essa informação fica salva no banco de dados governamental chamado de Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT). 

O nome certamente levanta a fama de um clube do qual você não quer participar, não é mesmo?

Brincadeiras à parte, a instituição foi criada pela ex-presidente Dilma Rousseff a fim de identificar com maior clareza as empresas que têm ou não dívidas trabalhistas. Falaremos mais à frente sobre a importância dessa certidão.

Como emitir a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas?

A emissão dessa certidão é bastante simples. Basta ter em mãos os dados da empresa e ir até o site do TST. 

O passo a passo da emissão da Certidão Negativa é o seguinte:

  1. acesse o site do TST;
  2. no menu superior, clique na opção “Serviços”;
  3. no menu suspenso, selecione “Certidões” e depois a opção “Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas”;
  4. clique em “Emitir Certidão”;
  5. insira o CNPJ da empresa e pronto!

Os passos são bem fáceis e essa certidão é completamente gratuita. Bem simples para empresas que estão em dia com as demandas trabalhistas, não é?

Qual é a importância da Certidão Negativa Trabalhista?

Até agora falamos que a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas é uma forma legal de provar que a sua empresa não foi condenada judicialmente a pagar multas por questões trabalhistas.

Esse documento é importante para empresas que desejam candidatar-se a processos de licitação pública

Conforme determina o edital, qualquer irregularidade pode eliminá-las da disputa. Mas a importância desse documento não para por aí.

A Certidão Negativa também é capaz de afetar um negócio em diversos pontos. Um dos principais é na negociação de parcerias com outras organizações. Afinal, é necessário evitar o envolvimento com empresas com histórico negativo.

Como, hoje em dia, esse certificado pode ser emitido online, o problema é bem menor. Contudo, é importante garantir que todos os dados estão disponíveis e — ainda mais importante — corretos.

Sendo assim, a nossa recomendação é que verifique os dados a cada 180 dias, que é o prazo de validade da Certidão Negativa.

Vale salientar que esse documento não substitui a Certificação de Ações Trabalhistas. A Certidão Negativa somente vale para dívidas, tenha isso fixado em sua cabeça!

Quando falamos sobre ações trabalhistas, é implicado qualquer tipo de movimentação da justiça do trabalho contra a dita empresa.

O INSS também pode emitir a Certidão Negativa

O INSS também pode emitir a Certidão Negativa

Muitas pessoas levantam a sobrancelha ao saber que o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), um órgão completamente voltado a garantir que o trabalhador tenha seguridade social, também emite a Certidão Negativa.

O INSS não foge muito do seu objetivo principal, a certidão negativa emitida por este órgão diz respeito ao pagamento dos benefícios ligados à Previdência Social e é conhecida como Certidão Negativa de Débito ou CND.

É uma espécie de atestado de regularidade muito necessário. Afinal, estar em dias com todos os benefícios dos colaboradores é uma tarefa difícil, especialmente se a empresa não conta com sistemas modernos de controle da jornada. 

Mas é importante ter atenção a um ponto: a CND passou por algumas reformas devido à intensa burocracia, algo que os brasileiros já estão muito acostumados.

Para diminuir a papelada, o governo acabou com a certidão do INSS e a unificou à certidão emitida pela Secretaria da Receita Federal e pela Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (PGFN).

Sendo assim, hoje a CND representa uma negativa à presença tanto de dívidas junto ao INSS quanto aos órgãos fiscais do Brasil. 

Tudo isso agora está presente em uma única certidão! Certamente é uma forma muito interessante de facilitar a vida dos gestores.

Sendo assim, esse documento também pode ser chamado de Certidão Negativa de Débitos Federais.

A emissão da CND é tão simples quanto os demais documentos de que falamos aqui neste texto. Basta seguir o passo a passo abaixo:

  1. Entre no site da Receita Federal (ou clique aqui);
  2. Insira o CNPJ da empresa que deseja consultar;
  3. Clique em “Consultar”.

Entenda o papel do Banco Nacional de Devedores Trabalhistas 

Papel do Banco Nacional de Devedores Trabalhistas

Se você, assim como nós, também tem curiosidade para saber como as coisas funcionam, aqui vai um pouco sobre o papel do Banco Nacional de Devedores Trabalhistas.

A princípio, o BNDT é um órgão com função de inteligência e transparência. O principal objetivo desse banco é servir como um cadastro de empresas e pessoas físicas que têm dívidas trabalhistas — daí a transparência.

O que o BNDT faz é receber os dados dos Tribunais Regionais do Trabalho de todo o país, garantindo o fácil acesso a todas essas informações.

Essa parte do texto é especialmente importante para empresas que disputam ou desejam disputar processos de licitação. 

Isso se dá porque, junto à criação desse órgão, também foi instaurada a necessidade de apresentar os certificados trabalhistas para participar das licitações públicas.

Esses dados podem ser acessados por qualquer pessoa que tenha o CNPJ da empresa através do site do TST. 

Caso não tenha lido essa parte do texto, fizemos um passo a passo para a emissão das certidões. Acompanhe!

como emitir certidões trabalistas

E quais são as certidões estaduais?

quais são as certidões estaduais?

Até o momento só falamos sobre as certidões de âmbito federal. Contudo, as certidões negativas podem ser de âmbito nacional ou estadual, e é importante saber diferenciá-las.

O nome dessa certidão varia de estado para estado, sendo assim, é importante acessar o site do seu governo para verificar essa informação. 

Apesar da diferença do nome, não há distinção quanto a função desse documento. Em qualquer lugar do Brasil, a “certidão negativa estadual” terá o papel de atestar a regularidade fiscal da empresa.

O estado é responsável por coletar uma enorme quantidade de impostos, alguns deles são os:

  • ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias);
  • IPVA (Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores);
  • ITCMD (Imposto sobre a Transmissão Causa Mortis e Doação).

Mesmo tendo uma função tão importante, a certidão estadual não é muito utilizada no âmbito nacional. 

Movimentações como compra ou venda de imóveis, disputa de licitações etc. dependem dessa documentação.

Ela também atesta que a empresa não tem pendências cadastrais, mais um enorme motivo burocrático para correr atrás dessas certidões trabalhistas.

Como ficar longe dos processos trabalhistas? Alguns conselhos do Tangerino

Como ficar longe dos processos trabalhistas

Para evitar processos trabalhistas, a empresa deve “andar na linha”, qualquer outra forma é sofrer por antecipação.

Claro, erros acontecem em qualquer lugar. Mas, quanto isso, a melhor forma é assumir as consequências e lidar com a situação com o máximo de honestidade possível.

Contudo, existem diversas formas de evitar que a sua empresa caia nessas armadilhas, uma das mais importantes é contar com a tecnologia.

Você sabia que o principal motivo de causas trabalhistas são falhas na gestão de atividades e registro de horas extras?

Para resolver isso é necessário ter um profundo conhecimento a respeito das atividades que serão desempenhadas — uma demanda válida para o setor de RH.

Outra possível solução é modernizar o seu sistema de controle de jornada de trabalho.

Contar com um aplicativo de ponto moderno ajuda a equipe do RH e do Departamento Pessoal a trabalhar sem erros. Essa solução é um ótimo ponto de partida para ter uma gestão mais organizada.

Assim, é possível ter o controle fino das horas extras trabalhadas e não precisar se preocupar com judicialização. Afinal, é possível bater o ponto usando um smartphone, em qualquer lugar e a qualquer hora.

Muito melhor e mais prático que o sistema de planilhas, não é mesmo? Não somente, o risco de fraude é nulo!

Esses pequenos ajustes têm um gigantesco impacto no dia a dia da sua empresa e pode colaborar para que ela fique longe dos tribunais, o que é um excelente bônus.

Se você ainda não estiver convencido da eficácia do controle de ponto para reduzir os processos trabalhas, confira o vídeo que preparamos.

Esperamos que tenha entendido a importância das certidões trabalhistas e por que é importante evitar as ações judiciais. 

Para ajudar as empresas, temos a solução supermoderna que o Tangerino desenvolveu. Você nunca mais terá problemas com o controle de ponto do seu negócio.

Venha testar a nossa ferramenta por 14 dias. Você não paga nada por isso e tem um gostinho de como é contar com o app Tangerino na sua empresa!

teste grátis 14 dias

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado.