Carteira de Trabalho Digital: tudo o que você precisa saber

A Carteira de Trabalho Digital substitui o documento de papel. Entre suas vantagens estão a redução da burocracia enfrentada pelo RH e facilidade de acesso do trabalhador a seus dados contratuais.

Quantas vezes você já ouviu alguém pontuar que, no Brasil, os processos são muito burocráticos e que mudanças demoram a acontecer? Nessa realidade, se a Carteira de Trabalho Digital chegou é porque não dá mais para conter o avanço tecnológico e os seus benefícios.

A digitalização, processo que passa as informações do meio analógico para o digital, já não é novidade. Enquanto algumas empresas ainda estão começando a se adaptar, outras já caminham dando passos mais largos para abraçar as novas soluções.

Com a Carteira de Trabalho Digital se tornando realidade, porém, não resta opção a empregadores e profissionais do setor de Recursos Humanos (RH) senão se adaptar. Para ajudar, fizemos este post com tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Confira!

Aproveite ao máximo a leitura usando o nosso índice para navegar pelo conteúdo e entender como a Carteira de Trabalho Digital funciona.

Como surgiu a Carteira de Trabalho Digital

Carteira de trabalho digital

Como você já deve imaginar, a Carteira de Trabalho Digital é a versão digitalizada do documento dos empregados, de uso obrigatório nas relações de trabalho que seguem as regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Para evitar quaisquer dúvidas, é importante esclarecer que não se trata de uma versão escaneada da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) de papel. Na verdade, falamos de um equivalente eletrônico a ser utilizado para identificar o trabalhador e registrar seus vínculos profissionais.

Foi a publicação da Portaria n° 1.065, em 23 de setembro de 2019 que oficializou o uso da Carteira de Trabalho Digital em substituição ao documento físico.

Recapitulando: o que é Carteira de Trabalho

A Carteira de Trabalho e Previdência Social foi criada a partir do Decreto-lei nº 926, de 10 de outubro de 1969. Ela é um documento obrigatório para todas as pessoas que, em algum momento da vida, venham a prestar algum serviço, seja no comércio, na indústria, na agricultura, na pecuária ou mesmo empregados domésticos

Nesse documento são feitas anotações que reproduzem a vida funcional daquele trabalhador. É por meio da CTPS que os empregados têm acesso aos seus direitos trabalhistas, como FGTS, INSS, seguro-desemprego etc. 

O que diz a legislação sobre a CTPS

Além do que já mencionamos sobre a importância e a função da CTPS, a CLT determina algumas normas relativas à Carteira de Trabalho, todas previstas no artigo 29.

Com o tempo, esse documento sofreu algumas mudanças, principalmente com a nova Lei da Liberdade Econômica. Agora, o novo prazo para as empresas preencherem as informações necessárias é de cinco dias úteis.

Confira, abaixo, o texto na íntegra para não deixar nenhuma dúvida.

Art. 29 – O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

§ 2º – As anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social serão feitas: 

a) na data-base; 

b) a qualquer tempo, por solicitação do trabalhador; 

c) no caso de rescisão contratual; 

d) necessidade de comprovação perante a Previdência Social.”

Contudo, apesar do prazo de cinco dias, o trabalhador deve ter acesso a todas as informações da CTPS em até 48 horas a partir da sua anotação.

Precisamos explicar que essa mudança aconteceu em razão da já citada Lei da Liberdade Econômica. Com a desburocratização de alguns processos, certos pontos relativos a jornada de trabalho, registro de ponto e obrigatoriedade do eSocial foram alterados.

Quais os problemas da Carteira de Trabalho impressa

Quais os problemas da Carteira de Trabalho impressa

O modelo impresso da CTPS, como você deve saber, é bem limitado se pararmos para pensar. Quantas pessoas já precisaram solicitar uma nova via porque não dispunham de espaço para novas anotações? 

Além disso, embora seja um caso grave, é muito comum que os trabalhadores percam o documento e, consequentemente, todos os registros ali contidos. 

Para evitar esses problemas surgiu a proposta de um modelo online. Agora, os profissionais podem tê-la sempre à mão, de forma prática e organizada. E a vantagem também é percebida do ponto de vista do contratante.

Para que serve a Carteira de Trabalho Digital

De acordo com o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), a mudança tem por objetivo “modernizar o acesso às informações da vida laboral do trabalhador”, o que traz benefícios tanto para os empregados quanto para os empregadores ― como veremos adiante.

Sabendo que a CTPS digital foi criada para ser utilizada no lugar da CTPS de papel, é natural concluir que o documento, mesmo em seu novo formato, tem a mesma serventia que já sabemos.

Ainda em 1932, o documento era chamado de Carteira Profissional, recebendo o nome de Carteira de Trabalho e Previdência Social, nos moldes que conhecemos hoje, em 1969, com a publicação do decreto n° 926.

Desde então, as principais finalidades da CTPS, que se aplicam à nova Carteira de Trabalho Digital, são:

  • regulamentar o trabalho ou emprego de cada cidadão;
  • apresentar informações sobre a jornada de trabalho, funções e outros pontos do contrato;
  • garantir que o trabalhador tenha acesso ao seguro-desemprego, ao FGTS e a outros benefícios previdenciários.

Se quiser saber mais sobre o assunto, assista o RH em Pauta sobre a CTPS Digital:

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E como fica a Carteira de Trabalho de papel?

As Carteiras de Trabalho de papel, ou seja, a versão física do documento, ainda têm uso permitido. O governo, inclusive, orienta que os trabalhadores não se desfaçam dos documentos, porque podem precisar dele mesmo habilitando a versão digital.

Um exemplo disso está atrelado ao fato de que as empresas que ainda não usam o eSocial vão seguir fazendo o registro de seus funcionários em CTPS física. Isso porque a nova Carteira de Trabalho Digital é alimentada com as informações que os empregadores enviam ao eSocial.

Ainda, o governo informa que, por lei, a Carteira de Trabalho física deve ser utilizada também nas seguintes situações:

  • dados já anotados referentes aos vínculos antigos;
  • anotações relativas a contratos vigentes na data da publicação da Portaria em relação aos fatos ocorridos até então (daqui pra frente, todas as anotações relativas ao novos fatos serão feitas apenas eletronicamente).

Quem tem direito à Carteira de Trabalho Digital?

Todos os trabalhadores brasileiros e estrangeiros com CPF têm direito à nova Carteira de Trabalho Digital.

Quando uma nova CTPS precisar ser emitida, a determinação é de que o processo seja feito, preferencialmente, em meio eletrônico, dando origem a uma Carteira de Trabalho Digital.

Trabalhadores que já têm a sua CTPS de papel também já contam com uma versão previamente emitida do documento digital. O governo federal se responsabilizou por isso e, uma vez que desejarem ou precisarem, tudo o que os trabalhadores precisam fazer é solicitar que o documento seja habilitado gratuitamente.

Como fazer a Carteira de Trabalho online

Antes de acessar a Carteira de Trabalho Digital, é preciso habilitá-la. O processo é muito simples e está descrito no passo a passo abaixo:

1. acessar o site https://servicos.mte.gov.br e seguir para as opções “quero me cadastrar” ou “já tenho cadastro”;

2. caso já tenha a senha do acesso.gov.br, no Sine Fácil ou no Meu INSS, clicar em “já tenho cadastro”, informar o CPF e dar sequência ao processo para digitar a senha em questão.

Caso não tenha senha, clicar em “quero me cadastrar” e preencher o formulário informando CPF, nome completo, telefone para contato e e-mail. Em seguida, é preciso passar pela autenticação clicando em “não sou um robô” e “eu aceito os termos de uso”;

3. na sequência, estará uma tela que mostra opções de acesso à “Informações pessoais” e à “Carteira de Trabalho Digital”.

Selecionar a segunda opção para conferir as últimas anotações do atual emprego, assim como todos os contratos de trabalho formais anteriores. Convém clicar em “detalhar”, em cada contrato, para conferir se há algum erro nas informações registradas.

Quanto a isso, manter consigo a Carteira de Trabalho física é importante caso seja necessário comprovar algum equívoco e solicitar alteração nos registros da CTPS digital.

Caso o trabalhador tenha perdido sua carteira de papel, pode habilitar a CTPS digital sem qualquer problema. Basta seguir os passos apresentados.

Ainda, se o trabalhador enfrentar algum problema e não conseguir gerar sua senha de acesso, deve buscar ajuda. Para tanto, basta recorrer ao seu banco, a terminais de autoatendimento da Caixa Econômica ou do Banco do Brasil ou, ainda, à unidade mais próxima do Ministério da Economia.

Como funciona e quais as vantagens da Carteira de Trabalho Digital

Como funciona a Carteira de Trabalho Digital

A Carteira Digital, como vimos, pode ser acessada por meio do site e também pelo aplicativo CTPS Digital ― que pode ser instalado em dispositivos móveis.

Por si só, essa diferença com relação à CTPS de papel apresenta uma interessante vantagem: a de permitir que os trabalhadores tenham acesso à sua Carteira de Trabalho basicamente a qualquer momento e de qualquer lugar. Para que isso ocorra, basta ter um smartphone com acesso à internet.

[infográfico] vantangens da carteira de trabalho digital ctps

Onde baixar a Carteira de Trabalho Digital

Pelo endereço www.gov.br/trabalho ou pelo app, o trabalhador pode acompanhar facilmente, sempre que desejar, as anotações e atualizações feitas em sua Carteira de Trabalho.

Para fazer o download do app, basta acessar a loja de aplicativos da Apple ou o Google Play Store e fazer o login com os passos que nós ensinamos anteriormente.

É interessante que se saiba que a Carteira de Trabalho Digital tem como única identificação o número do Certificado de Pessoa Física (CPF). Sendo assim, essa é a única informação de que as empresas precisam para fazer anotações nas Carteiras de Trabalho de seus funcionários.

Quanto a isso, a já referida Portaria n° 1.065 apresenta o seguinte texto:

Parágrafo único. A Carteira de Trabalho Digital terá como identificação única o número de inscrição do trabalhador no CPF.

Art. 4º Para a habilitação da Carteira de Trabalho Digital é necessária a criação de uma conta de acesso por meio da página eletrônica: acesso.gov.br”.

O que muda para os trabalhadores?

Apenas para deixar tudo às claras, convém reiterar que com a nova Carteira de Trabalho Digital, os trabalhadores já não precisam apresentar o documento de papel.

Além disso, caso desejem, os trabalhadores podem baixar sua Carteira Digital de Trabalho para conseguir acessar sua última versão mesmo sem conexão de internet. Nesse caso, basta ter em mente que quando o documento for atualizado, vai ser preciso baixar a versão correspondente do PDF.

Outra opção existente é a de imprimir o PDF da CTPS digital em sua totalidade ou selecionando partes que, por algum motivo, sejam mais úteis.

Em todo caso, ao serem contratados para um trabalho ou emprego, basta aos trabalhadores informar seu CPF. Assim, ninguém vai precisar decorar o número da CTPS para garantir acesso ao documento digital.

Com isso, o registro da experiência profissional formal é feito de forma mais simples, sendo os dados do trabalhador e da atividade exercida lançados digitalmente no sistema da CTPS Digital.

Após 48 horas do lançamento de dados ao eSocial realizado pelo empregador, o trabalhador já tem acesso às informações atualizadas na Carteira de Trabalho Digital sobre seu novo contrato.

O que muda para os empregadores?

Como mencionado, a Carteira de Trabalho Digital utiliza os dados que as empresas enviam ao eSocial. Sendo assim, em uma nova contração por parte da empresa, o RH não precisa fazer qualquer anotação no documento de papel e nem lançar dados na CTPS digital.

O motivo é que as informações enviadas ao eSocial serão automaticamente copiadas para a Carteira Digital. Como consequência, poupa-se tempo e diminui-se a burocracia no processo de admissão de funcionários.

Com isso, convém esclarecer também que não existe um sistema próprio da Carteira de Trabalho Digital. Por essa razão, a novidade está integralmente atrelada à adoção do eSocial.

É certo, porém, que com a mudança o RH precisa ter ainda mais atenção ao fazer o envio de dados ao eSocial para evitar erros. Parte das inconsistências nas informações pode ser corrigida automaticamente, considerando que os dados da CTPS digital são atualizados com frequência.

Caso o trabalhador identifique erros posteriores a setembro de 2019, porém, deve informar ao empregador para que o RH, por meio do eSocial, faça as correções necessárias.

Como acontece a atualização automática de dados na CTPS?

Atualmente, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) é responsável por atualizar o sistema que serve como base de dados para a Carteira de Trabalho Digital. Tal sistema, o Cadastro Nacional de Informações Sociais, é chamado de CNIS.

Tais atualizações são feitas quando o usuário abre requerimento para algum benefício do INSS. Assim, garante-se que os dados utilizados para preencher e atualizar a Carteira Digital sejam os mesmos usados pelo INSS para conceder os benefícios requeridos.

Manter a carteira de papel e outros documentos do período anterior à CTPS digital é interessante ao trabalhador porque, caso alguma atualização não seja feita ou esteja equivocada, é necessário apresentar provas documentais para pedir que correções sejam feitas.

Como assinar a Carteira de Trabalho Digital?

Uma dúvida comum entre trabalhadores, empregadores e profissionais do RH é entender como acontece a assinatura da Carteira de Trabalho Digital. Vamos ao que deve ser feito!

Quando a empresa contratar um novo funcionário, o RH vai precisar lançar seus dados no eSocial antes do início das atividades profissionais. Para tanto, deve enviar pela plataforma o evento S-2200 referente ao Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador.

Caso o RH ainda não tenha à disposição todas as informações necessárias, pode enviar ao eSocial o evento S-2190 referente à Admissão Preliminar, uma opção mais simples. Entretanto, é preciso ter em mente que tão logo os demais dados do funcionário estejam à disposição, é preciso enviá-los.

Isso porque, com base nas informações compartilhadas pelo governo, é o preenchimento mais completo proposto pelo evento S-2200 que vai equivaler à assinatura da Carteira de Trabalho.

Prazo para a atualização de dados na CTPS digital

Toda alteração no contrato do trabalhador deve ser informada pelo RH ao eSocial para que seja atualizada na Carteira de Trabalho Digital.

Quanto a isso, informações compartilhadas pelo governo federal indicam que a atualização de eventos como alteração de salário, férias ou rescisão contratual não serão exibidas imediatamente.

É importante que o RH saiba disso para evitar preocupações desnecessárias, inclusive por parte dos funcionários que devem ser orientados quanto a essa questão.

Os motivos para a demora na atualização desses eventos tem duas justificativas:

  1. o prazo para que a informação desses eventos seja feita pelo RH ao eSocial é até o dia 15 do mês seguinte ao seu acontecimento ― exceto no caso da rescisão de contrato cujo prazo é de 10 dias;
  2. há um tempo necessário para que a informação enviada ao eSocial seja processada e disponibilizada na CTPS Digital, algo que passa inclusive pela sua inclusão no CNIS.

A Carteira Digital pode ser usada como documento de identificação?

Outra dúvida é se a nova Carteira de Trabalho Digital pode ser usada como documento de identificação. A resposta é não.

A CTPS só tem validade como documento a ser utilizado para registro e acompanhamento do contrato de trabalho de cada cidadão.

Conclusão

Como qualquer mudança, a utilização da Carteira de Trabalho Digital demanda que trabalhadores e empregadores se adaptam à nova realidade. Gradativamente, empresas que ainda não aderiram ao eSocial deverão se integrar ao sistema seguindo o calendário apresentado pelo governo.

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