5W2H: como ele pode ajudar na gestão de pessoas?

O 5W2H é um método de trabalho muito fácil de usar e que proporciona um nível superior de organização de projeto. No RH, ele pode ser aplicado em uma série de atividades, sejam elas rotineiras ou projetos esporádicos.

Pode, ainda, ser considerado uma das ferramentas da qualidade, uma vez que serve para melhorar processos organizacionais.

Saiba mais sobre o 5W2H lendo este post!

O que é a ferramenta 5W2H?

Na prática, o 5W2H é um plano de ação que auxilia no desenvolvimento de projetos. Seu nome é uma referência a perguntas em inglês, que respondem todas as questões fundamentais sobre qualquer assunto. Assim, os 5 W são:

  • What (o quê?);
  • Why (por quê?);
  • Where (onde?);
  • When (quando?);
  • Who (quem?);
  • Os 2 H significam How (como?) e How Much (quanto?).

A ideia é que, ao responder todas essas questões, você terá um planejamento melhor para qualquer que seja o seu projeto.

A partir da ferramenta 5W2H é possível criar um passo a passo, de forma que o trabalho tem um direcionamento melhor. No caso de projetos realizados em equipe, o 5W2H é especialmente valioso, pois garante que todos compreenderam bem o objetivo e as etapas do processo.

Como usar o 5W2H na gestão de pessoal?

Entre as situações em que esse plano de ação pode ser usado pelo departamento de RH estão: a seleção de novos funcionários, a elaboração de uma carteira de benefícios, programas de treinamento e desenvolvimento, avaliação de desempenho, entre muitos outros.

Ele também é útil para reestruturar rotinas de departamento pessoal, como o fechamento da folha de ponto, por exemplo.

O 5W2H é uma boa forma de perceber problemas no planejamento e acompanhar a execução de projetos. Usar esse método faz com que você descubra a melhor forma de iniciar um projeto e ter atenção a todos os detalhes.

Ao aplicá-lo em projetos que já estão em andamento você descobre falhas e torna o objetivo final mais claro.

Como começar um projeto usando o 5W2H

A forma mais simples e fácil de usar o 5W2H é com uma planilha no Excel. Nela, você dá um título para o projeto e lista as perguntas (o que, por que, onde, quem, quando, como e quanto). O “o que” é o projeto em si, como “elaboração de treinamento para vendedores”, por exemplo.

Na linha “por que” você deve listar os objetivos do projeto. Por exemplo, o objetivo de um programa de benefícios é motivar os colaboradores e melhorar o clima organizacional. Essa resposta deve estar em mente na hora de responder todas as outras perguntas.

Na questão “quem” devem ser listados todos os envolvidos no plano, seja pelos nomes de cada um ou apenas o setor responsável.

O “onde” informa o local onde o plano de ação se desenvolve. Já o “quando” deve ter um cronograma simples, no caso de projeto com mais de uma etapa, ou data de início e fim, no caso de projetos com uma fase única.

O “como” é a pergunta que requer mais explicações, pois conta com uma lista de tudo o que deve ser feito para alcançar os objetivos.

A questão “quanto” é acompanhada por uma previsão de custos do projeto. O ideal é ter orçamentos e aplicar o “quanto” em todas as tarefas listadas no “como”.

O 5W2H é muito usado por empreendedores e permite ter uma visão completa dos negócios, inclusive, dos custos operacionais envolvidos neles. E por falar em custos, terceirizar serviços é uma boa maneira de reduzi-los. Mas como controlar a jornada desses trabalhadores externos?

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