Assinatura eletrônica de folha de ponto: por que implementar agora mesmo

Assim como a firma tradicional, a assinatura eletrônica é o atestado legal de que os colaboradores estão cientes das informações contidas na folha de ponto e concordam com elas. Embora não seja uma determinação da Justiça, é imprescindível solicitar a assinatura dos trabalhadores no documento.

A evolução da tecnologia trouxe mudanças significativas na forma como nos relacionamos com as pessoas e com o trabalho. Podemos ver seus reflexos, por exemplo, em atividades simples, como o controle de ponto. 

Essa ação tão rotineira se tornou muito mais moderna e facilitada, com métodos envolvendo leitura biométrica, ponto eletrônico e até mesmo aplicativos para celular. 

Contudo, ainda há muito para se mudar e aprimorar em relação a isso, vide o dilema envolvendo a assinatura no espelho de ponto.

Se você é daquelas pessoas que acreditam não haver saída para essa questão, acompanhe a leitura até o fim e veja como a assinatura eletrônica na folha de ponto é a solução para os seus problemas. Acompanhe!

Neste conteúdo abordaremos os seguintes tópicos:

O que diz a CLT sobre a assinatura do cartão de ponto

O que diz a CLT sobre a assinatura do cartão de ponto

Segundo o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), toda empresa com mais de 20 colaboradores é obrigada a registrar os horários de entrada e saída do seu pessoal, seja em sistema manual, mecânico ou eletrônico.

Essas instruções são determinadas pelo Ministério do Trabalho, que também exige uma pré-assinalação do período correspondente ao repouso.

Contudo, no texto não há uma pequena orientação sequer sobre a obrigatoriedade da assinatura.

Dessa forma, as diferentes modalidades de registro — cartões de ponto, livros e até mesmo o espelho de ponto — não necessariamente precisam ser assinadas pelo trabalhador.

Por não haver essa obrigação, muitas empresas negligenciam o pedido de assinatura e, por isso, não fazem a solicitação ao time. 

Em um primeiro momento, pode parecer que isso não gere problemas à organização, afinal, é só uma assinatura. Porém, veremos a seguir alguns fatores que contradizem essa máxima.

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Para que serve a assinatura do espelho de ponto

Para que serve a assinatura do espelho de ponto

Precisamos pontuar aqui que uma das razões para o controle de ponto é dar ao trabalhador a autonomia para registrar suas entradas e saídas diariamente, evidenciando o seu comparecimento à empresa.

Além disso, o registro mostra ao empregador a permanência dos funcionários, ou seja, por quanto tempo eles estiveram desempenhando suas devidas tarefas.

É esse controle, como sempre mencionamos aqui no blog, que permite a remuneração correta pelas horas trabalhadas, bem como os adicionais que podem aparecer.

Desse modo, embora a legislação trabalhista vigente não exija a assinatura no cartão ou no espelho de ponto, a jurisprudência não costuma aceitar a veracidade do documento sem que haja a firma do trabalhador.

Costuma-se entender que, como não há assinatura, também não há concordância por parte do funcionário em relação aos dados ali expressos. 

Isso pode gerar sérios problemas para a empresa, principalmente se existir alguma ação trabalhista sendo movida pelo trabalhador na Justiça.

Diante disso, embora não haja exigência expressa sobre a assinatura no espelho de ponto, o recomendável é colher as assinaturas dos empregados e se resguardar.

O que a portaria 1510 tem a ver com a assinatura

Embora tenhamos dito que uma folha de ponto não assinada possa causar problemas para a empresa durante um processo legal, alguns tribunais brasileiros têm entendido que a ausência de assinatura não invalida a veracidade do documento.

Firmar a folha de ponto está caindo em desuso, principalmente pela adoção do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP).

O controle de jornada por esse sistema está previsto na Portaria 1510, de 2009, do Ministério do Trabalho e Emprego. 

Para se proteger de alegações de fraude nos cartões de ponto, o empregador precisa contar com um sistema de controle de jornada confiável e seguro, com o SREP.

Ele também pode se valer de meios de registro autorizados por acordos ou convenções coletivas de trabalho, conforme autoriza a Reforma Trabalhista de 2017.

Como os registros ficam armazenados no próprio sistema e só podem ser acessados por pessoas autorizadas, esse foi, por muito tempo, o meio mais seguro de fazer o controle de jornada.

Por essa razão, não seria mais necessário coletar as assinatura dos trabalhadores na folha de ponto, já que os dados ali contidos refletem a verdade sobre as horas trabalhadas.

Porém, é preciso ter cautela: nem todo Tribunal Regional do Trabalho (TRT) julgará o fato da mesma forma. Ou seja, há jurisprudências que ainda exigem a assinatura como confirmação da concordância do trabalhador com as evidências apresentadas.

Ponto eletrônico: como ficam as assinaturas

Ponto eletrônico: como ficam as assinaturas

Já vimos que, embora não seja uma exigência legal, é imprescindível pedir aos trabalhadores que assinem a folha de ponto mensalmente.

Se considerarmos um contexto habitual, o processo seguirá da seguinte forma: depois do fechamento da folha de ponto, o responsável — seja do DP ou do RH — vai de mesa em mesa coletando as assinaturas.

Talvez você não veja essa atividade como um problema, afinal, muitas empresas cumprem essa rotina mensalmente, há muito tempo. 

Porém, temos a tecnologia e a inovação na nossa veia, e enxergamos rotinas assim como, na verdade, oportunidades de melhoria.

Vamos listar alguns problemas desencadeados por essa prática de coleta de assinaturas:

  • gasto de papel: a empresa precisa imprimir a folha de ponto de todos os colaboradores;
  • tempo despendido: é necessário que um funcionário fique responsável por controlar os espelhos de ponto assinados e devolvidos para, então, guardá-los em local seguro;
  • espaço para armazenamento: depois de impressas e assinadas, as folhas precisam ser armazenadas em arquivos físicos da empresa.

Fazer todo esse processo em empresas com 20 colaboradores, por exemplo, pode parecer tranquilo inicialmente. Contudo, o objetivo de todo empreendedor é fazer seu negócio decolar, por isso a tendência é que ele cresça cada vez mais. 

O erro das organizações está em esperar que o quadro de funcionário atinja números elevados para, então, procurar alternativas que transformem a rotina do Departamento Pessoal para que ela seja mais otimizada.

Você deve estar se perguntando: mas, então, como tornar esse processo mais ágil e igualmente seguro? Continue a leitura e já explicaremos! 

O que muda com os sistemas alternativos

Por meio das soluções alternativas de controle de jornada, regulamentadas pela Portaria 373 do MTE, empresas conseguem diversificar a forma como os funcionários registram o ponto e acompanhar as horas trabalhadas por outros meios.

É o caso dos aplicativos de controle de jornada. Os colaboradores baixam o app em seus próprios smartphones e fazem as marcações por lá, sem que seja necessário um relógio de ponto.

Todos os registros ficam disponíveis para que gestores e empregados possam consultar e acompanhar as horas trabalhadas

Mas isso por si só não soluciona o problema das assinaturas na folha de ponto, certo? Errado!

É aí que entra em cena a assinatura eletrônica. Ela é uma solução prática e legal para facilitar a gestão de formulários e contratos digitais, tornando a rotina muito mais eficiente.

Aplicativos de controle de jornada que oferecem a possibilidade de assinar eletronicamente a folha de ponto solucionam todos os entraves que mencionamos no tópico anterior.

Além disso, por estarem instalados no celular dos trabalhadores, eles podem ser acessados em qualquer lugar, a qualquer momento.

por que adotar a assinatura eletronica de folha de ponto

Fazer uso da assinatura eletrônica em documentos não é algo necessariamente novo. Porém, no contexto da jornada de trabalho, essa alternativa se tornou necessária principalmente pelas mudanças na jornada de trabalho.

Nos últimos meses, temos enfrentado novos dilemas em razão do distanciamento social e da adoção do home office para controlar a propagação do vírus da Covid-19. 

O trabalho remoto se mostrou como uma solução para esse problema, mas desencadeou algumas dificuldades, como veremos a seguir.

Assinatura eletrônica de folha de ponto para home office

Assinatura eletrônica de folha de ponto para home office

Muitas empresas, dos mais variados segmentos, tiveram que repensar sua forma de realizar o acompanhamento dos colaboradores durante o isolamento social.

Isso porque a maioria delas não estava acostumada ao trabalho remoto. Implantar esse sistema foi — e ainda tem sido — um grande desafio para empregadores e empregados.

Mais do que nunca, as soluções alternativas de controle de ponto se mostraram as mais adequadas a esse cenário. 

Algumas organizações se adaptaram tão bem a essa realidade que vão continuar com seus trabalhadores atuando em casa. Elas viram no trabalho remoto uma forma de economizar e dar mais liberdade aos colaboradores. 

Contudo, continuamos com o velho dilema da assinatura na folha de ponto. Agora ficou ainda mais difícil coletar os vistos pessoalmente, já que as equipes estão atuando remotamente.

E, mais uma vez, a tecnologia veio para salvar o DP das empresas. Quem optou por um aplicativo de controle de jornada com a possibilidade de assinatura eletrônica saiu na frente e se manteve resguardado.

Caso você tenha dúvidas sobre a legitimidade do uso da assinatura eletrônica na folha de ponto, confira o conteúdo que preparamos sobre o assunto:

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A seguir, vamos mostrar um pouco das vantagens de adotar a assinatura eletrônica de folha de ponto e por que você deve começar a considerar esse recurso.

Vantagens da assinatura eletrônica de folha de ponto

Já mencionamos brevemente a respeito da economia de tempo e de recursos que a assinatura eletrônica da folha de ponto oferece.

Além disso, ficou claro que essa solução é ideal para empresas que optaram pelo trabalho remoto e reconheceram as vantagens do home office.

Agora, porém, vamos nos debruçar sobre outros aspectos benéficos da assinatura eletrônica no espelho de ponto e entender por que você deveria considerar essa alternativa.

Para os colaboradores

Do ponto de vista dos funcionários, a adoção da assinatura eletrônica muda alguns aspectos da rotina e traz também alguns benefícios.

Assinatura pelo smartphone

Há alguns anos seria impossível mensurar as mudanças provocadas pelo uso difundido dos smartphones. Hoje, tudo pode ser feito pelos aparelhos pessoais, bastando apenas ter acesso à internet.

Quando a folha de ponto é fechada, o aplicativo envia uma notificação para o colaborador com o intuito de lembrá-lo do visto. 

Com o dedo, o funcionário consegue reproduzir sua assinatura diretamente na tela do aparelho e repetir a ação caso algo saia errado. É simples, prático e seguro.

Manutenção do home office

Para equipes que seguem uma jornada de trabalho flexível, atuam em trabalho remoto ou em home office, a assinatura eletrônica da folha de ponto veio para facilitar a rotina.

Isso porque não é necessário que os trabalhadores se desloquem até a sede da empresa apenas para assinar o espelho de ponto. 

A conferência dos registros e a assinatura propriamente podem ser feitas a distância, dentro do próprio aplicativo de controle de jornada

Veracidade da informação

É a assinatura em um documento que garante legalmente a concordância do assinante com os termos ali esclarecidos. Isso é válido também nos meios digitais.

Quando um trabalhador dá o visto na folha de ponto, ele está comunicando para a empresa e para qualquer pessoa ou órgão que acessar aquele documento que está em pleno acordo com as determinações daquela declaração.

Porém, uma assinatura feita digitalmente pode apresentar pequenas variações quando comparada à mesma assinatura feita à caneta. 

Dependendo da situação, essas diferenças podem ser tamanhas que invalidem a veracidade da firma. Mas, para evitar esses desencontros de informação, existe uma solução.

Alguns aplicativos, como o Tangerino, solicitam ao trabalhador uma foto após a assinatura eletrônica da folha de ponto. Isso garante a autenticidade da firma e a concordância do assinante.

Vamos agora analisar quais os pontos positivos da assinatura eletrônica para a empresa, em especial para os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.

Para o DP e o RH

Do ponto de vista do RH e do DP, uma das principais vantagens em adotar a assinatura eletrônica da folha de ponto é a redução do tempo gasto com atividades meramente burocráticas.

Aliviando a rotina, os setores podem atuar de forma muito mais estratégica dentro da empresa, promovendo mudanças reais e melhorias nos processos. 

Portanto, com a adoção da assinatura eletrônica — e, consequentemente, o tempo de sobra —, os setores podem aprimorar os procedimentos descritos a seguir.

Recrutamento e seleção 

Atividades fundamentais a serem cumpridas pelo RH, o recrutamento e a seleção de novos colaboradores demandam tempo e preparação que sejam realizadas de forma acertada.

Pensando dessa forma, se o RH deixa de coletar as assinaturas do espelho de ponto de forma manual, terá tempo para desenvolver um processo de recrutamento mais estratégico

Assim, evitam-se contratações equivocadas e aprimora-se a metodologia utilizada para encontrar os melhores talentos do mercado.

Com essa melhoria, a empresa tem a possibilidade de crescer de maneira saudável, contando com times capacitados e de alto rendimento.

Desenvolvimento dos talentos

A economia de tempo também se estende a ações de desenvolvimento e aperfeiçoamento das habilidades dos times. Em outras palavras, com a assinatura eletrônica, o RH poderá promover formas de capacitar os colaboradores.

Aprimorar as habilidades comportamentais e técnicas dos trabalhadores é fundamental para construir equipes de alta performance.

Isso contribui, ainda, para a diminuição do turnover, já que os colaboradores estarão continuamente se desenvolvendo e alinhados às necessidades da empresa.

Acompanhamento dos indicadores

Por meio de um aplicativo de controle de jornada, gestores conseguem monitorar a rotina de trabalho dos colaboradores de forma mais próxima e precisa, fazendo o gerenciamento de seu desempenho.

Com isso, a gestão da jornada pode ser metrificada de acordo com os indicadores escolhidos pelas lideranças e acompanhadas pelo funcionário em questão.

Esses indicadores ajudam a entender o comportamento do time quanto à assiduidade, aos atrasos, ao absenteísmo etc. 

Fazer esse monitoramento não seria possível se o RH estivesse muito ocupado colhendo assinaturas de mesa em mesa no escritório da empresa. 

Ações de endomarketing

Manter os times motivados e produtivos é fundamental para o crescimento da empresa de maneira uniforme e saudável. 

É o endomarketing o responsável por ajudar na retenção de talentos e manter a comunicação interna da empresa sempre alinhada e sem ruídos. 

Dessa forma, a assinatura eletrônica da folha de ponto fornece tempo ao RH para desenvolver ações internas e implementar projetos visando o bem-estar e o crescimento dos trabalhadores.

Para o empregador

Por fim, mas não menos importante, vamos reforçar a vantagem do uso da assinatura eletrônica de folha de ponto para os empregadores.

Processos trabalhistas normalmente são desgastantes, onerosos e negativos do ponto de vista do patrão e do empregado

Nenhuma empresa gostaria de passar por essa situação, por isso é fundamental estar sempre por dentro da legislação e evitar dores de cabeça.

Caso um funcionário se sinta lesado de alguma forma e alegue não reconhecer as informações apresentadas no espelho de ponto, é necessário ter provas para acatar ou retirar a acusação.

Contar com um sistema de jornada confiável e coletar as assinaturas dos funcionários é uma forma de se proteger contra eventuais problemas que possam surgir.

Só a assinatura eletrônica de folha de ponto oferece essa facilidade, então não há razão para não adotar a solução, não é mesmo?

vantagem da assinatura eletrônica de folha de ponto

App Tangerino: como fazer a assinatura da folha de ponto

App Tangerino como fazer a assinatura da folha de ponto

Aqui no Tangerino nós prezamos pela inovação e estamos sempre em busca de tecnologias que facilitem os processos internos das empresas.

Quem atua no RH ou no DP entende bem como esses setores vivenciam uma rotina atribulada, principalmente em relação ao fechamento da folha de ponto.

Todas essas questões que envolvem a jornada e, consequentemente, a remuneração dos colaboradores são delicadas, por isso merecem bastante atenção.

Qualquer erro no acompanhamento da jornada, por menor que seja, pode gerar uma série de problemas para a empresa como um todo. É por isso que as soluções tecnológicas são bem-vindas.

Além de diminuírem a incidência de falhas, elas facilitam a rotina, desempenham as tarefas de forma automatizada e permitem que os setores ajam de forma mais estratégica, já que elas realizam as tarefas burocráticas por eles.

Uma dessas ferramentas é o aplicativo de controle de ponto, por meio do qual gestores e colaboradores conseguem registrar e acompanhar a jornada de trabalho em tempo real.

Agora, para solucionar o problema do espelho-ponto, temos também a funcionalidade de assinatura eletrônica de folha de ponto. 

Com esse recurso, o RH envia a folha de ponto para o trabalhador e este assina e devolve o documento de forma digital. Ou seja, tudo é realizado por meio do smartphone.

Você já pôde entender quais as vantagens que a assinatura eletrônica da folha de ponto oferece. Queremos, agora, mostrar como a solução do Tangerino pode melhorar o seu controle de jornada.

Solicitação da assinatura eletrônica da folha de ponto

Solicitacao da assinatura eletronica da folha de ponto

O primeiro passo do processo consiste em solicitar aos colaboradores a assinatura eletrônica da folha de ponto. Para isso, é necessário fazer login na versão do Tangerino Web, com seu usuário e senha.

Em seguida, no menu “Colaboradores”, acesse a opção “Assinatura eletrônica folha de ponto”. É nessa página que você terá acesso a todas as funcionalidades relacionadas à ferramenta do Tangerino.

Depois disso, é necessário selecionar os colaboradores para os quais você deseja solicitar a assinatura. Clique na aba “Solicitar assinaturas” e depois filtre os colaboradores da forma como você necessitar.

Acione o comando “Consultar” para que o sistema exiba a lista dos colaboradores. Selecione todos ou apenas aqueles que você desejar e clique em “Solicitar assinaturas”.

Nesse momento, será necessário que você eleja o período sobre o qual a folha de ponto deverá ser gerada. Depois é só clicar em “Selecionar assinaturas” e pronto, seu pedido será processado.

Agora, os colaboradores receberão, em seus smartphones, a solicitação da assinatura eletrônica da folha de ponto no aplicativo Tangerino.

É possível, ainda, acompanhar o status de todo o processo pela aba “Acompanhamento de assinaturas” e ver quem já finalizou a ação.

Assinatura eletrônica do colaborador

Assinatura eletrônica

Feita a solicitação, o trabalhador receberá em seu aparelho celular a notificação avisando que há uma folha de ponto para ser assinada. 

Com o celular em mãos, ele deve acessar o app Tangerino, fazer login com o código do empregador e o PIN e clicar na notificação para ter acesso à folha de ponto.

Depois disso, o colaborador deve conferir todas as informações com cautela. Se estiver tudo certo, basta clicar  em “Assinar” e reproduz sua assinatura com o dedo sobre a tela do aparelho.

Também é possível refazer o visto caso seja necessário. Terminado esse processo, é preciso tirar uma selfie para assegurar a veracidade da assinatura.

validação por foto

Todo o processo é feito de forma simples, remota e segura.

Contestação das informações

Quando o colaborador assinar a folha, o status será alterado para “Assinado” e você conseguirá visualizar o arquivo com a assinatura e a foto tirada por ele no momento em que finalizar o processo de assinar a folha.

Se, por acaso, houver algum erro na folha de ponto ou o empregado tiver dúvidas sobre as informações, é possível iniciar o processo de contestação.

Para isso, basta que ele clique em “Contestar”, descreva o problema ou o questionamento e tire uma selfie para comprovar que ele é quem está abrindo o processo. Depois disso, é só aguardar o retorno dos gestores.

Do outro lado, o gestor recebe a contestação e a selfie enviada pelo colaborador e tem a oportunidade de reavaliar os dados e fazer as correções necessárias.

Por fim, na aba “Status do processamento”, você consegue acompanhar o envio da sua solicitação aos seus colaboradores.

Conclusão

As mudanças constantes pelas quais o universo do trabalho tem passado nos últimos anos impulsionaram o surgimento de diversas soluções tecnológicas que facilitam a vida de empregados e empregadores. 

A adoção do home office gerou uma grande transformação dentro e fora das empresas, promovendo adaptações a rotinas já estabelecidas e a incorporação de novas ferramentas no dia a dia das empresas.

Fazer a gestão remota dos colaboradores é uma realidade palpável, concreta. Não há como fugir desse novo contexto.

E para que essa mudança seja realizada da melhor maneira possível, as empresas não podem mais negligenciar o uso de aplicativos de controle de jornada, como o Tangerino.

A nova funcionalidade que oferecemos — de assinatura eletrônica de folha de ponto — permite que os documentos sejam devidamente firmados de maneira remota e segura por todos os colaboradores da sua empresa.

Está esperando o que para implantar essa novidade e acabar de vez com as burocracias desnecessárias? Agende uma demonstração e veja como podemos te ajudar! 

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