As 9 ferramentas de gestão mais utilizadas nas empresa

Se implementadas de forma estratégica pelas empresas, as ferramentas de gestão são recursos que aprimoram processos, otimizam resultados e direcionam o crescimento de um negócio.

Aprimorar processos, otimizar projetos e melhorar resultados: estes são alguns objetivos por trás da adoção de ferramentas de gestão. Com base nos objetivos de sua empresa, você sabe qual ferramenta adotar?

Gestores têm à sua disposição diferentes alternativas voltadas para a gestão de processos, projetos, pessoas e de qualidade. Fazer escolhas adequadas às necessidades e à realidade da empresa é importante para não desistir da aplicação dos métodos no meio do caminho e para assegurar que os objetivos sejam alcançados.

Um texto de internet não pode dizer a você, com certeza, qual ferramenta de gestão adotar em uma situação específica do seu negócio. Entretanto, pode apresentar a você suas principais opções e explicá-las para que, então, você faça sua análise e tome uma decisão. Vamos lá?

Confira 9 das ferramentas de gestão mais utilizadas nas empresas:

1. 5W2H

O 5W2H é uma ferramenta de gestão de processos, por vezes também considerado como uma ferramenta de gestão de qualidade, simples mas poderosa.

Na prática, o 5W2H funciona como um plano de ação que ajuda você a responder a perguntas que são cruciais para a esquematização e a condução de um projeto.

Seu nome faz referência a sete perguntas considerando suas iniciais em inglês, o que nos leva ao seguinte:

  • What ou O que? Qual ação deve ser executada;
  • Why ou Por que? Por que essa ação é necessária ou por que essa é a ação mais adequada para o projeto / objetivo a ser alcançado;
  • When ou Quando? Quando essa ação vai ser executada e em quanto tempo essa ação deve ser cumprida;
  • Where ou Onde? Onde cada etapa do plano de ação vai ser conduzida;
  • Who ou Quem? Qual ou quais pessoas são responsáveis por cada ação, ou seja, quais são os envolvidos considerando lideranças e liderados;
  • How ou Como? Como cada ação deve ser executada, em outras palavras, qual é os “passo a passo” a ser aplicado em cada ação;
  • How much ou Quanto? Qual vai ser o custo de cada ação ― essa pergunta que visa atestar a validade do plano com base nas possibilidades da empresa, permitindo que adequações sejam feitas antes do início da execução do projeto.

Por que usar o 5W2H

5w2h

O 5W2H é tão simples que pode levar à perigosa ideia de que não é preciso adotar uma ferramenta de gestão como essa para esquematizar um projeto. Isso porque as perguntas a serem respondidas são cruciais e deveriam ser consideradas naturalmente em um planejamento.

Acontece que a formalização que o 5W2H promove ajuda a evitar que algum ponto seja mal planejado ou até mesmo esquecido. Além do mais, ao abraçar a ideia de registrar cada uma de suas sete respostas, a empresa consegue definir com mais clareza os detalhes do projeto.

Como consequência, ganha-se mais controle sobre as ações que devem ser realizadas, evitando dúvidas e conflitos sobre as responsabilidades de cada um, os prazos e outros detalhes que viabilizam o andamento do projeto.

Em suma, vale a pena usar o 5W2H por ser uma ferramenta de gestão bastante simples, mas capaz de permitir que um projeto seja entendido ou explicado com facilidade. Algo que só tende a beneficiar os envolvidos quando o projeto sair do papel para a prática.

Quando usar o 5W2H

O 5W2H pode ser usado por qualquer tipo de empresa, independente de seu porte ou atividade.

Em alguns casos, essa ferramenta de gestão de projetos pode ser a única ou a principal adotada e, em outros, pode funcionar como complemento a outros métodos de gestão. É o que acontece, por exemplo, no caso de uma associação com o PDCA, que veremos em detalhes adiante.

Independente da circunstância, o uso do 5W2H é recomendado quando a empresa quiser executar um novo projeto com o máximo de eficácia ou quando for necessário aprimorar algum outro projeto.

Para que você tenha uma ideia, considere que enquanto ferramenta de gestão o 5W2H pode ser aplicado para o planejamento de um programa de treinamento ou atualização de seus funcionários.

Tudo o que um empregador não quer é investir tempo e recursos para a aplicação de um treinamento e, depois, perceber que o projeto teve falhas que comprometeram seu resultado.

Sabemos que essa situação não é incomum, sobretudo no caso de empresas que ainda não têm o costume de criar programas de treinamento e certamente precisam evoluir com os acertos e erros do processo.

Apesar disso, sabemos também que se houver uma forma de tentar evitar que falhas comprometam o resultado e levem a qualquer tipo de desperdício, um bom gestor vai se interessar. Por isso, inclusive por ser uma ferramenta de uso simples, o 5W2H é um forte aliado;

2. PDCA

PDCA é a sigla para Plan, Do, Check e Act. Ou, em tradução para o português, Planejar, Executar, Verificar e Agir. Trata-se de um método que surgiu para ser utilizado como uma ferramenta de gestão de qualidade, mas que evoluiu para auxiliar também na gestão de outros processos dentro de uma empresa.

Como ferramenta de gestão de processos, o PDCA se destaca por não focar apenas em uma demanda pontual. Na verdade, o método direciona para a melhoria contínua e, por essa razão, também é chamado de ciclo PDCA.

Em nosso blog, temos um conteúdo completo sobre o PDCA enquanto método de gestão em que explicamos detalhadamente cada etapa a ser seguida. De forma mais enxuta, as apresentamos na sequência. Veja:

  • Plan ou Planejar. Etapa em que o problema é identificado e analisado com foco na descoberta de suas causas já que a proposta do PDCA é eliminar aquilo o que cria o problema.

A partir disso, pode-se planejar o que fazer, ou seja, determinar o plano de ação ― algo que pode ser feito com a ajuda do 5W2H;

  • Do ou Executar. Como haveria de ser, nesta etapa o plano de ação é executado. É importante ter em mente que a execução também deve ter sido bem planejada, determinando questões como líderes e equipes envolvidos, modos de fazer e prazos;
  • Check ou Verificar. A verificação tem por objetivo avaliar se o plano de ação está sendo ou foi bem executado. Sendo assim, sua empresa pode optar por verificar o processo enquanto este se desenrola, somente ao final ou fazer ambas as coisas.

A comparação entre os resultados da empresa antes de cada ciclo PDCA e depois é importante para que se avalie a efetividade no uso da ferramenta de gestão. Ainda, serve para definir mudanças caso os resultados não sejam satisfatórios;

  • Act ou Agir. Por fim, os resultados globais do ciclo PDCA devem ser analisados. Aquilo o que deu certo deve ser formalizado e comunicado para se tornar prática habitual da empresa e aquilo o que não deu certo deve ser estudado.

É deste estudo dos erros, inclusive, que um novo problema pode ser identificado para originar um novo ciclo PDCA, fazendo jus à ideia de melhoria contínua dos resultados.

Por que adotar o PDCA

De um modo geral, a ideia de garantir a melhoria contínua dos processos de uma empresa já deve justificar a adoção do PDCA como ferramenta de gestão. Para que o benefício fique mais claro, porém, vamos entender melhor por que essa melhoria é alcançada.

Uma vez que se baseia em uma análise bem feita para identificar erros e suas causas, o PDCA facilita a identificação de soluções e torna o processo de tomada de decisões mais simples. Como complemento, evita que decisões ruins sejam tomadas, o que favorece a definição de processos mais eficazes para o dia a dia da empresa.

Ainda, vale dizer que o ciclo PDCA tem aplicação ilimitada, sendo adequado a empresas de qualquer porte e natureza. Além do mais, é adequado a diferentes tipos de processos dentro de uma mesma empresa, o que permite que o uso de uma mesma ferramenta de gestão seja aplicado à diferentes necessidades.

Quando adotar o PDCA

O PDCA pode ser adotado se melhorar um ou vários processos faz parte das necessidades ou objetivos da empresa. A observação que é feita nesse sentido é de que a ideia é que o PDCA passe a fazer parte da rotina do negócio porque deve ser aplicado continuamente.

Assim, se o que você busca para a sua empresa é apenas uma melhoria pontual, a aplicação do PDCA pode não ser a mais indicada.

Diferente disso, se você acha válido e tem disposição para aplicar o PDCA, sobretudo considerando que é preciso caprichar no planejamento, está diante de uma ferramenta que vai melhorar sua empresa ciclo após ciclo;

3. Análise SWOT/FOFA

5W2H

A análise de SWOT é uma ferramenta abrangente comumente apresentada como sendo capaz de aprimorar o planejamento estratégico de uma empresa, o que é verdadeiro.

Acontece que a análise ou matriz de SWOT pode ser tanto uma ferramenta para a gestão de pessoas quanto de processos, além de poder ser adotada até a nível pessoal.

Para que essa última possibilidade fique mais clara, falamos do uso da análise de SWOT por um indivíduo para analisar suas forças e fraquezas e se aprimorar profissionalmente. A mesma ideia se aplica no contexto de uma empresa.

Isso porque SWOT é sigla Strength, Weaknesses, Opportunities e Threats ou, em português, Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças ― FOFA. Veja:

  • Strenght ou Forças. Identifica quais são os pontos fortes da empresa que podem ser explorados para otimizar a conquista de metas;
  • Weaknesses ou Fraquezas. Aponta quais são os pontos fracos que a empresa precisa melhorar para superar seus atuais resultados;
  • Opportunities ou Oportunidades. Analisa o cenário externo, tendo em mente pontos fortes e fracos da empresa, para identificar novos objetivos que podem ser definidos como metas em busca de novos resultados;
  • Threats ou Ameaças. Identifica problemas ou possíveis problemas que a empresa pode enfrentar em seu mercado para que soluções sejam desenvolvidas estrategicamente.

Na prática, portanto, essa ferramenta de gestão resulta em um diagnóstico detalhado da situação atual da empresa, considerando que Forças e Fraquezas são fatores internos enquanto oportunidades e ameaças são fatores externos.

Algo que demanda conhecimento dos processos e resultados da própria empresa, além de um bom conhecimento da concorrência e do mercado de um modo geral.

A ideia é usar essas informações de forma estratégica para planejar ações que combinem as Forças e Oportunidades da empresa ou que corrijam suas Fraquezas para afastar as Ameaças, por exemplo.

Por que usar a análise de SWOT

A análise de SWOT tem por objetivo a identificação de objetivos estratégicos com base no diagnóstico que é feito sobre a situação da empresa.

Essa análise acaba por indicar aquilo o que a empresa pode aproveitar melhor ou que pode aprimorar para melhorar seus resultados e aumentar suas vendas e participação no mercado.

Quando usar a análise de SWOT

A análise de SWOT é uma ferramenta de gestão indicada para a formulação de estratégias que sejam compatíveis com a realidade da empresa e que sejam capazes de direcionar à melhores resultados.

Assim, pode ser aplicada desde a formulação de um plano de negócios à definição de uma estratégia de marketing.

Tudo aquilo o que demande um entendimento claro da situação da empresa visando, entre outras coisas, otimizar os esforços pode se beneficiar da análise de SWOT.

4. PM Canvas

PM Canvas ou Project Model Canvas é uma metodologia recente (2013) e inovadora desenvolvida para ser aplicada como ferramenta de gestão de projetos.

O objetivo central do PM Canvas é a aplicação rápida e clara do planejamento, execução e gestão de um projeto com base na neurociência e na inteligência coletiva e colaborativa.

Apesar de parecer complexo, o PM Canvas é simples. Seguindo essa ferramenta de gestão, a elaboração de um projeto se baseia na resposta para as perguntas por que? O que? Quem? Como? Quando? E quanto?, mas que podem sofrer adaptações.

A ideia é organizar esses blocos de perguntas e respostas em uma única página. O ideal é usar uma folha de papel tamanho A1 e post-its coloridos ― uma cor para cada pergunta ― com, no máximo 140 caracteres de texto cada.

Esse tipo de organização visual proposta pelo PM Canvas faz com que a compreensão de um projeto seja mais fácil e ainda, mantém as equipes focadas em cada objetivo em busca de uma meta maior.

Por que usar o PM Canvas

Existe quem defenda que o uso do PM Canvas não substitui o desenvolvimento detalhado de um plano de ação. Seja como for, a adoção dessa estratégia é válida para quem deseja inovar na elaboração e execução de um projeto.

Entende-se que o elemento visual do PM Canvas e a apresentação das informações segundo uma estrutura lógica, fatores que favorecem a compreensão pelo cérebro humano, otimizam a realização do projeto.

Quando usar o PM Canvas

O PM Canvas é uma ferramenta de gestão de projetos colaborativa. Assim, antes de qualquer coisa, deve ser aplicado a situações em que um trabalho é desenvolvido em grupo e prevê que cada funcionário envolvido possa atualizar os post-its à medida que o projeto avança.

Com isso, se a dinâmica da empresa não é aberta a esse tipo de interação e autonomia, o PM Canvas pode não ser a melhor opção.

5. Matriz BCG

A matriz BCG é uma ferramenta de gestão que favorece a tomada de decisões estratégicas com base na análise da participação de um produto ou serviço da empresa no mercado.

Diferente da maioria das outras ferramentas apresentadas até o momento, a BCG não carrega em sua sigla palavras que ajudem a compreendê-la. Na verdade, o nome tem origem na criação de uma metodologia de análise gráfica por Bruce Henderson, especialista em gerenciamento e fundador da Boston Consulting Group.

Como resultado, surgiu a matriz BCG, uma técnica de análise que se baseia no ciclo de vida de produtos ou serviços, nos resultados de sua participação no mercado e em seu potencial.

O uso da matriz BCG se baseia no desenvolvimento de um gráfico que considera todos os produtos ou serviços da empresa, o número de vendas ou atendimentos e a situação de cada um perante o mercado. O objetivo é descobrir aquilo que a empresa deve:

  • Construir. Para quais produtos ou serviços é estratégico adotar medidas para aumentar a participação no mercado;
  • Manter. Identificar quais produtos ou serviços devem ser mantidos no mercado, sem alterações em sua forma de participação;
  • Colher. Analisar quais produtos ou serviços ainda podem render algo para a empresa, descobrir como explorá-los ao máximo, mas descontinuá-los aos poucos;
  • Abandonar. Identificar quais produtos ou serviços devem deixar de fazer parte da realidade da empresa.

Por que adotar a matriz BCG

Se sua empresa trabalha com a oferta de múltiplos produtos ou serviços, adotar a BCG como ferramenta de gestão vai direcionar os esforços e investimentos feitos. Como consequência, pode contribuir para melhorar o posicionamento de mercado da empresa e aumentar o sucesso de seu negócio.

Quando adotar a matriz BCG

A matriz BCG deve ser adotada quando a empresa precisar reavaliar sua participação no mercado para descobrir como melhor aplicar seus recursos e obter melhores resultados.

Mudanças sociais e mercadológicas podem influenciar a relevância de produtos ou serviços oferecidos por uma empresa e considerar essas variações é crucial para evitar perda financeira e maximizar os lucros.

6. Matriz de Ansoff

De uma matriz para a outra, chegamos à matriz de Ansoff, uma ferramenta de gestão focada no crescimento da empresa com base em seus produtos ou serviços e em quatro estratégias possíveis.

A matriz leva o nome de seu criador, o consultor Harry Igor Ansoff, e é muito utilizada por gestores e profissionais de marketing diante da necessidade de conhecer os riscos de crescimento de seu negócio.

A matriz de Ansoff é como um gráfico que relaciona quatro fatores: produtos existentes, produtos novos, mercados existentes e mercados novos. A relação entre eles é o que nos leva às quatro estratégias mencionadas. Veja:

  • Penetração ― produtos existentes x mercados existentes. A ideia é aumentar a venda de produtos que a empresa já oferece em mercados em que já atua;
  • Desenvolvimento de produtos ― produtos novos x mercados existentes. Relaciona-se à introdução de novos produtos em um mercado em que a empresa já atua;
  • Desenvolvimento de mercado ― produtos existentes x mercados novos. Caracteriza-se pela ampliação da participação de mercado da empresa com base em produtos já conhecidos;
  • Diversificação ― produtos novos x mercados novos. Por vezes, a estratégia mais ousada de crescimento que visa apresentar um novo produto levando a empresa a um mercado do qual ela ainda não participa.

É certo que não basta criar as relações entre os quatro fatores. Uma vez escolhida a estratégia, a empresa precisa fazer análises que sirvam de base para seu plano de ação em busca do objetivo de crescer.

Por que adotar a matriz de Ansoff

O crescimento é o objetivo de muitas empresas, mas a adoção de medidas visando este objetivo sem um entendimento claro da situação e de seus eventuais riscos pode ser gerar prejuízo e comprometer o futuro do negócio.

A matriz de Ansoff é um ponto de partida para que um líder entenda quais são suas possibilidades e o quais questões envolvidas em seu plano de crescimento. Um entendimento que favorece a tomada de decisões mais segura e consciente.

Quando adotar a matriz de Ansoff

Uma vez que o propósito da matriz de Ansoff é direcionar o crescimento de um negócio, essa ferramenta de gestão deve ser adotada quando o objetivo da empresa é este.

7. Guia PMBOK

PMBOK é sigla para Project Management Body Knowledge, ou seja, trata-se de um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos; um compilado de melhores práticas em gestão desenvolvido pelo Project Management Institute, o PMI.

O Guia é composto por mais de centenas páginas que reúnem informações sobre dez áreas do gerenciamento de projetos como gerenciamento de escopo, de tempo, de qualidade, de recursos humanos, de riscos e outros.

Assim sendo, o PMBOK não é uma ferramenta de gestão, mas traz em si informações sobre ferramentas, bem como sobre processos e técnicas. Passando por atualizações ao longo do tempo, o objetivo de PMBOK é manter profissionais atualizados sobre o gerenciamento de projetos.

Por que adotar o PMBOK

O PMBOK é um recurso interessante porque apresenta profissionais a diversas ferramentas e técnicas que já foram aplicadas e testadas. Com isso, sua adoção significa ter acesso a um conjunto de estratégias de gestão de projetos que tem eficácia conhecida e que, por isso, pode ser muito útil a uma empresa.

Por ser um compilado das melhores práticas em gestão de projetos, o PMBOK também tem a vantagem de apresentar diversas alternativas ao um gestor, ampliando as chances de uma escolha adequada à realidade do negócio.

Quando adotar o PMBOK

A adoção do PMBOK é interessante quando a empresa tem por objetivo utilizar ferramentas ou seguir práticas de gestão que são amplamente conhecidas.

O Guia PMBOK, para que você tenha uma ideia, é assunto até mesmo de provas de concurso público e, por essa razão, é um material que pode favorecer a padronização de processos dentro de uma organização e facilitar a comunicação entre os gestores.

8. Cinco forças competitivas de Porter

As 5 forças de Porter são uma ferramenta de gestão muito utilizada para a análise da concorrência e a definição de um posicionamento estratégico perante o mercado.

Trata-se de um modelo de análise que considera os seguintes pontos:

  • Rivalidade entre concorrentes. A ideia é identificar o nível de competitividade existente entre a empresa e seus concorrentes. Quanto mais elevado o nível, mais investimentos são necessários para manter ou aumentar a relevância no mercado;
  • Poder de barganha dos fornecedores. Essa etapa da análise tem por objetivo identificar o quão à mercê dos fornecedores está a empresa. Para entender melhor, se há poucos fornecedores de insumos e matéria-prima, a empresa tem uma dependência maior e vice-versa;
  • Poder de barganha dos clientes. Quanto mais competitivo é o mercado em que a empresa se insere, maior é o poder de decisão dos clientes já que esses podem optar entre múltiplos fabricantes ou prestadores de serviço. Essa análise direciona para a necessidade do investimento em qualidade em busca da preferência;
  • Ameaça de novos concorrentes. Outra etapa analisa se as condições de entrada no mercado são fáceis ou não para que a empresa saiba o quão atenta à novos concorrentes precisa estar;
  • Ameaça de novos produtos ou serviços. Nem sempre o “risco” é apresentado pela chegada de novas empresas, mas pela oferta de novos produtos ou serviços por aquelas que já participam do mesmo mercado. 

Uma análise que ajuda a compreender que pode ser necessário ter cuidado para que a empresa não seja ultrapassada.

Quando falamos em análise da concorrência, pode parecer que as 5 forças de Porter olham somente para fora, mas a empresa precisa ter ou buscar um bom conhecimento sobre questões próprias para desenvolver essa comparação.

Por que usar as 5 forças de Porter

Como visto, o uso dessa ferramenta de gestão permite que a empresa entenda melhor qual é a sua situação perante sua concorrência e em seu mercado.

Quanto a isso, é importante destacar que as 5 forças de Porter acabam por direcionar a identificação de pontos fortes e fracos e, consequentemente, de estratégias.

Falamos tanto de estratégias que estejam relacionadas ao plano de ação de gestão de qualidade e melhoria de processos, quanto da definição de metas e do posicionamento de marca.

Quando usar as 5 forças de Porter

As 5 forças de Porter devem ser usadas diante do entendimento da importância de compreender a participação da empresa em seu mercado ou da necessidade de fazê-lo.

Observar a concorrência e saber como se destacar dela e como agir para manter-se em relevância no mercado é basicamente um princípio para o sucesso de qualquer empreendimento.

9. Princípio de Pareto 80/20

Para finalizar a nossa lista das principais ferramentas de gestão utilizadas pelas empresas, vamos ao Princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20. O Princípio parte do entendimento de que há uma tendência de que 80% dos efeitos surgem de apenas 20% das causas.

Em outras palavras, a regra nos indica que a maioria dos resultados depende de uma quantidade pequena de causas. Uma relação que pode ser observada na economia, na sociologia, na computação, no universo corporativo e etc.

Com isso, o Princípio de Pareto propõe uma análise das causas para identificar onde a empresa deve concentrar seus esforços, seja para corrigir um problema ou para potencializar resultados.

Por que adotar o Princípio de Pareto

Usar o Princípio de Pareto é uma forma de usar os recursos da empresa de forma mais eficaz.

Se sua empresa sofre com o turnover elevado, por exemplo, pode aplicar a regra 80/20 para identificar as causas do problema e se basear nas principais delas para adotar medidas de mudança que favoreçam a retenção de talentos.

Assim, você opta por uma gestão mais assertiva ao invés de aplicar seu tempo em dinheiro em várias soluções sem saber ao certo quais são mais adequadas.

Quando adotar o Princípio de Pareto

O Princípio de Pareto é recomendado, sobretudo em situações em que a empresa enfrenta um número grande de problemas e precisa identificar suas prioridades. 

Ainda, para quando há um problema que apresenta diversas causas possíveis e há a necessidade de entender quais são as mais importantes para, então, desenvolver um plano de ação.

Essas são ferramentas de gestão muito utilizadas pelas empresas, seja de forma independente ou, quando apropriado, combinadas entre si. Avalie seus benefícios e indicações e utilize-as para gerenciar seu negócio de forma cada vez mais estratégica.

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