Utilizando arquivos digitais no Departamento Pessoal

Como os documentos da empresa são organizados? Você ainda conta com inúmeras pastas e centenas de papéis que não podem se perder e que dão trabalho para serem organizados? Talvez seja hora de apostar no uso de arquivos digitais.

A digitalização é um processo que converte documentos físicos, ou seja, analógicos em formatos digitais. Uma escolha que otimiza a organização, facilita a vida e aumenta a produtividade do Departamento Pessoal (DP). Algo que, por sua vez, tende a impactar positivamente os resultados da empresa também.

A ideia de substituir papéis por documentos digitais não é nova, mas ainda há quem não tenha dado seus primeiros passos rumo a essa mudança. Por isso, preparamos este post para que você saiba mais sobre o assunto e entenda as vantagens envolvidas. Acompanhe!

O que são arquivos digitais

No dia a dia, enquanto usa o computador ou notebook profissionalmente ou por questões pessoais, é bem provável que você tenha o hábito de salvar textos, fotos, vídeos, músicas e outros que vão parar em arquivos do seu dispositivo.

Entretanto, quando falamos de arquivos digitais tendo o universo corporativo em mente, vamos além do que o ato de salvar documentos em pastas de computador.

Um arquivo digital é um sistema que permite não só o armazenamento, mas também a organização e, se preciso for, o compartilhamento de documentos.

Eletrônico vs. virtual vs. digital

Para entender com mais clareza o que é um arquivo digital, é interessante compreender o que algumas terminologias significam no contexto corporativo de um modo geral.

Se analisados do ponto de vista técnico e tecnológico, os termos “eletrônico”, “virtual” e “digital” têm diferenças entre si, ainda que muitas vezes sejam utilizados como sinônimos. Vamos a algumas explicações.

Um documento eletrônico pode ser acessado por meio de equipamentos também eletrônicos como o videocassete ou o computador. Isso significa que trata-se de um documento que pode ser configurado de forma analógica ou em dígitos binários.

Por sua vez, um documento digital só pode ser acessado por um sistema computacional, o que faz com que codificação seja binária. Falamos, por exemplo, de planilhas do Excel ou de textos salvos em .doc e imagens em .jpg.

Sabendo disso, sem precisar se preocupar com termos como “dígitos binários”, é possível entender que todo documento digital é eletrônico, mas que nem todo eletrônico é digital.

Ainda, as explicações nos permitem perceber que aquilo o que é eletrônico ou digital existe. Por sua vez, virtual é algo que “tem existência aparente e não propriamente real nem física”.

Na prática, a literatura internacional não costuma fazer qualquer diferenciação entre os termos, mas não apresentamos seus significados e diferenças aqui a toa.

Por vezes, arquivos digitais são também chamados de arquivos eletrônicos ou virtuais ― algo que parte da ideia de que os termos são sinônimos.

Como, porém, temos o objetivo de falar sobre como organizar esses arquivos, convém dizer que podemos falar de documentos reais (eletrônicos ou digitais) sendo organizados em arquivos digitais em computador ou arquivos virtuais em nuvem.

A digitalização de arquivos no DP

O DP de uma empresa lida com diversos processos burocráticos e tem, por lei, a obrigação de manter um arquivo de dados por longos períodos de tempo. Algo que faz com que um crescente volume de papéis faça parte da rotina daqueles profissionais que ainda não contam com sistemas digitalizados.

Apenas para que você tenha uma ideia, cabe lembrar que atestados médicos devem ser mantidos por cinco anos, comprovantes do pagamento do PIS/PASEP por dez, exames admissionais por vinte e documentos relativos ao FGTS por 30 anos.

O fato de existirem prazos diferentes para o armazenamento de cada tipo de documento é um complicador. Sem a devida organização, as informações de cada funcionário podem se perder e isso pode acarretar problemas para o empregador.

Para lidar com a situação, a digitalização de documentos surgiu no horizonte, unificando as informações em um só “lugar”, facilitando a gestão de prazos e evitando multas ou outras penalidades.

Com base nisso, convém mencionar o artigo 3° da Lei de Liberdade Econômica ― lei n° 13.874, aprovada em setembro de 2019 ― que informa que é direito de todas as pessoas:

“Arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público”.

Assim, o uso de arquivos digitais não é apenas uma sugestão em nome da praticidade, como também uma medida respaldada pela legislação trabalhista e que mantém a empresa em conformidade com as normas mais modernas.

Por que pensar a organização de arquivos digitais

Antes de falarmos sobre como organizar arquivos eletrônicos ou digitais, que tal entender por que isso é importante?

Se você, na vida pessoal, utiliza algum serviço de armazenamento em nuvem como o Google Drive, provavelmente sabe como é fácil “perder” documentos que você sabe que estão salvos, mas não encontra porque o volume de dados é alto e a organização é falha. Acontece.

Com isso em mente, imagine como a falta de organização ou de gestão do arquivo digital pode afetar o Departamento Pessoal e, consequentemente, a empresa.

É melhor organizar os documentos por tipo ou por funcionário? A melhor saída é criar pastas para cada documento ou reunir documentos semelhantes em um mesmo grupo?

Começar um arquivo digital sem definir qual estratégia de organização adotar pode fazer com que o DP perca muitas das vantagens que a digitalização têm a oferecer.

Em meio à confusão, existe por exemplo a necessidade de ter que reemitir um documento eletrônico ou digital simplesmente por não encontrar a primeira versão. Sabendo disso, o que o DP precisa é estabelecer critérios para a organização e até mesmo escolher ferramentas que facilitem todo o processo.

Para que você tenha uma noção mais clara quanto a isso, vale mencionar que uma empresa que usa o aplicativo Tangerino para o controle de ponto tem em mãos um sistema mais completo do que imagina.

Pelo app, que pode ser instalado até mesmo nos smartphones ou tablets dos funcionários, cada trabalhador faz suas marcações de jornada. Além disso, podem usar a ferramenta para enviar documentos importantes para o DP, como atestados médicos ou de comparecimento, por exemplo.

Ainda, o próprio Departamento Pessoal tem a opção de salvar outros documentos no arquivo de cada funcionário da empresa. Com isso, empresas que utilizam o Tangerino contam com uma moderna tecnologia de controle de ponto que também favorece a gestão de arquivos digitais.

A organização de arquivos digitais, sobretudo quando conta com o auxílio das ferramentas certas, garante que toda a documentação que passa pelo DP esteja em ordem. Mais do que isso, que seja fácil de encontrar sempre que uma consulta se faça necessária.

Para que não restem dúvidas sobre a importância dessa organização, basta ter em mente que, frequentemente, o DP precisa checar as condições de cada contrato e a situação de cada trabalhador.

Somente assim o DP garante que os direitos funcionários estão sendo devidamente cumpridos e que os da empresa estão sendo preservados.

Os benefícios da organização de arquivos digitais

Se você já vivenciou a digitalização em algum setor da empresa em que trabalha, provavelmente já conhece benefícios que a adoção de arquivos digitais traz para o DP.

Em todo caso, separamos alguns dos que merecem destaque, considerando inclusive aquilo o que vem de vantagem quando o DP aposta em um bom sistema para organizar tais arquivos. Veja:

  • resulta em economia de espaço físico já que boa parte da papelada é substituída por versões eletrônicas ou digitais;
  • torna mais fácil a busca por documentos, registros e outros arquivos já que, em ambiente digital, basta informar algumas palavras para encontrar o que se procura;
  • faz com que seja mais simples analisar e contrastar informações uma vez que é mais fácil encontrá-las e que estão em um mesmo “lugar”;
  • permite que documentos sejam compartilhados de forma mais simples e prática;
  • resulta em mais segurança para a empresa considerando que arquivos digitais podem contar com ferramentas de proteção e restrição de acesso mais avançadas e eficientes do que os arquivos físicos;
  • leva à padronização da gestão de documentos do DP contribuindo para a otimização de processos.

Como organizar os arquivos digitais do DP

Agora o que você já sabe o que é arquivo digital, por que adotá-lo e quais seus benefícios, podemos falar sobre a organização de uma forma mais prática. Confira nossas dicas:

  • Comece limpando documentos e pastas temporárias/desnecessárias

Pense em um grande armário que você precisa colocar em ordem. Antes de tentar separar os itens seguindo critérios que sejam válidos, muitas vezes é interessante separar aquilo o que já não tem serventia ou que sequer deveria estar ali.

Faça o mesmo pensando na organização dos arquivos digitais do DP e elimine documentos ou pastas temporárias ou que não façam mais sentido;

  • Crie uma estrutura de pastas

Um arquivo digital nada mais é do que uma evolução de um arquivo convencional. Ao invés de gavetas, temos pastas que precisam seguir algum tipo de hierarquia ou estrutura em nome da organização buscada.

Se o Departamento Pessoal optar por criar uma pasta para cada funcionário e organizar os documentos a partir daí, por exemplo, pode ter algo como:

Pasta-mãe: Funcionários →
Pasta nível 1: Departamento de Informática →
Pasta nível 2: João da Silva
Pastas nível 3: ⤷ Documentos de admissão
  ⤷ Atestados médicos
  ⤷ Registros de ponto e outros.

Caso o DP opte por outro sistema de organização, basta criar uma estrutura de pastas que seja adequada tendendo em mente que o formato escolhido deve se aplicar à toda a documentação do arquivo digital.

Em todo caso, a criação de subpastas é indicada porque, do contrário, o DP pode ter que lidar com centenas de pastas sendo visualizadas de uma só vez. Algo que não garante uma boa organização e tampouco resulta garante praticidade;

  • Padronize a nomeação de documentos

Além da estruturação das pastas, é conveniente adotar uma padronização para nomear cada documento. O objetivo dessa dica é facilitar as buscas e conferências no arquivo, permitindo que cada documento seja facilmente identificado.

Vamos a um exemplo considerando o relatório do registro de ponto do João, o funcionário fictício do Departamento de Informática.

Se em um mês o DP salva o documento como Registro_Ponto_Janeiro_JoãodaSilva e no outro como Relatório_Ponto_JoãodaSilva_Fevereiro, cria-se uma situação em que a falta de padrão é capaz de gerar confusão.

Tal padronização deve ser seguida por todos os que participam do Departamento Pessoal e, por essa razão, convém orientar toda a equipe.

Depois que a organização for concluída, para mantê-la, convém evitar nomes que incluam termos como “FINAL” ou “Versão Impressa” e afins. Lembre-se de que se há outras versões do mesmo documento, provavelmente há algo que pode ser descartado para manter o arquivo digital mais limpo e organizado.

  • Faça cópias de segurança

Entre os benefícios do arquivo digital que mencionamos está a segurança. Alguém mal intencionado pode ter mais facilidade de acessar uma sala para roubar um documento físico do que acessar um sistema de computador protegido por senha.

Só isso, porém, não deve ser o suficiente para que o DP e a empresa fiquem tranquilos. Assim como um incêndio poderia destruir arquivos de papel, problemas técnicos e outros imprevistos podem comprometer dados salvos digitalmente.

Para evitar a perda de documentos importantes, é recomendada a adoção de uma solução de backup. Existem backups físicos ― como HDs externos ―que são pequenos dispositivos eletrônicos nos quais uma cópia de segurança de um arquivo digital pode ser feita.

E existem também backups em nuvem, uma solução mais moderna e que é ainda mais segura do que os HDs externos, com a vantagem de não ocuparem espaço físico na empresa.

Independente do tipo de solução a ser adotada, convém lembrar que o arquivo digital do DP será constantemente atualizado. Por isso, o backup também deve ser feito diariamente, seja de forma manual (HD externo) ou pelo agendamento de backup automático dos serviços em nuvem;

  • Conte com a tecnologia para manter o arquivo digital

É muito fácil entender que arquivos físicos são espaços limitados. Se todas as suas gavetas encherem, é preciso comprar um novo arquivo e encontrar lugar para colocá-lo na empresa.

Arquivos digitais, ainda que muitos não tenham clareza quanto a isso, também ocupam espaço mesmo que sejam guardados em arquivos virtuais. O fato de o arquivo virtual não existir fisicamente tende a nos fazer pensar que não há limite de espaço ali, mas isso pode acontecer.

Se sua empresa guarda todos os documentos em computadores, eventualmente a capacidade máxima das máquinas pode ser alcançada. Há serviços de armazenamento em nuvem que resolvem esse problema.

O Dropbox e o Google Drive são exemplos bastante conhecidos desses serviços e que, inclusive, contam com versões gratuitas;

  • Mantenha uma rotina de organização do arquivo

Em um cenário ideal, se o DP seguir as dicas de estruturação de pastas e nomeação de arquivos que apresentamos, vai ser muito fácil manter o arquivo digital organizado.

No mundo real, porém, as coisas nem sempre saem como idealizamos. A correria do dia a dia, os imprevistos e outros desafios podem fazer com que documentos sejam salvos de maneira equivocada ou que alguma outra falha aconteça. Novas pastas temporárias podem ser criadas, documentos podem ser nomeados de forma diferente daquela que foi definida e mais.

Por essa razão, nossa última dica de como organizar arquivos virtuais é escolher um ou mais dias mês ― ou outra frequência que seja mais adequada à sua realidade ― para fazer um serviço de manutenção.

A ideia é simples: checar se há pastas que podem ser deletadas, arquivos duplicados, documentos fora do lugar ou que precisam ser nomeados conforme o padrão e por aí vaí.

Assim, o DP garante que o arquivo digital esteja sempre organizado, possibilitando que os benefícios esperados sejam colhidos diariamente.

O que fazer com arquivos não digitalizados?

Se seu Departamento Pessoal recebeu hoje a autorização para apostar no uso de arquivos digitais, certamente existem muitos documentos e pastas físicas no escritório.

Quanto a isso, vale ter em mente que digitalizar documentos físicos é a melhor alternativa para que o sistema de organização estabelecida englobe o máximo daquilo o que faz parte da rotina do DP. Entretanto, é importante saber que nem todo documento que passa pelo processo de digitalização tem validade jurídica. 

É a Medida Provisória n° 2.200-1, de julho de 2001 que determina os documentos só passam a valer caso utilizem certificados digitais. As certificações digitais buscadas devem ser reguladas pelo ICP-Brasil, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Ainda que sua empresa certifique digitalmente os documentos, é importante contar com orientação jurídica para saber em quais casos não é recomendado descartar a versão física dos documentos. Isso porque em um eventual processo judicial, as versões originais podem ser solicitadas.

Sabendo disso, tenha em mente que a digitalização ainda é indicada porque faz com que seja mais fácil encontrar, acessar e compartilhar os documentos utilizados pelo DP.

E para evitar dúvidas, ressaltamos que documentos natos digitais, ou seja, aqueles que são originalmente criados por meios eletrônicos ou digitais, não carecem de certificação.

Por não passarem por nenhum tipo de alteração (digitalização), esses documentos têm validade jurídica assegurada desde a sua criação.

Por fim, lembramos que a digitalização é um processo cada vez mais natural para o DP e a Carteira de Trabalho Digital é um exemplo dessa mudança. Pouco a pouco, o papel está sendo substituído por documentos eletrônicos e digitais e, assim, saber utilizar e organizar arquivos virtuais entra para as premissas do Departamento Pessoal.

Gostou do post e quer saber mais sobre as evoluções tecnológicas para o DP? Conheça as vantagens da admissão digital!

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