Cálculo da Folha de Pagamento: Tudo o que Você Precisa Saber!

O cálculo de folha de pagamento tem muitos detalhes e, por esse motivo, pode gerar grandes dúvidas nos funcionários responsáveis. É importante entender tudo que esse processo envolve para não cometer erros no controle de jornada e na remuneração.

Tempo de Leitura: 20 minutos

Última atualização em 19 de julho de 2021

Sem dúvida, o cálculo da folha de pagamento é indispensável quando falamos nas ocorrências mensais de cada um dos colaboradores de uma empresa.

Por ser uma tarefa recorrente — recebemos nossos holerites todos os meses — não nos damos conta da complexidade por trás do fechamento de uma folha de pagamento. Porém, basta perguntar para qualquer pessoa do RH para saber quão minucioso é esse trabalho.

São tantos detalhes que é comum nos perguntarmos se há maneiras mais rápidas e fáceis de fazer o cálculo da folha de pagamento online — o que já é uma realidade no mercado, como vamos explicar neste artigo.

Pensando em listar quais informações são essenciais para o fechamento da folha, criamos este superguia. Continue a leitura e veja como fazer uma folha de pagamento sem erros. Não vai perder, não é?

Você pode navegar pelo conteúdo através do menu abaixo:

O que é folha de pagamento?

Cálculo de folha de pagamento: tudo o que você precisa saber!

A folha de pagamento, também conhecida como holerite, é um documento mensal no qual estão todas as informações referentes ao valores pagos aos colaboradores, bem como as quantias descontadas. 

A função da folha de pagamento é servir como um demonstrativo aos gestores de quais custos incidem sobre a manutenção de um trabalhador. E, como estamos lidando com valores numéricos, dá para perceber a seriedade e importância dessa atividade, certo?

É nesse documento que estão as horas extras, as faltas e os atrasos, adicionais noturnos etc. Ou seja, tudo relacionado à jornada do trabalhador durante aquele período. 

Fazer o cálculo da folha de pagamento exige conhecimentos técnicos sobre leis trabalhistas, Recursos Humanos e contabilidade — já que envolve matemática financeira. 

Separamos estes conteúdos para você, confira:
👉 Folha de pagamento e eSocial: entenda a relação
👉 Veja o passo a passo para calcular o INSS na folha de pagamento
👉 Folha de pagamento: veja quais detalhes não podem ficar de fora
👉 Confira todos os adicionais em folha de pagamento e saiba como reduzir os gastos

Obrigatoriedade da folha de pagamento

Talvez você não saiba, mas elaborar a folha de pagamento é uma obrigação legal de todas as empresas. Isso quer dizer que a legislação exige que as organizações elaborem e emitam o documento para seus funcionários e prestadores de serviço.

De acordo com o artigo 225 do Decreto nº 3048/99:

As empresas sejam obrigadas a elaborar mensalmente a folha de pagamento e remuneração paga a todos os colaboradores pelos serviços prestados, sendo que uma via da respectiva folha deve ser guardada por cada uma das partes”.

Para fazer cumprir as determinações legais, é crucial adotar um sistema de gestão eficiente que ajude os setores responsáveis por essa atividade, evitando, assim, processos trabalhistas e complicações futuras.

Já ficou claro que fazer o cálculo da folha é uma grande responsabilidade, principalmente porque esse documento é uma espécie de histórico do colaborador. É um registro com função operacional, fiscal e contábil.

O trabalhador pode usar o documento como comprovante de renda para o financiamento de imóveis e veículos, por exemplo.

Ele é, inclusive, fundamental para dar entrada na aposentadoria, comprovando que a pessoa em questão contribuiu devidamente ao longo da vida. 

É por esses motivos (e tantos outros que não caberia aqui citar) que é crucial manter um sistema organizado e de fácil utilização.

Embora tenhamos frisado a importância desse documento, fazer efetivamente uma folha de pagamento não é uma tarefa tão difícil. É necessário, apenas, ter atenção às informações que precisam estar discriminadas. Vamos a elas?

Quais informações são obrigatórias na folha de pagamento?

Informações obrigatórias na folha de pagamento

Antes de mais nada, precisamos ter em mente que não existe um modelo predeterminado de folha de pagamento. Cada empresa cria e adota critérios específicos de acordo com suas especificidades e necessidades. 

Como não existe um modelo oficial a ser seguido, listamos algumas informações obrigatórias para que seu documento fique completo e padronizado:

  • nome completo do colaborador, seja ele empregado, prestador de serviço, autônomo etc.;
  • função, cargo ou serviços prestados;
  • frequência, incluindo faltas, atrasos e afastamentos;
  • descontos dos encargos sociais;
  • valor líquido a ser recebido pelo funcionário;
  • forma de pagamento e data em que o valor estará disponível.

Como classificar um funcionário?

Já vimos em outros conteúdos aqui no blog que as modalidades de trabalho têm evoluído conforme as estruturas sociais mudam e a tecnologia avança.

Por essa razão,é fundamental determinar na folha de pagamento qual é a classificação e a ocupação de cada pessoa. 

As regras para o cálculo variam de acordo com cada categoria, por isso é muito importante observar se o funcionário está registrado em sua devida função. Essa categoria, por sua vez, é regulamentada pelo que chamamos de Convenção Coletiva, que determina as normas para calcular os valores da folha.

Como analisar as horas trabalhadas?

Como listamos, a segunda etapa consiste em analisar e calcular as horas trabalhadas. Para isso, precisaremos dos registros da folha de ponto de cada funcionário. 

Na folha de ponto deverão estar as horas trabalhadas, horas extras, horas adicionais e descanso remunerado (se houver). 

Além disso, é crucial contabilizar as faltas durante o mês e se elas foram justificadas. Para fazer essa verificação, basta avaliar se houve entrega de atestado médico por parte do trabalhador para que a falta seja devidamente abonada.

Caso contrário, se não houver justificativa médica para a ausência, as horas deverão ser descontadas no pagamento bruto.

Aqui é necessário ter um cuidado especial: todas as informações precisam estar corretas para que o pagamento seja feito de acordo com a jornada cumprida pelo colaborador. E, para evitar erros, nada melhor que contar com um sistema de controle de ponto eficiente e preciso.

Feito isso, agora chegou o momento de tratarmos dos encargos sociais que incidem sobre a folha de pagamento. Acompanhe!

Principais descontos na folha de pagamento

Descontos na folha de pagamento

Saber tudo sobre folha de pagamento envolve conhecer os impostos e descontos mais praticados e que são previstos em lei.

Os benefícios legais, aqueles valores pagos aos colaboradores referentes a vale-transporte, vale-alimentação, contribuição sindical etc., também são deduzidos do salário e, por isso, devem aparecer discriminados na folha de pagamento. 

INSS

Antes de mais nada, é fundamental entendermos para que serve o INSS. Esse desconto é obrigatório e feito mensalmente do salário do colaborador e depositado na Previdência Social. Quando ele se aposentar ou precisar ser afastado por alguma doença, receberá de volta o montante recolhido.

Você não precisa saber de cabeça como fazer o cálculo do INSS na folha de pagamento, basta parametrizar o sistema, atualizando-o anualmente com os valores informados pelo Instituto Nacional da Previdência Social (INSS).

A contribuição previdenciária é descontada mensalmente sobre todos os vencimentos do funcionário. Quanto ao percentual, esse vai de acordo com os ganhos do funcionário, horas extras efetuadas, 13º salário e adicionais. 

Quando o trabalhador ganha mais que o teto estabelecido, é descontado o valor limite de acordo com a tabela da previdência. Essa tabela é divulgada pelo próprio INSS a cada início de ano.

O recolhimento do INSS é feito no mês de referência e o repasse da empresa acontece até o dia 15 do mês subsequente ao recolhimento. 

FGTS

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) não é descontado do trabalhador, pois se trata de uma obrigação da empresa. A alíquota a ser recolhida é de 2% sobre o salário bruto do jovem aprendiz e de 8% sobre o salário bruto de qualquer outro colaborador.

Por mais que não seja descontado ou creditado ao funcionário, o valor do FGTS recolhido deve sempre figurar no holerite, a título de conhecimento. As empresas devem efetuar o depósito até o dia 7 de cada mês.

Vale lembrar também que funcionários contratados que já sejam aposentados têm o direito de sacar o FGTS todos os meses, portanto, cabe à empresa fazer o devido recolhimento para garantir esse direito ao trabalhador.

Imposto de Renda Pessoa Física (IRRF)

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é um imposto obrigatório sobre o rendimento do colaborador, determinado pelo Governo Federal. 

A alíquota é calculada com base nos vencimentos de cada colaborador, respeitando-se a tabela divulgada pela Receita Federal anualmente. Dessa forma, nem todo trabalhador contará com esse desconto, já que depende do valor do seu salário.

Vale-refeição

Entre os benefícios concedidos pelas empresas está o vale-refeição, que se destina à alimentação do trabalhador em seu horário de almoço, janta ou intervalo.

Para todos os efeitos legais, o vale-refeição faz parte da remuneração do trabalhador desde que seja previsto em Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho, ou seja, mencionado no contrato de trabalho.

Do contrário, a empresa não é obrigada a conceder o benefício, porém, deve destinar um local apropriado para que os trabalhadores possam realizar suas refeições, sejam levadas de casa ou compradas em estabelecimentos comerciais.

Quando há o pagamento do benefício, o empregador pode cadastrar-se no PAT — Programa de Alimentação do Trabalhador e, assim, descontar até 20% do salário do colaborador a título de remuneração pela concessão do benefício.

Vale-transporte

Desde 1987 ficou estabelecido por lei que as empresas são obrigadas a conceder o benefício para todos os trabalhadores, independentemente da distância entre sua residência e o local de trabalho.

O vale-transporte concedido pela empresa deve, obrigatoriamente, ser descontado na folha de pagamento. A alíquota comumente usada é de 6% sobre o salário bruto, exceto se o valor total do benefício for menor do que esse percentual. Nesse caso, o valor integral do benefício é descontado em folha de pagamento.

Contribuição sindical 

Antes de falarmos sobre a contribuição sindical mensal e anual, vale a pena explicarmos como funciona esse tributo. 

Cada trabalhador, segundo nossa legislação, pertence a uma determinada categoria trabalhista, por isso ele é obrigado a contribuir com o sindicato que representa sua categoria.

A contribuição sindical permite que os trabalhadores tenham todos os seus direitos dispostos na Convenção Coletiva garantidos, inclusive os reajustes salariais. 

Contribuição mensal

Após a reforma trabalhista que entrou em vigor em novembro de 2017, esse desconto só é aplicado ao contracheque do trabalhador que opta pelo vínculo ao sindicato e autoriza o desconto. Assim, a empresa recolhe o valor da mensalidade integral e repassa à organização sindical.

Ou seja, só será cobrado aquele funcionário que se filiar ao sindicato de sua categoria. O valor é descontado mensalmente, e o valor é estipulado pela Convenção Coletiva de Trabalho. 

Contribuição sindical anual

Aqui, é obrigação da empresa realizar o recolhimento, sempre no contracheque do mês de março — para pagamento em guia de arrecadação até o último dia de abril. Quanto ao valor, é de um dia de trabalho do empregado, o mesmo que é descontado no holerite dele.

Contudo, a partir da reforma essa contribuição também passou a ser facultativa, cabendo ao trabalhador manifestar sua vontade e autorizar o desconto na folha de pagamento.

Faltas e atrasos

A empresa também pode descontar faltas e atrasos dos trabalhadores no cálculo da folha de pagamento, a fim de remunerá-los de forma adequada e também educá-los quanto à necessidade de cumprir com o que prevê o contrato de trabalho.

O desconto por atrasos é feito com base no salário-hora do trabalhador e proporcional à quantidade de minutos de ausência. Já as faltas injustificadas possuem um cálculo mais complexo, pois deve-se considerar a perda do descanso semanal remunerado (DSR).

Assim, se o trabalhador ganha R$ 2.000,00 e trabalha 22 dias, divide-se o salário pelo total de horas, descontando-se o dia não trabalhado mais um dia de DSR.

Calculadora do custo de colaborador

Adicionais e remunerações extras

O cálculo da folha de pagamento também compreende o lançamento de adicionais noturno, de insalubridade e periculosidade, além de pagamento de horas extras, premiações e comissões, entre outros.

Para entender melhor as diferenças entre insalubridade e periculosidade, confira este vídeo curtinho sobre o assunto:

Horas extras

O cálculo de horas extras deve ser feito com base na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria em que o colaborador está inserido. Isso significa que uma mesma empresa pode ser obrigada a remunerar as horas extras de dois trabalhadores de forma diferente.

Por exemplo: em uma indústria, o funcionário que atua na produção pode estar enquadrado em uma CCT diferente de quem trabalha no administrativo.

As CCTs também costumam diferenciar a remuneração de horas extras trabalhadas em dias de semana, sábados, domingos e feriados, a fim de compensar o trabalhador pelo tempo dedicado à empresa.

As horas extras realizadas em domingos e feriados são remuneradas em 100%, o que significa que o trabalhador ganha em dobro. As de sábado, costumam ser pagas com 50% a mais, enquanto as trabalhadas durante a semana podem ser remuneradas a 20% ou 30%, por exemplo.

Adicional noturno

Antes de tudo, é preciso deixar claro que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) classifica como expediente noturno apenas o período entre 22 horas e 5 horas da manhã seguinte.

Como se percebe, esse período compreende apenas 7 horas. Mas, como as horas noturnas são computadas a cada 52 minutos e 30 segundos, o período abrange 8 horas de trabalho na prática trabalhista.

Quanto ao percentual de adição, este é de 20% sobre a remuneração básica do empregado noturno.

Horas extras noturnas

Na hipótese de o funcionário não ter expediente noturno e trabalhar entre 22 e 5 horas, ele recebe ambos os adicionais: o noturno e o de hora extra. E os dois incidem apenas sobre o valor da hora, e separadamente.

Por exemplo: se o trabalhador recebe R$ 10 por hora, ele terá direito a mais R$ 2 pelo horário noturno e R$ 5 pelo expediente adicional. No fim das contas, são R$ 17 por hora trabalhada à noite e fora de expediente normal.

Descanso Semanal Remunerado (DSR)

O Descanso Semanal Remunerado (DSR) é um direito trabalhista e consiste em garantir ao trabalhador um dia de descanso na semana, no qual ele não precise realizar suas atividades, mas ainda seja remunerado

Para os mensalistas, o DSR já está incluso no salário básico. Já para os horistas, é necessário realizar um cálculo específico para pagar o descanso.

É simples: basta contar o número de domingos e feriados do mês, sendo que cada um vale 7,33 horas. Depois disso, multiplica-se as horas de DSR pelo valor da hora de trabalho do funcionário.

Se o mês contar com quatro domingos e um feriado, por exemplo, são 5 x 7,33 — o que resulta em 36,65 horas de descanso. Agora, multiplicando-as pelo salário do funcionário do nosso exemplo acima, o vencimento do DSR é de R$ 366,50.

DSR sobre horas extras

O descanso reflete sobre as horas extras, caso o trabalhador as tenha feito. Para chegar ao DSR sobre elas, o cálculo é o seguinte:

  • dividir o valor total gerado em horas extras pelo número de dias úteis do mês;
  • multiplicar o resultado obtido pelo número de domingos e feriados do período.

Para ficar mais claro, vejamos um exemplo com 10 horas extras em um mês de 24 dias úteis e 5 dias de DSR:

R$ 15 x 10 = R$ 150
R$ 150 ÷ 24 = R$ 6,25
R$ 6,25 x 5 = R$ 31,25

Salário-família

O salário-família é um benefício concedido às famílias de baixa renda que possuem filhos menores de 14 anos e obedece a uma tabela estipulada pelo INSS.

O trabalhador empregado em regime CLT deve solicitá-lo à empresa, enquanto o trabalhador avulso deve fazer o pedido junto ao sindicato ou órgão de classe ao qual está vinculado.

Beneficiários de aposentadoria por invalidez ou afastamento pelo INSS devem requisitar o salário-família junto a este mesmo órgão.

Férias

O cálculo de férias é feito com base no salário do trabalhador acrescido de um terço deste valor, chamado de adicional de férias. Nessa conta, o IRRF e o INSS incidem da mesma forma que no cálculo da folha de pagamento mensal.

O trabalhador pode optar por “vender” 10 dias de férias e receber o valor correspondente, que é chamado de abono pecuniário. Para entender como ele funciona, assista ao nosso vídeo:

13º salário

Por fim, o 13º salário é pago sempre nos dois últimos meses do ano, independentemente do tempo de contratação que o colaborador tem. Por isso, se ele tiver sido contratado após janeiro, deve receber o proporcional ao tempo de atividade na empresa.

A base de cálculo do 13º também é a remuneração-base, dividida em 12 partes. Assim, se o funcionário tiver oito meses de trabalho, por exemplo, vai receber a soma de oito frações.

E, para o empregador, há duas possibilidades de pagamento. Ele pode quitar, integralmente, até o dia 30 de novembro, ou pagar a primeira parcela nesse mesmo dia e a segunda até 20 de dezembro.

Para fazer o adiantamento do 13º salário, a empresa precisa:

  • verificar as horas extras trabalhadas pelo funcionário ao longo do ano;
  • fazer um levantamento da data de contratação do trabalhador.
  • calcular os descontos por falta ou afastamento;
  • programar o pagamento para não haver atrasos.

3 passos para preparar o cálculo da folha de pagamento

O cálculo da folha de pagamento começa muito antes das contas propriamente ditas. Exige organização e olhar detalhista por parte da equipe de gestão de pessoas, que deve estar atenta às movimentações de funcionários ao longo do mês.

1. Confira o registro de admissões e demissões

Uma rotina importante do RH no que tange à folha de pagamento é conferir se há novos colaboradores na empresa ou se alguém foi desligado. O envio equivocado de valores para quem já não faz mais parte da equipe pode gerar alguns contratempos desnecessários.

Da mesma forma, um novo colaborador que deixa de receber o salário porque ainda não está registrado no sistema da folha de pagamento pode se sentir insatisfeito e perceber a desorganização do setor.

Cabe também conferir se o colaborador que acaba de entrar está enquadrado na categoria correta, se os valores de adicionais noturno, de insalubridade e periculosidade correspondem aos informados na Convenção Coletiva de Trabalho e se a remuneração de horas extras também está configurada da forma correta.

O registro de benefícios, comissões e outras formas de remuneração também devem estar em dia para que não haja problemas no momento de rodar a folha de pagamento.

2. Faça o fechamento do controle de ponto

O registro de ponto é parte crucial do cálculo da folha de pagamento, pois é por meio deste controle que a equipe de gestão de pessoas sabe exatamente quantas horas foram trabalhadas por cada colaborador e se há necessidade de pagamento de horas extras ou  descontos por faltas e atrasos.

Nessa hora, um sistema de controle de ponto digital ou biométrico pode facilitar (e muito) todo o processo, pois você pode consolidar os dados em questão de minutos e agilizar o lançamento das informações na folha de pagamento.

A grande vantagem é que você não precisa esperar o fim do mês para fazer esse levantamento. Os dados são lançados no software de controle de ponto em tempo real e podem ser consultados a qualquer hora.

3. Consolide os benefícios e remunerações variáveis

Muitas empresas concedem benefícios diferenciados para os colaboradores, dependendo do desejo de adesão de cada um. Também existe a remuneração variável, aplicada a equipes de vendas, por exemplo.

Se a sua empresa trabalha desta maneira, é importante ter todos os dados atualizados para não realizar descontos indevidos no pagamento dos funcionários ou então deixar de descontar algo necessário.

A título de exemplo, podemos citar os descontos de vale-transporte e plano de saúde, bem como gastos em farmácias conveniadas ou adiantamentos salariais.

Exemplo de como calcular a folha de pagamento

Exemplo de como calcular a folha de pagamento

Bom, agora que já mostramos o que deve ser levado em conta antes de determinar a remuneração e quais descontos considerar, vamos mostrar na prática como realizar o cálculo da folha de pagamento

Para tanto, vamos usar o exemplo de um trabalhador que recebe R$3.000,00 e trabalha apenas um dia na semana, das 22h às 5h.

É necessário, portanto, incluir o adicional noturno no nosso cálculo. Se ele trabalha 8 horas, 4 dias no mês, terá um total de 32 horas noturnas trabalhadas.

Depois disso, precisamos descobrir quanto vale a hora desse trabalhador para, então, incluir o adicional. O cálculo para isso é bem simples, basta dividir o montante por 220, levando em conta, claro, quantas horas foram trabalhadas no mês. 

R$3.000,00 / 220 = R$ 13,63 por hora.

Aplicando os 20% sobre esse valor, temos 2,72, totalizando R$ 87,27, considerando 32 horas.

Agora é o momento de adicionar o DSR. Ele equivale ao adicional noturno (R$ 87,27) dividido pelos dias úteis do mês e multiplicado pelos dias não úteis. Considerando o mês de abril de 2020, seria o total de R$ 21,82. Dessa forma, o montante de recebimentos deve ser de R$ 3.109,09. 

Agora, vamos listar quais valores devem ser descontados da folha de pagamento desse trabalhador:

  • INSS: R$ 294,73 (alíquota de 12% na tabela em 04/2020);
  • Imposto de Renda: R$ 68,28;
  • Val- transporte: R$ 211,40;
  • remuneração funcionário: R$ 2.534,68.

Já que está por aqui, confira também os nossos materiais relacionados:
📚 Planilha de cálculo do adicional noturno
📚 Planilha de controle individual de ponto de funcionários
📚 [Teste] Qual o controle de ponto perfeito para a sua empresa?
📚 Manual do controle de ponto: tudo que você precisa saber para se garantir perante a lei

É possível automatizar o cálculo da folha de pagamento?

Como você viu, fazer o devido cálculo da folha de pagamento requer o levantamento de muitas informações, e fazer isso de forma eficiente e organizada pode ser um desafio para muitas empresas.

Embora estejamos na era da tecnologia, não é raro encontrar organizações que optam por realizar o cálculo da folha manualmente. 

Fazer o cálculo à mão é vantajoso?

Já que os salários variam de acordo com uma série de critérios, é impossível aplicar o mesmo cálculo para a empresa inteira. Porém, considerar todas as particularidades de cada contratação é uma atividade muito propícia a erros.

E, como você pôde perceber, qualquer erro no cálculo pode resultar em prejuízos para a empresa ou para o colaborador — nesse último caso dando brechas para processos trabalhistas.

Além disso, o setor encarregado de gerar a folha de pagamento à mão estará em um nível de sobrecarga elevadíssimo todos os meses.

Para solucionar esses problemas, talvez seja a hora de repensar o modelo usado na sua empresa e optar pela automatização.

Vale a pena automatizar a folha de pagamento?

Hoje em dia existem softwares que realizam o cálculo da folha, fazem a integração com o sistema de folha de ponto e ainda podem ser usados em conjunto com outras soluções da empresa.

Adotando essa funcionalidade, será possível observar o que é gasto com cada colaborador, facilitar os processos internos e tornar o setor de DP mais estratégico, facilitando sua rotina.

Bem, diante de tudo isso, o cálculo da folha de pagamento pode mesmo gerar muitas dúvidas a empregadores e empregados. Mas, como vimos, não é nada tão complicado.

Agora que você já sabe tudo sobre folha de pagamento e pode calcular quanto seus colaboradores têm a receber, que tal aprender a receber feedback da equipe e melhorar sua capacidade de gestão de pessoas?

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