BYOD: os prós e contras desta prática

BYOD é sigla para Bring Your Own Device; prática em que os funcionários usam seus próprios dispositivos móveis para o trabalho. Ganho de produtividade e redução de custos estão entre as vantagens.

Você já ouviu falar em BYOD? A sigla remete à Bring Your Own Device que, em tradução livre para o português significa traga seu próprio dispositivo. Uma possibilidade que traz até o futuro até a sua empresa, hoje.

Para entender melhor o significado de BYOD, considere que falamos da permissão dada aos funcionários para utilizar seus próprios equipamentos no trabalho. Notebooks, tablets e smartphones entram na lista de equipamentos ou dispositivos móveis que se encaixam na proposta.

Para adotar essa prática, porém, a empresa precisa saber mais sobre o assunto MAIS

O BYOD e o futuro das empresas

BYOD

Já faz alguns anos que o BYOD vem sendo associado ao futuro das empresas e dos funcionários. Esse futuro, porém, não está distante e ainda que soe clichê, já começou.

Tudo começou com a digitalização e, em especial, com avanço promovido pela transformação digital que atingiu ― e segue atingindo ― o universo pessoal e o corporativo.

Isso vai de encontro à constante melhoria da capacidade desses dispositivos, sobretudo de tablets e smartphones disponíveis no mercado. Hoje, esses pequenos computadores podem ser bons o bastante inclusive para atividades profissionais que usam softwares mais pesados, como os de edição de vídeos.

A 30ª Pesquisa Anual de Administração e Uso de Tecnologia da Informação nas Empresas, realizada pela Fundação Getúlio Vargas de São Paulo (FGV-SP), em 2019, nos revela dados interessantes sobre o uso da tecnologia no país.

O Brasil tem 230 milhões de smartphones em uso e 180 milhões de computadores, notebooks e tablets. Com isso, é improvável que um funcionário de sua empresa não tenha ao menos um dispositivo próprio e há diferentes motivos para que eles sejam usados no trabalho.

A avaliação cuidadosa dos prós e contras do BYOD que apresentamos neste post é altamente recomendada. Por um lado, sua empresa pode querer participar desse “futuro que já começou”, mas você vai entender que, para fazer isso com sucesso, é preciso se preparar para evitar problemas.

Alguns dados sobre a prática do BYOD

Apenas para constatar que o futuro das empresas com o BYOD já começou e que é interessante que sua empresa pense a respeito, vamos a alguns dados relacionados à prática:

  • 95% das empresas autoriza o uso de dispositivos pessoais no ambiente de trabalho (Fonte: Cisco);
  • 87% das empresas dependem, em algum nível, que seus funcionários saibam usar dispositivos móveis (Fonte: Syntonic);
  • 78,48% da empresas nos Estados Unidos já apostavam no BYOD em 2018 (Fonte: Frost & Sullivan);
  • 67% das pessoas já usam seus próprios dispositivos no trabalho (Fonte: CBS News);
  • 59% das empresas adotam o BYOD (Fonte: Tech Pro Research);
  • 53% da organizações acreditam que o uso de dispositivos móveis favorece a produtividade (Fonte: Apperian);
  • Apenas 17% das organizações fornece aparelhos celulares a seus funcionários (Fonte: Samsung).

Os prós do BYOD: por que adotar essa prática

Por ser uma forma de aproveitar a tecnologia, o BYOD é uma prática que tem prós que você provavelmente já conhece. Entre elas, estão o aumento da produtividade e a redução de custos.

A seguir, você vai entender melhor como essas e outras vantagens são obtidas a partir do momento em que a empresa se estrutura para adotar o Bring Your Own Device.

Redução de custos

Ao adotar o BYOD, sua empresa vai reduzir custos, sobretudo aqueles relacionados com a necessidade de atualização de seus equipamentos.

O constante avanço tecnológico faz com que, de tempos em tempos, empresas precisem investir na compra de aparelhos mais modernos ou, ao menos, de novas peças que tornem as máquinas mais rápidas, por exemplo.

Uma vez que o funcionário trabalha com o próprio dispositivo, cabe a ele a responsabilidade de substituir seu notebook ou tablet por um modelo mais novo ou mais potente.

Essa transferência da responsabilidade quanto a atualização dos equipamentos pode ser vista como benéfica para ambas as partes. Enquanto a empresa economiza, o funcionário pode ter melhores chances de garantir o uso de uma tecnologia avançada.

A falta de investimento em equipamentos mais modernos pode estar entre as causas do turnover de uma empresa. Dispositivos ultrapassados afetam a produtividade e a entrega de resultados, além de limitarem o desenvolvimento profissional.

Essas situações podem estar relacionadas ainda com a insatisfação que contamina o clima organizacional e prejudica a employer branding ― a visão que os funcionários têm da própria empresa.

Com isso, em certo nível, a adoção do BYOD também pode favorecer e retenção de talentos, o que minimiza custos com, demissões por acordo trabalhista, processos seletivos e treinamentos, por exemplo.

Aumento da produtividade

Como visto, funcionário que utiliza o próprio aparelho e passa a ter responsabilidade sobre a manutenção do equipamento para trabalhar bem. Assim sendo, o BYOD favorece a produtividade porque aumenta as chances de que o trabalho seja feito em um dispositivo que o trabalhar considera adequado o bastante para o cumprimento de suas tarefas.

Além disso, a familiaridade com o próprio dispositivo também conta e pode ser entendida facilmente se você pensar no uso de um aparelho que muitos já considerando indispensável: o celular.

Se você tem um smartphone que funciona com o sistema operacional Android e não tem o hábito de mexer em outro tipo de aparelho, provavelmente vai ter dificuldades para lidar com um iPhone. Da mesma forma, se você é adepto do sistema iOS da Apple, provavelmente vai achar o Android complexo.

O uso tablet, que também pode ter variações entre esses sistemas, se encaixa na mesma explicação. Pensando especialmente nos notebooks, podemos apontar que pequenas diferenças entre teclados já causam dificuldades de adaptação que podem ser evitadas.

Aumento da satisfação dos funcionários

Contar com equipamentos de qualidade, adequados para o trabalho segundo os parâmetros e gostos pessoais de cada funcionário tende a contribuir para o seu bom humor e disposição.

O mesmo vale para a familiaridade com os aparelhos e com toda a autonomia que a liberdade de trazer seu próprio dispositivo proporciona.

A satisfação dos funcionários, como já apontado, favorece o clima organizacional e a employer branding, além de diminuir o turnover. Outras vantagens são o aumento da motivação para o desenvolvimento profissional e progressão na carreira e para a conquista de metas estabelecidas pelos gestores;

Mais flexibilidade

Os benefícios do home office, gradativamente, fazem com que a prática se torne mais comum no universo corporativo. Entre esses benefícios está a flexibilidade que permite ao funcionário trabalhar de onde quiser e estabelecer seus próprios horários.

Uma empresa não precisa autorizar o trabalho remoto todos os dias da semana para implementar a prática. Em todo caso, é o BYOD que a torna mais prática por garantir a autonomia necessária para o profissional que utiliza um dispositivo em sua rotina de trabalho longe do escritório.

Os contras do BYOD: os pontos que merecem sua atenção

Chegando a este ponto da leitura, é provável que você já tenha entendido bem o que é BYOD e quais seus prós ou pontos positivos. Agora, precisa saber que o aquilo o que chamamos de “contras” não são, necessariamente, pontos negativos da prática.

A verdade é que a adoção bem sucedida do BYOD depende de um bom planejamento em TI e do desenvolvimento de uma política interna sólida que dite as regras da prática. 

Sabendo disso, vamos a mais alguns números relevantes que serão analisados à medida que apresentamos os contras ― ou os pontos de atenção ― da adoção do BYOD:

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  • Apenas 39% das empresas têm uma política específica para o BYOD (Fonte: Truslock);
  • Mais de 50% dos funcionários alega não ter recebido qualquer instrução sobre o uso de seus próprios dispositivos no trabalho (Fonte: Truslock);
  • Em 69% das organizações, o departamento de TI é responsável pelo BYOD (Fonte: Crowd Resource).

Diminuição da produtividade

Se você bateu o olho em “diminuição da produtividade” e logo pensou que há uma contradição em relação à vantagem do aumento da produtividade, explicamos!

Existem empresas que limitam o tempo de acesso que seus funcionários têm aos smartphones de uso pessoal justamente para evitar distrações. Quem segue essa estratégia deve estar pensando que a prática do BYOD, que pode permitir não apenas o smartphone, mas o tablet e o notebook, pode ter efeito pior.

De fato, não sabemos o que cada pessoa tem em seus próprios dispositivos. Um funcionário que tem jogos eletrônicos como um de seus hobbies, por exemplo, provavelmente vai apostar em um notebook potente ― o que é bom para a empresa. Mas será que vai se concentrar no trabalho?

O questionamento não tem qualquer objetivo de “demonizar” os chamados gamers. A distração pode ter origem no Facebook, em um site que faça transmissão em tempo real de partidas de futebol ou até em vídeos engraçados do YouTube.

Para evitar problemas, sua empresa precisa criar e apresentar regras aos funcionários. Se você voltar aos números que compartilhamos, vai ver que destacamos que apenas 39% das organizações se deram ao trabalho de criar uma política de BYOD.

A criação de uma política instrui os funcionários sobre o que é ou não permitido fazer com os próprios dispositivos no trabalho. Além disso, pode estabelecer punições para o funcionário que descumprir as regras.

Para tanto, é preciso contar com o auxílio do RH para garantir a adequação da política de BYOD à realidade dos funcionários. E também do setor jurídico para evitar que as determinações infrinjam qualquer regra legal.

É importante ressaltar que não basta criar regras. Assim como acontece com o manual do colaborador, é interessante que sua empresa aposte em estratégias de comunicação interna para divulgar as políticas e tirar dúvidas.

BYOD, política interna e legislação trabalhista

A adoção do BYOD precisa ser feita com atenção ao que dizem as nossas leis, inclusive a legislação trabalhista.

A flexibilidade que a prática apresenta permite que os funcionários trabalhem de qualquer lugar, mesmo que não sigam o regime de home office. Isso porque, de posse de seus dispositivos, eles podem ter acesso ao sistemas da empresa sempre que considerarem interessante.

Com isso em mente, apenas para ilustrar a importância de contar com orientação jurídica e também do Departamento Pessoal, vamos mencionar um ponto: a realização de horas extras.

A Lei de Liberdade Econômica ― lei n° 13.874, publicada em setembro de 2019 ― estabeleceu que não há obrigação do controle de jornada para funcionários em regime de trabalho remoto. Apesar disso, o trabalho externo realizado com ou sem o BYOD pode ser controlado, inclusive sobre determinação legal.

O que acontece é a possibilidade da existência de um funcionário que trabalha alocado na empresa, mas que, por algum motivo, decide dar continuidade às tarefas em casa ― depois de seu expediente ― porque tem acesso ao sistema da empresa em razão do BYOD.

Sendo assim, é importante que a empresa tenha em mente suas alternativas de acompanhamento de jornada e na criação de regras que evitem qualquer infração ao limite de horas de trabalho estabelecido pela legislação.

Uma observação que também é válida para garantir que fique claro aos trabalhadores quando o trabalho por BYOD fora da empresa pode ou não lhe render horas extras. O objetivo é evitar o aumento de custos, processos trabalhistas e o descontentamento dos funcionários.

Redução da segurança da empresa

Garantir que os funcionários de sua empresa não estejam entre os 50% que não receberam qualquer instrução sobre o BYOD é importante também por questões de segurança.

Steve Quane é vice-presidente de segurança de Trend Micro, empresa especialista em proteção contra códigos maliciosos que assombram o mundo digital. Segundo ele, as empresas se preocupam com segurança, mas não sabem bem como se proteger.

Quane afirma que um dos problemas tem relação com a falta de gente qualificada para cuidar da cibersegurança da empresa. Quando uma empresa não adota BYOD, já precisa se preocupar em manter sistemas e equipamentos atualizados, além de adotar outras medidas para evitar invasões por hackers que atuam para roubar informações sigilosas.

Ao adotar o BYOD, é prudente que a empresa determine que seu setor de TI é responsável pela atualização e manutenção dos equipamentos dos funcionários. Ignorar essa recomendação pode gerar ainda mais economia, já que os próprios trabalhadores é que vão ter que se responsabilizar por isso. Entretanto, é preciso pensar bem.

Como dito, não sabemos como cada pessoa usa seus dispositivos: o que elas baixam ou instalam e que tipo de links acessam. Instruções quanto às boas práticas de segurança na internet devem ser sempre compartilhadas, mas a atenção a questões como essas é ainda mais necessária com o BYOD.

A política da empresa pode estabelecer como o funcionário usa seu equipamento no trabalho, mas pode não ter controle sobre seu uso pessoal. Por isso, estabelecer que o TI faça verificações de segurança nos dispositivos pode evitar falhas e fragilidades que coloquem a empresa em risco.

Com isso em mente, é importante que os funcionários sejam conscientizados sobre a necessidade de recorrer ao TI para evitar problemas. Algo que nos leva à ideia de que o BYOD também é responsabilidade que quem faz a gestão de pessoas.

Como dar início à adoção do BYOD

Está claro que não basta querer adotar o BYOD para colocá-lo em prática. Sua empresa precisa se planejar para que isso aconteça, considerando diferentes etapas.

Uma dessas etapas inclui conversar com os funcionários para saber o que eles acham da ideia. Dessa forma, a empresa pode avaliar a viabilidade do BYOD tomando por base, entre outras questões, as preocupações e entraves eventualmente apresentados pelos trabalhadores.

A opinião dos funcionários vai ajudar na criação da política de BYOD da empresa. Essa etapa deve ser feita em parceria com os setores de gestão de pessoas e com o acompanhamento de um profissional do setor jurídico.

Antes de definir a sua política, porém, a empresa deve ponderar sobre sua disponibilidade para garantir a segurança dos dispositivos de seus funcionários, bem como de sua rede.

Ainda que o BYOD já não seja uma mera tendência e seja entendido como o futuro das empresas e funcionários, não convém adotar a prática antes de estar devidamente preparado.

A avaliação cuidadosa vai garantir que sua empresa tome a melhor decisão para o momento, ainda que essa decisão seja investir em segurança digital para, depois, adotar o BYOD.

Caso a empresa esteja pronta para o Bring Your Own Device, é importante lembrar-se de apostar em uma comunicação clara e eficaz que instrua os funcionários sobre as regras. Somente dessa forma os benefícios serão devidamente colhidos por ambas as partes.

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